【正文】 同時收回作廢的舊文件。需作資料保留的作廢文件，申請人填寫 “文件留存申請單 ”，經站長批準后，由檔案管理員加蓋 “保留資料 ”印章后方可留用。借閱者應在指定日期內歸還文件，到期不還由檔案管理員收回。 資料的收集與管理 監(jiān)測科室負責全站的技術文件、技術資料的及時收集、登記編號造冊和管理；應密切注意技術標準修改或修訂的情況，保證技術標準的現(xiàn)行有效，保證在用文件的狀 態(tài)受控。電子文件如有修改或換版，則修改或換版前的電子文件作廢，及時換發(fā)修改程序文件 文件編號： XZFSCX0120201/0 第 5 頁 共 6 頁 1 文件控制程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 9 或換版后的電子文件。 適用范圍 適用于本站內部審核和管理評審活動 。 程序和內容 內部審核 內部審核的目的是驗證本站的運作 是否 符合質量 管理 體系的要求。 a) 質量負責人指定內審組長，組建審核組。 (2) 召開首次會議，由內審組長明確說明審核的目的、依據、范圍、方法、計劃，并落實審核組所需的資源。 (4) 內審員對發(fā)現(xiàn)的問題應及時與被審核部門交換意見，并由被審核部門書面確認。 (6) 審核組長召開由被審核部門負責人及有關人員參加的末次會議，匯報審核結果。 當審核中發(fā)現(xiàn)監(jiān)測結果的正確性和有效性可疑時，質量負責人應責成相關科室采取糾正或補救措施 。 內部審核的所有記錄應歸檔，保存期限為 5 年 。 管理評審由站長組織，一般每年安排一次 。 管理評審一般采用會議形式進 行， 綜合科 應提前 5 個工作日通知有關人員參加 。 質量負責人負責編制評審報告， 管評輸入的內容必須逐條在報告中評述。 質量負責人指定相關人員在規(guī)定的時間后，對采取的糾正措施進行驗證 。 相關記錄 ZL021 內部審核年度計劃表 程序文件 文件編號： XZFSCX0220201/0 第 4 頁 共 5 頁 2 內部審核和管理評審程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 14 ZL022 內部審核實施計劃表 ZL023 內審首 (末 )次會議簽到表 ZL024 內部審核檢查表 ZL025 內審會議記錄 ZL026 內部審核報告 ZL027 管理評審計劃表 ZL028 管理評審實施計劃 ZL029 管理評審報告 ZL03 管理評審會議記錄 ZL061 偏離反饋糾正表 程序文件 文件編號： XZFSCX0220201/0 第 5 頁 共 5 頁 2 內部審核和管理評審程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 15 目的 確保保密和保護所有權工作的有效性和規(guī)范性 。 職責 各科室負責本科室職責范圍內的為客戶保密和保護所有權工作 ； 質量負責人負責保密和保護所有權的監(jiān)督工作 。 監(jiān)測科室 在接收客戶的樣品時，應加貼唯一性標識，存放 于指定位置，加強監(jiān)管，防止泄密。有特殊保密要求的樣品，業(yè)務受理人員應采用專用包裝袋進行封裝，加貼標記，由監(jiān)測人員與業(yè)務受理員共同運輸至監(jiān)測現(xiàn)場開封，并記錄開封日期和開封人； 所有監(jiān)測過程均對無關人員保密，與監(jiān)測無關人員未經質量負責人批準，不得擅自進入監(jiān)測現(xiàn)場；客戶或其代表只能合理地進入相關區(qū)域觀察為其進行的監(jiān)測工作； 與監(jiān)測無關的人員不得接觸被檢樣品和樣品的相關資料，不得參與監(jiān)測和編制監(jiān)測報告； 有特殊保 密要求的樣品監(jiān)測過程應由質量監(jiān)督員實施連續(xù)的質量監(jiān)督，監(jiān)測完畢后應立即對樣品封裝，移交樣品管理員進行特別的保存 ； 出具的監(jiān)測報告應為客戶保密，未經客戶授權，不得將監(jiān)測報告轉交他人，不得擅自公布監(jiān)測結果； 當客戶要求用電話、圖文傳真或其它方式傳送監(jiān)測結果時， 監(jiān)測科室 應有客戶正式的書面委托并證實相關通訊方式可靠后方可傳送； 對留存保管的所有報告副本及監(jiān)測原始記錄、技術資料，由信息與培訓 程序文件 文件編號： XZFSCX0320201/0 第 1 頁 共 2 頁 3 保密和保護所有 權程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 16 室檔案管理人員妥善保存，并按《檔案管理程序》的規(guī)定借閱 。 