【正文】 ，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)（填寫在順序號(hào)欄）和頁號(hào)。件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。四、檔案整理的質(zhì)量要求：（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。分類科學(xué)。保持文件內(nèi)在聯(lián)系。時(shí)間聯(lián)系。分年度時(shí)。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。（2）按專門年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門年度組卷。應(yīng)通過對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。形成的文件可以不分年度。B。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。C。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。（1）永久保存的文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。（3）根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。如教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年B、會(huì)計(jì)檔案。（2）會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。（4）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門要求或檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。(1)采用由檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。比如用于裝訂“案卷”的手槍式電鉆、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4個(gè)以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。案卷或文件的裝訂主要是為了固定“件”,使其便于保管和利用。文件的修整,復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對(duì)于小于A4紙型規(guī)格的介紹信等文字材料，應(yīng)將它們粘貼在A4紙上。（1）單份文件裝訂。采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。30年保管的文件用塑料螺釘?shù)刃问窖b訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。裝訂時(shí)文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在后)；正文與補(bǔ)充說明正文的文字、圖表、數(shù)據(jù)等附件為一件(正文在前,附件在后)；原件與復(fù)制件或手抄件為一件(原件在前,復(fù)制件在后)；附件頁數(shù)多，也可各為一件；具有保存價(jià)值的文件處理單（指有領(lǐng)導(dǎo)簽具意見）應(yīng)與正文作為一件，文件處理單在前，文件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后)；外單位的來文與本單位的復(fù)文為一件(復(fù)文在前,來文在后)；本單位向同級(jí)或上級(jí)機(jī)關(guān)的去文與這些機(jī)關(guān)的復(fù)文可以各為一件,但須排列在一起；會(huì)議文件每份文件為一件,會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議記錄為一件,但裝訂時(shí)可以以原來的的本為單位裝訂；報(bào)表、名冊(cè)、圖表、介紹信類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件。（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應(yīng)將“卷”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊。采用三孔一線的方法裝訂，結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。（三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)。一般按級(jí)別、事由，結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。如申請(qǐng)一項(xiàng)撥款、召開一次會(huì)議。上級(jí)來文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，同級(jí)文件排列在本級(jí)文件之后，再排下級(jí)。同一事由的歸檔文件排列內(nèi)容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時(shí)間的先后順序排列或者按文件的重要程度排列。不同級(jí)別內(nèi)再按時(shí)間的先后順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會(huì)議記錄、綜合性會(huì)議材料、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)等順序。（1）按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列。如一個(gè)作者，幾個(gè)問題的文件，就先按問題后按時(shí)間排列。即將主要職能活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。（3）按事由具有的共同屬性分別集中排列a、一個(gè)事由，幾個(gè)作者，可先按作者，再按時(shí)間排列。b、一個(gè)事由，幾個(gè)地區(qū)，可先按地區(qū)，再按時(shí)間排列。c、非訴訟案件材料，按決定（或批復(fù)）——報(bào)告——調(diào)查旁證——個(gè)人交代材料等順序排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區(qū)等，則可層層細(xì)分，分級(jí)排列。密不可分的文件應(yīng)依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據(jù)性材料在后對(duì)具有保存價(jià)值，但因特殊原因未及時(shí)歸檔的零散件，可采用將其排在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一期限的最后，或與相關(guān)的某件歸檔文件裝訂成一件，并在文件條目備注欄和備考表中加以說明。（四）編頁號(hào)與蓋歸檔章卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個(gè)號(hào)，即頁號(hào)。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。蓋章要求：歸檔章一般采用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關(guān)項(xiàng)目。