【正文】 憑證錄入狀態(tài)或是錄入一張新憑證，系統(tǒng)將提示您憑證已修改，是否保存變動，確定之后您可退出錄入 憑證狀態(tài)或是繼續(xù)錄入新憑證。如果憑證沒有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯誤，系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可保存退出。 注意：憑證保存后立即新增：未選此項，憑證保存后，您必須按“新增”或快捷鍵 F4 才能新增憑證。 ( 憑證頁面設(shè)置 對于憑證的頁面的顯示，系統(tǒng)提供了靈活的頁面設(shè)置功能，您可以根據(jù)自身的愛好和需要自行設(shè)置憑證頁面的顯示格式。按工具條中的頁面按鈕，系統(tǒng)將為您彈出頁面設(shè)置的窗口，如圖所示： 圖 23 頁面設(shè)置 ( 點擊“標題”標簽?zāi)梢栽O(shè)置憑證的標題： 如憑證項目，您可以寫為記賬憑證，也可以改為收款憑證、付款憑證或是別的憑證類別，參考消息您可以改為輔助信息等，其他依此類推，您都可以修改憑證的標題，對于外資企業(yè)，您也可以將相關(guān)的條目定義為英語， 點擊“尺寸”標簽，系統(tǒng)將顯示憑證尺寸定義的窗口： 在尺寸定義的窗口中可以設(shè)置欄目的高度和寬度。您可以詳細定義標題欄、分錄、合計欄的高度；定義摘要欄、科目欄、幣別 /單位、匯率 /單價、原幣/數(shù)量、借方欄、貸方欄的寬度；定義頁面的上邊距、下邊距、左邊距和右邊距的大??；選擇計量的單位可以是厘米、英寸或是象素。將圖 中各個欄目的寬度和高度定義完成之后，按確認按鈕，確定您所做的定義，一個漂亮的憑證格式便產(chǎn)生了。 點擊“選項”標簽，系統(tǒng)進入選項的操作窗口： 在選項的窗口中，您可以選擇確定憑證的錄入界面是否顯示人民幣大寫、是否打印外幣、是否打印數(shù)量以及每張憑證打印的分錄的數(shù)目，按確認按鈕確定您的選擇。 ( 點擊“字體”標簽，系統(tǒng)將進入字體定義的窗口： 在字體的操作窗口，您可以定義憑證頭字體、分錄標題字體、分錄內(nèi)容字體、分錄數(shù)字字體。如您要定義憑證頭的字體，按憑證頭字體的按鈕，系統(tǒng)將為您彈出定義字體的窗口，提供 各種字體由您選擇。您可以選擇字體、字型、字的大小，在示例窗口中您可以看到您定義的字的形狀和大小，其他欄目的字體的定義同憑證頭的定義方法類似。 ( 點擊“顏色”標簽，進入憑證顏色的設(shè)置： 在顏色設(shè)置的窗口中，您可以設(shè)置憑證的背景顏色、憑證頭顏色、分錄背景、合計欄背景、負數(shù)的顯示顏色、千分位顏色、數(shù)字分隔顏色、小數(shù)位的顏色、分錄文字顏色、憑證頭文字顏色、活動單元的背景顏色。系統(tǒng)為您提供了各種顏色，任由您選擇。進行憑證頁面的設(shè)置后，您可以將自己的憑證錄入界面做得豐富多彩，斑斕多姿，當然，所有的設(shè)計方 案都可以保存。 ( 憑證修改 如果要修改一張末審核的憑證，只需將鼠標指向憑證所需修該的地方，單擊鼠標左鍵，重新錄入新的內(nèi)容即可。 注意對于審核過憑證修改的方法首先由審核人“銷章”后，即取取消審核標致，才允以制單人修改。 如果錄入的憑證未保存，此時您想錄入一張新的憑證而將未保存的憑證作廢，您只需按工具條中的還原按鈕即可將您不需要的內(nèi)容全部清除，您可以重新錄入一張新的憑證。 (憑證預覽與打印 錄入的憑證只有經(jīng)過保存后， 才能進行預覽、打印， 點擊預覽圖標。 此時， 您直接可以將憑證輸出到 打印機，當然，如果您需要固定且漂亮地輸出憑證， 可以選擇憑證套打， 憑證將以套打的格式顯示。 憑證是登記賬簿的依據(jù)。最后輸出賬簿的正誤完全取決于憑證錄入。因此錄入憑證時一定要認真、準確。在實際的工作當中，可以直接在計算機上根據(jù)審核無誤的原始單據(jù)來錄入記賬憑證，也可以先手工制單再錄入計算機。 練習錄入幾張典型憑證： 憑證號： 1 憑證字：記 摘要：張恒報銷差旅費 借： 總經(jīng)辦 /001差旅費 300 貸： ?101現(xiàn)金 300 注釋：這是一張有關(guān)核算項目為部門的憑證，張恒報銷辦公費，由于管理費用中的差旅費定義具有核算項目（部門）而屬性，讓用戶選擇費用發(fā)生的部門 總經(jīng)辦。如果沒有定義核算項目屬性，則此窗口不顯示其核算項目 —— 部門。 憑證號： 4 憑證字：記 摘要：向明月公司銷售商品一批 借： 113 應(yīng)收賬款 明月公司 /002 400000 貸： 501 產(chǎn)品銷售收入 332021 貸： 應(yīng)交稅金 增值稅 銷項稅 68000 注釋： 113 應(yīng)收賬款科目在科目設(shè)置定義了具有核算項目屬 往來單位，在此窗口讓用戶選擇業(yè)務(wù)發(fā)生往來單位 明月公司，如果用戶此窗口沒有任何往來單窗口顯示，說明你可能忘記或大意此科目的定義，修改的方法是回到維護系統(tǒng)資料維護窗口進行科目性質(zhì)調(diào)整。 憑證號： 5 憑證字：記 摘要：收到港幣投資 借： 中行華強支行 10274 1070000 幣別： HKD港元 匯率： 原幣： 1000000 貸： ?301 實收資 本 1070000 注釋：在輸入此業(yè)務(wù)憑證時，輸入原幣和匯率，系統(tǒng)自動折算成本位幣。也可以根據(jù)用戶實際匯率進行調(diào)整。 專家指出：增加憑證時，所缺少的科目或其它會計科目屬性可以在維護中“系統(tǒng)資料維護”中隨時增加，或在憑證錄入當前窗口所彈出科目字典中新增。但注意所數(shù)據(jù)科目項目不可以修改名稱及其他屬性，只能增加明細。如果一定要改，必須在“憑證查詢”窗口刪除其所有相關(guān)憑證數(shù)據(jù)，有期初余額的應(yīng)結(jié)束“初始化標志”再刪除數(shù)據(jù)。 專家指出：紅字沖銷憑證的錄入方法是憑 證金額欄輸入完金額后，再單擊鍵盤的負號，所錄入金額自動變成紅字。 錄入的憑證后，若查看或修改已錄入的憑證，方法是關(guān)閉當前錄入窗口，進入憑證查詢 — 確定 — 修改。在憑證錄入窗口中用戶所錄入的憑證都是以會計會計分錄序時簿形式存在，在此窗口中就可看到想要查看和想要修改的憑證了。 憑證查詢 金蝶 K/3 提供用戶靈活方便的憑證查詢方式，查詢過濾方式在窗口如圖 27進行，查詢方式分兩種方式，一種是無機查詢；一種有機查詢。 圖 27 會計分錄序時簿過濾窗口 無機查詢方式 用戶每次進入憑證錄入窗口時，或單擊憑證查詢主窗口中“查詢”菜單中“過濾條件”，系統(tǒng)都將彈出圖 27 所示窗口，用戶直接單擊確定，將是以系統(tǒng)默認的條件查詢，此方法就是無機查詢方式。