【正文】 的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據(jù)維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據(jù)的維護。采購訂單應及時錄入系統(tǒng)，采購訂單中的信息要求相對準確。為實現(xiàn)信息共享，便于倉儲公司按采購訂單收貨和財務處進行發(fā)票校驗，在創(chuàng)建采購定單時，應在采購訂單抬頭文本處輸入合同號、提單日期和裝運船名。當價格條件信息的結構發(fā)生變化時、需要修改時，向和信公司提出修改系統(tǒng)配置的請求。當與新的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據(jù)維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據(jù)的維護。若進口原油船月底方卸油完，商檢還未出具商檢量的，按自檢量進行收貨，與商檢出具的岸罐量的差異在系統(tǒng)中暫不作調整。倉儲公司統(tǒng)計人員應及時在系統(tǒng)中進行收貨操作，并確保收貨數(shù)量準確。 來料加工原油的收貨流程和要求由于來料加工原油所有權歸屬客戶，對于我公司，其庫存價值為零，在系統(tǒng)中不創(chuàng)建采購定單，綜管處在來料加工原油船到廠前，在線外提供來料加工原油到廠信息，倉儲公司統(tǒng)計人員在來料加工原油船卸油、計量完，已確認收貨量后（按商檢出具的岸罐量），在系統(tǒng)中進行無采購定單的收貨操作。所有代儲存的客戶庫存均放在倉儲公司在系統(tǒng)中所對應的工廠（ZHA5）下。 不同經(jīng)營方式原油之間、成品油之間的平衡流程和要求財務處根據(jù)綜管處的統(tǒng)計報表中原油、成品油在不同經(jīng)營方式下需平衡的數(shù)量，手工在系統(tǒng)中進行不同經(jīng)營方式原油、成品油之間的平衡操作。在綜管處與客戶簽訂相應的合同或協(xié)議后，綜管處應分別向倉儲公司和財務處提供相應的合同或書面依據(jù)。在倉儲公司完成客戶特殊原油庫存的轉庫操作后，由財務處在系統(tǒng)中進行不同經(jīng)營方式原油與客戶原油的平衡操作。此接口程序由生產(chǎn)處統(tǒng)計人員每旬運行一次，運行日期分別為每月的10日（上旬），20日（中旬）和下旬30日（或31日），應確保準時運行程序。當半成品的品種發(fā)生變化，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表、清單表和煉油MIS數(shù)據(jù)下載程序的物料代碼表，確保上載數(shù)據(jù)的準確性。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。數(shù)據(jù)包括將渣油、脫油瀝青、柴油、石腦油、干氣按消耗量發(fā)往相應的成本中心，硫磺、散裝尿素、合格包裝尿素、不合格包裝尿素、液氨（自用）產(chǎn)量從相應的成本中心收貨等。如果因特殊原因，運行程序時間需延后的，一般不應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日期。當化工部的產(chǎn)品、半成品、與煉油的互供料品種發(fā)生變化，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表，確保上載數(shù)據(jù)的準確性。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。數(shù)據(jù)包括：不同品種的原油、原料油按不同的經(jīng)營方式發(fā)往對應的成本中心，原油廠內(nèi)盈虧量的處理，不同經(jīng)營方式的產(chǎn)品產(chǎn)量（除落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺外）從相應的成本中心收貨，成品盈虧量的處理，化工部所需要的原材料從煉油事業(yè)部轉移至化工事業(yè)部。如果因特殊原因，運行程序時間需延后的，一般不應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日期。落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺按實際銷售量由財務處手工在系統(tǒng)從成本中心收貨，原料油的盈虧油財務處手工處理。