【正文】 1. 2. (三 ) 。 業(yè)務(wù)接洽便函 另行編定，亦采流水號(hào) ，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。 3. Ⅱ . 第十二條 (一 ) 來文由收發(fā)人員拆封后，于 收 (發(fā) )文 登記單 登記收文編號(hào)、收文日期、來文者、來文字號(hào)、來文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分 (二 ) 收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存 收 (發(fā) )文登記單 第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以 分文專用卷宗 送交經(jīng)辦部門主管核定 要 否 答復(fù)及處理期限，記入 收 (發(fā) )文登記單 第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于 分文專用卷宗 (三 ) 經(jīng) 辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入 收 (發(fā) )文登記單 第三、四、五聯(lián)， (四 ) 1. 、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于 收 (發(fā) )文登記單 第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以 文書簽辦單 補(bǔ)充，簽辦單隨同 收 (發(fā) )文登記單 第五聯(lián)流程處理 )，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文 (復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿 )經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā) 人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將 收 (發(fā) )文登記單 第三聯(lián)抽 收 (發(fā) )文登記單 ①如無(wú)需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出 ②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案 (如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整 理以備稽催 )，再 、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即 第十三條 (一 ) 經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附 收 (發(fā) )文登記單 一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核 (二 ) 收發(fā)人員收到發(fā)文 文件、原稿 收 (發(fā) )文登記單 (一式五聯(lián) )，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 第十四條 收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷 案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián) Ⅲ . 第十五條 (一 )正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、 1. 、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書 管 3. (二 )以 業(yè)務(wù)接洽便函 (三 ) 第十六條 (一 ) 經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于 業(yè)務(wù)接洽便函 第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載 ?quot。收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。 (二 ) 受文部門的收發(fā)人員收到 業(yè)務(wù)接洽便函 第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載 收 (發(fā) )文編號(hào)登記表 將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的 (三 ) 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù) 定保存期限 (如需簽辦，則以 文書簽辦單 辦理，簽辦單連同 業(yè)務(wù)接洽便函 第三聯(lián)處理 )，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門 (原發(fā)文部門 )，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后 (四 ) 發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限 送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù) □ 第十七條 (一 )公告：以 主旨 依據(jù) 公告事項(xiàng) (二 )函、簽呈：以 主旨 、 說明 、 辦法 、 請(qǐng)求、擬辦或建議 (三 ) (四 )采用語(yǔ)體文以達(dá)到 簡(jiǎn)、淺、明 、確 第十八條 (一 )指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系 (二 )指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。 第十九條 (一 )經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決 (二 )經(jīng)辦人簽擬 后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng) (副 )理級(jí)以上主管核示者 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者 )則于廠 (處 )長(zhǎng) (部、室主管 )簽示后，由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員登記于 簽呈事務(wù)備查表 轉(zhuǎn)呈經(jīng) (副 )理以上主管 (各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng) )核示，于核示后由廠 (處 )部 (室 )收發(fā)人員轉(zhuǎn)記 批示 情形，呈送廠 (處 )長(zhǎng) (部室主管 )核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠 (處 )、部 (室 )收發(fā)人員編定檔號(hào)填 記于簽呈及 簽呈事務(wù)備查表 后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為 第二十條 (一 )訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。 (二 )固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所 （三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定如下表 : 保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩? 第二十一條 副本及圖書處理 副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。 第二十二條 電報(bào)處理 電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。 第二十三條 文書處理要點(diǎn) (一 )經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。 (二 )為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人 應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見，避免只簽名而無(wú)意見。 (三 )經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。 (四 )經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。 第二十四條 文件處理期限 (一 )收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。 (二 )分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。 (三 )經(jīng)辦人員的處理期限。 、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦， 于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。 ，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 ，應(yīng)盡力于來文所定期限內(nèi)處理完畢。 、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。 。 ，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。 ，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。 第二十五條 文件稽催 (一 )經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿 前，經(jīng)請(qǐng)示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。 (二 )收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應(yīng)即以 文書催辦單 一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注 擬完成日期 及 遲延原因 經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。 第二十六條 發(fā)送方式 文書發(fā)送方式分為專送、郵寄 (平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空 ) 電報(bào) (尋常、加急、書信、打字 )及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。 第二十七條 文件遞送 (一 )呈閱文件的遞送方式 文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A 類案件，則以桔紅色卷宗遞送。 (二 )部門間文件的遞送 ，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催。 ，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以 (處 )、部 (室 )為單位裝入 內(nèi)部信封 予以遞送， 內(nèi)部信封 僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā) 。 寄送中心 ，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司 (工廠 )所在地為總務(wù)部門，各 寄送中心 得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。 寄送中心 后， 寄送中心 人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處 )部 (室 )的文件集中整理，開具 文件遞送清單 一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián) 連同文件匯總裝入地區(qū)別專用 文件袋 寄送。收文地區(qū)之 寄送中心 人員收到 文件袋 拆開后，即以 文件遞送清單 第二、三聯(lián)連同文件送交各廠 (處 )收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天 文 件袋 送還原發(fā)文的 寄送中心 存查。 、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的 寄送中心登記轉(zhuǎn)送。 寄送中心 的 文件袋 ，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。