【正文】 要寫“對”例：關(guān)于對同志的通報(bào) “關(guān)于”不能和“對”同時(shí)出現(xiàn)對：專指對象 關(guān)于：大范圍的“單位對進(jìn)行審計(jì)的通知”不能寫成“單位關(guān)于對進(jìn)行審計(jì)的通知”C結(jié)構(gòu)完整。D標(biāo)題排列。分行時(shí)注意結(jié)構(gòu)完整，詞意完整，例：不能上一行寫“關(guān)”下一行寫“于”通知的標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)/批轉(zhuǎn)/印發(fā)（發(fā)布）＋原文件標(biāo)題＋文種（通知）轉(zhuǎn)發(fā)中的“四個(gè)省略”，即在轉(zhuǎn)發(fā)中可酌情省略介詞關(guān)于、助詞的、書名號(hào)、通知。特殊情況可以直接寫轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題。例：某省人民政府要用通知轉(zhuǎn)發(fā)《國務(wù)院關(guān)于開展全國第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》時(shí)，其標(biāo)題應(yīng)為《XX省人民政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知》，不是《XX省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于開展第三產(chǎn)業(yè)普查工作的通知的通知》。請示公文只報(bào)送一個(gè)單位。不是領(lǐng)導(dǎo)人特別交辦的，不要報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)人。這樣易導(dǎo)致文件漏登記或丟失。不要寫“各有關(guān)單位”，部署任務(wù)一定要把對誰寫清。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。表示公文正式確立的時(shí)間。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。確定成文日期的依據(jù)：（1）領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期。（3）電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。黨的系統(tǒng)對成文日期沒有嚴(yán)格的要求。（1）印章。印章：除會(huì)議紀(jì)要、電報(bào)外，都要蓋印章。（2）印章專人保管，明確交接。（4）蓋印要清晰規(guī)范。上面距正文約2－4mm。（2）印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。當(dāng)排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)調(diào)整行距解決，不能采取標(biāo)識(shí)“此而無正文”的方法解決。領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文稿紙上簽字叫簽發(fā)。注意：只有正職領(lǐng)導(dǎo)人可以簽署，副職不能簽署。只要是公文就應(yīng)該標(biāo)注主題詞。定稿與印制本是同等重要的，甚至定稿只有一份。能做主題詞的只有名詞，不能用形容詞或動(dòng)詞做主題詞。主題詞不要選多義詞（一詞多義），出現(xiàn)一詞多義時(shí)要用規(guī)范詞。如果用到譯名時(shí)，應(yīng)同新華社的叫法。數(shù)量：加上類別詞不要超過六個(gè)順序：先標(biāo)類別詞（文件所屬大類），再標(biāo)類屬詞（反映文件內(nèi)容的詞），最后標(biāo)反映文件形式的詞（文種）文件內(nèi)容：主體因素、通用因素、時(shí)間因素、位置因素。抄送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)：需要了解公文機(jī)關(guān)，必要時(shí)給予配合的單位，不負(fù)責(zé)辦理答復(fù)公文。如醫(yī)院下發(fā)文件應(yīng)抄送給衛(wèi)生局。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙層領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)，如有必要應(yīng)把文件抄送給下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。公文內(nèi)容涉及到有關(guān)機(jī)關(guān)職能配合時(shí)，應(yīng)抄送有關(guān)機(jī)關(guān)。外單位抄送來的公文，不要轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送。印發(fā)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)有合稿的責(zé)任，哪天付印哪天就是印發(fā)日期。請示的結(jié)構(gòu)（1）標(biāo)題。主送機(jī)關(guān)：報(bào)送一個(gè)機(jī)關(guān)，不送給領(lǐng)導(dǎo)人。三部分：請示理由、請示事項(xiàng)、行文的具體要求。請示事項(xiàng)：就是請示什么，注意一定要事前請示；一文一事；對所請示問題要預(yù)先提出議案、解決問題辦法；所請示問題一定要屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的確實(shí)無力或無權(quán)解決的事情；內(nèi)容要明確具體。維護(hù)請示內(nèi)容的合理性和真實(shí)性。真實(shí)性即維護(hù)請示事實(shí)的全面真實(shí)?？梢杂迷黾痈郊霓k法使請示本身寫的簡明扼要。寫請示時(shí)語言要樸實(shí)、明白，盡量不要用形容詞。