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正文內(nèi)容

兩化融合管理體系貫標實施手冊解析-閱讀頁

2024-12-03 22:26本頁面
  

【正文】 、管理習慣等進行優(yōu)化和調(diào)整,會增加一些工作流程或工作要求,也會影響到一些部門和崗位間的既有利益(如果新的體系規(guī)定沒有上述調(diào)整,也側I:}1說明體系策劃是不成功的,等于新瓶裝舊酒、換湯不換藥)。二、體系文件的培訓文件使用培訓時可以按流程、分職能、分層次組織,宜采用按流程的組織方式,重點培訓與本部門、本崗位直接相關的文件,以及需要本部門、本崗位配合實施的文件。有條件時,在分層培訓的基礎上,還應組織全員參加的文件發(fā)布、體系試運行動員大會,由公司領導進行部署和動員。必要時,公司領導應有“削足適履,的決心。務必要保證一定時間的試運行,到試運行結束后再來評價體系文件是否需要進一步優(yōu)化調(diào)整。體系試運行中的關鍵環(huán)節(jié)之一就是明確職責、開展監(jiān)控、組織考核。這種情況的出現(xiàn),主要源于以認定為導向的貫標思想。、適宜性的評價和必要的優(yōu)化調(diào)整兩化融合管理體系要求及附錄的基礎和實施指南,提供的是一套系統(tǒng)的管理方法論,其中的模式化管理方法也只是最基本的要求,組織應在這個平臺上進一步豐富和發(fā)揮。文件批準發(fā)布之后,并非一成不變,文件的完善和優(yōu)化本身也是一種持續(xù)改進。組織在體系文件發(fā)布后,就開始執(zhí)行文件,即進入體系的實施階段。內(nèi)部審核的策劃包括確定審核的目的、范圍、準則、頻次和時機、內(nèi)審的組織和程序、內(nèi)審的一般步驟、內(nèi)審的路線和方法等。,能否接受認定審核。兩化融合管理體系建立初期的內(nèi)審應是全面的審核,審核范圍應包括手冊覆蓋的所有業(yè)務流程、部門。四、確定內(nèi)部審核的頻次兩化融合管理體系標準要求,必須進行內(nèi)部審核。一般情況下每年兩次為宜,如果規(guī)定每年進行一次,應規(guī)定兩次審核的時間間隔不超過12個月。、按部門的內(nèi)部審核,根據(jù)發(fā)現(xiàn)問題的情況每年可安排1~2次。為外部審核做準備的內(nèi)部審核,通常安排在外審前一個月進行,要留有采取糾正措施、進行整改的時間。內(nèi)部審核是一項長期的常規(guī)工作,需要一個常設機構來負責管理,而不能由一個臨時性機構來管理此項工作。2聘任內(nèi)審員內(nèi)部審核需要一批合格、稱職的內(nèi)部審核員。所有經(jīng)過培訓的內(nèi)審員應由組織最高管理者/管理者代表正式授權,賦予進行審核的職責和權限?!秲?nèi)部審核控制程序》應明確內(nèi)部審核的目的、范圍、執(zhí)行者的職責以及具體的實施方法。2編制本次內(nèi)審實施計劃。4審核的實施。八、審核的路線和方法實際審核的路線和方法可以有下列3種:自上而下的方法是指先到信息比較集中的部門了解總的情況,選擇一批樣本,然后到使用這些樣本的部門去調(diào)查。正向審核是指按業(yè)務形成的順序,一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié)地審核。逆向審核是指反順序的審核,通常在體系運行的結果中找出某一關鍵問題針對這一問題逆向追溯,找出癥結所在。按部門審核是指按部門來安排日程,到某一部門就把與該部門所有的體系過程要求都審核完。在審核中可正向逆向、自上而下、自下而上相結合。一般應確定年度內(nèi)審方案,編制一份年度內(nèi)審計劃,每次內(nèi)審應編制內(nèi)審實施計劃。按策劃安排,對一個或幾個部門或過程進行一次審核,逐月開展,在一年內(nèi)把所有部門,所有過程都覆蓋至少一次,最好覆蓋兩次。采取一年1}2次集中式的內(nèi)審方式,即在幾天內(nèi)把組織各過程、各部門都審核完。