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物業(yè)公司管理處經(jīng)理工作手冊-閱讀頁

2025-01-17 03:42本頁面
  

【正文】 身保險。未經(jīng)管理處經(jīng)理允許,參觀、采訪、實習(培訓)人員不得翻印管理處資料,嚴禁進入設(shè)備房、監(jiān)控中心及其他禁入重地。第七節(jié) 固定資產(chǎn)、低值易耗品采購管理固定資產(chǎn)、低值易耗品由使用部門填寫物資申購單,經(jīng)總經(jīng)理室審批后,公司辦公室統(tǒng)一采購,使用部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2)個人領(lǐng)用,填寫領(lǐng)用單(四聯(lián)),由部門負責人簽字,并記入個人保管卡。領(lǐng)用員工憑個人領(lǐng)用卡辦理領(lǐng)用手續(xù)。2)對服裝、勞防用品、工具應建立健全各種賬冊,及時登賬登卡。4)對非個人原因造成遺失或無故損壞,而未到期需重新領(lǐng)用者,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準,憑個人領(lǐng)用卡再次領(lǐng)用。6)員工離職,應將工作服退還或按使用年限和原價折算支付服裝費(襯衫按一年折算)。所有付款必須填制“請款單”上有關(guān)項目。但必須由公司財務部主管認可后方能報銷;超過200元(含200元),必須經(jīng)公司財務部經(jīng)理認可,由公司負責人簽字后方能報銷。管理處報銷程序:必須填制請款單,經(jīng)財務和出納驗收合格后方能報銷。第二節(jié) 現(xiàn)金管理規(guī)定管理處可根據(jù)工作需要申請領(lǐng)用3000元以內(nèi)的備用金,并由專人負責保管。臨時借款應填“現(xiàn)金借款單”,提現(xiàn)后應在一周內(nèi)及時辦理報銷。管理處銀箱由管理處經(jīng)理指定專人保管,管理處經(jīng)理本人不得擔任該職。對業(yè)戶的有償服務和材料采購,原則上執(zhí)行業(yè)務者和收費者不能是同一個人。普通支票付款期為十天,從開單日第二天起算,節(jié)假日順延。第三節(jié) 收入管理規(guī)定管理處應根據(jù)所管轄的業(yè)戶范圍編制物業(yè)管理費、代收水電費、運行費等業(yè)務的明細清單,反映資金收繳情況臺帳,并每月與公司財務部核對。管理處領(lǐng)用的發(fā)票、收據(jù)必須由專人負責,并嚴格按照《發(fā)票管理辦法》開具發(fā)票、收據(jù),并加強管理。未用的發(fā)票、收據(jù)一律不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓,不能為其他企業(yè)或個人代開本公司的發(fā)票和收據(jù)。管理處發(fā)生與收入有關(guān)的業(yè)務,必須開具發(fā)票(物業(yè)管理費可以合并開具,記帳聯(lián)后附物業(yè)管理費單據(jù))。管理處應按照客戶資料設(shè)立客戶往來臺帳,保證“兩個一致”,即:欠款數(shù)與同期末剩余物業(yè)收費單據(jù)一致;臺帳數(shù)與財務部門數(shù)一致(包括預收款和欠收款)。管理處經(jīng)理負責組織對物業(yè)管理費欠款和預收款的稽核工作,采用電話、書面或者面談方式對業(yè)戶欠款或者預收款進行確認,稽核人員和收費人員不能是同一個人,并對稽核情況簽字負責。管理處每季度對欠款情況說明原因,對相關(guān)客戶提出催討措施。逾期二年的應收款項,管理處應具有依法催收記錄(律師函或者其他有法律效力的書面記錄),并報公司管理部備案。把收到的款項和單據(jù)記帳聯(lián)交于出納,并填寫收款匯總單 交費給收費員(接待、內(nèi)保或者出納)單據(jù) 業(yè) 戶注:a. 