【正文】 憑證錄入狀態(tài)或是錄入一張新憑證，系統(tǒng)將提示您憑證已修改，是否保存變動(dòng)，確定之后您可退出錄入 憑證狀態(tài)或是繼續(xù)錄入新憑證。如果憑證沒(méi)有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯(cuò)誤，系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可保存退出。 注意：憑證保存后立即新增：未選此項(xiàng)，憑證保存后，您必須按“新增”或快捷鍵 F4 才能新增憑證。 ( 憑證頁(yè)面設(shè)置 對(duì)于憑證的頁(yè)面的顯示，系統(tǒng)提供了靈活的頁(yè)面設(shè)置功能，您可以根據(jù)自身的愛(ài)好和需要自行設(shè)置憑證頁(yè)面的顯示格式。按工具條中的頁(yè)面按鈕，系統(tǒng)將為您彈出頁(yè)面設(shè)置的窗口，如圖所示： 圖 23 頁(yè)面設(shè)置 ( 點(diǎn)擊“標(biāo)題”標(biāo)簽?zāi)梢栽O(shè)置憑證的標(biāo)題： 如憑證項(xiàng)目，您可以寫為記賬憑證，也可以改為收款憑證、付款憑證或是別的憑證類別，參考消息您可以改為輔助信息等，其他依此類推，您都可以修改憑證的標(biāo)題，對(duì)于外資企業(yè)，您也可以將相關(guān)的條目定義為英語(yǔ)， 點(diǎn)擊“尺寸”標(biāo)簽，系統(tǒng)將顯示憑證尺寸定義的窗口： 在尺寸定義的窗口中可以設(shè)置欄目的高度和寬度。您可以詳細(xì)定義標(biāo)題欄、分錄、合計(jì)欄的高度；定義摘要欄、科目欄、幣別 /單位、匯率 /單價(jià)、原幣/數(shù)量、借方欄、貸方欄的寬度；定義頁(yè)面的上邊距、下邊距、左邊距和右邊距的大??；選擇計(jì)量的單位可以是厘米、英寸或是象素。將圖 中各個(gè)欄目的寬度和高度定義完成之后，按確認(rèn)按鈕，確定您所做的定義，一個(gè)漂亮的憑證格式便產(chǎn)生了。 點(diǎn)擊“選項(xiàng)”標(biāo)簽，系統(tǒng)進(jìn)入選項(xiàng)的操作窗口： 在選項(xiàng)的窗口中，您可以選擇確定憑證的錄入界面是否顯示人民幣大寫、是否打印外幣、是否打印數(shù)量以及每張憑證打印的分錄的數(shù)目，按確認(rèn)按鈕確定您的選擇。 ( 點(diǎn)擊“字體”標(biāo)簽，系統(tǒng)將進(jìn)入字體定義的窗口： 在字體的操作窗口，您可以定義憑證頭字體、分錄標(biāo)題字體、分錄內(nèi)容字體、分錄數(shù)字字體。如您要定義憑證頭的字體，按憑證頭字體的按鈕，系統(tǒng)將為您彈出定義字體的窗口，提供 各種字體由您選擇。您可以選擇字體、字型、字的大小，在示例窗口中您可以看到您定義的字的形狀和大小，其他欄目的字體的定義同憑證頭的定義方法類似。 ( 點(diǎn)擊“顏色”標(biāo)簽，進(jìn)入憑證顏色的設(shè)置： 在顏色設(shè)置的窗口中，您可以設(shè)置憑證的背景顏色、憑證頭顏色、分錄背景、合計(jì)欄背景、負(fù)數(shù)的顯示顏色、千分位顏色、數(shù)字分隔顏色、小數(shù)位的顏色、分錄文字顏色、憑證頭文字顏色、活動(dòng)單元的背景顏色。系統(tǒng)為您提供了各種顏色，任由您選擇。進(jìn)行憑證頁(yè)面的設(shè)置后，您可以將自己的憑證錄入界面做得豐富多彩，斑斕多姿，當(dāng)然，所有的設(shè)計(jì)方 案都可以保存。 ( 憑證修改 如果要修改一張末審核的憑證，只需將鼠標(biāo)指向憑證所需修該的地方，單擊鼠標(biāo)左鍵，重新錄入新的內(nèi)容即可。 注意對(duì)于審核過(guò)憑證修改的方法首先由審核人“銷章”后，即取取消審核標(biāo)致，才允以制單人修改。 如果錄入的憑證未保存，此時(shí)您想錄入一張新的憑證而將未保存的憑證作廢，您只需按工具條中的還原按鈕即可將您不需要的內(nèi)容全部清除，您可以重新錄入一張新的憑證。 (憑證預(yù)覽與打印 錄入的憑證只有經(jīng)過(guò)保存后， 才能進(jìn)行預(yù)覽、打印， 點(diǎn)擊預(yù)覽圖標(biāo)。 此時(shí)， 您直接可以將憑證輸出到 打印機(jī)，當(dāng)然，如果您需要固定且漂亮地輸出憑證， 可以選擇憑證套打， 憑證將以套打的格式顯示。 憑證是登記賬簿的依據(jù)。最后輸出賬簿的正誤完全取決于憑證錄入。因此錄入憑證時(shí)一定要認(rèn)真、準(zhǔn)確。