在選擇審核組長和審核員時,主要考慮的因素是:,由最高管理者/管理者代表授權。,但不強調(diào)一定是這方面的專家。三、收集有關文件外部兩化融合管理體系審核有一個文件初審的階段。內(nèi)部審核員是在本組織已經(jīng)建立了文件化的兩化融合管理體系并正常運行的情況下進行的,往往不對已有的文件重新進行審核,但可提出修改意見。以有關兩化融合管理體系標準、工作手冊、合同和相關的法律、法規(guī)為依據(jù)對程序文件等進行檢查,看其是否符合要求。除上述文件外,還可對受審核部門重要的記錄加以預先審閱。它不必要向受審核方展示。i檢查表的作用cz按檢查表的要求進行審核可使審核目標始終保持明確。(3)明確與審核目標有關的樣本。CS)作為審核記錄存檔。3)選擇典型的業(yè)務流程問題。5)抽樣應有代表性,分層抽樣,隨機抽3~5個,最多12個。t7)檢查表應有可操作性。五、通知受審核部門并確定審核時間雖然在內(nèi)部審核計劃中已規(guī)定了審核的時間安排,但審核組長還是應在審核前2~3日發(fā)出通知,使各部門能早日安排好工作,做好接受審核的準備。首次會議的目的是向受審核方介紹此次審核的目的和安排。2審核的準則。4審核的日期以及審核的日程安排。講話的中心意思是說明這次內(nèi)審的重要性,要求各部門正確對待審核,有不合格項一定要采取糾正措施等。首次會議的時間應控制在30分鐘以內(nèi)?,F(xiàn)場審核是審核員尋找客觀證據(jù)的過程,是整個審核工作中最重要的環(huán)節(jié),審核員應認真做好記錄。(3)控制氣氛,不要使受審核人過于緊張。(5)控制審核紀律,不在現(xiàn)場宣布不合格項,不在審核現(xiàn)場說三道四。(7)控制審核結果,不合格項及審核結論應由審核組討論確定。(2)要依靠檢查表,若要偏離檢查表,必須小心謹慎。(4)當發(fā)現(xiàn)不合格時,要調(diào)查研究到必要的深度。(6)始終保持客觀、公正和禮貌。方法:針對某體系要素或某業(yè)務提出一個范圍較大的題目,以便被審核方人員可以在較大范圍內(nèi)打開話題,系統(tǒng)地介紹情況。b封閉型提問方法:是,否:有,沒有。常用提問用語:怎么樣、什么、何時、誰、為什么、請告訴我等?!皻J差大臣”。,以便隨時調(diào)整自己在聆聽時的表情。按照“多聽少說”的原則,審核員在聆聽時盡量不要插話,必要的插話通常出現(xiàn)在以下情況:當對方談話吞吞吐吐,欲言不語,情緒緊張,似有顧慮時,審核員應及時插話進行開導。當審核員對某重要細節(jié)沒有聽清楚或不理解時,可插話。審核員不僅必須記錄可能導致提出不合格項的信息,對某些做得較理想的兩化融合工作也應做記錄。為了達到每次審核的特定目的,在察看現(xiàn)場、查閱文件、檢查實物時也應有的放矢地進行。當觀察采購管理時,采購信息化管理的范圍和業(yè)務內(nèi)容,供應商信息管理情況,采購業(yè)務中電子商務應用情況,入場物流和原材料庫存管理信息化水平。b逆順序觀察法逆順序觀察法是指按業(yè)務流程先后次序的逆向順序進行觀察。觀察一個工廠時,先了解公司的整體信息化情況,然后按銷售、制造、采購、工藝設計、產(chǎn)品開發(fā)、人力、設備、財務等反順序進行觀察。二是先從輸出端發(fā)現(xiàn)問題,再看前道環(huán)節(jié)時可突出重點尋找問題的根源。d.“聲東擊西”所謂“聲東擊西”是指為了觀察被審核對象的真實狀況,臨時改變原計劃安排的檢查內(nèi)容,以證實其檢查時與不檢查時的狀態(tài)是否一樣。審核證據(jù)是與審核準則有關的并且能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。C2)能被證實的信息可以成為審核證據(jù),不能證實的信息,或主觀分析、推斷、臆測要發(fā)生的事不能成為審核證據(jù)。C4)現(xiàn)行有效的兩化融合管理體系文件中的規(guī)定和記錄可以成為證明當前發(fā)生的兩化融合工作的審核證據(jù),而己作廢的兩化融合管理體系文件中的規(guī)定和經(jīng)擅自修改過的記錄不能成為證明當前發(fā)生的兩化融合工作的證據(jù)。