【正文】 若想進一步的經營降低成本，其空間將會越來越小。因此盡快實施信息系統(tǒng)化勢在必行。進貨管理又分為核價、拒付理由書、進貨情況查詢，銷售管理分為核實雙方交易能力、簽訂合同、開票、銷售統(tǒng)計、銷售查詢、注銷，合同管理分為合同登記、發(fā)票登記、合同查詢、合同統(tǒng)計、合同住校，庫存管理分為入庫登記、出庫登記、庫存查詢、庫存統(tǒng)計。 新系統(tǒng)所有數據如下共有 11張表，分別為臨時銷售合同，入庫單，發(fā)票明細，發(fā)貨單，可供資源表，合同明細，員工信息表，往來單位，注銷發(fā)票檔案，注銷合同檔案 ，物資，員工信息表除了有員工的信息還有員工的權限，根據其權限進入不同的系統(tǒng)模塊進行操作。至于其他幾項都是原來手工作業(yè)中都用到的數據，只是進行了電子化。 二、新系統(tǒng)目標 促進物資流通的社會化、合理化，建立一個能靈敏、高效、全面提供物資經營、管理和決策信息的公司微觀管理信息系統(tǒng)。 ② 提高物資流通的社 會效益，建立物資配送信息子系統(tǒng) . ③ 及時提供物資經營、管理和輔助決策的信息，提高經營管理水平。 ⑤ 能提供與經營環(huán)境有關的供貨廠商和客戶單位供、需、價格、資源需求等方面的市場信息。 三、 系統(tǒng)整體特點 ? 結合批號管理一邊追蹤原銷貨及退貨資料 ? 可控管庫存量、 在途量、未送貨量資料 ? 自動更新應收應付帳款 ? 進行貨物進出口的相關核算 ? 海關編碼庫存清單 ? 自動計算增值碼、關稅、消費稅 ? 適用于小規(guī)模納稅人或一般納稅人 四 、新系統(tǒng)代碼設計 本系統(tǒng)采用的代碼均為 bigint 型，長度為 8，采用順序碼。每張表的第一條記錄都是 *0000001，以后每添加一條記錄就加一號。但是通過讀取號碼的第一位即可知道該號碼是屬于哪一類號碼，到底是發(fā)票號還是合同號都能知道。當要生成一條新記錄時，只需找到表中的最后一條記錄的編碼，將其加一，就是新記錄的編碼的，這樣做能做到方便且自動生成。 五 、新系統(tǒng)邏輯模型設計 1. 合同管理 子系統(tǒng) 合同管理 子系統(tǒng)主要 包括以下內容： ① 合同管理子系統(tǒng)功能圖 :功能建模 ② 合同管理子系統(tǒng)分層新 DFD：信息流程建模 ③ 合同管理子系統(tǒng)數據字典：數據建模 ④ 合同管理子系統(tǒng)處理邏輯小說明：流程模型的處理邏輯描述。 b 合同到貨 該 模塊負責輸入、并編輯供方發(fā)票，建立反映合同到貨數據的“發(fā)票明細”數據庫文件。 d 合同統(tǒng)計 該模塊每月 /季 /年完成“合同完成情況明細”和“合同完成情況匯總表”的制作和打印。 (2) 合同管理子系統(tǒng)信息流程模型 1 . 0合 同管 理 D 1 往 來 單 位采 購員財 務 進 貨 合 同 單 供 方 發(fā) 票業(yè) 務主 管有 關人 員 合 同 統(tǒng) 計 表 查 詢 結 果 D 2 物 資 D 3 進 貨 合 同 D 4 發(fā) 票 明 細 圖 合同管理子系統(tǒng)第一層 DFD 1 . 5合 同注 銷 D 1 往 來 單 位采 購員財 務業(yè) 務主 管有 關人 員月 合 同 完 成明 細 表 D 2 物 資 D 3 進 貨 合 同 D 7 注 銷 合 同 檔 案 1 . 1合 同登 記1 . 2合 同到 貨 D 4 發(fā) 票 明 細 1 . 4合 同統(tǒng) 計1 . 3合 同查 詢 D 3 進 貨 合 同進 貨 合 同 單供 方 發(fā) 票月 合 同 完 成匯 總 表查 詢 要 求查 詢 結 果 圖 合同管理第二層 DFD 1 . 1 . 1編 輯合 同 單采 購員進 貨 合 同 單1 . 1 . 2登 記 往 來單 位1 . 1 . 4建 立 合 同明 細1 . 1 . 