【正文】 突。 3） 按會議洽談紀(jì)要的格式記錄客人會議行程活 動。 2） 與客人確認(rèn)以上價格。 2） 如是大型會議，還要與會務(wù)人員確認(rèn)是否需 汽球、汽模、彩旗等室外布置。 4） 請客人提供需我方制作的文字內(nèi)容，并分項(xiàng)詳細(xì)記錄，盡可能讓客人提供文字稿件 5） 特殊布置請工程部直接參與洽談。 2）請客人簽字確認(rèn)作為合約依據(jù)。 向各部通知會議接待計 劃 ? 根據(jù)客戶確認(rèn)的會議計劃制訂會議接待計劃 1） 將客戶確認(rèn)的會議接待計劃，按酒店辦公自 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 6 動化模塊的格式輸入電腦。 3） 對照與客戶確認(rèn)的會議接待計劃，確認(rèn)無誤 后，向各部發(fā)送。 5）環(huán)境布置方面向公關(guān)部開具美工單，落實(shí)計劃。 2） 了解會議計劃有無變化。 客戶會議計劃如有變動，及時在接待計劃通 知中變更 1） 對于客戶會議計劃中變更的內(nèi)容及時在酒店接待計劃通知中變更。 按照計劃通知中各部的行動計劃，與各部確 認(rèn)準(zhǔn)備落實(shí)情況。 2） 記錄會務(wù)人員的電話及提供自己的聯(lián)絡(luò)方式給會務(wù)人員，保持溝通的暢通。 按會議活動日程，在每項(xiàng)活動前 1 小時 — 30分鐘確認(rèn)各項(xiàng)工作已落實(shí)到位。 2） 與大堂副理協(xié)調(diào)，確保 VIP 服務(wù)、會場、用房等確保落實(shí)。 4） 將大堂副理、餐飲部等介紹給會務(wù)人員。并同時電話通知相關(guān)部門。 3） 跟蹤檢查變更后行動計劃的落實(shí)。 如在會議召開前一周尚未接到會議通知單，則與電腦中輸入的聯(lián)系人聯(lián)系，確認(rèn)會議是否在店召開。 在會議召開前一天，對照會議通知單，核對電腦中的分房。 會議意見的收集與反 饋 ? 會議結(jié)束后請會務(wù)人員填寫意見反饋表 1） 會議結(jié)束后，務(wù)必要征詢會務(wù)人員及參會人 員對酒店的意見反饋表。 3） 盡可能多征詢幾個會務(wù)人員或參會人員的意見，注明提供意見人員姓名、聯(lián)絡(luò)方式，如可能請客人簽字。 5） 一些重要反饋意見必須立即反饋部門，以便快中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 8 速對賓客進(jìn)行反饋。 7） 將反饋的內(nèi)容收集入一周賓客意見反饋中上報相關(guān)行政管理部門、駐店經(jīng)理、營業(yè)總經(jīng)理室。 根據(jù)稿件應(yīng)標(biāo)明會議活動名稱、使用起訖時間、放置地點(diǎn)等內(nèi)容。 按確認(rèn)后的內(nèi)容按時完成制作。 打印稿完成后需對照稿件再次進(jìn)行審核。 指示牌制作 完畢后通知前廳禮賓進(jìn)行安裝與擺放到位。 移動背景會標(biāo)或在固定背景處需特殊安裝工作的會標(biāo)，通知工程部將支架布幅安裝到位，應(yīng)明確安放位置、形式，布幅必須干凈、整齊無破損。 1通知刻字商按時將背景安裝到位。 與工程部的合作 會議支架（含布幅）、橫幅及會議有關(guān)高空固定大型物件的布置，需提前一天通過電子郵件通知工程部，通知應(yīng)包括工作項(xiàng)目名稱、地點(diǎn)、完成時間等內(nèi)容。 通知工程部按時完成的項(xiàng)目，應(yīng)檢查確認(rèn)按要求到位。確保 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 10 按要求時間完成。 確認(rèn)文字內(nèi)容無差錯。 確認(rèn)大小比例無差錯。 確認(rèn)固定后比例與環(huán)境協(xié)調(diào)、美觀。 會標(biāo)的收費(fèi) 使用房間的會 議收費(fèi)，制作完畢后開具雜項(xiàng)收費(fèi)單總臺，統(tǒng)一向會議客戶收費(fèi)。 標(biāo)明使用地點(diǎn)、時間、會標(biāo)名稱及價格。 審核會議特殊布置 審核會議客戶特殊布置方案，按照酒店規(guī)定確認(rèn)有無違反酒店規(guī)定的事項(xiàng) 1） 有無不利酒店形象的內(nèi)容或布置方式。 3） 有無會造成酒店設(shè)施損壞或不利于清潔留下后遺癥的布置形式。 如有以上因素的應(yīng)予以明確否定或向部門提出意見。 確認(rèn)最后與客戶協(xié)商后的方案。 大堂副理查看會議通知單，是否有特殊要求，如有，應(yīng)提前準(zhǔn)備。 大堂副理通知好客房中心查看房間做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。 會議入住當(dāng)天 總臺需知曉用餐地點(diǎn)及相關(guān)情況。 大堂副理 VIP 或特殊要求及特殊付款的相關(guān)情 況要了解清楚。 