對接觸客戶樣品、資料及其它相關信息的人員應履行為客戶保 護所有權的義務，不得利用客戶的有關知識產權為己牟利。 適用范圍 本程序適用于與監(jiān)測工作質量有關的監(jiān)督工作 。 程序內容 質量監(jiān)督員監(jiān)督的內容： 1） 人員的持證上崗情況； 2） 儀器設備的校準和工作狀態(tài)； 3） 監(jiān)測工作環(huán)境狀態(tài)； 4） 程序文件和作業(yè)指導書的執(zhí)行情況； 5） 監(jiān)測報告、原始記錄在編制記錄過程中的完整性、正確性和原始性； 6） 質量監(jiān)督員認定影響工作質量的其它事項 。 程序文件 文件編號： XZFSCX0420201/0 第 1 頁 共 2 頁 4 質量監(jiān)督工作程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 18 質量監(jiān)督員配置不少于監(jiān)測人員的 20%，質量監(jiān)督員由監(jiān)測站發(fā)文任命 。 質量監(jiān)督員在質量負責人的指導下，實施監(jiān)督工作，具體監(jiān)督的對象和內容由質量負責人根據工作需要進行確定。情況較嚴重或現(xiàn)場無法立即糾正的，由質量監(jiān)督員填寫 “不符合項及糾正措施通知表 ”，說明糾正 措施 的方法和完成時限。 質量監(jiān)督員在實施質量監(jiān)督與被監(jiān)督 人員發(fā)生爭議而無法確認時，應記錄相關情況，及時向質量負責人匯報，由質量負責人裁定爭議。 質量監(jiān)督員應將完整的質量監(jiān)督過程和結果填入 “質量監(jiān)督記錄表 ”中，并將記錄交綜合科，定期歸檔。 對發(fā)現(xiàn)較多的共性問題，必要時，應進行針對性的內部審核。 適用范圍 監(jiān)測站實驗室間比對（能力驗證）工作 。 程序要求 實 驗室間比對（能力驗證 ） 實驗室間比對是指按照預先規(guī)定的條件，由兩個或多個實驗室對相同或類似監(jiān)測對象進行監(jiān)測的組織、實施和評價； 能力驗證是指利用實驗室間比對確定實驗室的監(jiān)測能力 ； 實驗室間比對（能力驗證）分類： a) 上級和 外部組織的實驗室間比對（能力驗證）； b) 本站組織的實驗室間比對（能力驗證） ； 實驗室間比對（能力驗證）的實施 上級和 外部組織的實驗室間比對： a) 質量負責人 負責比對工作，根據收到 的實驗室間比對（能力驗證）計劃或通知的要求，制定本站具體實施方案，并下達至監(jiān)測科室。 b) 監(jiān)測科室在收到實施方案后，相關人員應及時做好比對的準備工作。 d) 比對試驗完畢后監(jiān)測科室將比對結果交綜合科，技術管理層按比對實施要求審定，經站長批準后，將比對試驗結果及相關材料及時反饋至組織者。 f) 監(jiān)測科室 負責比對評價報告報送技術管理層，并將比對（能力驗證）的所有文件和記錄移交 綜合科 歸檔保存。 c) 在計劃中的每一實驗室間比對實施前一個月，監(jiān)測科室應對實施實驗室間比對試驗涉及的相關問題作出說明，這些問題包括： （ 1）所選監(jiān)測物品的性質及其簡短說明； （ 2）獲取、處置、校核和運送監(jiān)測物品的方式和說明； （ 3）參加者進行監(jiān)測或測量可能需要采用的方法或程序的信息 ； 程序文件 文件編號： XZFSCX0520201/0 第 2 頁 共 3 頁 5 驗證比對、能力驗證程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 21 d)實驗室間比對實施前，監(jiān)測科室負責人應組織相關人員做好比對的準備工作。 f)本站獲得各實驗室間比對（能力驗證）參加者的結果反饋后，質量負責人負責對本次比對試驗結果進行書面分析并編制本次實驗室間比對（能力驗證）總體分析評 價報告。 實驗室間比對（能力驗證）的所有文件和記錄由綜合科歸檔保存。 所有不符合監(jiān)測工作、偏離 管理 體系或技術運作時的活動。 技術管理層對監(jiān)測中出現(xiàn)的技術偏離和人員傷害組織調查，并對偏離所造成的不良影響組織 善后技術處理，提出糾正措施 。 監(jiān)測人員應在監(jiān)測原始記錄上詳細記載異常現(xiàn)象。 異常 (意外 )和偏離的現(xiàn)場處理及反饋 ，本站任何員工應根據傷害程度立即實施救助措施，必要時撥打 “120”緊急電話求助 ,同時通知科室負責人和最高管理層進行善后處理。 