【正文】 ，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專(zhuān)用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門(mén)主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (五 )其他類(lèi)：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直 (一 )第一聯(lián)為收 (發(fā) ) (二 )第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門(mén)簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之 (三 )第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門(mén)主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后 (四 )第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián) (五 )第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn) 第十一條 收 (發(fā) ) (一 ) ： X 1X 2(X 3)總字第○○○○號(hào)。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號(hào) ，如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來(lái)文以 分文專(zhuān)用卷宗 送交經(jīng)辦部門(mén)主管核定 要 否 答復(fù)及處理期限，記入 收 (發(fā) )文登記單 第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于 分文專(zhuān)用卷宗 (三 ) 經(jīng) 辦部門(mén)主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)， (四 ) 1. 、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以 文書(shū)簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷(xiāo)案或待復(fù)日期后連同來(lái)文 (復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書(shū)管理部門(mén)收發(fā) 人員。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷(xiāo)案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門(mén)主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類(lèi)別編寫(xiě)檔號(hào)，將檔號(hào)及銷(xiāo)案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。一般性的規(guī)定、通知、 1. 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書(shū) 管 3. (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 (三 ) 第十六條 (一 ) 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書(shū)類(lèi)別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫(xiě)三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載 ?quot。 (二 ) 受文部門(mén)的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載 收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門(mén)主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門(mén)要求的 (三 ) 經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫(xiě)銷(xiāo)案或待復(fù)日期，及預(yù) 定保存期限 (如需簽辦，則以 文書(shū)簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫(xiě)于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷(xiāo)案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(mén) (原發(fā)文部門(mén) )，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類(lèi)別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。 第十九條 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫(xiě)一份行之，簽呈經(jīng)核決 (二 )經(jīng)辦人簽擬 后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠 (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門(mén)有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門(mén)協(xié)同處理或備查。簽呈內(nèi)容不宜為 第二十條 (一 )訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門(mén)擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門(mén)均以副本留存?zhèn)溆谩? 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書(shū)，依本規(guī)則辦理。 (二 )為利文書(shū)處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人 應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門(mén)主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。 (四 )經(jīng)辦文書(shū)應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門(mén)應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門(mén)應(yīng)按速件處理之。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦， 于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 ，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。 。 ，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門(mén)主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷(xiāo)案者，應(yīng)即以 文書(shū)催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門(mén)主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門(mén)自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A 類(lèi)案件，則以桔紅色卷宗遞送。 ，發(fā)文部門(mén)收發(fā)人員需將文件依受文部門(mén)地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書(shū)寫(xiě)受文部門(mén)的廠、處、部、室名稱(chēng)不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門(mén)收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā) 。 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一受文部門(mén)之廠(處 )部 (室 )的文件集中整理，開(kāi)具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專(zhuān)用 文件袋 寄送。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 ，不得積壓， 寄送中心 人員須于每日上午上班后 30分鐘內(nèi)將 文件袋 內(nèi)文件分送各廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員簽收。 (二 )職章：〖 ZK(〗 、各公司總 經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信?！?ZK)〗 (三 )職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門(mén)，應(yīng)于部門(mén)章上加注 對(duì)內(nèi)專(zhuān)用 之字樣。 第二十九條 印信的資料及形式 所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。 (二 )特定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。 (四 )監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。 (二 )其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具 蓋用印信申請(qǐng)單 一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于 蓋用印信申請(qǐng) 單 正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門(mén)存查。 Ⅲ .印信管理 第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門(mén) (一 )公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 (三 )各事業(yè)部經(jīng)理、廠 (處 )長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門(mén)的部門(mén)章經(jīng)各 公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門(mén)統(tǒng)一制發(fā)。 第三十五條 印信申請(qǐng) (一 )印信制發(fā)的申請(qǐng) 因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門(mén)填具 請(qǐng) (制 )發(fā)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門(mén)制發(fā)。 ，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。 ，以資區(qū)別。 (四 )印信增刊的申請(qǐng) ，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門(mén)依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。 第三十六章 印信繳銷(xiāo) (一 )廢舊、撤銷(xiāo)或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具 繳銷(xiāo)印信申請(qǐng)表 一份，送會(huì)印信管理部門(mén)依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷(xiāo)之印信，送繳管理部門(mén) 撤銷(xiāo)。 第三十七條 印信管理 (一 )各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。 (三 )印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。 □ 檔案管理 Ⅰ .管理部門(mén) 第三十八條 管理部門(mén) (一 )文書(shū)結(jié)案后，原稿由各文書(shū)管理部門(mén)歸檔，經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。 (二 )各公司檔卷分類(lèi)目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門(mén)自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。 (二 )文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門(mén)主管的簽認(rèn)。 (四 )與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。 第四十條 文件整理 點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理： (一 )中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。 (三 )文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。先以部門(mén)別區(qū)分，部門(mén)別之后依案件性質(zhì)分為若干大類(lèi)，再在同類(lèi)中依序分為若干小類(lèi)。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí) 細(xì)類(lèi) 。 (三 )同一 小類(lèi) (或細(xì)類(lèi) )之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(lèi) (或細(xì)類(lèi) )之后增設(shè) 卷次 編 號(hào)，以便查考。 (五 )檔號(hào)之表示方式如下 A 1A 2B 1B 2C 1C 2D 1E 1E 2 A 1A 2 為經(jīng)辦部門(mén)代號(hào)， B 1B 2 為大類(lèi)號(hào)， C 1C 2 為小類(lèi)號(hào)。 第四十二條 檔案名稱(chēng)及編號(hào) (一 )檔案各級(jí)分類(lèi)應(yīng)賦予一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。 (三 )檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)編制 檔案分類(lèi)編號(hào)表 ，即將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 (五 )檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類(lèi)編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。 (二 )案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。 (四 )檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫(xiě)于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫(xiě)于右上角。 (二 )檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類(lèi)編號(hào)及名稱(chēng)，以便查 檔。 (二 )10 年保存： 、決算書(shū)類(lèi)； ； ； 核定須保存 10 年的文書(shū)。 (四 )1 年保存 ：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 第四十六條 檔卷清理 (