當統(tǒng)計報表中原油、原料油、產(chǎn)品的編碼發(fā)生變化時，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表和物料清單表，確保上載數(shù)據(jù)的準確性。負庫存補零程序為將各銷售工廠因銷售出現(xiàn)的負庫存進行補貨處理。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。支持性文件支持支持性文件主要包括：集團公司關于ERP的相關管理制度，用戶手冊等《創(chuàng)建采購訂單用戶手冊》《采購訂單價格主數(shù)據(jù)維護用戶手冊》《按采購訂單進行油品收貨用戶手冊》《客戶代儲存原油收、發(fā)貨用戶手冊》《來料加工原油的收貨用戶手冊》《不同經(jīng)營方式原油、成品油互借還用戶手冊》《向客戶借還原油用戶手冊》《煉油MIS半成品庫存變化接口程序用戶手冊》《綜管處統(tǒng)計報表接口用戶手冊》《MISTOSAP接口軟件用戶手冊》《期末負庫存補零程序用戶手冊》《物料到物料轉移編碼對照表用戶手冊》《物料對照表維護用戶手冊》《物料清單表維護用戶手冊》附加說明　　本規(guī)定由提出并歸口。適用范圍適用于物裝公司主數(shù)據(jù)維護、計劃、采購、出入庫、移庫等流程的操作運行管理。3．2供應商主數(shù)據(jù)由管理科供應商管理人員維護。3．4　各業(yè)務科負責物資計劃、采購、入庫過帳、開提貨單、維護信息紀錄等操作，倉庫負責入庫凍結、開出庫單等操作。業(yè)務流程和要求4．1 采購信息記錄維護流程和要求根據(jù)物裝公司每年頒布的價格體系，由采購員負責在價格生效之前將其維護到系統(tǒng)中，更新舊的采購信息記錄，以保證適時采用有效的采購價格。4．2 貨源清單維護流程和要求需維護貨源清單的，由采購員負責維護到系統(tǒng)中，要求按物料逐個錄入明細資料，主要包括：物料、供應商、有效時間段，并及時打印貨源清單，報相關領導在線外審批。4．3 需求到請購流程和要求4．3．1 結算單位是煉化公司或工程公司的煉化公司項目，由計劃員根據(jù)項目物資需求，維護A類轉儲單，需采購的，生成物裝公司采購計劃。4．4．3 由工單生成的采購申請，計劃員維護F類轉儲單，需采購的，生成物裝采購計劃。4．4．4采購計劃經(jīng)審批（線上和線下）后，下達采購員執(zhí)行。4．5 請購到付款流程和要求 采購員根據(jù)訂單（合同或市場采購單）辦理入庫后，打印入庫單，并隨附供應商發(fā)票、其它費用單據(jù)及經(jīng)科長審批的匯款申請單，由管理科合同管理員審核后，交財務科辦理付款手續(xù)。4．7 代儲代銷采購流程和要求4．4．1 根據(jù)計劃員下達的采購計劃，屬代儲代銷范圍內(nèi)的物資，采購員生成無金額的代儲代銷采購訂單，由合同管理員審批后作為代儲代銷收貨的依據(jù)。4．8 詢比價、招投標采購流程和要求 根據(jù)計劃員下達的采購計劃，采購員可以在線上生成詢價單，收到詢價單位的報價后，維護報價，并生成物裝采購合同；采購員也可以在線下完成詢比價、招投標，依據(jù)其結果在系統(tǒng)中維護采購訂單。采購員可以參照委外加工采購計劃創(chuàng)建委外加工采購訂單。4．10 代儲代銷結算流程及要求 每月財務關帳后，由財務科根據(jù)代儲代銷消耗情況，按供應商開列結算清單，交采購員，由采購員通知供應商按照結算清單開具發(fā)票。4．11．2供應商送貨到現(xiàn)場的，由采購員將現(xiàn)場收貨證明及訂單原件或復印件，交保管員據(jù)實辦理入庫。4．12 內(nèi)部領用發(fā)料流程和要求 物裝內(nèi)部領用發(fā)料按照物裝財務制訂的內(nèi)部領用程序執(zhí)行。如果有物資新的庫位，還需維護物料主數(shù)據(jù)的倉位（四號定位）。4．14．2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的情況下，每年集中辦理退貨，屬增值稅發(fā)票的，退料單位還需出具稅務局的退貨證明。4．14．3 退單不退料的，由物裝計劃員對開出的提貨單進行沖銷，并打印出提貨單沖銷單據(jù)及正確的提貨單交領料單位，保管員接收上述兩種單據(jù)，并按正確的提貨單進行出庫過帳。4．16 庫存物資報廢流程和要求 計劃員填報報廢清單，在線下完成所有審批流程后，由計劃員在系統(tǒng)中做報廢除帳。4．17．2其它價格條件由財務科根據(jù)物裝公司與煉化公司商定的取費比例及條件，指定專人維護到系統(tǒng)中。4．18．2 純外部客戶，在確認有此客戶主數(shù)據(jù)后，計劃員開立銷售訂單。4．19．