3登 新物 資 D 1 往 來 單 位合 格 進 貨 合 同 單 D 3 進 貨 合 同 D 1 往 來 單 位 D 2 物 資 D 2 物 資 新 供 貨 單 位新 物 資 圖 合同管理第三層新 DFD— 合同登記處理邏輯的細化 D 4 發(fā) 票 明 細 1 . 2 . 1編 輯發(fā) 票 D 3 進 貨 合 同財 務供 方 發(fā) 票1 . 2 . 2建 立 發(fā) 票明 細 D 1 往 來 單 位合 格 供 方 發(fā) 票不 合 格 供 方 方 票 D 2 物 資 圖 合同管理第三層新 DFD— 合同到貨處理邏輯的細化 1 . 3 . 1按 單 位查 期 貨1 . 3 . 2大 類期 貨查 詢1 . 3 . 3明 細期 貨查 詢1 . 3 . 4查 合 同內 容1 . 3 . 5查 合 同完 成 情 況 D 1 往 來 單 位 D 1 往 來 單 位 D 2 物 資 1 . 3 . 0查 詢分 類 D 3 進 貨 合 同 D 4 發(fā) 票 明 細 有 關人 員查 詢 請 求 D 3 進 貨 合 同有 關人 員 D 3 進 貨 合 同供 貨 單 位 碼物 資 碼 （ 大 類 ）物 資 碼 （ 明 細 ）合 同 號供 貨 單 位 碼供 應 商 期 貨大 類 期 貨明 細 期 貨合 同 內 容合 同 完 成 率 圖 合同管理第三層新 DFD— 合同查詢處理邏輯的細化 數據流定義卡 名 稱 : 進貨合同單 簡 述 : 供應商與公司簽訂的原始供貨合同憑證 組 成 : 合同號 +簽定日期 +訂貨單位碼 +訂貨單位名 +電話 +傳真 +收貨單位名 +收貨單位碼 +電話（收） +傳真（收） +收貨地址 +結算單位碼 +結算單位名 +結算地址 +開戶銀行（結） +帳號（結） +供貨單位碼 +供貨單位名 +供方地址 +郵編（供） +電話（供） +傳真（供） +開戶銀行（供） +帳號（供） +運輸方式 +物資碼 +品名 +規(guī)格 +型號 +技術標準 +交貨期 +合同數 +合同價 +備注 流通量 : 150份 /月 高蜂期 : 每年 5月和 11月 高峰期流通量 : 300份 /月 數據 流定義卡 名稱：供方發(fā)票 簡述：供貨方給我方的原始憑證，用以確認需付的款項和金額 組成： 發(fā)票號 +發(fā)票代碼 +發(fā)票日期 +品名 +規(guī)格 +型號 +計量單位 +單價 +數量 +運雜費 +稅率 +銷貨單位 +備注 +合計 名稱：合同管理 編號： 簡述：專門處理有關進貨合同的各種流程 處理邏輯小說明： 合同管理的流程大致如下： 1. 合同登記處理，即將書面合同轉化為電子版 2. 合同到貨處理，包括登記發(fā)票 3. 合同查詢，即根據有關人員的要求對合同的內容進行查詢 4. 合同統(tǒng)計，即根據業(yè)務主管的要求統(tǒng)計合同的完成率、合同價總合等 5. 合 同注銷，即將已經不需要或者已經無效的合同進行注銷。另外如物資碼是在合同員選擇了物資的品名、規(guī)格、型號后自動生成的。若輸入的物資為新物資，無法從現有物資中選出的話，可以自行填空，在登記合同的 畫面上點擊登記，會自動將新物資的信息放入物資表中，同時添加一條合同記錄進合同明細表。 名稱：合同到貨 編號： 簡述：合同中約定的貨物到達本公司時的處理 處理邏輯小說明： 合同到貨的主要功能為登記發(fā)票，隨著貨物的到來，發(fā)票一起到來，本系統(tǒng)要求紙張化的發(fā)票應轉變?yōu)殡娮影娴陌l(fā)票，因此需要將發(fā)票登記入數據表。填選完畢，點擊提交按鈕即可將發(fā)票提交之數據庫。點擊“確定”按鈕后即注銷合同，也就是把該條合同記錄從合同明細中轉入注銷合同檔案中，一切數據都不變。 名稱：合同統(tǒng)計 編號： 簡述：根據業(yè)務主管的要求進行統(tǒng)計并返回統(tǒng)計結果 處理邏輯小說明： 根據業(yè)務主管的要求，根據合同明細中的數據，進行相應的累加，以表格的方式返回給需要統(tǒng)計結果的人員看。 