【正文】 組員為：姚曉蕓、姚玲莉、周旻、錢蔚嵐、陸曉蓉、許艷萍 X 金屬公司系統(tǒng)分析報(bào)告 一、 現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查與分析報(bào)告 （ 1） 現(xiàn)行系統(tǒng)組織概況 現(xiàn)行系統(tǒng)組織介紹： X金屬材料有限公司是原 x市物資局下屬的金屬公司于 2020年底轉(zhuǎn)制成立的。公司目前的注冊(cè)資金 3000萬人民幣，其中 90%為國有資產(chǎn)， 10%為經(jīng)營者群體持股。 公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務(wù) ，主要任務(wù)是對(duì) x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進(jìn)行采購、進(jìn)貨，銷售及存儲(chǔ)管理，并且還負(fù)責(zé)把客戶定購的貨運(yùn)送到目的地。公司性質(zhì)屬于流通企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍主要是通常所說的進(jìn)銷存管理。公司改制后，實(shí)行一體化管理和非獨(dú)立核算，有效降低了經(jīng)營成本，業(yè)務(wù)量穩(wěn)步擴(kuò)大。成立的五年多來，經(jīng)營品種已達(dá) 250多個(gè)大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工 237人，進(jìn)貨客戶及銷貨客戶總共達(dá)到 2020多家。 現(xiàn)行系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)功能： x金屬材料公司設(shè)有辦公室、業(yè)務(wù)部、市場部、物流部、財(cái)務(wù)部和信息中心等部門。每個(gè)部下還設(shè)有若干職能部門或 職能崗位。 公司 的組織機(jī)構(gòu)如圖 。 圖 x 金屬材料公司組織機(jī)構(gòu)圖 各部室的業(yè)務(wù)范圍如下： 負(fù)責(zé)處理公司日常辦公事務(wù)（如文件管理，會(huì)議安排），行政考核，后勤管理等。 是 x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負(fù)責(zé)金屬材料的進(jìn)銷存業(yè)務(wù) ，具體職責(zé)有 : ① 采購員 6人，他們的職責(zé)是根據(jù)市場需求和庫存情況，負(fù)責(zé)鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請(qǐng)、與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同，與供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行合同督催等。 ② 合同員 2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購員送來的進(jìn)貨合同 ,并完成每月的合 同統(tǒng)計(jì)與分析。 ③ 核價(jià)員 1人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)金屬材料到貨后的進(jìn)價(jià)核價(jià)及入庫單處理。 ④ 銷售員 4人，負(fù)責(zé)金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)系等。 ⑤ 統(tǒng)計(jì)員 2人，負(fù)責(zé)全公司的物資進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作與上報(bào)工作。 負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場開發(fā)工作。 負(fù)責(zé)鋼材的運(yùn)輸和倉儲(chǔ)工作，如 鋼材倉庫負(fù)責(zé)鋼材的驗(yàn)收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊(duì)負(fù)責(zé)送貨和取貨。 負(fù)責(zé)全公司經(jīng)營活動(dòng)中的收款、付款、開票和各種帳務(wù)及資金管理，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，編制財(cái)務(wù)報(bào)表等。 心 是以財(cái)務(wù)部的機(jī)房管理人員為基礎(chǔ)新成立的部門，負(fù)責(zé)公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設(shè)。 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，可以用分層描述的現(xiàn)行系統(tǒng)功能圖進(jìn)行抽象，建立現(xiàn)行系統(tǒng)的功能模型。以業(yè)務(wù)部為例， 如果把業(yè)務(wù)部的工作用功能圖抽象出來，可建立如圖 部現(xiàn)行系統(tǒng)功能模型。 