【正文】 公司所屬部門及分、子公司辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項。 (六)報告 適用于向政府機關或行業(yè)管理部門匯報工作，反映情況，回復政府機關或行業(yè)管理部門的詢問，適用于部門和分、子公司向公司報告。 (八)批復 適用于答復公司所屬部門及分、子公司的請示事項。 (十)函 適用于相互平行的單位或不相隸屬的單位之間商洽工作，征詢和答復問題，請示批準和答復審批事項。 第九條 公司公文按照行文關系、文件去向劃分，可分為上行文、平行文和下行文三種。第三章 公文格式第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、發(fā)文單位、撰稿、核稿、打字等部分組成。 (二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。 (四)發(fā)文字號應當包括公司代字、年份、序號。 (五)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，其結構包括：發(fā)文單位、事由和文種三部分。 (六)主送單位指公文的主要受理對象，受理單位應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 (七)公文附件說明應附在正文后、發(fā)文單位前，并注明附件順序和名稱。聯合上報的公文，由辦文單位加蓋印章。 (十)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。 (十二)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送單位的寫法：抄送給領導單位或領導，可寫“呈報”某某；抄送平級單位，可寫“抄送”某某；抄送給下屬單位，可寫“抄發(fā)”某某。 第十一條 公文用紙一般采用國際標準A 4型(210mm297mm)，左側裝訂。 第十三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。 第十五條 同級分、子公司的各部門可以聯合行文。 第十七條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送分、子公司。 第十八條 受雙重領導的公司向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。 第二十條 公司各部門要以公司名義對外行文，須經綜合管理部審核，報請分管領導審批后辦理。 第二十二條 擬制公文應使用公司統(tǒng)一的擬稿紙(見附件1)。 第二十四條 公文送負責人簽發(fā)前，應當由綜合管理部進行審核。 第二十五條 公文必須經過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。經領導人簽發(fā)的文稿，如必須改動，應報簽發(fā)人同意。 第二十七條 公文正式印制前，擬稿人應事先校對，再由綜合管理部進行復核，復核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。急、密件要在信封上加蓋急、密戳記。 第三十條 收到分、子公司上報需要辦理的公文，綜合管理部應安排文秘進行審核。 第三十一條 公司所有收文均由綜合管理部負責拆閱審核。緊急公文，應當明確辦理時限。 第三十二條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回綜合管理部并說明理由。 第三十四條 審閱公文時，對有具體請示事項的，主批人和其他審閱人都應當明確簽署意見、姓名和審批日期；沒有請示事項的，簽署表示已閱知。 第三十六條 綜合管理部在公文處理時要及時準確，事后落實和監(jiān)督應到位，在公文流轉過程中要注意保密和保管；文件處理完畢，要及時準確注辦，包括領導批示和部門處理落實的意見。第七章 公文歸檔 第三十七條 公文辦理完畢后，應及時整理(立卷)、歸檔。 第三十八條 公司發(fā)文歸檔時，應保證文件不少于兩份，便于備份查閱。 第四十條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和查找利用。 第四十一條 聯合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他部門保存復印件或其他形式的公文副本。傳真件不得直接作為文件歸檔，應將復印件歸檔。 第四十四條 公文翻印需經綜合管理部負責人批準，絕密級和注明不準翻印的公文除外。 第四十六條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經綜合管理部負責人批準，可以銷毀。部門或分、子公司撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規(guī)定移交綜合管理部存檔。