【正文】 ........................................... 28 （ 2）刪除文件夾 ................................................................................................................ 29 1其他相關操作 ..................................................................................................................... 38 （ 1）郵件的來源標記 ......................................................................................................... 39 （ 2）郵件的轉(zhuǎn)發(fā) ................................................................................................................ 40 （ 3）郵件自動歸類 ............................................................................... 4 錯誤 !未定義書簽。 外貿(mào)企業(yè)管理電子郵件中存在的問題 (1)一般外貿(mào)企業(yè)業(yè)務員主要通過 Email的方式與客戶及潛在客戶進行業(yè)務聯(lián)系。 (2)郵件作為公司最重要的資源，如何備份，如何歸檔成為企業(yè)的網(wǎng)絡管理員的一項不可能完成的任務，郵件越來越多，容量從一個Ｇ到十幾個Ｇ不斷的增長，有一天突然打不開怎么辦？系統(tǒng)或硬盤壞了怎么辦？中了病毒，郵件被莫名其妙刪除怎么辦？業(yè)務員走了，郵件及客戶資料也帶走了，或者惡意刪除，這些就好象是一顆不定時的炸彈，無法知道什么時候會發(fā)生，如何才能有效的避免。 (3)通過參會，外貿(mào)推廣獲取的大量詢盤和客戶資料缺乏有效和持續(xù)的跟蹤和挖掘，造成商業(yè)機會流失。 (5)開發(fā)項目是一項復雜而困難的勞動，占據(jù)業(yè)務員大量的時間，主要有： A、 詢 /報價階段：如何有效的管理和審批，報價的依據(jù)是什么？工廠提供的大量的價格數(shù)據(jù)如何分析？ B、 打樣 /樣品開發(fā)階段：如何跟報價相結合，打樣的版本如何控制，樣品如何管理？ C、 項目 /產(chǎn)品開發(fā)檔案管理：如何準備記錄下所有產(chǎn)品開發(fā)的過程，并歸檔，供以后或大貨作參考，產(chǎn)品的圖紙、文檔及原始資料如何保存并共享？ 為什么要使用 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng) (1)業(yè)務人員每天將大量的時間用于處理單據(jù)和重復性工作，歷史數(shù)據(jù)不能方便的被業(yè)務人員檢索和調(diào)用，日常操作停留在手工勞動，無法發(fā)揮業(yè)務人員的最大價值。 (3)為什么老是電腦網(wǎng)絡老是會中病毒，總是無休止的重裝系統(tǒng)，其實 90%的病毒是通過電子郵件進行傳播的。 (5)人員流失造成客戶資源流失和新員工接手原工作的緩慢，有用的銷售經(jīng)驗不能有效的 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 4 頁 共 55 頁 內(nèi)部傳遞?？煞奖愕膶崿F(xiàn)老板或經(jīng)理對郵件的監(jiān)督和查詢；將郵件與客戶關系管理、業(yè)務系統(tǒng)等有機的結合，實現(xiàn)了對客戶郵件以及其它資料的有機整合，客戶可方便的查詢到某個客戶的所有來往郵件記錄；同時系統(tǒng)徹底的解決了業(yè)務人員飛單的情況以及方便快速的實現(xiàn)新老業(yè)務人員的交接；系統(tǒng)還提供全面的權限管理功能，保障公司郵件資源的安全，也就保障了客戶的安全。 二、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)特色及功能闡述 網(wǎng)絡版系統(tǒng)，郵件集中存放在服務中，統(tǒng)一分發(fā)和處理，保障數(shù)據(jù)安全 （ 1） 所有 Email 等資料都會存入到服務器端，業(yè)務員跟據(jù)權限處理郵件。 （ 3） 根據(jù)系統(tǒng)管理員設定的轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，自動將郵件分發(fā)給相關人員處理。 （ 2） 管理人員還可控制郵件刪除的權限，并且已刪除郵件可以恢復和跟蹤。 