圖 金屬材料公司業(yè)務(wù)部功能圖 （ 2） 現(xiàn)行系統(tǒng)工作目標(biāo) x金屬公司的性質(zhì)屬于流通企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍主要是通常所說的進(jìn)銷存管理?，F(xiàn)行系統(tǒng)的主要目標(biāo)有： ? 對(duì)各種單據(jù)、合同進(jìn)行管理； ? 對(duì)庫存、進(jìn)銷貨情況進(jìn)行管理； ? 對(duì)合同和各種單據(jù)進(jìn)行統(tǒng) 計(jì)和查詢； ? 實(shí)現(xiàn)人員合理分工，保證業(yè)務(wù)流程順暢完善； ? 進(jìn)一步提高人員的工作效率，提高業(yè)務(wù)量； ? 提高物流服務(wù)水平； ? 建立和擴(kuò)大經(jīng)銷網(wǎng)絡(luò)，提高市場占有率； （ 3） 現(xiàn)行系統(tǒng)職能調(diào)查情況： 分部門來說，各個(gè)部門的工作目標(biāo)大致可列為如下： 進(jìn)貨： ? 采購員判斷市場情況，簽訂采購合同； ? 合同員登記合同并完成合同的統(tǒng)計(jì)與分析，其分析的信息為決策作出支持； ? 核價(jià)員核對(duì)合同價(jià)與發(fā)票價(jià)，并產(chǎn)生相應(yīng)的單據(jù)； ? 通過電話及票據(jù)傳遞進(jìn)行各個(gè)部門之間的消息通信 ? 對(duì)業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行及時(shí)修改 銷貨： ? 對(duì)金屬材料的銷售進(jìn)行管理，保持與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)系； ? 進(jìn) 行可供資源表的維護(hù)； ? 與庫存部門保持良好聯(lián)系 庫存： ? 對(duì)出庫及入庫的貨物進(jìn)行核對(duì)與清點(diǎn)； ? 對(duì)庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與查詢； ? 保持與進(jìn)貨和銷貨部門的良好聯(lián)系 （ 4） 現(xiàn)行系統(tǒng)功能需求 各部室的業(yè)務(wù)功能需求如下： 負(fù)責(zé)處理公司日常辦公事務(wù)（如文件管理，會(huì)議安排），行政考核，后勤管理等。 是 x公司經(jīng)營鋼材的核心部門，負(fù)責(zé)金屬材料的進(jìn)銷存業(yè)務(wù) ，具體職責(zé)有 : ① 采購員 6人，他們的職責(zé)是根據(jù)市場需求和庫存情況，負(fù)責(zé)鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購，包括提出采購申請(qǐng)、與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同，與供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行合同督 催等。 ② 合同員 2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購員送來的進(jìn)貨合同 ,并完成每月的合同統(tǒng)計(jì)與分析。 ③ 核價(jià)員 1人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)金屬材料到貨后的進(jìn)價(jià)核價(jià)及入庫單處理。 ④ 銷售員 4人，負(fù)責(zé)金屬材料的銷售管理，如銷售開票，保持與客戶的業(yè)務(wù)聯(lián)系等。 ⑤ 統(tǒng)計(jì)員 2人，負(fù)責(zé)全公司的物資進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作與上報(bào)工作。 負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場開發(fā)工作。 負(fù)責(zé)鋼材的運(yùn)輸和倉儲(chǔ)工作，如 鋼材倉庫負(fù)責(zé)鋼材的驗(yàn)收、入庫、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫工作，車隊(duì)負(fù)責(zé)送貨和取貨。 負(fù)責(zé)全公司經(jīng)營活動(dòng)中的收款 、付款、開票和各種帳務(wù)及資金管理，進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，編制財(cái)務(wù)報(bào)表等。 是以財(cái)務(wù)部的機(jī)房管理人員為基礎(chǔ)新成立的部門，負(fù)責(zé)公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設(shè)。 （ 5） 現(xiàn)行系統(tǒng)信息需求 現(xiàn)行系統(tǒng)的信息需求包括進(jìn)貨合同單，供方發(fā)票，購貨要求，物資入庫單，合同完成情況明細(xì)，客戶的付款能力，銷貨合同，發(fā)貨單，臨時(shí)銷售合同等。我們可以將信息需求用信息流程圖的形式表現(xiàn)出來，如下圖所示： 其中第一層的處理邏輯被分解為第二層的 、 、 個(gè)處理邏輯，這三個(gè)處理邏輯又分解成三張第三層數(shù)據(jù)流 程圖。 