大堂副理了解會議團(tuán)隊(duì)一天活動情況。 大堂副理提前檢查，確保每一項(xiàng)工作都已完成。 大堂副理了解客人確切的抵店時間、人數(shù)、用房數(shù)。 總臺下午根據(jù)客房中心釋放、房數(shù)控制鎖房。 （二）、迎候 VIP 客人 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 聯(lián)系禮賓部和公司相關(guān)聯(lián)系人 大堂副理確認(rèn)重要客人抵店的時間。 按照具體抵達(dá)時間，提前 10 分鐘站立在大堂外等候 ? 大堂副理需將準(zhǔn)備好的歡迎夾持在手中，如： 登記單、房卡、房間鑰匙、歡 迎信、筆和客人的留言。 VIP 客人抵達(dá)酒店 當(dāng)客人抵達(dá)時大堂副理應(yīng)先用目光與客人接觸，然后微笑著問候客人，說：“你好！ Mr/,歡迎您光臨明日大酒店?！蓖瑫r，應(yīng)主動與客人握手問候（如果客人不是反對的話）?！比绻锌偨?jīng)理或其他經(jīng)理在周圍，你可以介紹給客人，說：“這是我們酒店的總經(jīng)理 ,”并將客人介紹給總經(jīng) 理。 大堂副理介紹留言系統(tǒng)。 大堂副理介紹電視節(jié)目。 將酒店內(nèi)其他服務(wù)項(xiàng)目和設(shè)施介紹給客人 大堂副理介紹，如 :”我們有中餐廳 ,早茶餐廳等 ,是否幫您訂位子 ?” 大堂副理介紹 “我們有 24 小時的洗衣服務(wù) , 隨時為您服務(wù)。 ” 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 13 祝賀客人 介紹完畢后 , 應(yīng)有禮貌的祝賀客人居住愉快， 說 :”MR./,我是 XX, 如您需要服務(wù) ,敬請吩咐 , 我們將很樂意為您服務(wù) , 祝您居住愉快。 大堂副理向客人介紹酒店各營業(yè)場所和營業(yè)時間，如客人需要，可為客人預(yù)訂。 大堂副理進(jìn)入電梯或房間時，應(yīng)讓客人在前面，但需提前為客人開門。 進(jìn)入房間介紹 大堂副理插入鑰匙為客人打開房門使用安全門吸使門保持開啟狀態(tài)。 大堂副理介紹房內(nèi)設(shè)施。 房內(nèi)登記 大堂副理拉出椅子，讓客人入座。 大堂副理讓客人填寫或幫助客人填寫相關(guān)項(xiàng)目。 大堂副理與客人確認(rèn)付款方式，并記錄在登記單上。 ” （四）、會議指示牌安排 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 查詢隔天入住的會議 禮賓部每天上午查詢第二天到店的會議情況；如有會議撐牌和橫幅要求的，應(yīng)及時聯(lián)系美工、預(yù)訂。 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 14 大堂副理提前檢查核實(shí)，確保每一項(xiàng)工作都已完成。 禮賓部了解客人確切的抵店時間、人數(shù)、用房數(shù)。 大堂副理將按照會議通知單要求對于準(zhǔn)備工作提前檢查完畢。 3．會議入住期間 與會議專職跟蹤人員密切聯(lián)系，根據(jù)客人的要求和變化，不斷更改并落實(shí)。 總臺每天與會務(wù)組確認(rèn)用房數(shù)目。 禮賓部夜班核對數(shù)目并做好記錄。 中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 15 三、餐飲部： ? 會議服務(wù) （一） 會議前期服務(wù)： 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 簽到臺的服務(wù) 根據(jù)會議訂單，提前四小時將簽到臺布置到位。 簽到處指示牌干凈無手印。 會議席位卡的服務(wù) ? 根據(jù)會議通知單，將客人提供的名單按客人的要求打印后，放入塑料三角牌內(nèi)，上桌前檢查正反兩面是否一致。 如客人自帶會議資料，則將筆置于信簽的第一頁上偏右，筆的末端與 信簽底部平齊。 會場白板、紙板夾的服務(wù) ? 會場內(nèi)提供白板一塊（配白板筆一支，白板 刷一個）、紙板夾一塊（油性筆一支，白板紙張 5元 /張）。 會議室的鮮花與綠化布置 ? 根據(jù)會議單的要求，布置好會場內(nèi)四周的花草，主席臺、講臺上的鮮花要提前讓房務(wù)部來布置，會議組負(fù)責(zé)驗(yàn)收。根據(jù)客人要求的會議形式及人數(shù)擺放會議桌，鋪上臺布，圍好臺圍，并檢查是否清潔挺括無破損。 擺放茶杯，茶杯放于席位正前方距上臺沿 2cm，柄一律向右，茶杯下面放上杯墊。 擺放信簽、筆，信簽放于席位的正中方，與茶杯距離 1cm，與沿的距離為 2cm，筆斜置于信簽中國管理資訊網(wǎng) 中國管理資訊網(wǎng) 16 的第一頁上，如客人自帶會議資料，則將筆置于信簽的第一頁上偏右，筆的末端與信簽底部平齊。 待臺面上所有用具擺放完，應(yīng)再次整理檢查臺面，調(diào)整椅子，每張椅子拉出距離為每個