【正文】 ves 中央檔案館 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) ——檔案局、處 ? 檔案行政管理機(jī)構(gòu) Archival Administrative Department ? 各級檔案行政管理部門，是我國檔案工作組織系統(tǒng)中的行政管理系統(tǒng)。 項目二 檔案的收集 一、檔案收集的概述 ? 定義 ? 檔案收集工作就是按照黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各單位、單位內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和個人手中的檔案，以及散失在社會上的零散檔案，分別集中到有關(guān)的檔案室和各級各類檔案館，實行集中統(tǒng)一管理。 ? 已歸檔檔案的接收 ? 未及歸檔檔案的補(bǔ)充收集 ? 檔案館的接收 ： 檔案館接收各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)移交的需要永久或長期保存的檔案。 檔案管理 第 9 頁 共 40 頁 見 《 檔案法 》 第十六條 ? 征集的方法 ——收購、征購、捐贈 ? 檔案收集工作的意義 ? 檔案收集工作是檔案工作的起點。 ? 檔案收集工作是實行檔案集中管理原則的前提和保證。 ? 從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來說，收集工作是檔案工作中的第一個環(huán)節(jié)。 ? 檔案收集工作的基本要求 ? 豐富和優(yōu)化的館（室） ? 數(shù)量充分 、 質(zhì)量優(yōu)化 、 成份充實 、 結(jié)構(gòu)合理 ? 加強(qiáng)館（室）外調(diào)查研究 ? 既耍防止把檔案形成機(jī)關(guān)尚在經(jīng)常使用的檔案 過早地集中 起來； ? 又要防止忽視整體的需要，把需要集中的檔案當(dāng)做 “小家底 ”據(jù)為己有，或者 “拒之門外 ’不愿接收。 二、文件管理工作的基本要求 ? 要提高檔案與檔案工作的質(zhì)量，不能單純地依靠提高檔案管理水平來實現(xiàn)，更 重要的是嚴(yán)格控制文件管理過程。 嚴(yán)格文件處理程序 ? 收文處理程序可分為文件的收進(jìn)階段和閱辦階段，具體包括簽收、拆封、登記、加蓋收文章、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸卷等環(huán) 節(jié)。 三、檔案室的收集工作 檔案管理 第 11 頁 共 40 頁 ? 收收 集集 歸歸 檔檔 流流 程程 圖圖 ：： ?機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔 ? 檔案室的收集工作 主要是指機(jī)關(guān)單位內(nèi)文件材料的歸檔。 ? 文件立卷歸檔屬于文書部門的任務(wù)，它是文書工作最后一個環(huán)節(jié)，同時也是檔案室工作的第一個環(huán)節(jié)，可以說歸檔是文書工作和檔案工作的 “結(jié)合部 ”。 ?歸檔制度的內(nèi)容 ? 歸檔范圍 ? 是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不必歸檔。 ? 歸檔范圍應(yīng) 以本單位工作活動為主 ， 突出反映本單位基本職能活動和中心工作 。 ? 反映本機(jī)關(guān)工作活動 的 有價值的文件 ? 本機(jī)關(guān)的決定、計劃、總結(jié) ? 下級的請示、報告 ? 上級的指示、批復(fù) ? 不反映本機(jī)關(guān)工作活動有價值的文件 ? 上級機(jī)關(guān)的普發(fā)性文件 ? 不反映本機(jī)關(guān)工作活動無 價值的文件 ? 無行文關(guān)系機(jī)關(guān)的工作報告 ? 反映本機(jī)關(guān)工作活動 的 無價值的文件 ? 歸檔時間 ? 文書檔案 ： 第二年的六月之前 ? 形成周期比較長的科技文件 ，如一項科技、生產(chǎn)活動中形成的文件：按 活動結(jié)束時間 歸檔，一般在驗收后兩個月內(nèi)歸檔 ? 形成周期過長、程序明顯的科技文件 ：按 各項活動的工作階段 將其接收歸檔 ? 機(jī)密性較強(qiáng)的文件 ，如人事檔案： 隨時歸檔 ? 教學(xué)文件 ：一般在 次年的寒假前 歸檔 ?歸檔制度的內(nèi)容 ? 歸檔要求 ? 遵循文件形成的規(guī)律和特點 ? 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ? 區(qū)分不同價值 ? 便于保管和利用 檔案管理 第 12 頁 共 40 頁 參照 檔案整理的基本要求 ? 歸檔手續(xù) ? 交接雙方應(yīng)填寫 移交目錄，履行 簽字 手續(xù) ? 檔案工作和文書工作由一人監(jiān)管的，無需上述手續(xù)。 ? 帳外文件 各種會議材料；各種基本統(tǒng)計數(shù)字報表；機(jī)關(guān)單位的規(guī)章制度、條例、辦法等內(nèi)部文件；黨組、黨委、支部和認(rèn)識部門形成的材料；反映本單位重要活動的錄音、錄像、照片等聲像材料；不經(jīng)過收發(fā)登記、領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件；單位領(lǐng)導(dǎo)人或工作人員外出參觀、開會、從事科研活動帶回來的材料； ? 專門文件：財會、人事等專門活動中產(chǎn)生的。 ? 接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案 ? 一般是指中華人民共和國成立以后，由于備種原因彼撤銷機(jī)關(guān)形成的檔案。包括革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案。 ?