【正文】 的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據的維護。采購訂單應及時錄入系統(tǒng)，采購訂單中的信息要求相對準確。為實現(xiàn)信息共享，便于倉儲公司按采購訂單收貨和財務處進行發(fā)票校驗，在創(chuàng)建采購定單時，應在采購訂單抬頭文本處輸入合同號、提單日期和裝運船名。當價格條件信息的結構發(fā)生變化時、需要修改時，向和信公司提出修改系統(tǒng)配置的請求。當與新的供應商發(fā)生采購業(yè)務時，按供應商主數(shù)據維護管理制度在系統(tǒng)中進行新供應商主數(shù)據的維護。若進口原油船月底方卸油完，商檢還未出具商檢量的，按自檢量進行收貨，與商檢出具的岸罐量的差異在系統(tǒng)中暫不作調整。倉儲公司統(tǒng)計人員應及時在系統(tǒng)中進行收貨操作，并確保收貨數(shù)量準確。 來料加工原油的收貨流程和要求由于來料加工原油所有權歸屬客戶，對于我公司，其庫存價值為零，在系統(tǒng)中不創(chuàng)建采購定單，綜管處在來料加工原油船到廠前，在線外提供來料加工原油到廠信息，倉儲公司統(tǒng)計人員在來料加工原油船卸油、計量完，已確認收貨量后（按商檢出具的岸罐量），在系統(tǒng)中進行無采購定單的收貨操作。所有代儲存的客戶庫存均放在倉儲公司在系統(tǒng)中所對應的工廠（ZHA5）下。 不同經營方式原油之間、成品油之間的平衡流程和要求財務處根據綜管處的統(tǒng)計報表中原油、成品油在不同經營方式下需平衡的數(shù)量，手工在系統(tǒng)中進行不同經營方式原油、成品油之間的平衡操作。在綜管處與客戶簽訂相應的合同或協(xié)議后，綜管處應分別向倉儲公司和財務處提供相應的合同或書面依據。在倉儲公司完成客戶特殊原油庫存的轉庫操作后，由財務處在系統(tǒng)中進行不同經營方式原油與客戶原油的平衡操作。此接口程序由生產處統(tǒng)計人員每旬運行一次，運行日期分別為每月的10日（上旬），20日（中旬）和下旬30日（或31日），應確保準時運行程序。當半成品的品種發(fā)生變化，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表、清單表和煉油MIS數(shù)據下載程序的物料代碼表，確保上載數(shù)據的準確性。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。數(shù)據包括將渣油、脫油瀝青、柴油、石腦油、干氣按消耗量發(fā)往相應的成本中心，硫磺、散裝尿素、合格包裝尿素、不合格包裝尿素、液氨（自用）產量從相應的成本中心收貨等。如果因特殊原因，運行程序時間需延后的，一般不應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日期。當化工部的產品、半成品、與煉油的互供料品種發(fā)生變化，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表，確保上載數(shù)據的準確性。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。數(shù)據包括：不同品種的原油、原料油按不同的經營方式發(fā)往對應的成本中心，原油廠內盈虧量的處理，不同經營方式的產品產量（除落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺外）從相應的成本中心收貨，成品盈虧量的處理，化工部所需要的原材料從煉油事業(yè)部轉移至化工事業(yè)部。如果因特殊原因，運行程序時間需延后的，一般不應晚于每旬的次日上午，并在運行程序時將日期改為上述的指定日期。落地焦、地腳聚丙烯、煉油等外硫磺按實際銷售量由財務處手工在系統(tǒng)從成本中心收貨，原料油的盈虧油財務處手工處理。當統(tǒng)計報表中原油、原料油、產品的編碼發(fā)生變化時，應及時維護SAP系統(tǒng)中物料對照表和物料清單表，確保上載數(shù)據的準確性。