2業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) J 2 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) J 6 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè)業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 業(yè) 圖 業(yè)務(wù)部進(jìn)銷存業(yè)務(wù)第一層 DFD 2 . 1合 同 管 理合 同 員 J 6 業(yè) 務(wù) 臺(tái) 帳采 購員財(cái) 務(wù)客 戶倉 庫財(cái) 務(wù)統(tǒng) 計(jì)客 戶物 資 發(fā) 貨 單 J 2 進(jìn) 貨 合 同 明 細(xì)2 . 2進(jìn) 貨 管 理核 價(jià) 員供 方 發(fā) 票合 同 進(jìn) / 銷 價(jià)物 資 入 庫 單物 資 入 庫 單供 方 發(fā) 票2 . 3銷 售 管 理銷 售 員物 資 入 庫 單購 貨 要 求付 款 能 力進(jìn) 貨 合 同 單 圖 業(yè)務(wù)部進(jìn)銷存業(yè)務(wù)第二層 DFD 采 購員2 . 1 . 1進(jìn) 貨 合 同登 記合 同 員進(jìn) 貨 合 同 單 J 2 進(jìn) 貨 合 同 明 細(xì)財(cái) 務(wù)供 方 發(fā) 票2 . 1 . 2注 明合 同 價(jià)合 同 員 J 1 進(jìn) 貨 合 同 留 底 J 3 可 供 資 源 表供 方 發(fā) 票2 . 1 . 3做 到 貨記 錄合 同 員2 . 1 . 4合 同統(tǒng) 計(jì)合 同 員業(yè) 務(wù)主 管合 同 完 成情 況 匯 總 表合 同 完 成情 況 明 細(xì) 表核 價(jià)員供 方 發(fā) 票合 同 進(jìn) / 銷 價(jià)物 資 入 庫 單 ⑤銷 售員物 資 入 庫 單 ⑤ 圖 處理邏輯 “合同管理”的細(xì)化 DFD 合 同員統(tǒng) 計(jì)財(cái) 務(wù)業(yè) 務(wù)主 管倉 庫2 . 2 . 1登 記 發(fā) 票目 錄核 價(jià) 員2 . 2 . 3編 拒 付理 由 書核 價(jià) 員2 . 2 . 4產(chǎn) 生 物 資入 庫 單核 價(jià) 員2 . 2 . 5填 實(shí) 收數(shù) 量核 價(jià) 員 J 4 發(fā) 票 目 錄2 . 2 . 2核 對(duì)價(jià) 格核 價(jià) 員價(jià) 格 不 相 符財(cái) 務(wù)拒 付 理 由 書合 同員物 資 入 庫 單 ③ ④ ⑤ ⑥物 資 入 庫 單 ③ ④ ⑤ 物 資 入 庫 單 ①物 資 入 庫 單 ② ③ ④供 方 發(fā) 票物 資 入 庫 單 ⑤ J 5 物 資 入 庫 單 ① ② 暫 存供 方 發(fā) 票合 同 進(jìn) / 銷 價(jià)供 方 發(fā) 票合 同 進(jìn) / 銷 價(jià)價(jià) 格 相 符供 方 發(fā) 票 圖 處理邏輯 “進(jìn)貨管理”的細(xì)化 DFD 合 同員倉 庫財(cái) 務(wù)客 戶物 資 入 庫 單 ⑤2 . 3 . 1做 業(yè) 務(wù)臺(tái) 帳銷 售 員2 . 3 . 3預(yù) 開 票銷 售 員2 . 3 . 2核 實(shí) 購 買能 力銷 售 員2 . 3 . 5結(jié) 算開 票銷 售 員2 . 3 . 4銷 售登 記銷 售 員 J 6 業(yè) 務(wù) 臺(tái) 帳統(tǒng) 計(jì)2 . 3 . 7做 可 供 資源 表銷 售 員2 . 3 . 6修 改庫 存銷 售 員 J 6 業(yè) 務(wù) 臺(tái) 帳 （ 入 庫 單 ⑤ ）合 格 購 貨 要 求購 貨 要 求付 款 能 力不 合 格 購 貨 要 求 J 7 發(fā) 貨 單 ⑤ ⑥ ⑦ 暫 存 J 7 發(fā) 貨 單 ① 暫 存發(fā) 貨 單 ④發(fā) 貨 單 ① ② ③發(fā) 貨 單 ①發(fā) 貨 單 ⑤ ⑥ ⑦發(fā) 貨 單 ⑤發(fā) 貨 單 ⑤ 可 供 資 源 表客 戶 圖 處理邏輯 “銷售管理”的細(xì)化 DFD （ 6） 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求 現(xiàn)行系統(tǒng)查詢與決策要求包括： ? 銷售員查詢庫存總賬，了解可供資源以滿足客戶購貨需要； ? 采購員要了解各種物資的庫存量以便及時(shí)向有關(guān)部門提出采購申請(qǐng)； ? 核價(jià)員要查詢并核對(duì)合同價(jià)與發(fā)票價(jià)是否一致，以便決定開具哪一種票據(jù)； ? 合同員需要查詢合同明細(xì)； ? 公司有關(guān)人員需要查詢各種票據(jù)的明細(xì)； ? 公司有關(guān)人員要查詢合同的完成情況，以便確定往來單位的信譽(yù)度，并作出優(yōu)惠計(jì)劃； ? 公司經(jīng)理需要了解未來季度某種物 資的期貨數(shù)量，以便預(yù)計(jì)下一季度的進(jìn)銷額； ? 