系統(tǒng)提供強大的收發(fā)審批功能 企業(yè)可以基于業(yè)務員或特定的客戶建立 Email 審批流程，對于新業(yè)務員、重點或敏感客戶，主管可以設置審批程序 ,審批通過的郵件方可由業(yè)務員發(fā)出。 智能化自動分發(fā)功能，解放老板或經(jīng)理，再也不需花時間在分發(fā)郵件上 對于公共郵箱，可設定郵件轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，實現(xiàn)郵件分發(fā)自動化、智能化。 （ 2） 對于所有的往來 Email，標注相關的屬性，如：報價單、訂單、發(fā)票等，從而將進行歸類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務處理的時間，并建立統(tǒng)一的客戶往來信息 數(shù)據(jù)庫。 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 5 頁 共 55 頁 使用方便、界面友好，并能大大提高業(yè)務人員工作效率，深得業(yè)務人員喜愛，避免了業(yè)務人員對系統(tǒng)的抵觸 （ 1） 使用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結合的界面，所有功能一目了然，使用方便。 群發(fā)功能協(xié)助您輕松推廣業(yè)務及聯(lián)絡感情，推動公司業(yè)務發(fā)展 （ 1） 群發(fā)功能可以從文件中導入地址，也可從客戶中批量添加地址，而且每封信都能對應所設定的稱謂，充分尊重客戶。 （ 3） 使用靈活方便，并可自動記錄所有群發(fā)結果，進行統(tǒng)計分析。 簡單快速的遠程訪問，方便分支機構或遠程移動辦公 （ 1） 提供簡單快速的遠程訪問服務，老總、經(jīng)理或業(yè)務員出差或在家中都可以處理自已的郵件，處理方式跟在公司一模一樣。數(shù)據(jù)通信可以自定義加密方式，保證數(shù)據(jù)安全。 1 系統(tǒng)還具有很多其他功能 （ 1） 公司統(tǒng)一郵件模板管理，提升公司形象，規(guī)范公司發(fā)出的郵件。 （ 3） 靈活設定郵件讀取范圍，可將郵件自動分頁，有效解決郵件量大的問題。 1 郵件及客戶資料移交 當業(yè)務員離職或需交換客戶時，快速將業(yè)務員的業(yè)務資料 (郵件，傳真，客戶等等 )交接到另一業(yè)務員，實現(xiàn)業(yè)務無縫交接管理。 三、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)兩種典型應用模式 根據(jù)企業(yè)網(wǎng)絡環(huán)境和 Inter 應用方式的不同，主要有 兩類 不同的應用模式： （１） 局域網(wǎng) ＋ ADSL等方式接入 Inter ＋ 企業(yè)郵局應用； （２） 局域網(wǎng) ＋ ADSL等方式接入 Inter ＋ 一個 POP3信箱共享應用。 具體應用模式請參見圖所示： 局域網(wǎng) ＋ ADSL 等方式接入 Inter ＋ 一個 POP3 信箱共享應用 對于尚未注冊域名的用戶， 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 可以通過一個 POP3 信箱的 “共享＂應用來實現(xiàn)企業(yè)對 Inter 郵件的整個公司的規(guī)范使用．這是一個非常規(guī)的應用模式，企業(yè)只擁有一個 Email 信箱，譬如： ，在企業(yè)局域網(wǎng) LAN 中設立一個 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 郵件服務器，此時， 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 只是一個局域網(wǎng)郵件服務器，同時，外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 是一個特殊的郵件網(wǎng)關，可以解釋標準 Email 地址的＂發(fā)件人姓名＂信息，譬如： name， IComMail 2020 系統(tǒng)可以識別 前的＂name＂信息，依據(jù)不同的 ” name” 信息將郵件分發(fā)至局域網(wǎng) LAN中郵件服務器相應的 POP3信箱中。 五 、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng) 功能介紹 第 1 章 用戶登陸 系統(tǒng)登錄 在系統(tǒng)登陸窗口中用戶需要 輸入 用戶名稱 和密碼， 按 【 確定 】登錄；按 【 取消 】取消 登錄。 使用 習慣 模式選擇： 1. OUTLOOK樣式 如果您以前一直使用 OUTLOOK EXPRESS 6,并對該軟件的使用習慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和 OUTLOOK是完全一樣。 您可以根據(jù)自己的使用習慣和模式選擇。 