文件和資料控制程序,流程和記錄表格-在線瀏覽
2024-08-10 22:13本頁(yè)面
【正文】 9 文件版次號(hào)（包括表單格式版次號(hào)以A、B、C……26個(gè)英文字母編列 ）A) 首版一律為：文件版次號(hào)：A0或格式版次：A0B) 每修訂一次，順次提升版本/版次號(hào)，如：第一次修訂，版本號(hào)：A1；第二次修訂，版本號(hào)：A2；……C) 所有文件修改5次后換版,（質(zhì)量手冊(cè)換版參照《質(zhì)量手冊(cè)》中的規(guī)定） 文件架構(gòu) 質(zhì)量手冊(cè)架構(gòu)：按ISO9001：2000條款，排列順序編訂各章節(jié)及項(xiàng)目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書。 作業(yè)指導(dǎo)書架構(gòu)：作業(yè)指導(dǎo)書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實(shí)際情況選擇是否需要。 文件制訂、修訂、廢止 文件制訂：A) 根據(jù)實(shí)際工作需要，由文件編寫部門提出《文件制修訂申請(qǐng)表》，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。聯(lián)同《文件制修訂申請(qǐng)表》呈相關(guān)人員審批，審批權(quán)限按本文件第四條款執(zhí)行；B) 在文件審核、批準(zhǔn)階段，若有任何意見由制修訂部門負(fù)責(zé)修改完善。 文件廢止：A) 當(dāng)整份文件不適合公司運(yùn)作或考慮簡(jiǎn)化運(yùn)作需要?jiǎng)h減文件時(shí)，可由文件編寫部門提出文件廢止申請(qǐng)；B) 文件廢止后原文件編號(hào)不得重復(fù)使用；C) 文件廢止由申請(qǐng)部組填寫《文件廢止申請(qǐng)表》報(bào)原文件職位審批人批準(zhǔn)后可予以廢止。 文件及資料查閱、借閱管理A) 受控文件正本不得借閱,如有需要可在文控中心查閱；B) 因工作需要向公司借閱文件資料時(shí)，可書面向文控中心申請(qǐng)借閱副本，申請(qǐng)經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準(zhǔn)生效，公司保密文件（如供應(yīng)商資料等）借閱需總經(jīng)理批準(zhǔn)；C) 文控中心須登記記錄借閱文件情況。 文件管理 A) 受控文件不可用鉛筆填寫或用涂改液修正，不可亂涂畫，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復(fù)印或打印，否則，嚴(yán)肅處理；B) 所有有效文件都必須用文件夾進(jìn)行管理，文件夾必須進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識(shí)； C）文件在損壞、磨損、字跡不清時(shí)，文件保管部門須及時(shí)向文控中心申請(qǐng)更換。 文件資料檔案管理A) 受控文件正本由文控中心保存，并視需要保存適當(dāng)份數(shù)副本，相應(yīng)使用部門按“文件發(fā)放范圍”保存相應(yīng)副本；B) 文控中心及各部組應(yīng)將有效受控文件與失效受控文件、受控文件與非受控文件分存；C) 各部組須分類建立文件資料檔案，每個(gè)檔案須明確標(biāo)識(shí)，并建立《目錄表》；D) 對(duì)于非表格類文件，使用人不得隨意撰改或在文件上書寫任何文字、符號(hào)及標(biāo)記；E) 作為參考使用而保留在部門的作廢文件，由文控中心蓋紅色“參考使用”印章予以標(biāo)識(shí)。 記 錄名 稱 編 號(hào) 保存期限 《封面標(biāo)準(zhǔn)格式》……………………………RS A0001 二年 《發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式》…………RS A0002 二年 《正文標(biāo)準(zhǔn)格式》……………………………RS A0003 二年 《文件制修訂申請(qǐng)表》………………………RS A0004 二年 《文件廢止申請(qǐng)表》…………………………RS A0005 二年 《文件收發(fā)記錄表》…………………………RS A0006 二年 《受控文件最新版一覽表》…………………RS A0007 二年 《受控文件遺失報(bào)告表》……………………RS A0009 二年編制審核批準(zhǔn)日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號(hào)HJOP001頁(yè) 次9/9 附 錄 《封面標(biāo)準(zhǔn)格式》 （附錄一） 《發(fā)放范圍及修改記錄標(biāo)準(zhǔn)格式》 （附錄二） 《正文標(biāo)準(zhǔn)格式》 （附錄三） 《文件制修訂申請(qǐng)表》 （附錄四） 《文件廢止申請(qǐng)表》 （附錄五） 《文件收發(fā)記錄表》 （附錄六） 《受控文件最新版一覽表》 （附錄七） 《文件銷毀申請(qǐng)表》 （附錄八） 《受控文件遺失報(bào)告表》 （附錄九） 編制蔣 曉審核批準(zhǔn)日期記錄編號(hào)：RSA0004 版 次：A0 頁(yè) 次：1/1文件制修訂申請(qǐng)表 申請(qǐng)部門：申請(qǐng)人：□制訂 □修訂 新版次： 舊版次：制修訂文件名稱：文件編號(hào)：制/修訂內(nèi)容：審 批：批 準(zhǔn)： 記錄編號(hào)：RSA0005 版 次：A0 頁(yè) 次：1/1文件廢止申請(qǐng)表文件類別： 文件編號(hào)： 文件版本： 文件名稱廢止原因內(nèi)容摘要申請(qǐng)部門申請(qǐng)人審批日期記錄編號(hào)：RSA0006 版 次：A0 頁(yè)次：1/1受控文件收發(fā)記錄表新版發(fā)行確認(rèn)日期文件編號(hào)文件名稱副本號(hào)版本頁(yè)次頁(yè)碼數(shù)量備注部門確認(rèn)文控確認(rèn)舊版回收是否銷毀備注
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