只有出納本人才能打印收費單據(jù),而且只能打印一次,于每季度(月)的前5天完成;收費單據(jù)由出納保管,收費人員領(lǐng)用時要有領(lǐng)用登記,回收后要有使用核銷登記,具體辦法參照發(fā)票管理辦法。管理處經(jīng)理對于手工開票的蓋章要專門登記。如有不符,追究有關(guān)當事人責任。憑證填制必須有日期、填制人姓名、收款付款單位、經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額。大小寫金額必須相符。管理處送交公司財務部的付款憑證,必須經(jīng)相關(guān)人員簽字后方能提出付款。第五節(jié) 維修資金使用管理規(guī)程維修資金的使用權(quán)歸業(yè)主。如果業(yè)主大會有使用辦法,則應按照使用辦法執(zhí)行,如沒有,則暫按照下面方法執(zhí)行:情況1:業(yè)委會借款(為業(yè)委會代墊款):管理處請款單應附:業(yè)委會借款申請單(有業(yè)委會主任和副主任的簽字蓋章。業(yè)委會委員簽字;業(yè)主大會公章)。復印件留給出納作帳。情況3:業(yè)委會網(wǎng)上使用維修資金。以上文件備齊后,由管理處填寫申請單(或者內(nèi)部聯(lián)系單),由出納辦理條形碼打印手續(xù),當天將打印好的條形碼交由業(yè)委會簽字蓋章后,復印件返回公司財務部備案。管理部以《管理處設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)計劃》、公司質(zhì)量文件規(guī)定和管理處的實際情況制訂《公司設(shè)備設(shè)施年度保養(yǎng)計劃》。每季度第一個月管理處送交公司管理部上一季度已完成的且經(jīng)自我驗收的《保養(yǎng)任務書》。管理處接整改通知后,須在7個工作日內(nèi)完成整改。設(shè)備兩次大修間隔應在1年以上。設(shè)備大修方案包括:修理內(nèi)容、質(zhì)量要求、工程進度、人工、備品配件、材料、特殊工具需要量、試車、驗收規(guī)程、安全措施等。設(shè)備大修要嚴格執(zhí)行檢修方案和檢修規(guī)程,把好質(zhì)量關(guān),采取自檢、互檢,專業(yè)檢查相結(jié)合的方法。壓力容器、電梯等危險性較大的設(shè)備檢修,除按檢修規(guī)程或方案進行驗收外,還必須執(zhí)行專項設(shè)備管理的有關(guān)規(guī)定。設(shè)備大修要有完整的檢修記錄,大修結(jié)束后要有完整的竣工資料,并歸入設(shè)備檔案。公司管理部審核,認定確需外發(fā),上報公司總經(jīng)理室審批;管理部認定無需外發(fā),批轉(zhuǎn)管理處,并注說明。由經(jīng)辦部門填寫“簽定各類合同審批”表,并附合同、及預算,報公司各職能部門流轉(zhuǎn)審核。辦公室憑總經(jīng)理簽字加蓋合同章并存檔,合同生效。第六章 事務管理第一節(jié) 新建物業(yè)接管籌建規(guī)程新接物業(yè)竣工驗收前三個月,公司組建管理處;物業(yè)管理人員根據(jù)工作進展需要,分步到位。業(yè)主入住首日前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公。業(yè)主入住首日7天前,管理處在職能部門的指導下準備入住資料(如《住戶手冊》、《業(yè)主臨時公約》、《入住手續(xù)須知》、《收費一覽表》、上墻《制度》等)。入住時,管理處應進行適當?shù)沫h(huán)境布置。管理處或工作小組與委托方進行物業(yè)交接,其中應包括:業(yè)戶資料、物業(yè)圖紙、現(xiàn)場設(shè)備設(shè)施、前期遺留問題、相關(guān)帳務清算等。管理處按《物業(yè)管理委托合同》的條款和公司的要求制訂前三個月的工作計劃。進駐管理。基本程序與標準:1)投訴登記:不缺項,詳細認真,轉(zhuǎn)呈及時。