公司經(jīng)理需要了解公司各種經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的完成情況，以便作出長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略計(jì)劃； （ 7） 現(xiàn)行系統(tǒng)系統(tǒng)分析 2020 年初公司購買了“金碟”財(cái)務(wù)軟件，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理信息化，但隨著經(jīng)營業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，僅僅在財(cái)務(wù)管理方面實(shí)現(xiàn)信息化，已不能滿足公司業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，須盡快改變目前進(jìn)銷存業(yè)務(wù)管理仍然是手工的作業(yè)狀態(tài)。 銷售的結(jié)算方式很多，手續(xù)繁雜，容易出錯(cuò)； 銷售、財(cái)務(wù) 和倉庫各有一本庫存明細(xì)賬，數(shù)據(jù)不一致問題嚴(yán)重，月底對(duì)賬工作量大； 人工開銷售憑證，容易寫錯(cuò)、算錯(cuò) ，事后處理困難； 由于銷售人員不能準(zhǔn)確掌握庫 存，開出的廢票很多，常常要退票； 市場開拓能力差，沒有設(shè)立設(shè)外省市 經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)； 缺乏合理的庫存定額管理，庫存數(shù)字不準(zhǔn)，造成大量積壓或脫銷； 沒有供應(yīng)商資料，無法控制進(jìn)貨質(zhì)量； 由于業(yè)務(wù)人員忙于日常事務(wù)處理，無精力進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)的分析； 經(jīng)理得到的信息滯后， 不能及時(shí)了解市場行情及企業(yè)運(yùn)行情況，影響了正確決策； 沒有留下客戶資料，無法進(jìn)行市場分析和客戶分析，缺乏客戶服務(wù)的意 識(shí)， 有些客戶已經(jīng)流失； 公司已使用了財(cái)務(wù)軟件，但業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)尚未建立，致使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能直接、實(shí)時(shí)地進(jìn) 入財(cái)務(wù)系統(tǒng)， 造成數(shù)據(jù)冗余； 單據(jù)繁多，數(shù)據(jù)冗余 ； “可供資源表”每周制作一次，不能實(shí)時(shí)反映物資的可供數(shù)量和市場價(jià)格 ，沒什么用處； 歷史數(shù)據(jù)缺失，無法進(jìn)行銷售預(yù)測和分析； 信息化意識(shí)薄弱，不原意嘗試電子商務(wù)。 c. 環(huán)境分析 首先從公司內(nèi)部大環(huán)境分析，目前公司的注冊(cè)資金 3000萬人民幣，其中 90%為國有資產(chǎn)，10%為經(jīng)營者群體持股。 公司繼承了原公司的大部分經(jīng)營業(yè)務(wù)，主要任務(wù)是對(duì) x市及周邊地區(qū)的所需鋼材、有色金屬等原材料進(jìn)行采購、進(jìn)貨，銷售及存儲(chǔ)管理，并且還負(fù)責(zé)把客戶定購的貨運(yùn)送到目的地。公司性質(zhì)屬于流通企業(yè)， 目前 經(jīng)營品種已達(dá) 250多個(gè)大類、數(shù)千種規(guī)格，現(xiàn)有職工 237人， 進(jìn)貨客戶及銷貨客戶總共達(dá)到 2020多家。 如此大的一家企業(yè)目前僅靠財(cái)務(wù)軟件來運(yùn)營，定會(huì)造成很多商機(jī)的貽誤，并且若想進(jìn)一步的經(jīng)營降低成本，其空間將會(huì)越來越小。 其次從公司的外部環(huán)境分析，目前該市場的利潤空間較高，還會(huì)有相當(dāng)多的公司進(jìn)入市場，并且目前信息化是一主流，誰掌握的信息更多更迅捷，就意味著能賺更多的差價(jià)，簽訂更多的客戶。因此盡快實(shí)施信息系統(tǒng)化勢在必行。 d. 新系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)與流程需求分析 新系統(tǒng)有四大功能，分別為進(jìn)貨管理功能、銷售管理功能、合 同管理功能、庫存管理功能。進(jìn)貨管理又分為核價(jià)、拒付理由書、進(jìn)貨情況查詢，銷售管理分為核實(shí)雙方交易能力、簽訂合同、開票、銷售統(tǒng)計(jì)、銷售查詢、注銷，合同管理分為合同登記、發(fā)票登記、合同查詢、合同統(tǒng)計(jì)、合同住校，庫存管理分為入庫登記、出庫登記、庫存查詢、庫存統(tǒng)計(jì)。新系統(tǒng)將面向合同員、核價(jià)員、倉管員及業(yè)務(wù)主管，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)性，查詢、統(tǒng)計(jì)簡便，真正實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷存的信