【正文】 ，要提前十分鐘到場 ， 并積極做好各項準備工作。切忌交頭接耳，隨意走動；舉手起立發(fā)言，語言統(tǒng)一用普通話，發(fā)言時聲音響亮，條理清楚，最好理出提綱，重點突出，簡明扼要。 在會議室、洽談室等公共場所應(yīng)關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C調(diào)至振動狀態(tài)，如遇來電，應(yīng)盡量避免在場內(nèi)直接通話。開關(guān)門時，動作應(yīng)輕緩，不可砰然作響。 七 、上傳下達要求 上司下達工作指令后，應(yīng)及時作答，重點應(yīng)復(fù)述確認，疑惑之處要詢問明白。 上司尊重下屬的個性和意見，不應(yīng)強求下屬完全按自己的風(fēng)格處事，鼓勵下屬發(fā)揮自己的特長，有創(chuàng)意地完成任務(wù)。 尊重下屬工作成果；部門的成績與進步 ， 部門共同分享。 8 辦公室管理制度 AM/行政 003 為提高工作效率，營造緊張、有序、和諧的辦公環(huán)境，樹立良好的企業(yè)形象，實現(xiàn)規(guī)范管理，特制定以下 制度，請全體辦公室工作人員嚴格遵守，如有違反，根據(jù)相關(guān)制度嚴厲處罰 ： 一、總體要求： 要有 嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)， 工作時間 盡量 使用標準普通話。 誰主管、誰負責(zé) ， 誰出問題誰承擔(dān)。 積極、主動、認真的敬業(yè)精神。 備良好的 職業(yè)道德 和職業(yè)習(xí)慣， 爭創(chuàng)優(yōu)良業(yè)績 。 穿 工裝， 戴 工牌，衣著整潔。 接電話要迅速，響鈴不得超過三次。 撥打電話時要說“您好，我是 XX 公司的??，請??”。待人接物態(tài)度和藹可親 ,熱情周到。 不得將私人情緒帶到工作中來。 人要精神，物要整潔；說話和氣，做事認真。 1 嚴禁在工作中談?wù)撈渌块T或個人的不足，有合理化建議應(yīng)以書面形式提交給自己的部門經(jīng)理（主管），再依照程序逐級上報。 9 1 工作要專心一致，兢兢業(yè)業(yè)，上級交付的任務(wù)，要盡量盡快完成，如對分配的工作有不滿意見，也不得與領(lǐng)導(dǎo)頂撞，以免影響辦公室的工作秩序及工作人員的情緒。（ 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 按 考勤 制度 處理 ） 嚴禁高聲喧嘩，與人交談要輕聲慢語，以免影響他人辦公。 不得帶非工作人員 進 入 辦公區(qū)域 （客戶除外） 。 不得 利用公司電話接打 私人電話。 不得在辦公室吸煙，吸煙應(yīng)到指定吸煙區(qū)。 未經(jīng)許可，不準翻動他人辦公桌、柜上或其它地方的文件和物品。屬保密性質(zhì)的資料一定要入柜上鎖。 1辦公室部門負責(zé)人對室內(nèi) 一切秩序要負起全責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正、解決。所有工作人員自覺維護、保持整個辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生，保證辦公環(huán)境的井然有序和整潔、干凈。 文件 框 統(tǒng)一放置在辦公桌的右上角。 不得隨意在桌面、墻上張貼、懸掛與工作無關(guān)的物品。 辦公室輪流值日 ， 保證環(huán)境優(yōu)美， 不得隨地吐痰，扔廢物。 不得在辦公室吸煙。 10 五、設(shè)施設(shè)備 愛護公物，必須按規(guī)程操作 電腦、 復(fù)印機 、 傳真機等辦公設(shè)備。如因違規(guī)產(chǎn)生高額費用，由盜用人退還，并處以雙倍罰款。 注意節(jié)約使用辦公用 （ 易耗 ） 品，降低管理費用。 六、保密管理 管理人員及職員 不得向外界泄露企業(yè)經(jīng)營策略、經(jīng)營情況，文件資料等商業(yè)秘密或內(nèi)部信息、工資收入等情況，否則 從嚴處罰。 