負庫存補零程序為將各銷售工廠因銷售出現(xiàn)的負庫存進行補貨處理。當接口程序出現(xiàn)問題，應立即聯(lián)系和信公司處理。支持性文件支持支持性文件主要包括：集團公司關于ERP的相關管理制度，用戶手冊等《創(chuàng)建采購訂單用戶手冊》《采購訂單價格主數(shù)據維護用戶手冊》《按采購訂單進行油品收貨用戶手冊》《客戶代儲存原油收、發(fā)貨用戶手冊》《來料加工原油的收貨用戶手冊》《不同經營方式原油、成品油互借還用戶手冊》《向客戶借還原油用戶手冊》《煉油MIS半成品庫存變化接口程序用戶手冊》《綜管處統(tǒng)計報表接口用戶手冊》《MISTOSAP接口軟件用戶手冊》《期末負庫存補零程序用戶手冊》《物料到物料轉移編碼對照表用戶手冊》《物料對照表維護用戶手冊》《物料清單表維護用戶手冊》附加說明　　本規(guī)定由提出并歸口。適用范圍適用于物裝公司主數(shù)據維護、計劃、采購、出入庫、移庫等流程的操作運行管理。3．2供應商主數(shù)據由管理科供應商管理人員維護。3．4　各業(yè)務科負責物資計劃、采購、入庫過帳、開提貨單、維護信息紀錄等操作，倉庫負責入庫凍結、開出庫單等操作。業(yè)務流程和要求4．1 采購信息記錄維護流程和要求根據物裝公司每年頒布的價格體系，由采購員負責在價格生效之前將其維護到系統(tǒng)中，更新舊的采購信息記錄，以保證適時采用有效的采購價格。4．2 貨源清單維護流程和要求需維護貨源清單的，由采購員負責維護到系統(tǒng)中，要求按物料逐個錄入明細資料，主要包括：物料、供應商、有效時間段，并及時打印貨源清單，報相關領導在線外審批。4．3 需求到請購流程和要求4．3．1 結算單位是煉化公司或工程公司的煉化公司項目，由計劃員根據項目物資需求，維護A類轉儲單，需采購的，生成物裝公司采購計劃。4．4．3 由工單生成的采購申請，計劃員維護F類轉儲單，需采購的，生成物裝采購計劃。4．4．4采購計劃經審批（線上和線下）后，下達采購員執(zhí)行。4．5 請購到付款流程和要求 采購員根據訂單（合同或市場采購單）辦理入庫后，打印入庫單，并隨附供應商發(fā)票、其它費用單據及經科長審批的匯款申請單，由管理科合同管理員審核后，交財務科辦理付款手續(xù)。4．7 代儲代銷采購流程和要求4．4．1 根據計劃員下達的采購計劃，屬代儲代銷范圍內的物資，采購員生成無金額的代儲代銷采購訂單，由合同管理員審批后作為代儲代銷收貨的依據。4．8 詢比價、招投標采購流程和要求 根據計劃員下達的采購計劃，采購員可以在線上生成詢價單，收到詢價單位的報價后，維護報價，并生成物裝采購合同；采購員也可以在線下完成詢比價、招投標，依據其結果在系統(tǒng)中維護采購訂單。采購員可以參照委外加工采購計劃創(chuàng)建委外加工采購訂單。4．10 代儲代銷結算流程及要求 每月財務關帳后，由財務科根據代儲代銷消耗情況，按供應商開列結算清單，交采購員，由采購員通知供應商按照結算清單開具發(fā)票。4．11．2供應商送貨到現(xiàn)場的，由采購員將現(xiàn)場收貨證明及訂單原件或復印件，交保管員據實辦理入庫。4．12 內部領用發(fā)料流程和要求 物裝內部領用發(fā)料按照物裝財務制訂的內部領用程序執(zhí)行。如果有物資新的庫位，還需維護物料主數(shù)據的倉位（四號定位）。4．14．2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的情況下，每年集中辦理退貨，屬增值稅發(fā)票的，退料單位還需出具稅務局的退貨證明。4．14．3 退單不退料的，由物裝計劃員對開出的提貨單進行沖銷，并打印出提貨單沖銷單據及正確的提貨單交領料單位，保管員接收上述兩種單據，并按正確的提貨單進行出庫過帳。4．16 庫存物資報廢流程和要求 計劃員填報報廢清單，在線下完成所有審批流程后，由計劃員在系統(tǒng)中做報廢除帳。4．17．