【正文】 的一家企業(yè)目前僅靠財(cái)務(wù)軟件來運(yùn)營(yíng)，定會(huì)造成很多商機(jī)的貽誤，并且若想進(jìn)一步的經(jīng)營(yíng)降低成本，其空間將會(huì)越來越小。 銷售的結(jié)算方式很多，手續(xù)繁雜，容易出錯(cuò)； 銷售、財(cái)務(wù) 和倉(cāng)庫(kù)各有一本庫(kù)存明細(xì)賬，數(shù)據(jù)不一致問題嚴(yán)重，月底對(duì)賬工作量大； 人工開銷售憑證，容易寫錯(cuò)、算錯(cuò) ，事后處理困難； 由于銷售人員不能準(zhǔn)確掌握庫(kù) 存，開出的廢票很多，常常要退票； 市場(chǎng)開拓能力差，沒有設(shè)立設(shè)外省市 經(jīng)銷網(wǎng)點(diǎn)； 缺乏合理的庫(kù)存定額管理，庫(kù)存數(shù)字不準(zhǔn)，造成大量積壓或脫銷； 沒有供應(yīng)商資料，無法控制進(jìn)貨質(zhì)量； 由于業(yè)務(wù)人員忙于日常事務(wù)處理，無精力進(jìn)行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的分析； 經(jīng)理得到的信息滯后， 不能及時(shí)了解市場(chǎng)行情及企業(yè)運(yùn)行情況，影響了正確決策； 沒有留下客戶資料，無法進(jìn)行市場(chǎng)分析和客戶分析，缺乏客戶服務(wù)的意 識(shí)， 有些客戶已經(jīng)流失； 公司已使用了財(cái)務(wù)軟件，但業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)尚未建立，致使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能直接、實(shí)時(shí)地進(jìn) 入財(cái)務(wù)系統(tǒng)， 造成數(shù)據(jù)冗余； 單據(jù)繁多，數(shù)據(jù)冗余 ； “可供資源表”每周制作一次，不能實(shí)時(shí)反映物資的可供數(shù)量和市場(chǎng)價(jià)格 ，沒什么用處； 歷史數(shù)據(jù)缺失，無法進(jìn)行銷售預(yù)測(cè)和分析； 信息化意識(shí)薄弱，不原意嘗試電子商務(wù)。 是以財(cái)務(wù)部的機(jī)房管理人員為基礎(chǔ)新成立的部門，負(fù)責(zé)公司的信息化規(guī)劃和信息系統(tǒng)的建設(shè)。 ⑤ 統(tǒng)計(jì)員 2人，負(fù)責(zé)全公司的物資進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作與上報(bào)工作。 是 x公司經(jīng)營(yíng)鋼材的核心部門，負(fù)責(zé)金屬材料的進(jìn)銷存業(yè)務(wù) ，具體職責(zé)有 : ① 采購(gòu)員 6人，他們的職責(zé)是根據(jù)市場(chǎng)需求和庫(kù)存情況，負(fù)責(zé)鋼材的現(xiàn)貨和期貨的采購(gòu)，包括提出采購(gòu)申請(qǐng)、與供應(yīng)商簽訂進(jìn)貨合同，與供應(yīng)商保持業(yè)務(wù)聯(lián)系，進(jìn)行合同督 催等。 現(xiàn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，可以用分層描述的現(xiàn)行系統(tǒng)功能圖進(jìn)行抽象，建立現(xiàn)行系統(tǒng)的功能模型。 負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)工作。 ② 合同員 2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購(gòu)員送來的進(jìn)貨合同 ,并完成每月的合 同統(tǒng)計(jì)與分析。每個(gè)部下還設(shè)有若干職能部門或 職能崗位。