檔案館現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收 ? 檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的期限 ? 省以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存 20年左右 ? 省級和縣級 以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存 10年左右 ? 檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案的方法 ? 逐年接收 ，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)每年將保管期滿的檔案向檔案館移交一次 ? 定期接收 ，就是現(xiàn)行機(jī)關(guān)定期將保管期滿的檔案向檔案館移交一次 項目三 檔案的整理 第一節(jié) 案卷級管理 檔案管理 第 13 頁 共 40 頁 一、檔案整理工作的基本內(nèi)容 ? 檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)起來。 二、檔案整理工作的原則 ? 檔案整理工作應(yīng)該按照檔案形成的特點和規(guī)律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。 ? 文件之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。 二、檔案整理工作的原則 ? 整理檔案應(yīng)該充分利用原有的基礎(chǔ) ? 檔案原來的整理基礎(chǔ)，是前人整理檔案的成果。 ? 便于保管和利用 ? 檔案整理工作的基本出發(fā)點和最終要求，便于檔案的保管和查找利用。 —— 本來互有密切聯(lián)系，但是完全混同整理，則不便于保管和利用。 （一）區(qū)分全宗 檔案管理 第 14 頁 共 40 頁 ? 全宗的概念 ? 全宗是一個具有社會獨立性的組織和個人在社會實踐中形成的檔案的有機(jī)整體。 ? 1955年改為全宗。 ? 立檔單位的構(gòu)成條件 ? 可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文。 ? 設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 ? 政權(quán)的變化和立檔單位的劃分 ? 生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分 ? 基本職能方面考慮 （一）區(qū)分全宗 ― ― 立檔單位。 （ 1） A、對內(nèi)部文件和發(fā)文 ， 檔案的形成者 就是 文件的作者 。 （ 2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標(biāo)明了立檔單位。 （ 4）經(jīng)幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。 ? 年度分類法 ：根據(jù)形成和處理文件的年度將全宗內(nèi)檔案分成各個類別。 ? 組織機(jī)構(gòu)分類法 ：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個類別，組織機(jī)構(gòu)的名稱就是類名。 ? 問題分類法 ：也稱事由分類法，就是按照文件內(nèi)容 所說明的問題將全宗內(nèi)檔案分為各個類別。 ? 復(fù)式分類法主要有四種：年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類法、組織機(jī)構(gòu) ——年度分類法、年度 ——問題分類法、問題 ——年度 分類法 ? 年度 ——組織機(jī)構(gòu)分類法， 適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的全宗。 ? 組織機(jī)構(gòu) ——年度分類法，多用于撤銷機(jī)關(guān)的檔案，立檔單位的組織機(jī)構(gòu)比較固定的全宗。 ? 問題 ——年度分類法 ，適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位一般不宜采用。 ? 分類方案的組成： ? 編制說明：編制目的、適用范圍、類目設(shè)置和配號原則 ? 類目表：類目名稱、類目號、附 注 ——分類方案的主體 檔案的歸類 ? 年度分類法 ? 文件上有兩個以上日期又不是一個年度 ? 如果文件上有兩個以上日期又不屬于同一個年度，就耍根據(jù)文件的特點，以最能說明該文件特點的日期作為分類的根據(jù)。 ? 專門年度的文件 ? 相應(yīng)的年度合并為一類 檔案的歸類 ? 組織機(jī)構(gòu)分類法 ? 按組織機(jī)構(gòu)分類的類別設(shè)置，一般是按立檔單位的第一層組織機(jī)構(gòu)。 ? 問題分類法 ? 問題分類法在類目如何設(shè)置，尤其是檔案歸類等具體問題上，常常難以掌握，比起前兩種分類方法耍復(fù)雜一些，困難一些。 ? 立卷工作的內(nèi)容包括： ? 組成案卷 ? 擬寫案卷標(biāo)題 ? 卷內(nèi)文件的排列與編號 ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面的編目與 案卷的裝訂 立卷的方法 ? 按問題立卷 ? 問題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作間題或涉及的人物、事件、事物等。 ? 按作者立卷（責(zé)任者） ? 作者是指撰寫和制發(fā)文件的機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)或個人。 ? 按地區(qū)立卷 ? 就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)（如省、市、縣、鄉(xiāng)）的文件組成案卷，或者把同屬某一地區(qū)的作者的文件組成案卷。 