文件和資料控制程序,流程和記錄表格-文庫吧資料
2025-07-06 22:13本頁面
【正文】 銷售部 □成品倉庫 □保安隊 其 它 批準/日期： （二）、修改記錄版 次頁 次修改日期批準人修改內容摘要編制審核批準日期記錄編號：RSA0002 版 次：A0 頁 次：1/1記錄編號：RSA0003 版 次：A0 頁 次：1/1 文 件名 稱文件名稱版 次A0文件編號HJOPA0頁 次1/1 目 的 適用范圍 職 責 定 義 流程圖 程 序 支持性文件 記 錄 附 錄 編制審核批準日期。 文件生效日期文件的生效日期按該文件填寫的生效日期執(zhí)行，生效日期必須在批準日期之后。 受控文件遺失處理A) 當受控文件使用部門不慎遺失文件時，須及時填寫《受控文件遺失報告》，經(jīng)部門經(jīng)理級及以上人員審核、副管理者代表批準后，文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報告；B) 對遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁文件予以處罰，如將受控文件復印、外傳者，按100元/份文件予以處罰。 文件回收 文件進行換版時，文控中心應于分發(fā)新版時按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色“作廢文件”印章后作相應保存； 文件回收時，文控中心須在《文件收發(fā)記錄表》回收欄記錄，并于確認欄確認； 借出類文件回收保管時，須進行登記、注銷； 有需銷毀作廢文件均由文控中心進行銷毀，并申請?zhí)顚憽段募N毀申請表》經(jīng)副管理者代表批準后方編制審核批準日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄。 文件發(fā)行及借閱管理 公司所有運作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負責，文控中心需確保發(fā)放到各部門使用的文件是最新有效版本； 各部門提交受控文件時須在“任何使用場所都必須有相應適用文件”的原則填寫“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復印，在副本每頁正面蓋上藍色“受控副本”印章，填上副本編號后分發(fā)至相關部門，在受控文件正本每頁背面蓋上綠色“受控正本”印章，后分類歸檔保存； 受控文件的發(fā)放由文控中心填寫《文件收發(fā)記錄表》，并由文件接收部門簽收確認； 文控中心須制訂受控文件的《受控文件最新版一覽表》作為受控文件的主控清單； 當使用部門需要增發(fā)受控文件副本時,需書面向文控中心申請，經(jīng)副管理者代表批準后予以發(fā)放。 文件修訂： 編制審核批準日期 文 件名 稱文件和資料控制程序版 次A0文件編號HJOP001頁 次7/9A) 文件需更改、修訂時，文件編寫部門提出《文件制修訂申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標準格式”修訂內容，確定文件版次號，聯(lián)同《文件制修訂申請表》呈交相關責任人員審批，審批權限見第四條；B) 文字錯誤，而不影響實質文義時，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新版修訂內容之一。制修訂承辦者參照“文件標準格式”擬訂文件內容，確定文件版次號。 文件標準格式： 封面按“RSA0001”（附件一）格式制作； 發(fā)放范圍及修改記錄按“RSA0002”（附件二）格式制作； 正文頁按“RSA0003”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁次。 程序文件架構：A) 目的；B) 范圍；C) 定義；D) 職責；E) 流程圖；F) 程序；G) 支持性文件；H) 記錄；I) 附錄。 表單編號： □□ □□□ □□ 表單版次 表單流水號 部門編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。 作業(yè)指導書編號 HJ WI □□□ 指導書流水號 作業(yè)指導書代號，為英文字母縮寫。 程序文件編號 HJ OP □□□ 程序文件流水號 程序文件代號，為英文字母縮寫。 流程圖 作業(yè)流程 責任部門 記 錄 文件制、修訂、廢止各部門 《文件制修訂申請表》 《文件廢止申請表》文件編號（版本
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