公司性質(zhì)屬于流通企業(yè)，業(yè)務(wù)范圍主要是通常所說的進(jìn)銷存管理。組員為：姚曉蕓、姚玲莉、周旻、錢蔚嵐、陸曉蓉、許艷萍 X 金屬公司系統(tǒng)分析報(bào)告 一、 現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查與分析報(bào)告 （ 1） 現(xiàn)行系統(tǒng)組織概況 現(xiàn)行系統(tǒng)組織介紹： X金屬材料有限公司是原 x市物資局下屬的金屬公司于 2020年底轉(zhuǎn)制成立的。公司改制后，實(shí)行一體化管理和非獨(dú)立核算，有效降低了經(jīng)營(yíng)成本，業(yè)務(wù)量穩(wěn)步擴(kuò)大。 公司 的組織機(jī)構(gòu)如圖 。 ③ 核價(jià)員 1人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)金屬材料到貨后的進(jìn)價(jià)核價(jià)及入庫(kù)單處理。 負(fù)責(zé)鋼材的運(yùn)輸和倉(cāng)儲(chǔ)工作，如 鋼材倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)鋼材的驗(yàn)收、入庫(kù)、存放、保管、保養(yǎng)及物資出庫(kù)工作，車隊(duì)負(fù)責(zé)送貨和取貨。以業(yè)務(wù)部為例， 如果把業(yè)務(wù)部的工作用功能圖抽象出來，可建立如圖 部現(xiàn)行系統(tǒng)功能模型。 ② 合同員 2人，其職責(zé)是負(fù)責(zé)登記采購(gòu)員送來的進(jìn)貨合同 ,并完成每月的合同統(tǒng)計(jì)與分析。 負(fù)責(zé)各地區(qū)的市場(chǎng)開發(fā)工作。 （ 5） 現(xiàn)行系統(tǒng)信息需求 現(xiàn)行系統(tǒng)的信息需求包括進(jìn)貨合同單，供方發(fā)票，購(gòu)貨要求，物資入庫(kù)單，合同完成情況明細(xì)，客戶的付款能力，銷貨合同，發(fā)貨單，臨時(shí)銷售合同等。 c. 環(huán)境分析 首先從公司內(nèi)部大環(huán)境分析，目前公司的注冊(cè)資金 3000萬(wàn)人民幣，其中 90%為國(guó)有資產(chǎn)，10%為經(jīng)營(yíng)者群體持股。 其次從公司的外部環(huán)境分析，目前該市場(chǎng)的利潤(rùn)空間較高，還會(huì)有相當(dāng)多的公司進(jìn)入市場(chǎng)，并且目前信息化是一主流，誰(shuí)掌握的信息更多更迅捷，就意味著能賺更多的差價(jià)，簽訂更多的客戶。新系統(tǒng)將面向合同員、核價(jià)員、倉(cāng)管員及業(yè)務(wù)主管，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)性，查詢、統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)便，真正實(shí)現(xiàn)進(jìn)銷存的信息化。 新系統(tǒng)的流程由數(shù)據(jù)流程圖 DFD分層次地描述。 ④ 能進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的動(dòng)態(tài)分析及市場(chǎng)預(yù)測(cè)、財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。每種類型代碼的第一位都不同，如員工信息表中的員工號(hào)第一位為 1，往來單位表中的單位碼的第一位是 2，物資表中的物資碼的第一位是 3，以此類推。 本系統(tǒng)采用的代碼全為數(shù)字碼，方便系統(tǒng)自動(dòng)生成。 （ 1） 合同管理子系統(tǒng)功能模型 模塊功能說明舉例如下： 合同管理信系統(tǒng)功能圖 a 合同登記 合同登記模塊負(fù)責(zé)輸入并編輯進(jìn)貨合同單，建立“進(jìn)貨合同”關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)文件。 