注意：在下邊有“未審核”、“已審核”、“全部”；“未過賬”、“已過賬”、“全部”幾種憑證大類方式，用戶可根據(jù)需要按大類進行分類直接查詢。 有機查詢方式 上一種方式是一種按憑證大類條件進行憑證查詢，在憑證查詢主窗口“會計分錄序時簿”中顯示此條件所有憑證。那么要想查詢具體某些或單一憑證時，可按照有機條件查詢方式，系 統(tǒng)將快速的索引出用戶想要查看的憑證。 這里將利用到窗口中間分別在‘字段’、‘比較’、‘比較值’關(guān)鍵字（條件）列選擇或填值，接著可繼續(xù)輸入類似條件，并且在最左邊選項窗口選擇‘且’或‘或’ ,同時您還可以選擇“已過賬”、“未過賬”和“全部”三選項中之一，“審核”、“已審核”和“全部”三選項中之一，最后單擊 確定 系統(tǒng)進入“會計分錄序時簿”窗口，將查詢方案加以保存下來，并可以設(shè)置多層嵌套條件。您可以增加、修改、審核、查看、刪除和憑證打印，也可以查找或復制記賬憑證。 舉例說明： 假設(shè)某用戶在會計分錄 序時簿中例示當期 300 條未過賬會計憑證，如果要查詢憑證號等于 10 140 兩張憑證。 操作步驟如： 首先“字段”下拉式菜單中選中關(guān)鍵字“憑證號”， 在“比較”下拉式菜單選中“ =”， 在“比較值”下拉式菜單中輸入“ 102” 單擊“邏輯”單中“或” 解釋“且”是并例關(guān)系，同時滿足下一個條件；“或”只滿足其一條件即可。 下一行選擇如 14 操作步驟，但注意下一個“比較值”是“ 140”。 選中下邊兩個“全部”單選框。 最后單擊確定按鈕，則將在會計分錄序時簿中顯示此兩條憑證。 按“排序”和“方 式”兩種與“條件”組合查詢。方式同條件查詢。類似方式簡單，此不在贅述。 新增憑證 如果您需要在查看憑證序時簿時新增記賬憑證，您不必退回到憑證錄入中新增。您只需在編輯菜單中選擇“新增”選項，或單擊工具條中的按鈕 即可，其操作過程與憑證錄入中的操作過程一致。只有當會計分錄序時簿所選的會計期間為“未過賬”或“全部”時，此時新增的會計分錄方可顯示。 修改憑證 在憑證查詢功能中，對憑證過濾器選擇“未過賬”或“全部”進入會計序時簿后，您可以修改已錄入的未過賬憑證。將光帶定位于 要修改的憑證中，在文件菜單中選擇“修改”選項或單擊工具條中相應(yīng)的按鈕。系統(tǒng)會顯示記賬憑證修改窗口，您可以在此窗口中對記賬憑證進行修改，其操作方法與憑證錄入相似，請參閱憑證錄入一節(jié)。 如果要修改的記賬憑證已經(jīng)過審核，此憑證只能進行查看，不能修改，只有未審核且未過賬的憑證才允許修改。 在憑證修改窗口中系統(tǒng)提供了一些快捷處理功能，以便于用戶使用。在修改憑證時，您可以利用工具條中的按鈕進行快速定位和查找憑證。 憑證審核 對錄入的憑證進行審核，光帶定位于需要審核的憑證上，然后在文件菜單 中選擇“審核”選項，或者在工具條中單擊相應(yīng)按鈕，系統(tǒng)即進入記賬憑證窗口，在此窗口中您可以對記賬憑證審核。此窗口中的項目不能修改，只能查看。查看完畢后可以對此張憑證審核并簽章，按下按鈕或“ F3”即表示審核通過，并在審核人處進行了簽章，您可以利用記錄移動器對多張憑證進行審核。 如果記賬憑證已經(jīng)過審核，則在按下按鈕后會消除原審核簽章，該憑證即變?yōu)槲唇?jīng)審核狀態(tài)。要修改已審核過的記賬憑證時，必須先銷章，然后才能修改。