【正文】 ，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應編一個流水順序號。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。頁號用阿拉伯數(shù)字標識。四、檔案整理的質(zhì)量要求：（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。分類科學。保持文件內(nèi)在聯(lián)系。時間聯(lián)系。分年度時。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。形成的文件可以不分年度。B。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。C。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。要因機關性質(zhì)來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點：一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。如教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么可以把這個先進事跡也做永久。三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。五是本級簡報30年B、會計檔案。（2）會計帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年。基建、科研：永久，設備檔案：長期。F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或檔案根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。(1)采用由檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時用于固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。案卷或文件的裝訂主要是為了固定“件”,使其便于保管和利用。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。（1）單份文件裝訂。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復制件或手抄件為一件(原件在前,復制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在后)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。如申請一項撥款、召開一次會議。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之后，再排下級。同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。不同級別內(nèi)再按時間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。（1）按不同事由形成時間的先后順序排列。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題后按時間排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務工作排在后面。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列a、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。b、一個事由，幾個地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時間排列。c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）——報告——調(diào)查旁證——個人交代材料等順序排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細分，分級排列。密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最后，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。（四）編頁號與蓋歸檔章卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、盒號等必備項。由檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。件號又分為室編件號和館編件號兩種。歸檔文件依排列順序從“1”開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。盒號：檔案盒的排列順序號。機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)或頁號、備注七項。各單位應在檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區(qū)別：一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號，按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。順序號應用阿拉伯數(shù)字從”1”起依次標注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標題可以另外占行書寫。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號必須相連。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。不管是頁數(shù)還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數(shù)。(2)責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。對于領導人講話或以領導人名義發(fā)布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用“（）”標出領導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一并填寫?；麅?、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責任者一律為文件中印章所指的批準單位。文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字?？捎萌啪帉?，文號中的年度要用[]括起，如“X檔發(fā)[2008]10號”。文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如“會議文件之一”或“某刊第幾期”等。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補。填寫題名須注意：a應按文件上的標題填寫，不得隨意更正，但責任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《X委辦政府辦關于加強民生檔案工作的意見》，責任者欄已經(jīng)寫了“XX委辦政府辦”，那么題名欄只需寫“關于加強民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內(nèi)容時，則可省副題名；并列題名在需要時與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應抄錄。會議文件中的領導人講話材料，正、副標題最好錄齊。不能全面揭示文件內(nèi)容時，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，并在新擬或補充題名之外加“[]”號，以區(qū)別于文件原有標題，方便檢索。c永久保存的會議記錄必須擬出每次會議的內(nèi)容，期次、時間，一次會議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。e批復與請示、復函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，本是一份文件的兩個部分，雖然只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標題可以作為副標題另外占行書寫。一般被批準單位這方面材料少可以一人為一件。(5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時的日期。用2行排列如20080802。實在不清楚月日的用4個0代替。(6)備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。其中文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；有重復的文件需在備注中說明；傳真件需在備注中注明；文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；文件秘級應在備注中注明；只有請示沒有批復的，注明缺批復；只有復印件缺原件的，注明缺原件。會議記錄里每次會議的起頁號填寫在備注欄中，方便查閱。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒。應按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。不同機構（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。封面應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“XX教育局”。檔案盒盒脊應根