2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的情況下，每年進行集中辦理退貨，由退料單位出具稅務局的退貨證明，物裝公司計劃員開立退貨的銷售訂單及提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員辦理退貨出庫單。4．20 關聯(lián)交易和對外銷售發(fā)貨流程和要求 對純外部客戶（除景聯(lián)外）的銷售，由計劃員根據(jù)銷售訂單開具提貨單，外部客戶憑提貨單到財務科付款，財務科在其上加蓋“貨款收訖章”，外部客戶持單到倉庫，保管員根據(jù)蓋有“貨款收訖章”的提貨單進行發(fā)貨，并開立出庫單。4．22 錯誤發(fā)票處理流程和要求　　錯誤系統(tǒng)發(fā)票重新開票4．23 項目信息維護流程要求 接收到煉化公司的年度綜合計劃和追加計劃后，由物裝公司管理科項目管理崗位按規(guī)定的格式及時輸入。在維護過程中要確保項目代碼、項目名稱及核算單位的準確性。適用范圍創(chuàng)建因公司各種經(jīng)營方式下的（配置、自營、一般貿(mào)易、自用、來料加工、進料、三資A、C等）銷售定單。對于實際產(chǎn)生的業(yè)務開具銷售發(fā)票。對于公司實際生產(chǎn)經(jīng)營需要在系統(tǒng)內(nèi)運行不同的流程（標準流程、寄售、代保管等業(yè)務）。（詳見數(shù)據(jù)綜管數(shù)據(jù)維護管理規(guī)定）經(jīng)濟貿(mào)易處負責創(chuàng)建各種經(jīng)營方式下的各種銷售定單。經(jīng)濟貿(mào)易處負責開具各種形式的發(fā)票（包括：增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、外貿(mào)結算單、運費轉帳通知單等單據(jù)）。經(jīng)濟貿(mào)易處負責將儲運公司發(fā)貨情況在系統(tǒng)內(nèi)建立出廠票。倉儲公司、儲運部、煉油二部等部門的水運、管道、鐵運發(fā)運點負責將實際發(fā)貨信息及時、準確地在系統(tǒng)內(nèi)填寫出廠票所需信息?！∨渲?銷售計劃與大類合同維護流程及要求經(jīng)貿(mào)處一科負責計劃的錄入、修改、刪除。在行項目內(nèi)填寫裝運工廠、裝運點、貨物的評估類型（裝瓶物料除外）、同時核對含稅價格。經(jīng)貿(mào)處一科、二科對于定單“采購定單編號”項目填寫時需注意：對于車發(fā)、皮輸出廠方式的填寫制單姓名的拼音字母。經(jīng)貿(mào)處調運科在創(chuàng)建以水運、管輸、鐵路方式出廠的定單時須在“采購定單編號”項目填寫時需注意：根據(jù)實際情況在該項目內(nèi)填寫出廠票編號（未根據(jù)出廠票創(chuàng)建定單的仍舊輸入制單者的制單姓名的拼音字母）。同時系統(tǒng)會自動產(chǎn)生發(fā)貨單?！〖氖酃┴浟鞒碳耙鬄楸ＷC財務帳目與物料帳目的準確，經(jīng)貿(mào)處對于在月末或當月提前執(zhí)行下月銷售計劃、及價格不確定的情況下的銷售發(fā)貨流程。經(jīng)貿(mào)處及發(fā)貨點根據(jù)定單創(chuàng)建發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。經(jīng)貿(mào)處根據(jù)上述寄售供貨完成情況，在系統(tǒng)內(nèi)必須參照原寄售供貨建立寄售銷售定單，在保存后系統(tǒng)會自動產(chǎn)生發(fā)貨單，業(yè)務人員核對數(shù)量無誤后即可發(fā)貨過帳。定單具體制作要求參見（）。對于以汽車方式出廠的產(chǎn)品須轉“客戶”庫存并建立相應的虛庫定單。倉儲公司、儲運部、煉油二部、倉儲公司、儲運部、煉油二部對于水運、管輸、鐵路出廠方式的發(fā)運點需要將實際的裝運后的信息及時準確錄入系統(tǒng)。對于由商檢確定發(fā)貨數(shù)量的，由經(jīng)貿(mào)處負責在系統(tǒng)內(nèi)錄入出廠票信息。首先要求經(jīng)貿(mào)處業(yè)務人員在系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建標準定單或急發(fā)定單、發(fā)貨單、并發(fā)貨過帳；其次根據(jù)定單的數(shù)量將庫存轉入發(fā)貨工廠下的“客戶”庫存（與華東公司結算的配置產(chǎn)品要注意將庫存轉入到“送達方”名下），在轉入“客戶”庫存的同時要在庫存?zhèn)渥⑿畔?nèi)填寫上述標準定單或（急發(fā)定單）的號碼及相應的發(fā)貨單號碼；然后建立虛擬庫存定單時必須在該定單內(nèi)的項目行內(nèi)參照原標準定單或急發(fā)定單，同時將評估類型更改為“客戶”，并在備注欄標明原定單、發(fā)貨單、“客戶”庫存的編號；最后發(fā)貨點或經(jīng)貿(mào)處根據(jù)實際情況參照該定單建立發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。 