擬寫案卷標(biāo)題 ? 案卷 標(biāo)題要求簡明扼要，能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)包括責(zé)任者檔案管理 第 17 頁 共 40 頁 （文件作者）、文件內(nèi)容、文件名稱，使用簡稱應(yīng)通用易懂。主要項目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件數(shù)、頁 數(shù)、歸檔號、檔號。案卷封面、卷脊的全宗號、目錄號、案卷號、年代等項目要用規(guī)范字蓋印，顏色要求統(tǒng)一。 第二節(jié) 文件級整理 一、文書立卷改革基本內(nèi)容 ? 取消案卷的概念，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。 ? 分類方法選定 為年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限三種。 ? 文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由（即問題）排列，時間、重要程度等作為參考因素，可根據(jù)實際情況選用。為了整齊美觀，我校原則上規(guī)定歸檔章的位置置于首頁上端中間的空白處。 ? 無需編頁號，目錄中改設(shè) 頁數(shù) 項。 檔案管理 第 18 頁 共 40 頁 ? 無需撰寫案卷題名和填寫案卷封面，只 需填寫盒脊。封面只設(shè) 全宗名稱 項，取消了 類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數(shù)量、全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號 等項目：盒脊取消 目錄號、案卷號 項，保留 全宗號、年度 項，增設(shè) 保管期限、機(jī)構(gòu) (問題 )、起止件號、盒號 項。 ? 文件的正本與定稿作為的一件。 ? 來文與復(fù)文為一件。 原則上每份文件單獨計算為一件。 ? 復(fù)制字跡模糊或易退變的文件 ? 超大紙張的折疊。主要指永久、長期保存的文件材料。 裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文種版本在后。 歸檔文件應(yīng)按件裝訂 裝訂方法：根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。 （三）排列 ? 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。161。這里的161。最低一級類目161。例如按照161。年度－問題－保管期限161。分 類，161。保管期限161。即為最低一級類目。 檔案管理 第 20 頁 共 40 頁 ? 會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。并在備考表中加以說明，而在實際整理工作中應(yīng)盡量避免。 ? 歸檔章用印泥。 ? 全宗號：檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的可以暫時不填。如二○○一年表示為161。 2020161。 ，不能簡化為161。 01161。 。 ? 保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一為 永久 、 長期 、 短期 標(biāo)識。企業(yè)在歸章中的 問題 可以填寫原大類代號。 ? 總頁數(shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)?？傢摂?shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。 ? 來文與復(fù)文作為一件時，只 對復(fù)文進(jìn)行編目 。文件中 有圖文的頁面 為一頁。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目。 題名： 填寫文件標(biāo)題。 其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用 “－ ”連接。館編起止件號、盒號在進(jìn)館時再按要求填寫 裝盒的具體要求： ? 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。 ? 不同類別的不得放入同盒內(nèi)。 ? 盒內(nèi)不要求放置 “歸檔文件目錄 ”。 不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按機(jī)構(gòu)（問題）分類時，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件不得裝入同一檔案盒 裝盒時應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量選擇厚度適宜的檔案盒 使用無酸紙制作的檔案盒，統(tǒng)一由江蘇省檔案局監(jiān)制 統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。 ? 從狹義的角度講，鑒定工作主耍是鑒定檔案的價值，就是通常所說的在檔案棺（室）業(yè)務(wù)工作中進(jìn)行的鑒定。 ? 具體確定檔案的價值，確定保管期限。 ? 來源 ：分析檔案的形成 者，這是鑒定檔案價值的出發(fā)點。 ? 重要性 重大事件 業(yè)務(wù)性活動 一般事務(wù)性 ? 獨特性 ? 具有特色 ? 特殊事件 ? 時效性 ? 文件形成之初，用于工作查找，現(xiàn)實使用價值 ? 保存一段時 間以后，歷史研究價值和文化休閑價值 ? 形成時間 ：主要看檔案產(chǎn)生的時間和所處的歷史時期。 ? 形式 ：文件的名稱、文件的外形特征等 二、分析決定檔案價值的因素 (定性分析 ) 社會利用的需要是確定檔案保存價值的主要因素。 檔案管理 第 23 頁 共 40 頁 三、檔案保管期限