（2）只報(bào)送一個(gè)單位。（4）聯(lián)合上報(bào)的請示必須協(xié)商一致，會(huì)簽手續(xù)齊備（如兩個(gè)院長都要在發(fā)文稿紙上簽字）。（6）上報(bào)請示應(yīng)在簽發(fā)人之外還注明聯(lián)系人、聯(lián)系電話。（二）會(huì)議紀(jì)要1987年出臺(tái)的文種，概念：用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和既定事項(xiàng)特點(diǎn)：會(huì)議紀(jì)要不加蓋公章。會(huì)議紀(jì)要是原始素材，不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，而會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查。憑證性、協(xié)議性、信息交流性。會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)標(biāo)題：會(huì)議名稱＋文種成文日期：標(biāo)題右下方正文：會(huì)議的基本情況例會(huì)寫法：主采用條款式寫法，分條例項(xiàng)紀(jì)要不寫缺席人、記錄人，主持人、參加人、列席人不但要寫姓名，還要寫職務(wù)，注意人名排序。（1）為什么召開？（2）會(huì)議名稱。（4）議題，并對會(huì)議成果進(jìn)行簡要評(píng)價(jià)。記錄重點(diǎn)：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)講話，大會(huì)的發(fā)言，例會(huì)依靠會(huì)議記錄。特別重要的會(huì)議紀(jì)要要經(jīng)與會(huì)者討論并取得認(rèn)可。會(huì)議紀(jì)要可先寫背景再寫結(jié)論，也可以反過來，但不可以安全按照會(huì)議程序來寫?？砂褧?huì)議決定事項(xiàng)分成幾個(gè)問題，每個(gè)問題用小標(biāo)題區(qū)分開。如：會(huì)議聽取了同志關(guān)于的報(bào)告，經(jīng)討論決定……會(huì)議聽取了同志關(guān)于的報(bào)告，指出，會(huì)議決定……例會(huì)紀(jì)要不要寫得過長。依據(jù)、按照、依照、遵照、根據(jù)，用這種詞時(shí)先引標(biāo)題再引發(fā)文字號(hào)。悉 指導(dǎo)性：收悉、敬悉、謹(jǐn)悉致意性：欣悉、驚悉、電悉、獲悉表示置發(fā)文種目的：為、為了置發(fā)文件的理由：由于、鑒于、茲因（三）承轉(zhuǎn)詞：承接上文轉(zhuǎn)入下文據(jù)此、為此、故此、鑒此。特此報(bào)告 特此函告 特此函復(fù) 特此通知此據(jù) 謹(jǐn)此此致（不是行禮的意思，不必再加敬禮）表示希望和要求的結(jié)尾詞為盼（上行文），為荷（平行文）荷代表感激、感謝，為要（下行文）致意性結(jié)尾詞謝謝合作、致以敬禮、謹(jǐn)致謝意（港臺(tái)用法）順致最良好的祝愿、致以誠摯的問候值此 按第二篇：公文寫作注意事項(xiàng)公文寫作注意事項(xiàng)一、文種使用不當(dāng)有的公文作者不了解或不會(huì)正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、批示函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。據(jù)此，須精心制作。結(jié)合具體病例分析如下：語句不合語法規(guī)范 例***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻(xiàn)的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。例***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。例***高校關(guān)于認(rèn)真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。以標(biāo)題中四個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機(jī)關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補(bǔ)上。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進(jìn)一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個(gè)動(dòng)詞與之搭配，因?yàn)椤罢摺敝荒苁秦瀼貓?zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。例4的標(biāo)題有多項(xiàng)錯(cuò)誤：動(dòng)賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。例5缺賓語。請示、函、報(bào)告三者混淆例***關(guān)于申請解決更換一臺(tái)鍋爐并大修一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。例***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。正確的作法應(yīng)是將“報(bào)告”兩字替換為“請示”。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。例3的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級(jí)主管部門請求解決經(jīng)費(fèi)的問題。此文是屬于請示性公文，“報(bào)告”兩字應(yīng)改為“請示”。規(guī)定為： 第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。