文件、資料的底稿要即時銷毀。 文件、資料要及時歸檔 ，不得亂放。 七、 相關(guān)支持文件 《辦公環(huán)境衛(wèi)生安排表》 《 辦公管理規(guī)范操作參照標準》 附： 《辦公環(huán)境衛(wèi)生安排表》 《辦公管理規(guī)范操作參照標準》 11 《辦公管理規(guī)范操作參照標準》 分類 標 準 一 整理 1 桌面、臺面、抽屜的物品是否為最低限度 2 桌面、臺面物品擺放是否整齊 3 桌子、文件架（柜）物品、通路是否有劃分隔間 二 整頓 1 文件歸檔有無實施定位化（日期、內(nèi)容、顏色） 2 需要的文件、資料是否能馬上取出（ 30秒內(nèi)） 3 書柜、文件架、文件柜有無管理責(zé)任者 4 新購置物品有無規(guī)定放置處， 并做補充規(guī)定 5 所保管存放物品、資料、目視管理，均能使任何人明知 三 清掃 1 地上、桌上是否紊亂，有無灰塵、破損 2 垃圾桶是否積得滿滿 3 各種管、線是否雜亂無章 4 墻壁、玻璃保持干凈、有無破損 5 窗、墻、有無貼掛不必要的東西 6 隔欄上是否放有雜物 四 清潔 1 下班時桌面上是否干凈、整齊 2 下班時座椅是否推靠臺面 3 是否遵照公司穿著服裝規(guī)定 4 辦公區(qū)內(nèi)私有物品有無按規(guī)定放置 5 抽屜內(nèi)是否整齊 6 地面有無油漬或水漬 五 素養(yǎng) 1 是否遵 照公司服裝穿著規(guī)定、穿著是否整齊、干凈，適合工作的環(huán)境 2 儀容、儀表是否整潔（含須、發(fā)是否定時修理等） 3 舉止是否文雅，有無大聲喧嘩或出言穢語 4 工作是否積極主動、反應(yīng)迅速，不需督促就能盡快完成 5 是否樂意協(xié)助他人工作，有否團隊精神 6 是否有較強的時間觀念，按時完成工作任務(wù)，不遲到、早退 7 是否經(jīng)常竄崗 8 有無搬弄是非，破壞團結(jié)的行為 9 工作是否有計劃性，是否善于總結(jié)及檢查 10 對上司是否有敷衍行為 11 是否敢于承擔(dān)工作責(zé)任，工作失誤時是否采取推卸 與狡辯方式 12 能否嚴于律已，自覺遵守各項規(guī)章制度 12 辦公室值班制度 AM/行政 004 為規(guī)范公司辦公室值班制度，明確值班人員范圍和責(zé)任，特制定本制度： 一、 值班人員應(yīng)仔細、耐心、細致的接聽每一個電話，并認真做好詳細的電話紀錄；處理好突發(fā)性事情，如遇緊急情況應(yīng)在第一時間上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 二、 嚴禁在值班期間做與工作無關(guān)的事情，嚴禁打私人電話，嚴禁在辦公室嬉笑打鬧，保持辦公室清潔衛(wèi)生。凡值班人員必須如 實填寫值班記錄，未填寫者一律視為曠工，按公司制度相關(guān)執(zhí)行處罰。 五、 值班時不準遲到、早退、脫崗。 七 、 以上值班表由行政部負責(zé)安排并監(jiān)督執(zhí)行。 13 辦公用品管理規(guī)定 AM/行政 005 為便于控制公司辦公費用，合理使用辦公資金，使 資金使用有計劃性，辦公用品采購、領(lǐng)用管理更趨規(guī)范化和程序化，特制定本制度。 二 、 公司各部門日常所需的辦公用品，由行政部統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領(lǐng)用。 三 、 部門專用的表格 由各部門制訂格式， 確認后 由行政部統(tǒng)一訂制。 五 、財務(wù)部 在認真審核的基礎(chǔ)上進行匯總、編制，經(jīng)審核其費用預(yù)算后及時組織采購。 七 、 各部門領(lǐng)用辦公用品時需在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上詳細注明：領(lǐng)用時間、品名、數(shù)量、領(lǐng)用人。 八 、 為有效控制成本，各部門辦公用品一律實行以舊換新，請各部門嚴格執(zhí)行。 