當監(jiān)測中出現(xiàn)監(jiān)測儀器設備或設施損壞時，當事人應采取防止損害繼續(xù)蔓延的措施，保護現(xiàn)場，并及時向科室負責人報告，做好損壞的現(xiàn)場記錄。技術管理層對可能影響的數據進行追溯驗證處理。當被檢樣品丟失時，當事人應立即向科室負責人和技術管理層報告，并以書面形式寫清原因。 當內審或客戶異議或儀器使用維護中，發(fā)現(xiàn)或懷疑監(jiān)測結果有誤時，當事人應立即向科室負責人和技術管理 層報告，由技術管理層與報告人或有關活動的執(zhí)行人員一起查清事實，并記錄核查過程。有必要時，在糾正措施實施后進行附加審核． 當監(jiān)測儀器設備、環(huán)境設施影響監(jiān)測結果時，技術管理層應立即執(zhí)行《報告控制程序》，用書面形式通知可能受到影響的所有報告使用人。若有保留樣 (有效的 )，技術管理層應與委托方商議達成共識盡快安排復檢；若不能復檢，則向委托方提出承擔責任的具體措施，并承擔相應的責任。并與委托單位聯(lián)系 ，說明情況，要求重新送樣或抽樣，必要時承擔委托方的直接經濟損失。 電、水等供給中斷而暫停監(jiān)測時，科室負責人組織分析對監(jiān)測樣品和監(jiān) 程序文件 文件編號： XZFSCX0620201/0 第 2 頁 共 3 頁 6 糾正措施控制 程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 24 測結果是否造成影響。同 時，在監(jiān)測原始記錄上應注明中斷情況。 監(jiān)測人員或監(jiān)督員發(fā)現(xiàn)所檢樣品相關監(jiān)測參數的監(jiān)測值不匹配或有矛盾時，或者偏離文件化的政策、程序 (儀器設備、人員、監(jiān)測方法、樣品管理、環(huán)境條件、記錄、報告等 )的異常情況，涉及人員或監(jiān)督員應及時向科室負責人反映，科室負責人向技術管理層及時匯報，并協(xié)助解決。各類記錄報告，定期歸檔。 XZFSCX1720201/0《報告控制程序》 XZFSCX0120201/0《文件控制程序》 XZFSCX1620201/0《記錄控制程序》 XZFSCX0220201/0《內部質量審核和管理評審程序》 XZFSCX1120201/0《監(jiān)測工作程序》 XZFSCX2320201/0《不符合監(jiān)測工作的控制程序》 . 相關記錄 ZL061 偏離反饋糾正表 程序文件 文件編號： XZFSCX0620201/0 第 3 頁 共 3 頁 6 糾正措施控制程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 25 目的 保證監(jiān)測所需的設備得到受控管理，保證設備得到正確使用和安全維護 。 職責 技術管理層負責設備申購、封存（停用）、重新啟用、降級、報廢的技術審核。 綜合科 負責儀器設備的 訂購、維修 。 各科室負責所使用設備的申購、保管、使用、日常維護；設備管理員負責設備修理的審核 。 程序內容 設備 按其功能分為 ： 監(jiān)測設備，代碼為 JC； 輔助設備，代碼為 FZ； 玻璃計量器具，代碼為 BL； 液體標準物質，代碼為 BZL；固體標準物質，代碼為 BZS。調研報告一般還應包括以下內容： a) 各供應方同類設備性能比較； 程序文件 文件編號： XZFSCX0720201/0 第 1 頁 共 7 頁 7 設備管理程序 第 1 版 第 0 次修改 生效日期 2020 年 2 月 1 日 26 b) 供應方的質量保證能力； c) 同類設備價格比較； d) 用戶使用信息反饋。 設備購置 經站長批準的設備購置由 綜合科 辦理采購，價值在 1 萬元以上的設備應與供方簽訂購貨合同，合同由 綜合科 負責、申購科室協(xié)助簽訂 。 2) 驗收內容： ① 包裝是否完好； ② 設備的狀態(tài)是否完好； ③ 主機、附件、隨機工具的數量與合同和裝箱單的一致性； ④ 使用說明書、合格證等技術資料是否齊全。 必要時可請專家或委托有關技術鑒定部門完成。 經質量驗收合格的設備進行建帳、標識、領用、啟用；經驗收不合格的設備由 綜合科 負責與供應方聯(lián)系并采取妥善的方法解決。 設備的領用 各科室應確定設備的保管人和放置地點；保管人應在設備領用表上簽收； 保管人發(fā)生變化，應由接替人辦理相應的領用手續(xù)；設備放置地點有變化的，應書面通知設備管理員 。 綜合科