三、行文規(guī)則混亂（一）越級(jí)行文。（三）請示一文多事。四、提法不當(dāng)有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。二是排名次序混亂。六、時(shí)間表述含糊(一)用時(shí)間代名詞而不用具體日期。(三)年份不使用公元紀(jì)年。(二)生造詞語。(四)濫用模糊詞語。（二）成分多余。（四）語序不當(dāng)。（搭配不當(dāng)）根據(jù)“三個(gè)代表”的要求，大力推進(jìn)技術(shù)革新，完善了內(nèi)部機(jī)制。（自相矛盾）這個(gè)文化站已成為教育和幫助后進(jìn)青年，挽救和培養(yǎng)失足青年的場所，多次受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)表彰。（兩面對一面）這個(gè)經(jīng)驗(yàn)值得文秘人員和秘書們的重視。要求各鄉(xiāng)鄉(xiāng)長本月15日前來縣政府招待所參加會(huì)議。（主客倒置）要提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷地提高師資水平和教學(xué)設(shè)備。1振興鞋廠生產(chǎn)的拖鞋由宏遠(yuǎn)外貿(mào)公司收購10萬雙皮鞋由百貨公司收購。”1合同中的“大樹”、“小樹”問題1某省漲工資的文件中約定漲工資條件是“工齡較長的；工資較低的；貢獻(xiàn)較大的”八、語言、語氣與文種不符一般說，上行文——尊重、請求、誠懇、實(shí)在下行文——莊重嚴(yán)肅、語氣嚴(yán)厲、沒有商量、毋庸質(zhì)疑平行文——態(tài)度誠摯、平等商洽、謙恭有禮九、數(shù)字使用不統(tǒng)一公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：（一）數(shù)字概念不清楚。（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。每頁22行，每行28個(gè)字。（即第一層次序號(hào)，正文的一級(jí)標(biāo)題），使用3號(hào)黑體；，使用3號(hào)楷體加粗； ，使用3號(hào)仿宋體加粗； 。“一、”必須單獨(dú)列行，句末不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！?.”一般不單獨(dú)列行（用法參見第四、第五層次序號(hào)的使用）。、第五層次序號(hào)“（1）”和“①”一般放在段落前，不獨(dú)占一行。如果沒有本段標(biāo)題，則序號(hào)之后直接寫正文。比如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《中華人民共國國家通用語言文字法》的通知”中的《中華人民共國國家通用語言文字法》就用書名號(hào)。當(dāng)然，在公文處理的實(shí)際中，頓號(hào)、書名號(hào)、括號(hào)和引號(hào)是公文標(biāo)題中出現(xiàn)比較頻繁的，有時(shí)候不好避免，這就需要具體情況具體分析了。（1）并列連用書名號(hào)（或雙引號(hào)）間一般不加頓號(hào)①并列連用的書名號(hào)（或雙引號(hào)）間是否加頓號(hào)，目前尚存在爭議，但絕大部分專家認(rèn)為，如果書名號(hào)（或雙引號(hào)）的并列關(guān)系清楚，不會(huì)造成歧義，則不用加頓號(hào)。（2）連接號(hào)和破折號(hào)①連接漢字名詞或地點(diǎn)名詞，用“—”。③文中如果強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間起止概念，則用波浪線“～”。（破折號(hào)一般在插入菜單的“符號(hào)”處進(jìn)入“特殊字符”，選擇兩次“長劃線”即可）（3）相鄰兩個(gè)數(shù)字間的頓號(hào)①相鄰的兩個(gè)數(shù)字表示概數(shù)，要用漢字?jǐn)?shù)碼，中間也不要加頓號(hào)。（五）其他。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。（二）特點(diǎn)（1）法定的作者：只有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)力和擔(dān)負(fù)義務(wù)的組織或其法定代表人才能充當(dāng)公文的作者。（3）法定的文種：《條例》、《辦法》等有關(guān)規(guī)章對公文文種的涵義、使用范圍都有相應(yīng)的規(guī)定，要按照規(guī)定選用文種。（5）法定的格式：《條例》、《辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》都對公文的版式和公文體式作了明確規(guī)定，公文體式的規(guī)范化，— 1 — 有利保證公文的特定效力。（三）作用工具和手段。公文處理關(guān)系政令暢通、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的權(quán)威和形象、關(guān)系機(jī)關(guān)（單位）的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、關(guān)系作風(fēng)建設(shè)。此外，成都增加了辦法、細(xì)則）。 用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排。 用于對重要問題提出見解和處理辦法。 用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情— 2 — 況。 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。 用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請示。 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 用于記載會(huì)議主