【正文】 件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。 第二條 本規(guī)定適用于公司各部門。 第四條 公文管理在公司分管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任、秘書、文書和檔案管理員負(fù)責(zé)，對上級公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內(nèi)部公文的起草、核對、簽發(fā)、歸檔進(jìn)行管理，相關(guān)部門要密切配合。 第六條 對于急件、急電，或是無法及時(shí)請示辦公室主任批辦的特殊情況下，文秘可視情況直接 送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門處理，再另行匯報(bào)。一般的函件，可由辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理。 第九條 凡是寫給“通洲集團(tuán)公司”且沒有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書拆閱。 第十條 要符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)和上級的有關(guān)辦法等。 第十一條 情況要確實(shí)，觀 點(diǎn)要明確，文字要簡練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡短。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要用簡稱。 第十四條 注意數(shù)字的寫法，正式的文件中除文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號專用術(shù)語和百分比等必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，其他均用漢字書寫。分送要填寫文件收發(fā)登記表。如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要內(nèi)容或是原則性問題，則應(yīng)退回起草部門修改。 第十八條 重大決策、規(guī)章制度、 人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、以及其他重要公文，由董事長簽發(fā)。 第十九條 簽發(fā)的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。 第二十條 每年總結(jié)完畢后，將一年來形成的文書，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類、組卷歸檔，并確定保存期限。 第二十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)議、意向書等；公司內(nèi)部獎(jiǎng)懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動(dòng)的簡報(bào)，照片，其他資料；公開媒體上有關(guān)通洲的報(bào)道；《通洲報(bào)》；其他一些有價(jià)值的資料也都需要?dú)w檔管理。 第二十四條 各處室、各單位及各有關(guān)人員，對公文中涉及國家、政 府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密不準(zhǔn)隨便向他人泄露。 第二十六條 所有發(fā)文，文件原稿 (經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 )審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。 第二十七條 公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號： 以公司名義對外發(fā)文，一律晉通焦（年 )號；公司黨委發(fā)文，用晉通黨 (年 )號。 二、公司檔案范圍 公司建檔范圍確立為： 公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 公司股東會、董事會、監(jiān)理會形成的文件材料； 財(cái)務(wù)、會計(jì)及其管理方面的文件材料； 經(jīng)營管理方面的文件材料； 生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料； 產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； 儀器、設(shè)備方面的文件材料； 基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； 教育培訓(xùn)方面的文件材料； 1信息、情報(bào)方面的文件材料； 1黨群（工、青 、婦）組織方面的文件材料； 1其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。 公司檔案還包括聲像資料： 照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說明構(gòu)成； 影片檔案：原版底片、拷貝及文字說明； 錄音檔案：唱片、錄音帶； 錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。由行政辦公室檔案科負(fù) 責(zé)主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。 四、檔案管理工作 (一 )、檔案材料的收集： 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限； 對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全； 及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。 區(qū)分全宗，確定立檔單位。依據(jù)檔案來源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。 案卷排列。 整理案卷，使之厚度適宜，控制在 1cm 至 2cm 之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 (三 )、檔案的保管 ： 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。 確定各類檔案的保存期限表。 公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。 (五 )、檔案的銷毀： 對已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)董事會或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方 能銷毀； 銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。 五、附則 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 接待管理制度 為加強(qiáng)公司對外接待工作的管理，促進(jìn)對外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。 會議、培訓(xùn)和其他重大活動(dòng)。包括各級、上級部門來我公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)、聯(lián)系工作。 三 接待辦法 對上級部門的領(lǐng)導(dǎo)接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加； 縣以上相關(guān)部門的主要負(fù)責(zé)人由公司領(lǐng)導(dǎo)接待，一般工作人員實(shí)行對等接待。由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作陪。 就餐后原則上不安排與工作無關(guān)的其他活動(dòng)。 因工作需安排住宿的，請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室具體負(fù)責(zé)安排客房。 用餐原則上在公司機(jī)關(guān)食堂，由辦公室通知食堂做好接待工作。 因工作接待需送禮品的，由公司領(lǐng)導(dǎo)安排，公司辦公室核實(shí)人數(shù)、按程序領(lǐng)取、發(fā)放。 第二條 本規(guī)定適用 于公司組織的各種會議。由公司名義通知公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專業(yè)會議，辦公室協(xié)同其他專門部門組織安排。特殊情況及時(shí)