第 2 章 模塊功能介紹 系統(tǒng)設置 為了方便用戶使用的需要，本系統(tǒng) 還 提供了 常用基礎編碼維護集中管理：可以執(zhí)行新建、修改、刪除（ 公司，部門，職務，客戶類型，客戶狀態(tài)，客戶來源，國家地區(qū)，郵件類型，產(chǎn)品類型，群發(fā)郵件時間間隔 ）等最常用基礎數(shù) 據(jù) 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 10 頁 共 55 頁 部門設置 部門信息是 職員 的基本信息之一， 在進行了公司的基本信息設置后，下面我們將進行部門信息的設置。 進入部門管理的界面中，我們可以實現(xiàn)部門的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的部門 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“部門簡稱”、“部門名稱”、“部門負責人”、“部門說明”等進行排序 （ 1） 新建部門信息 點擊部門管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在部門列表窗口點擊鼠標右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進入新增部門窗口： 用戶可以在此錄入部門的基本信息，其中 “部門簡稱 ”和 “部門名稱 ”為必填項 。 注意 ： 部門信息也是企業(yè)的重要信息， 用戶端 也只有在管理員分配了相應的管理權限下才 能進行“部門設置”的新建、修改、刪除等操作。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“公司信息”中的“職務”。 外貿(mào)郵件管理專家 第 12 頁 共 55 頁 （ 2） 刪除 職務 信息 選定列表中的對應 職務 條目，單擊 職務 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“客戶類型”。 （ 2） 刪除 客戶類型 信息 選定列表中的對應 客戶類型 條目，單擊 客戶類型 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“客戶狀態(tài)”。 （ 2） 刪除 客戶狀態(tài) 信息 選定列表中的 對應 客戶狀態(tài) 條目，單擊 客戶狀態(tài) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“客戶來源”。 （ 2） 刪除 客戶來源 信息 選定列表中的對應 客戶來源 條目，單擊 客戶來源 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“國家地區(qū)”。 （ 2） 刪除 國家地區(qū) 信息 選定列表中的對應 國家地區(qū) 條目，單擊 國家地區(qū) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“郵件”中的“郵件類型”。 （ 2） 刪除 郵件類型 信息 選定列表中的對應 郵件類型 條目，單擊 郵件類型 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出 外貿(mào)郵件管理專家 第 18 頁 共 55 頁 對話框確認是否刪除對應條目。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“產(chǎn)品”中的“產(chǎn)品類型”。 外貿(mào)郵件管理專家 第 19 頁 共 55 頁 （ 2） 刪除 產(chǎn)品類型 信息 選定列表中的對應 產(chǎn)品類型 條目，單擊 產(chǎn)品類型 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 注意： 系統(tǒng)內(nèi) 預置有“ admin”職員，這是系統(tǒng)初始的管理員，請勿刪除該職員。 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第一步 建立職員及設置權限” ，如下圖 中紅框標示的文字 ： 在 本功能中 ，我們可以新增、修改和刪除職員的信息等內(nèi)容。 輸入職員的編號，選擇部門和職 位，系統(tǒng)中預先設置了 “總經(jīng)理 ”、 “部門主管 ”、 “操作員 ”、 “業(yè)務員 ”四種職位，用戶可以自行選擇，也可以點擊新增按鈕，進行職位的新增。 功能使用權限設置 功能使用權限設置 是對職員使用 本系統(tǒng) 各 功能 模塊權限的管理，包括對 “系統(tǒng)管理 ”、 “郵箱 ”、 “客戶 ”、 “產(chǎn)品 ”等操作權限的分配和管理。 外貿(mào)郵件管理專家 第 22 頁 共 55 頁 第 4 章 模塊功能 介紹 郵件帳戶 設置 郵件帳戶設置 本節(jié)將涉及公司郵箱的信息建立，修改 以及對應的分發(fā)規(guī)則等。