時(shí)間管理計(jì)劃與合理安排-在線瀏覽
2025-02-19 12:03本頁(yè)面
【正文】 ?緊急：立即處理 ?不緊急：待處理 ?只擺放目前手頭需要處理的文件 ?每天都清理，扔掉／存檔已處理文件 ?方法：及時(shí)處理，一次完成 工作簡(jiǎn)化法 崔 西 定 律 ?任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目的平方成正比 ； ?簡(jiǎn)化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡(jiǎn)化，愈不會(huì)出問題。 授 權(quán) 授 權(quán) 分 析 不應(yīng)授權(quán) (自己做 ) 可以授權(quán) (可做可不做 ) 應(yīng)該授權(quán) (不應(yīng)做 ,因某原因無法讓下屬做 ) 必須授權(quán) (無論如何 不要做 ) 未授權(quán)原因 件數(shù) 比重 授權(quán)程度 工作事項(xiàng) 下屬?zèng)]你做得好不代表永遠(yuǎn)沒你做得好 可以授權(quán)一定要授權(quán)，這樣才能騰出更多 時(shí)間做更重要的事情 授權(quán)剛開始會(huì)花費(fèi)你較多時(shí)間 ,但下屬一旦 勝任 ,你就會(huì)節(jié)省很多時(shí)間 做那些應(yīng)該授權(quán)下屬去做的事情很可笑 ,意 味著你在花時(shí)間做下屬的事 要有一套用以監(jiān)督和管理授權(quán)的制度 . 你選擇的人務(wù)必是心甘情愿 ,并且有能力 . 教育部屬、指導(dǎo)部屬使他們有成長(zhǎng)的機(jī)會(huì) . 確定他們有必要的工具和支援供給 ,以便 完成工作 . 鼓舞部屬 ,促使部屬保持積極與熱誠(chéng)的態(tài)度 . 授權(quán)意味著不僅要分配不好干的事 ,也要分 配容易做的事 . 不能把自己難以勝任的工作轉(zhuǎn)交給別人 . 授權(quán)時(shí)應(yīng)注意 有效地溝通 做好溝通前的準(zhǔn)備 確認(rèn)對(duì)方的需求 正確闡述自己的觀點(diǎn) 恰當(dāng)處理對(duì)方的異議 達(dá)成一致協(xié)議 雙方共同實(shí)施 創(chuàng)造時(shí)間第五招： 應(yīng) 付 “時(shí)間殺手” 如何有效進(jìn)行會(huì)議 ? ? 沒必要不開會(huì) ? 電話會(huì)議 ? 明確目的 ? 必要的人參加、準(zhǔn)時(shí) ? 用日程安排，緊扣主題 ? 控制討論及進(jìn)程 ? 結(jié)論簡(jiǎn)單明了，措施可行 ? 書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng) 會(huì)議分析 日 期 會(huì)議 主題 會(huì)議 內(nèi)容 計(jì)劃 用時(shí) 實(shí)際 用時(shí) 原因 分析 會(huì)議必要性評(píng)估 必須的 目的 明確 目的不明確 可不 開的 嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律 . 自行主持召開的會(huì)議主要有 部門例會(huì) 專 題討論會(huì) 等 ,自己可以決定的會(huì)議 ,要事先 評(píng)估開會(huì)的必要性 . 主管用于開會(huì)的時(shí)間約占工作時(shí)間的 20%, 如何用好時(shí)間很關(guān)鍵 . 養(yǎng)成以簡(jiǎn)明書面形式而非簡(jiǎn)單口頭通知開會(huì) 即使只有幾個(gè)人或十幾個(gè)人 . 參加別人召集的會(huì)議 ,可請(qǐng)求召集人確定會(huì) 議規(guī)則 ,以免浪費(fèi)時(shí)間 . 有效地打電話 ? 像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話 . ? 集中打電話 .如果一個(gè)號(hào)碼占線 ,試完其他號(hào)碼再重?fù)?. ? 按照一定的優(yōu)先順序打電話 . ? 掌握并主導(dǎo)交談 . ? 簡(jiǎn)短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間 . 有效地接聽電話 ? 讓秘書先處理 ,減少不重要的電話. ? 詢問需要多長(zhǎng)時(shí)間 . ? 轉(zhuǎn)給可以處理的人 . ? 集中精力 ,有效聆聽 . ? 控制接聽時(shí)間 . ? 留言電話 . 結(jié)束電話 ? 在我走之前 ,還有什么需要討論的嗎 ? ? 我有一個(gè)電話要接 ,以后再回電給你行嗎 ? ? 進(jìn)一步的問題可以下次再談 . ? 我得去開會(huì)了 ,老板在等我呢 . ? 我得走了 ,同事正招呼我呢 . 如何應(yīng)付不速之客 ? ? 秘書安排 ? 選擇到對(duì)方辦公室 ? 不要坐下 ? 事先說明 ? 婉拒 ? 正在開會(huì) ,謝絕打擾 會(huì) 見 分 析 會(huì)見分類 會(huì)見人 計(jì)劃會(huì)見時(shí)間 實(shí)際會(huì)見時(shí)間 延誤時(shí)間 原因分析 每日必須 會(huì)見的人 經(jīng)常要見但 不是每日必須 不定時(shí)但必須經(jīng)常會(huì)見的人 會(huì)見不經(jīng)常 往來的人 不速之客 會(huì)見前或會(huì)見開始時(shí)，約定會(huì)見所用時(shí)間 事先約定會(huì)見的具體目標(biāo) 不良會(huì)見容易打亂其他時(shí)間安排 ,要堅(jiān)決 克服 學(xué)會(huì)對(duì)付無故拖延 養(yǎng)成善用時(shí)間的良好習(xí)慣 —— 明白自己將要做什么 . —— 時(shí)間是財(cái)富 . —— 懂得做先做的事 . —— 今天能做的事今天做 ,并讓您的下屬也知道您的習(xí)慣 . —— 懂得關(guān)門做事 . —— 讓他們知道什么時(shí)候該做什么和不做的后果 ,根本不需要您的催促 . —— 實(shí)際上下屬可以幫您處理許多煩瑣事務(wù) ,花很多時(shí)間處理小事情是非常不明智的 . —— 做事情看效果 ,而不一定看是否所有的程序都走到 . —— 這樣的事應(yīng)該總結(jié)一下 ,看看能不能程序化 ,或者把引起這種事情的原因杜絕掉 . —— 一個(gè)人難免會(huì)有等人、等車、買菜等的時(shí)候 ,利用這些時(shí)間來整理思路或看書等 . —— 如邊看電視邊整理內(nèi)務(wù) . 不 —— 無謂的應(yīng)酬可能浪費(fèi)您大量的時(shí)間 . —— 利用電腦可以使您高效得到所需的信息、或減少重復(fù)的文字工作 ,利用記事本、通訊錄、臺(tái)歷等有助于您有計(jì)劃地利用時(shí)間 . 創(chuàng)造時(shí)間第六招： 與 拖 延 決
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