3)投訴處理: 及時,不刁難,不推諉,做到“事事有著落,件件有回音”。投訴人直接向公司投訴的,職能部門應立即調(diào)查并判斷投訴的有效性,在當日與投訴所涉及的部門(管理處)聯(lián)系。根據(jù)糾正措施應完成的時間,管理部對不合格服務糾正結(jié)果及時進行跟蹤驗證。如個別投訴涉及其他單位,無法及時解決問題,應在24小時內(nèi)與投訴人聯(lián)系,做好解釋工作,同時,盡快與有關(guān)單位聯(lián)系解決問題的措施,并及時將結(jié)果告知投訴人。“投訴處理報告”,“糾正預防措施實施通知單”及“糾正預防措施處理單”的記錄由公司管理部備案存檔。管理處應對下列三類工作進行回訪:1)對報修的回訪。2)對投訴的回訪。3)對意見、建議的回訪?;卦L工作的責任人為管理處經(jīng)理。上門回訪必須有業(yè)戶的簽名,電話回訪不作此項要求,但在回訪記錄表中寫明“電話回訪”。2)對需要進行第二次、第三次甚至更多次回訪的,對第二次以后的不屬于投訴的回訪可視情況采用電話回訪形式。公告應存入回訪檔案。對同一問題多次投訴(指投訴人向不同部門投訴),應作一次記錄。第五節(jié) 管理處對外溝通、協(xié)調(diào)操作規(guī)程目的:規(guī)范管理處與外部相關(guān)組織的溝通、協(xié)調(diào)工作,確保物業(yè)管理工作的順利開展。職責:管理處經(jīng)理負責與以上各外部組織的溝通、協(xié)調(diào),管理處各部門做好配合,并按照本規(guī)程負責實施與對口組織的正常工作往來。2)對外口徑統(tǒng)一,處事謹慎。3)與外部組織來往工作的信函、記錄、決議等,管理處負責歸檔,長期保存。2)準時出席與業(yè)委會的工作例會,視情況列席業(yè)委會(業(yè)主大會)組織的工作會議。3)每年年終應當組織召開工作茶話會,向業(yè)委會作本年度工作匯報和下年度的工作打算。5)對于新的物業(yè)《法規(guī)》頒布、發(fā)生重大事件或變故、有重大活動(如創(chuàng)優(yōu)迎檢等)、公司在進行法律訴訟等情況時,經(jīng)公司批準,應當及時向業(yè)委會通報。對解決不了的問題,應當及時上報公司尋求解決方案。2)準時出席房管辦組織召開的各類會議,及時、認真完成房管辦布置的各項工作任務,積極參加房管部門舉辦的行風評議、創(chuàng)優(yōu)達標等各項活動,并力爭取得好成績。居委會(派出所)1)管理處應當每月至少一次與居委干部、社區(qū)民警進行溝通,了解小區(qū)居民情況、社區(qū)建設(shè)要點、治安狀況等,及時采取有效的措施。發(fā)展商(前期)1)如介入前期物業(yè)管理,應每周參加工程例會,了解工程進度及存在的質(zhì)量等方面問題,做好記錄。報告應注意恰當用詞,并報公司職能部門審核,重要問題須經(jīng)總經(jīng)理室審批后方能發(fā)文。3)虛心聽取發(fā)展商的意見,以婉轉(zhuǎn)的口氣提出我們的要求,處理好發(fā)展商、業(yè)主及物業(yè)公司三方關(guān)系,力爭在管理過程中得到發(fā)展商的有力支持與配合。每季至少安排一次與供方單位的工作溝通、協(xié)調(diào)。按程序推薦合格供方,并每年對長期供方進行評審,建立合格供方名錄。 部門 員工姓名 職位 日期 請簽署后交還辦公室。隨著公司的不斷發(fā)展和社會對物業(yè)管理行業(yè)要求的不斷提高,管理處的管理外延不斷擴大,內(nèi)涵不斷深化,管理處的日常運作更須規(guī)范化。本《手冊》參照了公司ISO9001:2000版質(zhì)量文件和公司相關(guān)管理文件,龔柯、吳為民、蘇振分別負責有關(guān)章節(jié)編寫,蘇月珍負責匯審,徐致豐負責修改、審定。上海XX物業(yè)管理有限公司《管理處經(jīng)理操作手冊》編審小組第 38 頁 共 38 頁
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