也可以是定量的,如關鍵指標或自動化生產(chǎn)設備占比等。例如一家公司在兩化融合推進過程中,未編制規(guī)定策劃機制的程序文件。2)實施性不合格:未按文件規(guī)定實施。但策劃責任人因進度問題,沒有組織有關專家和職能代表評審。4)在第三方審核時,為了對受審核方兩化融合管理體系做出評定以便決定通過認定與否,常將不合格分為嚴重和一般兩類。這類問題可作為“觀察項”口頭向受審核方提出,引起注意。2不合格報告的內(nèi)容不合格報告應有如下內(nèi)容:。c審核準則。g,建議采取的糾正措施。i糾正措施完成情況。1)不合格事實的描述應力求具體,例如事情發(fā)生在什么地方、什么時間、何人執(zhí)行此事或在場,發(fā)現(xiàn)了什么現(xiàn)象以及有些關鍵的細節(jié)如圖號、文件或記錄編號、數(shù)量、設備名稱等均應寫入。C2)不符合程度的判定應準確。區(qū)域性不合格,即區(qū)域所涉及的體系過程均未加以控制、發(fā)生重大信息安全事故等屬于嚴重不符合。C3)不符合體系標準或體系文件的哪個具體條款應力求判定確切。不合格的判別原則:以事實為依據(jù)、就近不就遠、由表及里、該細則細、合理不合法以法為準。四、審核結果的匯總分析審核組長應對不合格項進行匯總分析。如確有優(yōu)點應具體指出,予以肯定,有的優(yōu)點還可推廣到其他部門。6兩化融合管理體系評價通過兩化融合管理體系的評價,得出本次審核對兩化融合管理體系運行是否有效的結論。在末次會議上,審核組長重申審核的目的、審核的范圍、審核的準則,報告審核情況,宣讀不合格報告并對不合格項進行分析,要求責任部門采取糾正措施,報告審核結果。請最高管理者或管理者代表講話,對審核結果進行評價,強調(diào)糾正措施的重要性,有時還可以對審核組的工作做出一些評論,提出改進意見等?,F(xiàn)將兩化融合管理體系的審核要點和方法列表如下,可供內(nèi)審員在編制檢查表時參考。審核報告應如實地反映審核過程和審核結果,審核報告應標有日期和審核組長的簽名。,如兩化融合管理體系標準、兩化融合管理體系文件、相關法律法規(guī)等。8,審核報告的發(fā)放范圍。一、糾正措施的重要性在內(nèi)部審核中,糾正措施具有重要的意義。內(nèi)審的重點在于發(fā)現(xiàn)兩化融合管理體系運行中的問題,查出原因,采取糾正措施加以消除,以實現(xiàn)兩化融合管理體系的持續(xù)改進。如果受審核方堅持不同意對不合格的判定,也不肯提出糾正措施建議,應提交管理者代表仲裁。認可的目的主要在于審查該建議是否針對不合格的原因采取了糾正措施以及糾正措施的可實施性。內(nèi)審員的這種認可實際上可以在參與討論糾正措施建議時進行。尤其是全廠性糾正措施或是涉及到幾個部門的糾正措施,管理者代表可能還要加以協(xié)調(diào),甚至請示最高領導后決定,所以批準的手續(xù)是必要的。四、糾正措施計劃的實施內(nèi)部審核中對糾正措施計劃實施期限一般規(guī)定為l5天左右。糾正措施實施如發(fā)生問題,不能按期完成須由受審核部門向管理者代表說明原因,請求延期。五、糾正措施的跟蹤和驗證審核組應對糾正措施的實施情況和有效性進行跟蹤,如有問題及時向管理者代表反饋。驗證的內(nèi)容包括:。,記錄是否按規(guī)定保存。審核員驗證并認為措施計劃確己完成后,在不合格報告驗證一欄中簽字。熟練的專業(yè)內(nèi)審員和檢查表等工具的使用,是內(nèi)審過程的關鍵控制點。管理評審是由組織的最高管理者親自主持的活動,其目的是為了確保兩化融合管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。通過培訓或溝通使組織領導層理解和明確管理評審的目的。1企業(yè)戰(zhàn)略。3,適用的法律法規(guī)要求。上述這些變化必然對組織的兩化融合管理體系帶來影響,有可能導致兩化融合方針、兩化融合目標的變更。