2其它價格條件由財務科根據物裝公司與煉化公司商定的取費比例及條件，指定專人維護到系統(tǒng)中。4．18．2 純外部客戶，在確認有此客戶主數(shù)據后，計劃員開立銷售訂單。4．19．2退單并退料的，在物裝財務已開發(fā)票的情況下，每年進行集中辦理退貨，由退料單位出具稅務局的退貨證明，物裝公司計劃員開立退貨的銷售訂單及提貨單交領料單位，領料單位將實物運送到倉庫，保管員辦理退貨出庫單。4．20 關聯(lián)交易和對外銷售發(fā)貨流程和要求 對純外部客戶（除景聯(lián)外）的銷售，由計劃員根據銷售訂單開具提貨單，外部客戶憑提貨單到財務科付款，財務科在其上加蓋“貨款收訖章”，外部客戶持單到倉庫，保管員根據蓋有“貨款收訖章”的提貨單進行發(fā)貨，并開立出庫單。4．22 錯誤發(fā)票處理流程和要求　　錯誤系統(tǒng)發(fā)票重新開票4．23 項目信息維護流程要求 接收到煉化公司的年度綜合計劃和追加計劃后，由物裝公司管理科項目管理崗位按規(guī)定的格式及時輸入。在維護過程中要確保項目代碼、項目名稱及核算單位的準確性。適用范圍創(chuàng)建因公司各種經營方式下的（配置、自營、一般貿易、自用、來料加工、進料、三資A、C等）銷售定單。對于實際產生的業(yè)務開具銷售發(fā)票。對于公司實際生產經營需要在系統(tǒng)內運行不同的流程（標準流程、寄售、代保管等業(yè)務）。（詳見數(shù)據綜管數(shù)據維護管理規(guī)定）經濟貿易處負責創(chuàng)建各種經營方式下的各種銷售定單。經濟貿易處負責開具各種形式的發(fā)票（包括：增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、外貿結算單、運費轉帳通知單等單據）。經濟貿易處負責將儲運公司發(fā)貨情況在系統(tǒng)內建立出廠票。倉儲公司、儲運部、煉油二部等部門的水運、管道、鐵運發(fā)運點負責將實際發(fā)貨信息及時、準確地在系統(tǒng)內填寫出廠票所需信息?！∨渲?銷售計劃與大類合同維護流程及要求經貿處一科負責計劃的錄入、修改、刪除。在行項目內填寫裝運工廠、裝運點、貨物的評估類型（裝瓶物料除外）、同時核對含稅價格。經貿處一科、二科對于定單“采購定單編號”項目填寫時需注意：對于車發(fā)、皮輸出廠方式的填寫制單姓名的拼音字母。經貿處調運科在創(chuàng)建以水運、管輸、鐵路方式出廠的定單時須在“采購定單編號”項目填寫時需注意：根據實際情況在該項目內填寫出廠票編號（未根據出廠票創(chuàng)建定單的仍舊輸入制單者的制單姓名的拼音字母）。同時系統(tǒng)會自動產生發(fā)貨單?！〖氖酃┴浟鞒碳耙鬄楸ＷC財務帳目與物料帳目的準確，經貿處對于在月末或當月提前執(zhí)行下月銷售計劃、及價格不確定的情況下的銷售發(fā)貨流程。經貿處及發(fā)貨點根據定單創(chuàng)建發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。經貿處根據上述寄售供貨完成情況，在系統(tǒng)內必須參照原寄售供貨建立寄售銷售定單，在保存后系統(tǒng)會自動產生發(fā)貨單，業(yè)務人員核對數(shù)量無誤后即可發(fā)貨過帳。定單具體制作要求參見（）。對于以汽車方式出廠的產品須轉“客戶”庫存并建立相應的虛庫定單。倉儲公司、儲運部、煉油二部、倉儲公司、儲運部、煉油二部對于水運、管輸、鐵路出廠方式的發(fā)運點需要將實際的裝運后的信息及時準確錄入系統(tǒng)。對于由商檢確定發(fā)貨數(shù)量的，由經貿處負責在系統(tǒng)內錄入出廠票信息。首先要求經貿處業(yè)務人員在系統(tǒng)內創(chuàng)建標準定單或急發(fā)定單、發(fā)貨單、并發(fā)貨過帳；其次根據定單的數(shù)量將庫存轉入發(fā)貨工廠下的“客戶”庫存（與華東公司結算的配置產品要注意將庫存轉入到“送達方”名下），在轉入“客戶”庫存的同時要在庫存?zhèn)渥⑿畔忍顚懮鲜鰳藴识▎位颍卑l(fā)定單）的號碼及相應的發(fā)貨單號碼；然后建立虛擬庫存定單時必須在該定單內的項目行內參照原標準定單或急發(fā)定單，同時將評估類型更改為“客戶”，并在備注欄標明原定單、發(fā)貨單、“客戶”庫存的編號；最后發(fā)貨點或經貿處根據實際情況參照該定單建立發(fā)貨單并發(fā)貨過帳。 