工作分析與職務(wù)說(shuō)明書(shū)之建立[001]-在線瀏覽
2024-08-07 00:14本頁(yè)面
【正文】 中所有工作之完整資料，對(duì)各項(xiàng)工作的描述都有清晰明確的全貌，故可指出錯(cuò)誤或重復(fù)之工作程序，以發(fā)覺(jué)其工作程序所需改進(jìn)之處。 人力資源部門(mén)在選拔或任用員工時(shí)，需藉工作分析之指導(dǎo)，才能了解那些職位需要哪些知識(shí)或技術(shù)，以及如何將適當(dāng)?shù)娜瞬虐才庞谶m當(dāng)?shù)穆毼簧稀?(4) 訓(xùn)練有效的訓(xùn)練計(jì)畫(huà)需要有關(guān)工作的詳細(xì)資料，它可提供有關(guān)準(zhǔn)備和訓(xùn)練計(jì)畫(huà)所應(yīng)安排的資料，諸如訓(xùn)練課程之內(nèi)容、所需訓(xùn)練之時(shí)間、訓(xùn)練人員之遴選等。 (5) 績(jī)效評(píng)估：而透過(guò)工作分析可以決定出績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。 (6) 其它：此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費(fèi)、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問(wèn)題都有莫大的助益。 工作分析之程序表一即是各家學(xué)者所提之工作分析流程： 工作分析的方法 進(jìn)行工作分析的方法，一般而言，有觀察法(observation method)、面談法(interview method)、問(wèn)卷法(questionnaire method)、工作日志法(work diary)、計(jì)量分析法及綜合法(bination method)等，說(shuō)明如下表二： (2)方法之適用及優(yōu)缺點(diǎn)分析 透過(guò)工作分析程序所得到的資料結(jié)果，可作成兩種書(shū)面記錄，一為工作說(shuō)明書(shū)(job description)，一為工作規(guī)范(job specification)，前者說(shuō)明了工作之性質(zhì)、職責(zé)及資格條件等，后者則是由工作說(shuō)明書(shū)衍生而來(lái)，著重在工作所需的個(gè)人特性，包含工作所需之技能、體力及能力等條件，這些皆是人力資源管理的基礎(chǔ)(如圖二所示)。 四、本研究之計(jì)劃與執(zhí)行 工作分析計(jì)劃擬定如下圖所示： (1) 確定責(zé)任歸屬以現(xiàn)今人力資源管理的發(fā)展情況來(lái)看，許多人力資源管理功能多由人力資源單位負(fù)責(zé)，再者，工作分析計(jì)劃會(huì)對(duì)組織中的許多單位、部門(mén)有影響，而人力資源部的地位，是擔(dān)任單位間極其重要性的聯(lián)絡(luò)工作，因此，人力資源主管在直線單位作業(yè)與幕僚的服務(wù)之中，對(duì)此工作分析分析資料的廣泛使用，應(yīng)負(fù)其責(zé)任。 由于工作分析的專(zhuān)門(mén)性質(zhì)，故大多要求人力資源專(zhuān)家來(lái)執(zhí)行，因此，與公司高階主管訪談商議后，決定由人力資源部及一位人力資源專(zhuān)家共同負(fù)責(zé)整個(gè)工作分析計(jì)劃之進(jìn)行，并由筆者協(xié)助進(jìn)行。 (2) 確定工作分析目的與背景資料收集 為解決S公司在第二章節(jié)敘述之問(wèn)題，與人力資源主管及專(zhuān)家多次討論后，確認(rèn)分析之目標(biāo)。 在相關(guān)資料收集上，以公司既有相關(guān)資料(如組織圖、各單位執(zhí)掌說(shuō)明書(shū)、訪談資料等)與工作分析方法、步驟之文獻(xiàn)資料為主。 工作分析樣本選定 工作分析方法以問(wèn)卷法為主，面談法為輔的方式進(jìn)行。 問(wèn)卷法 ，將采行與主管再次面談確認(rèn)。 ，并與主管討論員工之晉升發(fā)展路徑。 (4)工作分析問(wèn)卷之設(shè)計(jì) 撰寫(xiě)“工作分析說(shuō)明”(見(jiàn)附錄一)，內(nèi)容說(shuō)明了此次活動(dòng)之目的、對(duì)公司及全體員工之重要性、須配合之事項(xiàng)及進(jìn)行流程等，降低員工之疑慮及不安。 配合職務(wù)說(shuō)明書(shū)所需數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，以較簡(jiǎn)單明了之方式呈現(xiàn)，免除煩瑣之填寫(xiě)項(xiàng)目，增加員工參與的意愿。 基于時(shí)間及成本之考量，工作分析問(wèn)卷與職務(wù)明書(shū)之格式一致，由員工填寫(xiě)后交由主管審核，經(jīng)確定填寫(xiě)正確后再打字存盤(pán)交回人力資源部。 