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、頁數(shù)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。由檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。直接標(biāo)明“永久”，“30年（2008年以前為長(zhǎng)期）”，“10年（2008年以前為短期）”。件號(hào)又分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。歸檔文件依排列順序從“1”開始逐件編號(hào)，永久,30年,10年分別編順序號(hào)。盒號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)。機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。目錄項(xiàng)目包括件號(hào)或順序號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)或頁號(hào)、備注七項(xiàng)。各單位應(yīng)在檔案局統(tǒng)一購置，不能用白紙印。應(yīng)使用耐久的書寫材料進(jìn)行填寫，且字跡必須工整，美觀。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應(yīng)根據(jù)分類方案作目錄匯編裝訂成冊(cè)，以便查找和向檔案館移交之用。(1)卷內(nèi)文件目錄和歸檔文件目錄的兩個(gè)區(qū)別：一是卷內(nèi)文件目錄第一欄是順序號(hào)，卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫序號(hào)，按照文件的合理排列，要求一份文件對(duì)應(yīng)一條目錄，一條目錄對(duì)應(yīng)一個(gè)順序號(hào)。順序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從”1”起依次標(biāo)注案卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序，第二卷數(shù)字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號(hào)，填寫室編件號(hào)。批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，應(yīng)看作是一份文件的兩個(gè)部分，只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以另外占行書寫。件號(hào)的編寫應(yīng)在同一個(gè)保管期限下、在同一年度內(nèi)從“1”開始逐件流水編制，同一年度內(nèi)盒與盒之間的文件件號(hào)必須相連。每卷檔案都從“1”開始按卷內(nèi)文件排列順序依次編寫。雙面有字的記2面，空白頁不計(jì)數(shù)；來往文書、正本與定稿作為一件時(shí)，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。不管是頁數(shù)還是頁號(hào)，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計(jì)數(shù)。(2)責(zé)任者：是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文填主辦者和“我”（我指立檔單位名稱）。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名，但必須用“（）”標(biāo)出領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)；未署責(zé)任者的文件，編目時(shí)應(yīng)考證清楚一并填寫?；麅?cè)、介紹信、介紹信、報(bào)道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、農(nóng)轉(zhuǎn)非存根的責(zé)任者一律為文件中印章所指的批準(zhǔn)單位。文號(hào)一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)三部分組成，填寫文號(hào)要照實(shí)抄錄，不能隨意刪減、省略、落字?？捎萌啪帉?，文號(hào)中的年度要用[]括起，如“X檔發(fā)[2008]10號(hào)”。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如“會(huì)議文件之一”或“某刊第幾期”等。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。目錄題名中如漏了《》和“”的，要增補(bǔ)。填寫題名須注意：a應(yīng)按文件上的標(biāo)題填寫，不得隨意更正，但責(zé)任者欄填了作者，則可在題名中省略作者，如《X委辦政府辦關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，責(zé)任者欄已經(jīng)寫了“XX委辦政府辦”，那么題名欄只需寫“關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見”；若正題名能反映文件內(nèi)容時(shí)，則可省副題名；并列題名在需要時(shí)與正題名一并抄錄；重要的附件題名也應(yīng)抄錄。會(huì)議文件中的領(lǐng)導(dǎo)人講話材料，正、副標(biāo)題最好錄齊。不能全面揭示文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并在新擬或補(bǔ)充題名之外加“[]”號(hào)，以區(qū)別于文件原有標(biāo)題，方便檢索。c永久保存的會(huì)議記錄必須擬出每次會(huì)議的內(nèi)容，期次、時(shí)間，一次會(huì)議做為一件，但可以按原狀以本為裝訂單位。e批復(fù)與請(qǐng)示、復(fù)函與發(fā)函、正件與附件、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)和被批轉(zhuǎn)或被轉(zhuǎn)發(fā)件，本是一份文件的兩個(gè)部分，雖然只編一個(gè)件號(hào)；但請(qǐng)示、來函、附件、被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題可以作為副標(biāo)題另外占行書寫。一般被批準(zhǔn)單位這方面材料少可以一人為一件。(5)日期：目錄日期必須是印章所蓋處或文件形成時(shí)的日期。用2行排列如20080802。實(shí)在不清楚月日的用4個(gè)0代替。(6)備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。其中文件中的漏頁、跳頁和作廢頁次，需在備注中注明；有重復(fù)的文件需在備注中說明；傳真件需在備注中注明；文件有破損，影響了文件內(nèi)容的需在備注中注明；文件秘級(jí)應(yīng)在備注中注明；只有請(qǐng)示沒有批復(fù)的，注明缺批復(fù)；只有復(fù)印件缺原件的，注明缺原件。會(huì)議記錄里每次會(huì)議的起頁號(hào)填寫在備注欄中，方便查閱。歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。不同機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三種。檔案盒可豎式擺放，也可橫式擺放。封面應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（即立檔單位名稱），如“XX教育局”。檔案盒盒脊應(yīng)根