九 、 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由行政部經(jīng)理審批 ，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務(wù)管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后方可購置。 十一 、 辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。 十三 、《辦公設(shè)備用品領(lǐng)用登記表》 14 會議管理制度 AM/行政 006 為進一步加強公司會議管理，特將公司會議管理相關(guān)辦法 規(guī)定 如下： 一、公司例會規(guī)定 （一） 管理部級會議 管理部高層 會議： 參加人員： 董事 長助理兼 總經(jīng)理、 分公司 副總經(jīng)理、 財務(wù)部總監(jiān)、綜合管理部總監(jiān) 。會議地點： 公司會議室。 中高層會議： 每周六上午 9： 30 召開。 會議內(nèi)容：各部門 負責(zé)人、各部門就一周以來各部門的工作、業(yè)務(wù)情況在會上匯報，并將工作中存在的或臨時出現(xiàn)的問題在會上提出。會議地 點 ：公司會議室。 管理 人員晨會： 每周二、周六上午 8： 30 召開，會議主持： 行政部 。參加人員：公司全體管理人員（含主管、領(lǐng)班及員工代表。由 綜合 部組織， 行政部 協(xié)助會議籌備。會議地址：公司會議室 或培訓(xùn)室 。會議紀要：物業(yè)公司文員。會 議地址：公司會議室 或培訓(xùn)室 。會議紀要：物業(yè)公司文員。參加人員：物業(yè)公司全體員工。會議主持：物業(yè)公司負責(zé)人。 （三） 保潔 公司 級會議 保潔部片區(qū)經(jīng)理級會議： 每周六上午中高層管理人員會議結(jié)束后召 開。會議地址：公司會議室。 保潔部各片區(qū)主管領(lǐng)班會議： 不定期舉行 ，具體時間及地點由各 片區(qū)負責(zé)人確定并通知。 保潔部主管領(lǐng)班會議： 原則上 每月末 舉行 ，具體時間及地點由各片區(qū)負責(zé)人確定并通 15 知 。會議地址：公司六樓會議室。會議紀要：業(yè)務(wù)部門文員。會議主持：各片區(qū)經(jīng)理。參加人員：“心連心”聯(lián)誼委員會會長、副會長、常委、委員。會議紀要：副會長。 參加人員：工會主席、副主席、委員、經(jīng)審委主任、委員。會議紀要：副主席。 各部門會議： 每周六上午中高層會議結(jié)束后進行。會議主持：各部門經(jīng)理。會議主持：培訓(xùn) 科 。 若需要使用公司投影儀等公共設(shè)備 或其他特殊要求（是否需要茶水、擺花、橫幅、白板、紙筆、席牌等）則要提前以聯(lián)絡(luò)函的形式通知總經(jīng)辦秘書處。有特殊要求的，安排相應(yīng)的服務(wù)人員協(xié)助會議進行。 進入會議室人員應(yīng)嚴格遵守會議室管理制度， 保持清潔衛(wèi)生、切勿隨意損壞會議室任何物品。 會議室 使用者應(yīng)愛護會議室內(nèi)的物資，不得隨意搬動，拖拉，亂刻、亂劃、亂翻，如有損壞，照價賠償。 會議室離人關(guān)燈，關(guān)閉所有電源。 保密范圍 公司的一切商業(yè)信息、營銷方針、經(jīng)營策略及技術(shù)、人事、行政、財務(wù)、工 資，各種管理制度等一切內(nèi)部情況均屬公司內(nèi)部人員應(yīng)嚴格保守秘密的范疇。 第二級：機密，如公司管理情況，技術(shù)、行政、人事等，機密文件的發(fā)放適用于公司中層以上管理人員。 第四級：一 般級，如公司內(nèi)刊、快報、表揚、通報等屬一般級文件，可發(fā)放至公司全體人員。 其他文件保密規(guī)定參照《保密制度》。 2） 文件資料的形成與積累必須納入各部門工作計劃，在專（兼）職文檔管理人員崗位中予以明確。 