在填答上，另外設(shè)計(jì)了“工作分析問(wèn)卷填寫(xiě)說(shuō)明”(見(jiàn)附錄二)及“工作分析問(wèn)卷范例”(見(jiàn)附錄三)，幫助員工進(jìn)行問(wèn)卷之填答。 (5)進(jìn)行工作分析由于公司部門(mén)單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結(jié)果符合公司現(xiàn)狀與未來(lái)需要，故以單位為基準(zhǔn)，采取漸進(jìn)方式進(jìn)行。 在進(jìn)行工作分析填寫(xiě)之前先向填寫(xiě)者說(shuō)明此次活動(dòng)之目的，并說(shuō)明填寫(xiě)項(xiàng)目之意義與原則，并帶領(lǐng)填寫(xiě)者以范例之內(nèi)容流覽一次問(wèn)卷之全部?jī)?nèi)容。 問(wèn)卷填寫(xiě)時(shí)間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無(wú)誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。 (6)資料整合與分析 由上一步驟之資料整合分析后，撰寫(xiě)成職務(wù)說(shuō)明書(shū)初稿。 (8)檢討與修正 正式進(jìn)行工作分析前，考量了各部門(mén)之工作內(nèi)容及可行時(shí)間，先行擬定了進(jìn)行時(shí)間表，基本上每個(gè)部門(mén)皆以二星期為限，若不可行，則可彈性調(diào)整。 (1)問(wèn)卷發(fā)放 雖然在工作分析問(wèn)卷填答前有過(guò)詳細(xì)的說(shuō)明，也進(jìn)行了問(wèn)題解決，但是仍是有許多問(wèn)題產(chǎn)生，因此，在此期間必須注意各部室之填寫(xiě)狀況，并予以協(xié)助。 (3)問(wèn)卷回收及整理 依據(jù)此次工作分析之目的進(jìn)行所獲得的成果即為職務(wù)說(shuō)明書(shū)，此職務(wù)說(shuō)明書(shū)內(nèi)容對(duì)公司改善方案之助益如下所述: 在職務(wù)說(shuō)明書(shū)上所列一至九項(xiàng)之工作職掌、權(quán)責(zé)上可提供公司厘清各工作內(nèi)容是否有無(wú)重復(fù)、疏漏的地方以及各職位的工作負(fù)荷是否平均，并進(jìn)行重新分配；在人員配置上，亦可根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)況修正及未來(lái)規(guī)劃；在考績(jī)上，由于職務(wù)說(shuō)明書(shū)詳細(xì)記載了各職位之工作內(nèi)容，公司可依此對(duì)績(jī)效項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并設(shè)計(jì)出較客觀且具效度的評(píng)核項(xiàng)目及水準(zhǔn)來(lái)；薪資上，公司可依工作內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步之評(píng)價(jià)，重新評(píng)估各職位相對(duì)公司的重要性，并調(diào)整薪資水準(zhǔn)，以達(dá)到薪資公平。 職位資格條件 五、執(zhí)行過(guò)程之心得 工作分析，在以往課堂上之實(shí)務(wù)演練只需訪問(wèn)某一特定工作，根據(jù)受訪者答案予以分析，并完成一份職務(wù)說(shuō)明書(shū)，然而此次工作分析的對(duì)象卻不再只是一位，而是全公司所有的職務(wù)。因此，做好整體規(guī)劃是非常重要的，另外，在執(zhí)行上更是須要不斷地與員工溝通方能成功地完成工作分析方案。而在整個(gè)過(guò)程中最重要的是溝通，不只是和高階主管之報(bào)告討論，和各單位主管亦須進(jìn)行溝通說(shuō)明，尤其是進(jìn)行工作分析問(wèn)卷填寫(xiě)說(shuō)明時(shí)，要把握幾項(xiàng)原則，如：，找出最了解工作內(nèi)容的員工，以及最能客觀描述職責(zé)的員工；，并留下空白以供填寫(xiě)；，則要求對(duì)方將各種工作責(zé)任列出，并依重要性程度排定順序。事后，必須隨時(shí)待命，因?yàn)樵谡f(shuō)明后仍是有許多員工不知道如何填寫(xiě)，而必須給予協(xié)助。 另外，在撰寫(xiě)職務(wù)說(shuō)明書(shū)時(shí)，必須嚴(yán)格檢查每份資料，最佳的處理方法即是與主管討論職務(wù)說(shuō)明書(shū)初稿內(nèi)容是否正確，或是有何資料遺漏須加以補(bǔ)充的。 總之，獲取高階主管之支持是維持整個(gè)方案順利進(jìn)行的最大助力，除此之外，若有專(zhuān)職負(fù)責(zé)的單位則能幫助督促方案的進(jìn)行。 六、結(jié)論與建議
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