二、兩化融合管理體系持續(xù)的充分性如果技術、業(yè)務流程、組織結構現(xiàn)狀,數(shù)據(jù)開發(fā)利用現(xiàn)狀,基礎和資源現(xiàn)狀識別不充分,就會導致過程控制的不充分、某些過程的失控,這樣的兩化融合管理體系是不完整的。由最高管理者親自主持的管理評審活動將識別充分性方面的問題,通過管理評審確保兩化融合管理體系的充分性。在持續(xù)的有效性方面,管理評審應重點評審體系的實施效果(內(nèi)、外部審核結果)、評估與診斷結果、監(jiān)視和測量結果、糾正和預防措施及效果,以往管理評審改進措施的完成情況及效果驗證,其他方面改進的建議等。最高管理者應親自或指定某一職能部門編制管理評審計劃。結合組織的實際在管理評審計劃中做出安排。管理評審會議由最高管理者主持,公司領導層成員以及有關部門負責人和有關人員參加并簽到。會議應有專人進行記錄,記錄人應收集評審人員的發(fā)言資料。管理評審的輸出應形成管理評審報告。管理評審做出的決定和措施,應規(guī)定部門進行跟蹤驗證,其實施結果作為下次管理評審的輸入。二、準備充分各部門事先充分、有效的準備工作,是開好管理評審會的有力保障之一。四、跟蹤落實決議落實情況應在限定時間內(nèi)向最高管理者及其他參會人員匯報,切忌會議“決而不行、行而不果”。糾正與預防措施是兩化融合管理體系標準的精髓,應作為組織追求的永恒目標。一、采取糾正措施的時機前面己就內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項,如何制定和實施糾正措施做了詳細的說明,然而這是一種被動行為。針對嚴重不符合或一般不符合多次出現(xiàn)應及時采取糾正措施。關于采取糾正措施的程序或步驟與內(nèi)審中不合格項的糾正措施程序相同,要注意糾正措施要與不合格的影響程度相適應,也要經(jīng)授權人員批準。當分析發(fā)現(xiàn)兩化融合管理體系某個業(yè)務流程與崗位匹配度不高,影響效率時,應及時向有關部門下達預防措施要求。預防措施要與潛在問題的影響程度相適應,并經(jīng)授權人員批準。需要注意,在采取糾正和預防措施過程中如果引發(fā)相關文件的更改時,應按《文件控制程序》的要求對兩化融合管理體系文件進行更改或補充。二、深度剖析、找出癥結所在對于確定擬解決的問題,一定要從策劃、意識、能力、執(zhí)行力、監(jiān)控手段等方面進行深入分析,確保找出導致問題的根本原因。四、跟蹤驗證對于整改措施效果要跟蹤驗證,堅持問題未得到解決不放過的原則。符合性審核是在管理評審之后,正式第三方認定審核前,模擬三方認定審核的要求、方法和程序,全部由咨詢方策劃、實施的對企業(yè)兩化融合管理體系進行的全面的、系統(tǒng)的、正式的審核,其目的是評價兩化融合管理體系運行的符合性、有效性,確保企業(yè)可以順利通過第三方認定審核。一方面確保審核的客觀性、公正性,另外也是咨詢方對其內(nèi)部咨詢質量的一種評價手段。對于不符合項及觀察項,咨詢方應指導相關責任部門認真分析原因,并針對問題原因舉一反三提出相應的糾正措施(包括必要時對不符合結果進行糾正),并經(jīng)企業(yè)管理者代表簽字認可。一、認定申報材料準備體系穩(wěn)定運行一段時間、且開展了標準要求的所有活動以后,組織可著手準備認定申報事宜,申報前應確定本次申報的認定范圍。三、認定審核事宜接洽與認定機構就認定及現(xiàn)場審核的有關事宜進行接洽,確認審核時間及審核計劃等內(nèi)容。、學習的心態(tài)應對認定審核由于認定審核人員往往對標準要求理解較深刻、有一定的管理和信息化工作經(jīng)驗,加之生同一行業(yè)內(nèi)走過、看過不同的企業(yè),或多或少有一些可借鑒的經(jīng)驗。切忌過分看重審核的結果、不提供完整、真實的信息,從而者過學習的機會。對于集團化、多區(qū)域的組織,特別要注意
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