歸檔文件的范圍 1） 各種上級下達的文件； 2） 公司下發(fā)、上報的文件； 17 3） 總經(jīng)理辦公會及各專項會議會議記錄、紀要、決議、公司章程； 4） 各項計劃、檢查、總結(jié)； 5） 會計憑證、報表、財務(wù)分析； 6） 各種合同、契約、協(xié)議、招投標系列文件、工程預(yù)決算； 7） 合作企業(yè)的專業(yè)資料及各種相關(guān)文件； 8） 電子文檔及聲像資料； 9） 其他應(yīng)歸檔的文件、材料。 歸檔要求 1） 歸檔的文件資料必須字跡工整、紙張及文件、格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。 3） 保持歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學(xué)分類、立卷和編目編號。 4） 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。 歸檔時間 1） 財務(wù)檔案在會計年度后，由財務(wù)部門暫時保管一年，一年后由財務(wù)部門編制清單，移交本公司檔案管理部門。 3） 公派學(xué)習(xí)人員獲得的文件材料應(yīng)在出差回單位后兩個月內(nèi)按歸檔要求及時歸檔。 檔案的保管 1） 收文件資料時必須認真驗收，并辦理好交接登記手續(xù)。 3） 每年底進行一次資料的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作，做到財物相符。 4） 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出的文件資料須在規(guī)定的時間 18 內(nèi)歸還。 2） 各部門應(yīng)建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時間、批準人、歸還時間、歸還時檢查情況、經(jīng)手人。 4） 借閱人必須愛護檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、拆卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件 上圈點、劃線和涂改，閱后及時歸還。 6） 檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節(jié)追究當事人的法律和行政責(zé)任。 8） 調(diào)離人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。財務(wù)人 員因工作需要借閱的須經(jīng)財務(wù)部門經(jīng)理批準。 三、文件打、復(fù)印制度 所有文件的審核及發(fā)放范圍要嚴格遵循文件打、復(fù)印制度執(zhí)行。 原則上文件打印、復(fù)印由 行政部 文員進行。督察報告由督察經(jīng)理負責(zé)打印。 所有公司文件必須統(tǒng)一格式。 2） 經(jīng)理級別以上人員及專職業(yè)務(wù)人員方擁有使用公司名片的權(quán)利。 4） 名片打印每人每次僅限 1— 2 盒，使用完畢后再申請；公司名片使用統(tǒng)一格式，個人無權(quán)更改。 （特殊情況 下可以得到相關(guān)部門允許后可以使用 U盤等移動存儲設(shè)備，如：網(wǎng)絡(luò)傳輸速度過慢、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障、急需或因工作需要外帶者可考慮。 一、 員工著裝規(guī)范 （一） 管理人員著裝規(guī)范： 公司管理人員工作時間著裝，要求一律以工裝為準，上班前換上公司統(tǒng)一工裝。不亂卷衣袖、褲腳、衣袋不裝雜物、制服破損、吊扣、褶皺應(yīng)及時修補、熨燙。 未領(lǐng)工裝的員工要求穿與公司工裝顏色、款式相近的職業(yè)裝。 冬季 著裝： 男 士：藏藍色西裝，白色