第九章 附 則第四十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。附件1 綠城房地產集團有限公司擬 稿 紙編號：GT/QR 第二條 綜合管理部為公司文件格式的歸口管理部門，負責其他單位(部門)文件格式的指導工作。第二章 文件格式 第四條 文件眉首是指首頁橫線以上部分，包括發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、簽發(fā)人等內容。(見附件1) (一)文件秘密等級或緊急程度的標識，注在文件首頁右上角。如需同時標識秘密等級和緊急程度的，秘密等級標識在右上角第l行，緊急程度在右上角第2行。 (三)發(fā)文字號由公司代字、年度、順序號組成，置于發(fā)文單位標識之下，橫線中央之上。 第五條 文件主體是指橫線以下至主題詞(不含)之間的各要素的統(tǒng)稱。 上下排列可采用“兩行等長”、“上短下長”、“上長下短”、“正梯形”、“倒梯形”、“上下短中間長”或“上下長中間短”的排列格式，照顧閱讀的方便并保持頁面的美觀。 (三)文件正文在主送單位名稱下l行處，每自然段左空2字，回行頂格。 (四)文件附件目錄在正文空1行處，左側需空2字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與主件一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，并標識序號。 (六)聯合行文需加蓋兩個以上印章的，應將各發(fā)文單位名稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦單位印章在前，協(xié)辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。當文件排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。 (一)“主題詞”標引在文件末頁左下端、分送欄之上，居左頂格標識，后標全角冒號；主題詞按類別詞、類屬詞、文種的順序排列，詞目之間空1字。 (三)印發(fā)欄(擬稿、核稿、打字)應設在文件末頁最后一行。(見附件2) 第八條 其他會議紀要的發(fā)文單位放在橫線之上左側，成文時間放在橫線之上右側。(見附件3)第三章 排版、印刷格式第九條 文件用紙 文件用紙一般采用國際標準A4型(210ram297mm)，特殊文種用紙可根據實際需要確定。一般天頭寬25毫米，地腳寬20毫米，訂口寬28毫米，翻口寬20毫米。 如文件內容層次較多，可用分級標題標出。規(guī)范性文件的章節(jié)名可用小3號宋體加黑居中，前后各空一行；條名用黑體或4號仿宋加黑標出。 第十三條 頁碼 多頁文件應逐頁編出頁碼，用阿拉伯數字表示，在每頁正面的右下角，背面寫在左下角。第四章 附 則第十五條 本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。出席會議的有：XX、XXX、XXX、XX、XX、XXX 主持會議。 第一條 工作職責和內容 (一)專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責，主要是對公司董事會成員、經營班子主要領導的工作進行計劃、準備和服務的事務性管理工作。 第二條 接待事務 (一)秘書負責領導會晤賓客、來訪者的預約、安排和接待工作，并制訂《領導每周工作日程安排表》，提前呈遞領導備忘。 (二)對未經預約要求會見領導的來訪者，在問清對方姓名和要求后，應先請對方稍候，請示領導后，再引導其進入會客室或辦公室對不宜會見的來訪者，則應婉言謝絕，或記錄來訪意圖，以備日后答復。 (四)秘書應了解領導會晤的議題、人數、級別及是否用餐等情況，并事先通知與會者若需安排用餐的，須直接安排或通知綜合管理部預訂餐廳并安排菜單。 (六)對來訪者，秘書要彬彬有禮，主動遞送茶水。 第三條 傳達事務 (一)秘書負責及時拆封致領導的外來公文、信函、傳真等，在《收件登記表》上登記后及時呈遞領導審閱。 (二)秘書應及時接轉領導的來電，若領導外出或正忙，須將來電在《來電登記表》上登記后及時呈報。 (四)每年12月20日之前，秘書應根據領導圈定的名單，負責以領導名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函，并將名單留存?zhèn)洳椤? ‘ ‘ (二)秘書負責領導授意的工作報告、會議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作，并做好文件的編號、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。 (四)領導外出需攜帶的文件資料，秘書應負責準備齊全，如不清楚應及時請示；所需準備的文件資料較多時，應事先設計《文件明細表》。各項工作應安排細致、周到，并及時了解和掌握工作進展的全過程。 