e 合同注銷 將已完成的合同在“進(jìn)貨合同”中注銷，并從“進(jìn)貨合同”文件中轉(zhuǎn)儲(chǔ)到“注銷合同檔案”歷史文件中。如果添加的單位是新單位，會(huì)彈出一個(gè)添加新單位的畫面，用于輸入新單位的單位名、地址、傳真等信息，點(diǎn)擊提交添加一條記錄進(jìn)新單位。 發(fā)票登記彈出的畫面是一個(gè)帶有許多空格的畫面，這些表格有些可以選擇，比如合同號(hào)，即該發(fā)票是針對(duì)某一份合同所開出的發(fā)票；另外有些空格是固定 的不能填選的，如發(fā)票號(hào)，是系統(tǒng)自動(dòng)生成的。 名稱：合同查詢 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：根據(jù)有關(guān)人員的要求進(jìn)行查詢并返回查詢結(jié)果 處理邏輯小說明： 根據(jù)有關(guān)人員的要求，查詢合同明細(xì)表并根據(jù)物資碼或合同號(hào)調(diào)出合同明細(xì)中的數(shù)據(jù)，以表格的形式給查詢的人查看。 c 存 查詢 該模塊提供某種物資的庫(kù)存 情況 ，以及某日進(jìn)出庫(kù)的貨物清單 。 3. 核對(duì)貨物 如果合格 則轉(zhuǎn)處理邏輯 否則 出錯(cuò)處理 名稱 : 填實(shí)收數(shù) 編號(hào)： 簡(jiǎn)述 :在入庫(kù)單上填寫實(shí)收數(shù)量 處理邏輯小說明 : 填寫實(shí)收數(shù)量 業(yè)務(wù) 主管 統(tǒng)計(jì)要求 統(tǒng)計(jì) 目標(biāo) 按品名 統(tǒng)計(jì)庫(kù) 存剩余 量 統(tǒng)計(jì)庫(kù)存剩余量 按月份 統(tǒng)計(jì)入 庫(kù)數(shù) 某月入庫(kù)數(shù) 按月份 統(tǒng)計(jì)出 庫(kù)數(shù) 某月出庫(kù)數(shù) D5 可供資源表 D6 入庫(kù)單 D9 發(fā)貨單 業(yè)務(wù) 主管 名稱 : 入庫(kù)登記 編號(hào)： 簡(jiǎn)述 :修改可供資源表 處理邏輯小說明 : =原可供數(shù)量 +實(shí)發(fā)數(shù)量 名稱 : 編號(hào) : 簡(jiǎn)述 :清點(diǎn)出庫(kù)數(shù)目 處理邏輯小說明 : 1. 登陸頁(yè)面時(shí)自動(dòng)搜索需要處理的發(fā)貨單。如果一致就生成入庫(kù)單的界面，如果不一致，就生成拒付理由書的摘要并建立“拒付理由書”關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)文件。 (2) 銷售 管理子系統(tǒng)信息流程模型 進(jìn)貨管理第一層 DFD 進(jìn)貨管理第二層 DFD 進(jìn)貨管理第三 層 DFD—— 進(jìn)貨查詢 (3) 銷售 管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型 a. 邏輯說明定義 名稱：進(jìn)貨管理 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：處理進(jìn)貨后的核價(jià)，生成入庫(kù)單和拒付理由書的流程 處理邏輯小說明： 進(jìn)貨管理子系統(tǒng)的流程如下： 1． 先由核價(jià)員輸入合同員通知的要核價(jià)的發(fā)票的發(fā)票號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)完成核價(jià)，并根據(jù)核價(jià)的結(jié)果來繼續(xù)下一步。 5． 若想了解進(jìn)貨的大致情況，可進(jìn)入進(jìn)貨查詢的模塊，可針對(duì)某一項(xiàng)指標(biāo)如數(shù)量，單價(jià)進(jìn)行有條件的查詢，也可進(jìn)行概況的查詢。 