在實(shí)際的工作當(dāng)中，可以直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)審核無(wú)誤的原始單據(jù)來(lái)錄入記賬憑證，也可以先手工制單再錄入計(jì)算機(jī)。 練習(xí)錄入幾張典型憑證： 憑證號(hào)： 1 憑證字：記 摘要：張恒報(bào)銷差旅費(fèi) 借： 總經(jīng)辦 /001差旅費(fèi) 300 貸： ?101現(xiàn)金 300 注釋：這是一張有關(guān)核算項(xiàng)目為部門的憑證，張恒報(bào)銷辦公費(fèi)，由于管理費(fèi)用中的差旅費(fèi)定義具有核算項(xiàng)目（部門）而屬性，讓用戶選擇費(fèi)用發(fā)生的部門 總經(jīng)辦。如果沒(méi)有定義核算項(xiàng)目屬性，則此窗口不顯示其核算項(xiàng)目 —— 部門。 憑證號(hào)： 4 憑證字：記 摘要：向明月公司銷售商品一批 借： 113 應(yīng)收賬款 明月公司 /002 400000 貸： 501 產(chǎn)品銷售收入 332021 貸： 應(yīng)交稅金 增值稅 銷項(xiàng)稅 68000 注釋： 113 應(yīng)收賬款科目在科目設(shè)置定義了具有核算項(xiàng)目屬 往來(lái)單位，在此窗口讓用戶選擇業(yè)務(wù)發(fā)生往來(lái)單位 明月公司，如果用戶此窗口沒(méi)有任何往來(lái)單窗口顯示，說(shuō)明你可能忘記或大意此科目的定義，修改的方法是回到維護(hù)系統(tǒng)資料維護(hù)窗口進(jìn)行科目性質(zhì)調(diào)整。 憑證號(hào)： 5 憑證字：記 摘要：收到港幣投資 借： 中行華強(qiáng)支行 10274 1070000 幣別： HKD港元 匯率： 原幣： 1000000 貸： ?301 實(shí)收資 本 1070000 注釋：在輸入此業(yè)務(wù)憑證時(shí)，輸入原幣和匯率，系統(tǒng)自動(dòng)折算成本位幣。也可以根據(jù)用戶實(shí)際匯率進(jìn)行調(diào)整。 專家指出：增加憑證時(shí)，所缺少的科目或其它會(huì)計(jì)科目屬性可以在維護(hù)中“系統(tǒng)資料維護(hù)”中隨時(shí)增加，或在憑證錄入當(dāng)前窗口所彈出科目字典中新增。但注意所數(shù)據(jù)科目項(xiàng)目不可以修改名稱及其他屬性，只能增加明細(xì)。如果一定要改，必須在“憑證查詢”窗口刪除其所有相關(guān)憑證數(shù)據(jù)，有期初余額的應(yīng)結(jié)束“初始化標(biāo)志”再刪除數(shù)據(jù)。 專家指出：紅字沖銷憑證的錄入方法是憑 證金額欄輸入完金額后，再單擊鍵盤的負(fù)號(hào)，所錄入金額自動(dòng)變成紅字。 錄入的憑證后，若查看或修改已錄入的憑證，方法是關(guān)閉當(dāng)前錄入窗口，進(jìn)入憑證查詢 — 確定 — 修改。在憑證錄入窗口中用戶所錄入的憑證都是以會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿形式存在，在此窗口中就可看到想要查看和想要修改的憑證了。 憑證查詢 金蝶 K/3 提供用戶靈活方便的憑證查詢方式，查詢過(guò)濾方式在窗口如圖 27進(jìn)行，查詢方式分兩種方式，一種是無(wú)機(jī)查詢；一種有機(jī)查詢。 圖 27 會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿過(guò)濾窗口 無(wú)機(jī)查詢方式 用戶每次進(jìn)入憑證錄入窗口時(shí)，或單擊憑證查詢主窗口中“查詢”菜單中“過(guò)濾條件”，系統(tǒng)都將彈出圖 27 所示窗口，用戶直接單擊確定，將是以系統(tǒng)默認(rèn)的條件查詢，此方法就是無(wú)機(jī)查詢方式。注意：在下邊有“未審核”、“已審核”、“全部”；“未過(guò)賬”、“已過(guò)賬”、“全部”幾種憑證大類方式，用戶可根據(jù)需要按大類進(jìn)行分類直接查詢。 有機(jī)查詢方式 上一種方式是一種按憑證大類條件進(jìn)行憑證查詢，在憑證查詢主窗口“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”中顯示此條件所有憑證。那么要想查詢具體某些或單一憑證時(shí)，可按照有機(jī)條件查詢方式，系 統(tǒng)將快速的索引出用戶想要查看的憑證。 