錯誤發(fā)票處理流程及要求經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)實際情況對于上述幾種發(fā)票進行沖紅、取消、作廢等操作。首先建立退貨定單（系統(tǒng)內(nèi)的填寫信息均參照原銷售時的定單），然后創(chuàng)建收貨單并收貨過帳，經(jīng)貿(mào)處綜管科根據(jù)此單據(jù)開具發(fā)票；其次經(jīng)貿(mào)處業(yè)務科對于已實現(xiàn)銷售的部分重新做標準定單流程，最后由經(jīng)貿(mào)處綜管科對于該實現(xiàn)銷售的部分重新開具銷售發(fā)票。 退貨退款處理流程及要求經(jīng)貿(mào)處業(yè)務科室根據(jù)退貨的業(yè)務建立退貨定單（系統(tǒng)內(nèi)的填寫信息均參照原銷售時的定單），同時建立收貨單并且收貨過帳，綜管科根據(jù)過帳憑證開具發(fā)票。 財務每旬向經(jīng)貿(mào)處出具客戶欠款情況的通知單。　　本規(guī)定起草部門：　　本規(guī)定起草人： 　　本規(guī)定審核人： 　　本規(guī)定批準人： 　　本制度解釋權歸第三章 數(shù)據(jù)與編碼維護（一）標準編碼代碼管理規(guī)定目的　　為加強公司標準信息代碼管理，按一定的目標和規(guī)則對信息進行采集、傳輸和檢索，使公司ERP系統(tǒng)成功地運行，特制定本規(guī)定。職責與分工　公司標準代碼信息管理工作，在公司ERP試點項目領導小組的指導下開展，下設標準信息代碼工作小組，由綜管處、人教處、財務處、經(jīng)貿(mào)處、機動處、生產(chǎn)處、物裝公司、和信公司等部門的有關人員參加，負責標準信息代碼的審核、管理、維護、協(xié)調等工作。 綜管處 制訂公司標準信息代碼有關的管理規(guī)定。 做好與總部信息標準化辦公室之間的工作聯(lián)系，及時傳達總部有關精神。 負責做好向總部申請新碼的備案工作。　和信公司 確定專人為公司標準信息代碼管理員。 負責做好與總部標準信息代碼管理網(wǎng)站的工作聯(lián)絡。 負責標準信息代碼管理維護的培訓，做好與公司各專業(yè)系統(tǒng)代碼審核維護人員之間的有關協(xié)調工作，保證維護的質量?！w口單位 按照總部管理職能的分配設置，相應確定公司對口管理部門作為歸口單位?！∝撠熃M織本專業(yè)標準信息代碼的編制，確定標準信息代碼的內(nèi)容?！∝撠煂⒈緦I(yè)審核過的代碼及時提交總部標準信息代碼管理網(wǎng)站，并在網(wǎng)站上查詢被提交代碼的處理結果?！《ㄆ诓榭簇撠熅S護的代碼條目，發(fā)現(xiàn)問題立即和責任用戶或代碼管理員聯(lián)系，解決用戶的出現(xiàn)問題?！【幋a規(guī)則：原產(chǎn)品編碼（8位順序碼）與原物資編碼（16位層次碼）合并，以原產(chǎn)品代碼前補8個0的形式形成一套物料編碼（16位編碼），屬于順序+層次碼。必填項:物料代碼、物料名稱、稱料簡稱、層次級別、上層代碼　公司代碼　歸口部門：財務處　編碼規(guī)則：4位數(shù)字碼，由總部財務部統(tǒng)一配碼。必填項:公司代碼、公司名稱、公司簡稱、隸屬上級單位?！【幋a規(guī)則：以數(shù)字“3”打頭，8位數(shù)字順序碼，碼段區(qū)間為3065000030659999。必填項:單位代碼、單位名稱、單位簡稱、隸屬上級單位代碼、事業(yè)部?！【幋a規(guī)則：8位數(shù)字順序碼，以數(shù)字“4”或“5”打頭。必填項:單位代碼、單位名稱、單位簡稱?！俗R：以“成本中心碼”和“成本中心名稱”作為唯一標識?！±麧欀行拇a　歸口部門：財務處　編碼規(guī)則：10位數(shù)字碼，由“9”+4位公司碼+5位順序碼。必填項:代碼、利潤中心名稱、利潤中心簡稱、隸屬利潤中心。　標識：以“固定資產(chǎn)代碼”和“固定資產(chǎn)名稱”作為唯一標識?！俗R：以“科目代碼”和“科目名稱”作為唯一標識。　人事代碼　歸口部門：人教處　編碼規(guī)則：執(zhí)行國家標準?！俗R