以上都無需人工錄入，并且不能修改。 名稱：編拒付理由書 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：完成拒付理由書信息的錄入和編制正式的拒付理由書并提交給主管 處理邏輯小說明： 如果合同單價(jià)和發(fā)票單價(jià)不相符，則產(chǎn)生拒付理由書摘要信息 。 對(duì)于剛產(chǎn)生的拒付理由書顯然都是沒有對(duì)應(yīng)的正式文本形式的，因此，同時(shí)在提交這些信息的同時(shí)把“拒付理由書”的提交情況字段置為“否”。 名稱：拒付理由書查詢 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：對(duì)拒付理由書的摘要信息進(jìn)行查詢 處理邏輯小說明： 查詢是根據(jù)發(fā)票號(hào) 來進(jìn)行的。 查詢出來的就是數(shù)量，單價(jià)，進(jìn)貨單位，品名，規(guī)格，物資碼這幾個(gè)項(xiàng)目。 銷售管理 核實(shí)雙方交易能力 簽訂合同 開 票 銷售查詢 銷售統(tǒng)計(jì) 注銷臨時(shí)銷售合同 注銷正式文檔 核實(shí)客戶購(gòu)買力 核實(shí)資源可用性 生成臨時(shí)合同 登記證正式合同 預(yù)開票 結(jié)算開票 發(fā)票注銷 銷售合同注銷 銷售完成情況明細(xì) 銷售完成情況匯總 1．． 1．． 1．． 1．． 1．． 1．． 1．． 1．． 發(fā)貨單注銷 （ 3） 開票 該模塊的主要功能位生成發(fā)貨單和開出發(fā)票，用以和客戶打交道。 （ 7） 注銷正式文檔 該模塊的功能共有三塊，分別為發(fā)貨單注銷、發(fā)票注銷和正式合同注銷。 5. 對(duì)于已經(jīng)由倉(cāng)管員填入發(fā)貨時(shí)間和實(shí)發(fā)數(shù)量的發(fā)貨單，可以進(jìn)行結(jié)算開票，添加入發(fā)票明細(xì)。 9. 業(yè)務(wù)主管可以使用統(tǒng)計(jì)功能，知曉某年某季度的銷售明細(xì)和匯總。 名稱：開票 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：為正式合同生成發(fā)貨單和開出發(fā)票 處理邏 輯小說明： 對(duì)于每一份正式合同： 1. 開出發(fā)貨單，將發(fā)貨日期和實(shí)發(fā)數(shù)量留給倉(cāng)管員填，并以 或電話的方式通知倉(cāng)管員去填這兩欄。 另外，更新可供資源表的正在商議數(shù)字段，公式為： 正在商議數(shù) =正在商議數(shù) 合同數(shù) 名稱：注銷正式文檔 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，對(duì)發(fā)票、正式合同和發(fā)貨單予以注 銷 處理邏輯小說明： 可能發(fā)生的注銷情況有以下幾種： 1. 若一份未生成發(fā)貨單的正式合同因某種原因需要注銷，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，可予注銷該正式合同，進(jìn)入注銷合同檔案。 5. 對(duì)于已經(jīng)生成發(fā)貨單的合同，若需要注銷，必先注銷該發(fā)貨單才能注銷該合同。轉(zhuǎn)為正式合同后會(huì)更新該表格，去掉之前轉(zhuǎn)為正式合同的臨時(shí)銷售合同，防止銷售員進(jìn)行誤操作，再次調(diào)用已不在臨時(shí)銷售合同表中的合同。并以電話或 形式提醒倉(cāng)管員應(yīng)該填寫該發(fā)貨單的發(fā)貨日期和實(shí)發(fā)數(shù)量。 