這里將利用到窗口中間分別在‘字段’、‘比較’、‘比較值’關(guān)鍵字（條件）列選擇或填值，接著可繼續(xù)輸入類似條件，并且在最左邊選項(xiàng)窗口選擇‘且’或‘或’ ,同時(shí)您還可以選擇“已過(guò)賬”、“未過(guò)賬”和“全部”三選項(xiàng)中之一，“審核”、“已審核”和“全部”三選項(xiàng)中之一，最后單擊 確定 系統(tǒng)進(jìn)入“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿”窗口，將查詢方案加以保存下來(lái)，并可以設(shè)置多層嵌套條件。您可以增加、修改、審核、查看、刪除和憑證打印，也可以查找或復(fù)制記賬憑證。 舉例說(shuō)明： 假設(shè)某用戶在會(huì)計(jì)分錄 序時(shí)簿中例示當(dāng)期 300 條未過(guò)賬會(huì)計(jì)憑證，如果要查詢憑證號(hào)等于 10 140 兩張憑證。 操作步驟如： 首先“字段”下拉式菜單中選中關(guān)鍵字“憑證號(hào)”， 在“比較”下拉式菜單選中“ =”， 在“比較值”下拉式菜單中輸入“ 102” 單擊“邏輯”單中“或” 解釋“且”是并例關(guān)系，同時(shí)滿足下一個(gè)條件；“或”只滿足其一條件即可。 下一行選擇如 14 操作步驟，但注意下一個(gè)“比較值”是“ 140”。 選中下邊兩個(gè)“全部”單選框。 最后單擊確定按鈕，則將在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿中顯示此兩條憑證。 按“排序”和“方 式”兩種與“條件”組合查詢。方式同條件查詢。類似方式簡(jiǎn)單，此不在贅述。 新增憑證 如果您需要在查看憑證序時(shí)簿時(shí)新增記賬憑證，您不必退回到憑證錄入中新增。您只需在編輯菜單中選擇“新增”選項(xiàng)，或單擊工具條中的按鈕 即可，其操作過(guò)程與憑證錄入中的操作過(guò)程一致。只有當(dāng)會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿所選的會(huì)計(jì)期間為“未過(guò)賬”或“全部”時(shí)，此時(shí)新增的會(huì)計(jì)分錄方可顯示。 修改憑證 在憑證查詢功能中，對(duì)憑證過(guò)濾器選擇“未過(guò)賬”或“全部”進(jìn)入會(huì)計(jì)序時(shí)簿后，您可以修改已錄入的未過(guò)賬憑證。將光帶定位于 要修改的憑證中，在文件菜單中選擇“修改”選項(xiàng)或單擊工具條中相應(yīng)的按鈕。系統(tǒng)會(huì)顯示記賬憑證修改窗口，您可以在此窗口中對(duì)記賬憑證進(jìn)行修改，其操作方法與憑證錄入相似，請(qǐng)參閱憑證錄入一節(jié)。 如果要修改的記賬憑證已經(jīng)過(guò)審核，此憑證只能進(jìn)行查看，不能修改，只有未審核且未過(guò)賬的憑證才允許修改。 在憑證修改窗口中系統(tǒng)提供了一些快捷處理功能，以便于用戶使用。在修改憑證時(shí)，您可以利用工具條中的按鈕進(jìn)行快速定位和查找憑證。 憑證審核 對(duì)錄入的憑證進(jìn)行審核，光帶定位于需要審核的憑證上，然后在文件菜單 中選擇“審核”選項(xiàng)，或者在工具條中單擊相應(yīng)按鈕，系統(tǒng)即進(jìn)入記賬憑證窗口，在此窗口中您可以對(duì)記賬憑證審核。此窗口中的項(xiàng)目不能修改，只能查看。查看完畢后可以對(duì)此張憑證審核并簽章，按下按鈕或“ F3”即表示審核通過(guò)，并在審核人處進(jìn)行了簽章，您可以利用記錄移動(dòng)器對(duì)多張憑證進(jìn)行審核。 如果記賬憑證已經(jīng)過(guò)審核，則在按下按鈕后會(huì)消除原審核簽章，該憑證即變?yōu)槲唇?jīng)審核狀態(tài)。要修改已審核過(guò)的記賬憑證時(shí)，必須先銷章，然后才能修改。審核與制單人不能為同一操作員，否則系統(tǒng)拒絕審核簽章。憑證的刪除，只能是未過(guò)賬和未審核的憑證，對(duì) 審核或已經(jīng)過(guò)賬的憑證是不能刪除的，系統(tǒng)將會(huì)提示，如果確要?jiǎng)h除已過(guò)賬或已審核之憑證，需反過(guò)賬或銷章處理。 (專家指點(diǎn)：您可以選擇成批審核的功能來(lái)節(jié)省寶貴的時(shí)間，當(dāng)然也可以成批銷章（反審核）。 (專家指點(diǎn)：憑證審核如果在“維護(hù)”中基礎(chǔ)設(shè)置中“總賬”選擇了“憑證過(guò)賬必須審核”此功能，則錄入的所有憑證必須經(jīng)審核操作，才允許用戶過(guò)賬。 憑證打印 在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿中， 您可以對(duì)單張憑證進(jìn)行打印， 也可以對(duì)全部憑證實(shí)現(xiàn)連續(xù)打印，只需點(diǎn)擊按鈕；可以對(duì)打印作相關(guān)選項(xiàng)設(shè)置，并可對(duì)憑證進(jìn)行匯總打印，用戶可 直接打印某級(jí)會(huì)計(jì)科目， 而不用將所有的科目都打印出來(lái)。 試試看：在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿中，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，您可以單張憑證過(guò)賬、反過(guò)賬、全部憑證過(guò)賬、反過(guò)賬等，定會(huì)有許多心得 憑證的過(guò)賬、反過(guò)賬功能在“編輯”菜單中可以實(shí)現(xiàn)。 在會(huì)計(jì)憑證輸入完畢之后就可以開(kāi)始過(guò)賬了，（但用戶一定要注意，憑證過(guò)賬前一定要完成總賬系統(tǒng)的初始化工作 — 結(jié)束初始化，否則系統(tǒng)將有提示，不允許用戶過(guò)賬。）盡管總賬系統(tǒng)在錄入會(huì)計(jì)憑證時(shí)已經(jīng)進(jìn)行了較嚴(yán) 格的檢查工作。但在憑證過(guò)賬時(shí)，系統(tǒng)還要進(jìn)行更進(jìn)一步的嚴(yán)格檢查，以防止賬務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤。 憑證過(guò)賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會(huì)計(jì)科目登記到相關(guān)的明細(xì)賬薄中的過(guò)程。經(jīng)過(guò)記賬的憑證以后將不再允許修改，只能采取補(bǔ)充憑證或紅字沖銷憑證的方式進(jìn)行更正。因此，在過(guò)賬前應(yīng)該對(duì)記賬憑證的內(nèi)容仔細(xì)審核，系統(tǒng)只能檢驗(yàn)記賬憑證中的數(shù)據(jù)關(guān)系錯(cuò)誤，而無(wú)法檢查業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。這其中的內(nèi)容只能由會(huì)計(jì)人員自已檢查。 系統(tǒng)在過(guò)賬時(shí)，會(huì)根據(jù)您在賬套選項(xiàng)中是否選定了“憑證號(hào)不連續(xù)時(shí)”選項(xiàng)對(duì)憑證號(hào)不連續(xù)的條件進(jìn)行控制，如果選擇了 過(guò)賬前憑證號(hào)必須經(jīng)過(guò)連續(xù)選項(xiàng)，則在過(guò)賬時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查記賬憑證號(hào)是否連續(xù)。否則，系統(tǒng)不對(duì)憑證號(hào)是否連續(xù)進(jìn)行檢查，如果不連續(xù)的話系統(tǒng)會(huì)終止過(guò)賬。您還可以設(shè)置過(guò)賬憑證的范圍，確定對(duì)那些憑證進(jìn)行過(guò)賬的處理。 憑證過(guò)賬是一項(xiàng)十分簡(jiǎn)單的操作，您可以在過(guò)賬向?qū)У膸ьI(lǐng)下，輕松的完成過(guò)賬操作，過(guò)賬可分為以下三個(gè)步驟進(jìn)行： 第一步，在憑證處理窗口中單擊〈憑證過(guò)賬〉按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入提示信息窗口，如圖 31 所示。在窗口中，系統(tǒng)會(huì)提示您在憑證過(guò)賬之前需要完成的準(zhǔn)備工作，如果您還沒(méi)有準(zhǔn)備好，您可以改變主意，單擊〈取消 〉按鈕，停止過(guò)賬。 圖 31憑證過(guò)賬窗口 如果需要查看憑證是否存在斷號(hào)，可點(diǎn)擊“斷號(hào)檢查”， 系統(tǒng)將會(huì)提供一個(gè)憑證的斷號(hào)列表。 第二步 單擊“開(kāi)始過(guò)賬”按鈕，系統(tǒng)就帶您進(jìn)入到了憑證過(guò)賬的第