第六條 文件整理 (一)秘書應根據文件的輕重緩急對文件進行分類，并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放；急件應置于急件夾中。 (三)秘書負責將所有文件、資料于次月5日前進行整理、歸類；特殊文件、資料，根據領導指示另行處理。特殊文件、資料根據領導指示另行處理。 (二)秘書負責每日督促并協(xié)助清潔工清掃領導辦公室、接待室、會議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設施設備等。 (四)秘書應在辦公室放置領導日常使用的物品及備用品，設計領導日常用品及備用品的明細表，記錄品種、使用時間、數量等，做到心中有數。 (六)秘書負責領導的帳粟保存、費用報銷等事宜。 第八條 會議事務 (一)秘書對領導召集或出席的各類會議，應事先制訂會議日程，填寫《領導每周工作日程安排表》。 (二)秘書應將領導召集或出席會議的時間、地點預先告知綜合管理部進行安排，了解并落實會議場地的水、電、桌、椅、擴音、投影設備、演示板、紙筆等布置情況，以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會議記錄等。若需安排用餐，需預先了解用餐標準并預訂餐桌，排定菜單；需安排住宿的，須預先了解住宿標準并預定酒店。 (五)對領導應邀參加的各類會議，秘書應及時提醒領導準時參加，并準備好相關資料。 (二)秘書應及時了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況，并請示領導。 (三)秘書負責如實傳達領導的指令或意見，做到準確和快速，并填寫《命令管理表》。 (四)秘書應及時傳遞領導交辦的文件、書信與物品，并填寫《命令管理表》。 (六)秘書負責領導出差時的交通、食宿安排。 (二)秘書應掌握領導的行蹤，確定與領導保持聯系的方式，并能根據事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進行聯絡。 (二)秘書對有關領導的機密文件、資料應及時做好保密防范工作，嚴防泄密。 第十二條 附則 (一)本規(guī)定適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。 (三)本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。 第二條 綜合管理部為文印工作的歸口管理部門，應指定專人負責文印工作的管理。第二章 文件印制管理第四條 綜合管理部負責公司對外發(fā)文的印制、蓋印和存檔。第六條 綜合管部負責公司領導簽署文件的打印工作，公司職能部門的內部行文或一般業(yè)務文件原則上由責任部門自行打印。打印完畢，經校對復核無誤后，再按要求份數印制成文。第九條 綜合管理部為公司對外聯系印制任務的歸口管理部門。第三章 文印人員管理第十條 文印人員應遵守保密原則，不得泄露公司機密；應妥善保管文件資料，包括電腦軟盤和內存文件等；對印有機密內容的廢棄紙張應及時銷毀。第十二條 文印人員應熟練掌握公司常用文件的排版格式，保證文件格式符合規(guī)范。 第十四條 文印應遵循節(jié)約的原則，盡量提高紙張的利用率。 第十六條 文印人員負責復印工作。 第十七條 文印人員應掌握文印設施設備的基本故障排除方法，并定期檢查、保養(yǎng)文印設施設備。 第四章 文印室管理 第十九條 非文印工作人員不得隨便進入文印場所，未經允許，嚴格查閱電子文件。第二十一條 文印人員應重視工作環(huán)境的維護，保證室內通風干燥、機器運作正常。第二十三條 綜合管理部應定期安排專業(yè)人員對文印設施設備進行例行檢查和維護。第二十五條 本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。印信管理辦法第一章 總 則 第一條 為加強綠城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)的印章和介紹信管理，規(guī)范工作程序，特制訂本辦法。 第三條 本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。第六條 印章的使用范圍(一)公司印章主要用于以公司名義簽發(fā)的各類文件、通知、信函，以及經公司領導批準的各種報表和其他文書；(二)合同專用章主要用于以公司名義與其他單位簽訂的各類協(xié)議和合同；(三)法定代表人印章主要用于需法定代表人簽章的各類報表、票據和其他文書；(四)銷售合同專用章主要用于商品房買賣合同；(五)財務專用章主要用于各類財務票據、憑證和報表；(六)部門印章主要用于以部門名義簽發(fā)的各類文書；(七)校正章主要用于校正文件或協(xié)議(合同)中的非原則性的個別文字差錈(八)騎縫章主要用于協(xié)議或合同的邊縫。第三章 印信的管理 第八條 印信的制作或購買(一)印章的制作：因工作需要須刻制印章的，由綜合管理部報總經理或以上領導批準，到指定店家刻制。第九條 印章的登記(一)所有印章都必須由綜合管理部在《印章登記本》上逐一登記，并在《印