如果 選擇了兩份發(fā)貨單且點(diǎn)擊“確定” 則 彈出 message 提示只能選擇一份發(fā)貨單 如果 沒有選擇發(fā)貨單且點(diǎn)擊“確定” 則 彈出 message 提示必須選擇一份發(fā)貨單 如果 表格中已經(jīng)沒有發(fā)貨單且點(diǎn)擊“確定” 則 彈出 message 提示已沒有可以開票的發(fā)貨單 選擇一份發(fā)貨單且點(diǎn)擊“確定”后，彈出開票界面，其中發(fā)票號(hào)為自動(dòng)生成，開票日期及當(dāng)前日期，為自動(dòng)生成，其他發(fā)票明細(xì)中的字段除結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)和稅率為自行填寫外，都是自動(dòng)由發(fā)貨單和合同明細(xì)中取出，皆為不能修改的空格。信譽(yù)的計(jì)算公式為： 該單位已開出發(fā)票的合同的合同價(jià)總和 /該單位全部合同的合同價(jià)總和 *100% 名稱：查詢單位總購(gòu)數(shù) 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：根據(jù)有關(guān)人員的要求，查詢某一特定單位對(duì)于某一特定資源的總的購(gòu)買數(shù)量 處理邏輯小說明： 該功能模塊顯示的是可供有關(guān)人員選擇的一系列框，內(nèi)容有：訂貨單位、物資名、規(guī)格、型號(hào)。 名稱：查詢物資銷售情況 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：根據(jù)有關(guān)人員的要求，按照物資碼查詢特定資源的銷售情況 處理邏輯小說明： 該功能模塊顯示的是可供有關(guān)人員選擇的一個(gè)框，內(nèi)容為物資碼，有關(guān)人員可以 選擇對(duì)某一特定的物資碼進(jìn)行查詢。此為必選的空格。其統(tǒng)計(jì)過程同處理邏輯 ，主要區(qū)別在于其能統(tǒng)計(jì)一個(gè)季度的總的某一單位的對(duì)于某一物資的消費(fèi)量。其統(tǒng)計(jì)步驟為： 1. 查找簽訂日期處于選擇的年份和季度的合同號(hào) 2. 找到該合同號(hào)對(duì)應(yīng)的物資碼，并和輸入的物資所對(duì)應(yīng)的物資碼比對(duì) 如果 一致 則 將物資碼一致的合同的合同數(shù)累加起來 4. 在表格中顯示累加的結(jié)果，并計(jì)算完成的比率，對(duì)于每一項(xiàng)物資，完成比率由以下公式得出： 已開票的合同的合同價(jià)總和 /物資碼對(duì)應(yīng)所有合同的合同價(jià)總和 *100% 注意：以上計(jì)算全都在銷售員選擇年份和季度范圍內(nèi)篩選 名稱：銷售合同注銷 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：由于合同不符合雙方意愿或一方違約，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，可以注銷尚未開出發(fā)貨單的正式合同 處理邏輯小說明： 進(jìn)入該功能模塊顯示的內(nèi)容為一張表，用以顯示可以予以注銷的正式合同。同時(shí)用以選擇合同的表格自動(dòng)更新。銷售員一次只能選擇一張發(fā)票予以注銷。 名稱：發(fā)貨單注銷 編號(hào)： 簡(jiǎn)述：由于發(fā)貨單錯(cuò)開或其他原因，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，可對(duì)尚未開票的發(fā)貨單予以注銷 處理邏輯小說 明： 進(jìn)入該功能模塊顯示的內(nèi)容為一張表，用以顯示可以予以注銷的發(fā)貨單。 單位碼的第一位皆為 3，即任意一家單位的單位碼為 3*******，其中 *全為數(shù)字 數(shù)據(jù)元素定義卡 名稱：?jiǎn)挝幻? 簡(jiǎn)述：與本公司有往來的相關(guān)單位的名字 別名：無 數(shù)據(jù)類型： char 長(zhǎng)度： 20 取值 /含義：不能為空。 根據(jù)真實(shí)單位的納稅人識(shí)別號(hào)輸入 數(shù)據(jù)元素定義卡 名稱：地址 簡(jiǎn)述：與本公司有往來的相關(guān)單位的地址