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正文內(nèi)容

秘書工作,會議接待[大全]-在線瀏覽

2024-10-13 19:45本頁面
  

【正文】 購、娛安排事宜日程安排、房餐車導游等安排。1代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。2會議資料、領(lǐng)導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。2歡送代表工作。二會議接待方案的基本內(nèi)容1接待對象和接待緣由。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。2接待方針。接待方針應當根據(jù)會議 目標和會議領(lǐng)導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時主辦方出面的人員的 身份以及主辦方安排的食宿標準等。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務、返離送別等方面。寫明各項接待活動的日程安排。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。7接待經(jīng)費。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。三、【會議接待標準參考】1會議酒店范圍二星級酒店★★ 三星級酒店★★★四星級酒店★ ★★★,五星級酒店★★★★★2會議室范圍根據(jù)需要可提供5人至1000人的會議室或報告大廳。4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代 等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。6會議票務免費代訂往返程飛機票代訂返程火車臥鋪票。8會議娛樂及活動協(xié)助會議期間的各項娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議9會議禮品向開會客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導游或優(yōu)秀外語導游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作。會議接待禮儀根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同 對會議的組織方法禮儀要求也不同。●根據(jù)會議規(guī)模確定接待規(guī)格。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱會議的時間、地點、會議主題以及 會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。對于外地的會議參加者還 要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排它是人們了解會議情況的重要依 據(jù)。它可以隨會議通知一起發(fā)放。選擇會場要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。會場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數(shù)過多擠在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根本無法把會開好?!钡诙暗攸c要合理。超過一天的會議應盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”。第四要有停車場。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。門口張貼歡迎和慶祝標語。桌面上如需擺放茶杯、飲料應擦洗干凈擺放美觀、統(tǒng)一。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。座次安排應注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。②口字型。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列?!駵蕚鋾h資料。會議前的接待禮儀。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救?!裉崆斑M入接待崗位。一般的接待工 作分以下幾個崗位。設一張簽字臺配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔。向客人遞鋼筆時應脫下筆套筆尖對自己發(fā)放資料應禮貌地雙手遞上。②引座。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。③接待。會議中的服務禮儀會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。如果操作不慎出了差錯應不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。這就要求各個工作 人員“嚴陣以待”做好各項準備工作。這是音響應立即播放出國歌。為使會場上的活動有條不紊必要時應將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓練避免會場上出現(xiàn)混亂。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。會議進行之中就應為會后服務做好準備。另外會后的用車也應在會議結(jié) 束前妥善安排?!窠M織活動會議結(jié)束后有時還會安排一些活動。●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。②整理會議紀要。④主卷歸檔。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會與會人員留下良好的印象。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌男職工胡須應修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。工作時間不能當眾化裝。接待時注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。行走步伐有力步幅適當節(jié)奏適宜。與領(lǐng)導、客人交談時要神態(tài)專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。配合主辦方會務組協(xié)調(diào)會務組與代表之間、酒店之間的相關(guān)事宜,妥善解決各類問題。會議廳會前準備好會議所需的所有培訓設備,精選安靜、舒適、明亮的會議室,特別是在音響效果上的質(zhì)感要求,我們將盡善盡美的為您安排,充分讓會代表感覺到與會所值。根據(jù)我們此次會議300人的參與人數(shù)和國家會議中心這種大型的會議場所以及“電子商務會議”這個主題,我們決定采取雞尾酒會式桌形擺設。在車輛交通服務上但凡在一個地區(qū)舉辦會議,肯定需要協(xié)調(diào)交通的問題,無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅游期間需要的旅游用車服務,還是外出用餐的用車安排,都離不開車輛的運輸需求,特別在北京,酒店和會場之間的交通就是一大難題,所以就更加突出了會間用車的重要性。又根據(jù)我們300人的參會人數(shù)。會議票務我公司有專業(yè)訂票員,免費代訂各大航空公司及相應各大航線優(yōu)惠折扣機票;和代訂全國各地返程火車硬(座)臥鋪車票。資料運輸:宣
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