錯誤發(fā)票處理流程及要求經貿處綜管科根據實際情況對于上述幾種發(fā)票進行沖紅、取消、作廢等操作。首先建立退貨定單（系統(tǒng)內的填寫信息均參照原銷售時的定單），然后創(chuàng)建收貨單并收貨過帳，經貿處綜管科根據此單據開具發(fā)票；其次經貿處業(yè)務科對于已實現(xiàn)銷售的部分重新做標準定單流程，最后由經貿處綜管科對于該實現(xiàn)銷售的部分重新開具銷售發(fā)票。 退貨退款處理流程及要求經貿處業(yè)務科室根據退貨的業(yè)務建立退貨定單（系統(tǒng)內的填寫信息均參照原銷售時的定單），同時建立收貨單并且收貨過帳，綜管科根據過帳憑證開具發(fā)票。 財務每旬向經貿處出具客戶欠款情況的通知單?！　”疽?guī)定起草部門：　　本規(guī)定起草人： 　　本規(guī)定審核人： 　　本規(guī)定批準人： 　　本制度解釋權歸第三章 數(shù)據與編碼維護（一）標準編碼代碼管理規(guī)定目的　　為加強公司標準信息代碼管理，按一定的目標和規(guī)則對信息進行采集、傳輸和檢索，使公司ERP系統(tǒng)成功地運行，特制定本規(guī)定。職責與分工　公司標準代碼信息管理工作，在公司ERP試點項目領導小組的指導下開展，下設標準信息代碼工作小組，由綜管處、人教處、財務處、經貿處、機動處、生產處、物裝公司、和信公司等部門的有關人員參加，負責標準信息代碼的審核、管理、維護、協(xié)調等工作。 綜管處 制訂公司標準信息代碼有關的管理規(guī)定。 做好與總部信息標準化辦公室之間的工作聯(lián)系，及時傳達總部有關精神。 負責做好向總部申請新碼的備案工作?！『托殴? 確定專人為公司標準信息代碼管理員。 負責做好與總部標準信息代碼管理網站的工作聯(lián)絡。 負責標準信息代碼管理維護的培訓，做好與公司各專業(yè)系統(tǒng)代碼審核維護人員之間的有關協(xié)調工作，保證維護的質量?！w口單位 按照總部管理職能的分配設置，相應確定公司對口管理部門作為歸口單位?！∝撠熃M織本專業(yè)標準信息代碼的編制，確定標準信息代碼的內容?！∝撠煂⒈緦I(yè)審核過的代碼及時提交總部標準信息代碼管理網站，并在網站上查詢被提交代碼的處理結果?！《ㄆ诓榭簇撠熅S護的代碼條目，發(fā)現(xiàn)問題立即和責任用戶或代碼管理員聯(lián)系，解決用戶的出現(xiàn)問題?！【幋a規(guī)則：原產品編碼（8位順序碼）與原物資編碼（16位層次碼）合并，以原產品代碼前補8個0的形式形成一套物料編碼（16位編碼），屬于順序+層次碼。必填項:物料代碼、物料名稱、稱料簡稱、層次級別、上層代碼　公司代碼　歸口部門：財務處　編碼規(guī)則：4位數(shù)字碼，由總部財務部統(tǒng)一配碼。必填項:公司代碼、公司名稱、公司簡稱、隸屬上級單位?！【幋a規(guī)則：以數(shù)字“3”打頭，8位數(shù)字順序碼，碼段區(qū)間為3065000030659999。必填項:單位代碼、單位名稱、單位簡稱、隸屬上級單位代碼、事業(yè)部?！【幋a規(guī)則：8位數(shù)字順序碼，以數(shù)字“4”或“5”打頭。必填項:單位代碼、單位名稱、單位簡稱?！俗R：以“成本中心碼”和“成本中心名稱”作為唯一標識?！±麧欀行拇a　歸口部門：財務處　編碼規(guī)則：10位數(shù)字碼，由“9”+4位公司碼+5位順序碼。必填項:代碼、利潤中心名稱、利潤中心簡稱、隸屬利潤中心?！俗R：以“固定資產代碼”和“固定資產名稱”作為唯一標識?！俗R：以“科目代碼”和“科目名稱”作為唯一標識?！∪耸麓a　歸口部門：人教處　編碼規(guī)則：執(zhí)行國家標準?！俗R