審核與制單人不能為同一操作員，否則系統(tǒng)拒絕審核簽章。憑證的刪除，只能是未過賬和未審核的憑證，對 審核或已經(jīng)過賬的憑證是不能刪除的，系統(tǒng)將會提示，如果確要刪除已過賬或已審核之憑證，需反過賬或銷章處理。 (專家指點：您可以選擇成批審核的功能來節(jié)省寶貴的時間，當然也可以成批銷章（反審核）。 (專家指點：憑證審核如果在“維護”中基礎(chǔ)設(shè)置中“總賬”選擇了“憑證過賬必須審核”此功能，則錄入的所有憑證必須經(jīng)審核操作，才允許用戶過賬。 憑證打印 在會計分錄序時簿中， 您可以對單張憑證進行打印， 也可以對全部憑證實現(xiàn)連續(xù)打印，只需點擊按鈕；可以對打印作相關(guān)選項設(shè)置，并可對憑證進行匯總打印，用戶可 直接打印某級會計科目， 而不用將所有的科目都打印出來。 試試看：在會計分錄序時簿中，點擊鼠標右鍵，您可以單張憑證過賬、反過賬、全部憑證過賬、反過賬等，定會有許多心得 憑證的過賬、反過賬功能在“編輯”菜單中可以實現(xiàn)。 在會計憑證輸入完畢之后就可以開始過賬了，（但用戶一定要注意，憑證過賬前一定要完成總賬系統(tǒng)的初始化工作 — 結(jié)束初始化，否則系統(tǒng)將有提示，不允許用戶過賬。）盡管總賬系統(tǒng)在錄入會計憑證時已經(jīng)進行了較嚴 格的檢查工作。但在憑證過賬時，系統(tǒng)還要進行更進一步的嚴格檢查，以防止賬務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤。 憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會計科目登記到相關(guān)的明細賬薄中的過程。經(jīng)過記賬的憑證以后將不再允許修改，只能采取補充憑證或紅字沖銷憑證的方式進行更正。因此，在過賬前應(yīng)該對記賬憑證的內(nèi)容仔細審核，系統(tǒng)只能檢驗記賬憑證中的數(shù)據(jù)關(guān)系錯誤，而無法檢查業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。這其中的內(nèi)容只能由會計人員自已檢查。 系統(tǒng)在過賬時，會根據(jù)您在賬套選項中是否選定了“憑證號不連續(xù)時”選項對憑證號不連續(xù)的條件進行控制，如果選擇了 過賬前憑證號必須經(jīng)過連續(xù)選項，則在過賬時，系統(tǒng)會檢查記賬憑證號是否連續(xù)。否則，系統(tǒng)不對憑證號是否連續(xù)進行檢查，如果不連續(xù)的話系統(tǒng)會終止過賬。您還可以設(shè)置過賬憑證的范圍，確定對那些憑證進行過賬的處理。 憑證過賬是一項十分簡單的操作，您可以在過賬向?qū)У膸ьI(lǐng)下，輕松的完成過賬操作，過賬可分為以下三個步驟進行： 第一步，在憑證處理窗口中單擊〈憑證過賬〉按鈕，系統(tǒng)進入提示信息窗口，如圖 31 所示。在窗口中，系統(tǒng)會提示您在憑證過賬之前需要完成的準備工作，如果您還沒有準備好，您可以改變主意，單擊〈取消 〉按鈕，停止過賬。 圖 31憑證過賬窗口 如果需要查看憑證是否存在斷號，可點擊“斷號檢查”， 系統(tǒng)將會提供一個憑證的斷號列表。 第二步 單擊“開始過賬”按鈕，系統(tǒng)就帶您進入到了憑證過賬的第