b 庫登記 出庫登記模塊負責核對出庫貨物，在發(fā)貨單上填寫實發(fā)數，修改可供資源表，并控制庫存，當庫存低于警戒線時發(fā)出警報。 d 存 統(tǒng)計 該模塊按 月 統(tǒng)計進出庫的總量。 2. 調出入庫單的詳細內容。 2. 調出發(fā)貨單的詳細內容。 (1) 進貨 管理子系 統(tǒng)功能模型 銷售管理第三層新 DFD銷售查詢明細 進 貨 管 理 核 價 生成入庫單 拒 付理由書查詢 進貨查詢 按單價查詢 按數量查詢 按物資碼查詢 按進貨單位查詢 按品名查詢 按規(guī)格查詢 編拒付理由書 （ 1） 核價 該模塊負責核實合同 明細和發(fā)票明細的單價情況。 （ 2）產生入庫單 該模塊負責輸入并編輯入庫單的部分字段，建立“入庫單”關系數據庫文件。 （ 4）進貨查詢 該模塊負責提供進貨資源情況的查如種類，名稱，進貨單位等。 2． 如果核價正確，則生成入庫單的錄入界面，由核價員完成錄入并把相關信息提交數據庫。 4． 若想了解拒付理由書的摘要信息，可進入拒付 理由書的查詢界面，可選擇或輸入要了解的拒付理由書對應的發(fā)票號，即可看到想得到的信息，對于未編制正式文本的可選中并編制。 名稱：核價 編號： 簡述：對合同價和發(fā)票價進行核對，確定兩者是否一致 處理邏輯小說明： 從“合同明細”中取出合同數和合同價，自動算出合同單價， 公式為合同單價 =合同價 /合同數 再從“發(fā)票明細”中取出單價，把兩者對比，如果相符則轉入 如果不相符則轉入 名 稱：生成入庫單 編號： 簡述：完成入庫單部分信息的錄入 處理邏輯小說明： 若發(fā)票單價和合同單價相符，核價員錄入物資入庫單。還可以得到物資碼； 4．根據物資碼查“可供資源表”，得到該物資對應的庫位； 5．制單日期由系統(tǒng)自動生成，即生成這張入庫單時的日期。 核價員只需填入結算方式，承 付日期和質保書情況。 至于“入庫單”中還有的實收數量和驗收日期暫不填，由倉管員來完成錄入。 這些摘要信息包括： 1． 核價界面?zhèn)鬟^來的發(fā)票號，發(fā)票價； 2． 核價界面?zhèn)鬟^來的合同號，合同價； 3． 根據發(fā)票價和合同價自動計算得出拒付理由如：發(fā)票價比合同價少 100 元； 以上都無需人工錄入，并且不 能修改。 填寫完畢即可提交到“拒付理由書”關系數據庫文件。 提交完畢，就可以根據這些摘要信息開始編制正式的拒付理由書 ,編制完畢提交給業(yè)務主管。這個字段是在查詢的時候反映出來的 。發(fā)票號可以自行輸入，或者選擇已經存在于“拒付理由書”中的發(fā)票號。 名稱：進貨查詢 編號： 簡述：對所進的貨物有關情況進行查詢 處理邏輯小說明： 可以在界面上選擇你要查詢的項目，包括數量，單價，進貨單位，品名，規(guī)格，物資碼，如果選中其中一項，則可以在下面的框框中得到該項目的所有存在的指標數，可以選擇一項你所關心的指標 數進行查詢，也可以選擇“查詢全部”，這樣所有存在于數據庫中的記錄都會顯現出來。 4 銷售 管理子系統(tǒng) 銷售 管理子系統(tǒng)包括以下內容： ① 銷售 管理子系統(tǒng)功能圖 :功能建模 ② 銷售 管理子系統(tǒng)分層新 DFD：信息流程建模 ③ 銷售 管理子系統(tǒng)數據字典：數據建模 ④ 銷售 管理子系統(tǒng)處理邏輯小說明：流程模型的處理邏輯描述。 （ 2） 簽訂合同 簽訂合同模塊的主要功能為簽訂臨時銷售合同和將臨時銷售合同轉正式合同。 （ 4） 銷售查詢 該模塊的主要功能是根據有關人員的不同查詢要求進行查詢。 （ 6） 注銷臨時銷售合同 注銷臨時銷售合同的主要功能是將那些已經沒有希望簽訂正式合同的臨時銷售合同從臨時銷售合同表中刪除。她用來在某些發(fā)貨單、發(fā)票或合同沒有必要再留著時予以注銷。