【正文】 選擇某一具體的郵箱賬戶進(jìn)行收發(fā)，如選擇上圖中的“ 培訓(xùn)分發(fā) ” 郵箱，系統(tǒng)將只接收和發(fā)送選擇賬戶 的 郵件 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 37 頁 共 55 頁 第 9章 模塊功能介紹 郵件管理 郵件的創(chuàng)建、接收和發(fā)送 （ 1） 郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 登錄進(jìn)入操作界面， 點擊中工具欄 “ 創(chuàng)建郵件 ”按鈕，進(jìn)入新 郵件 撰寫界面，如下圖所示： 按照需要錄入發(fā)件人、 收件人、 郵件 主題、 郵件 正文等相關(guān)信息后，然后點擊圖中的 “ 發(fā)送 ” 按鈕， 郵件 就會發(fā)送出去。可以先點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 將 郵件 地址重復(fù)的去掉 ” 的操 作，這樣避免進(jìn)行重復(fù)操作。 （ 2） 批量建檔 在日常的業(yè)務(wù)往來中，我們常常會收到許多陌生人郵件 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 33 頁 共 55 頁 快速建立客戶檔案 除了 通過 “通訊簿”建立客戶檔案外，系統(tǒng)為了方便日常的使用還提供了快速建立客戶檔案的功能。 注意：您在閱讀“職員設(shè)置”一節(jié)時，會看到職員設(shè)置中也有外發(fā)郵件審核控制的項目。 注意：如果將“同時收到此客戶 郵件 ”前的方框選擇，則表示，當(dāng)該客戶發(fā)送 郵件時，除了主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以看見此封 郵件 外，這兒設(shè)置 的其他業(yè)務(wù)跟進(jìn)人也可以看見該封郵件 。 （ 2）添加客戶的聯(lián)系人 在新增客戶 窗口 上選擇 “ 聯(lián)系人 ” ，進(jìn)入 聯(lián)系人 的 頁 面。 操作路徑： 點擊 工具欄 中的“ 通訊薄 ” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 客戶檔案 客戶檔案 是商貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的重要 基礎(chǔ) ，所以為了今后往來 郵件 的方便，更詳細(xì)的了解客戶，查看客戶記錄和往來歷史記錄，我們首先在建立客戶檔案時就要盡可能的做到完整和詳細(xì)。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只 有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 選擇此分發(fā)類型后，使用此郵箱的使用者只能選擇一個。例如：公司有甲、乙、丙三個職員，設(shè)置了 A、 B兩個 郵件 帳戶，此時可以設(shè)置 A帳戶允許甲和乙 兩職員 使用， 而 B帳戶允許乙和丙 兩職員 使用。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行管理。此外在職員 窗口 中，我們也可以輸入職員的單位電話、家庭電話、電子 產(chǎn) 外貿(mào)郵件管理專家 第 21 頁 共 55 頁 品 地址、郵政編碼等相關(guān)信息。另外，預(yù)置時“ admin”并未設(shè)置登錄密碼，為了您系統(tǒng)的安全，您應(yīng)該在第一時間為其設(shè)置登錄密碼，并妥善保管該密碼，避免泄露或遺忘。 進(jìn)入 產(chǎn)品類型 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 產(chǎn)品類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 產(chǎn)品類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 產(chǎn)品類型名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 產(chǎn)品類型 信息 點擊 產(chǎn)品類型 管理窗口中工具條上的 “新 建 ”， 或者在 產(chǎn)品類型 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 產(chǎn)品類型 窗口： 用戶可以在此錄入 產(chǎn)品類型 的基本信息，其中 “產(chǎn)品類型 簡稱 ”和 “產(chǎn)品類型 名稱 ”為必填項 。 進(jìn)入 郵件類型 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 郵件類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 郵件類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 郵件類型名稱 ”進(jìn)行排序 外貿(mào)郵件管理專家 第 17 頁 共 55 頁 （ 1） 新建 郵件類型 信息 點擊 郵件類型 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 郵件類型 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 郵件類型 窗口： 用戶可以在此錄入 郵件類型 的基本信息，其中 “郵件類型 簡稱 ”和 “郵件類型 名稱 ”為必填項 。 進(jìn)入 國家地區(qū) 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 國家地區(qū) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 國家地區(qū) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 國家地區(qū)名稱 ”進(jìn)行排序 外貿(mào)郵件管理專家 第 16 頁 共 55 頁 （ 1） 新建 國家地區(qū) 信息 點擊 國家地區(qū) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 國家地區(qū) 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 國家地區(qū) 窗口： 用戶可以在此錄入 國家地區(qū) 的基本信息 。 進(jìn)入 客戶來源 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 客戶來源 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶來源 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶來源名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 客戶來源 信息 點擊 客戶來源 管理窗口中工具條上的 “新 建 ”， 或者在 客戶來源 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵， 外貿(mào)郵件管理專家 第 15 頁 共 55 頁 選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 客戶來源 窗口： 用戶可以在此錄入 客戶來源 的基本信息，其中 “客戶來源 簡稱 ”和 “客戶來源 名稱 ”為必填項 。 進(jìn)入 客戶狀態(tài) 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 客戶狀態(tài) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶狀態(tài) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶狀態(tài)名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 客戶狀態(tài) 信息 點擊 客戶狀態(tài) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 客戶狀態(tài) 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 客戶狀態(tài) 窗口： 外貿(mào)郵件管理專家 第 14 頁 共 55 頁 用戶可以在此錄入 客戶狀態(tài) 的基本信息，其中 “客戶狀態(tài) 簡稱 ”和 “客戶狀態(tài) 名稱 ”為必填項 。 進(jìn)入 客戶類型 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 客戶類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶類型名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 客戶類型 信息 點擊 客戶類型 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 客戶類型 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 客戶類型 窗口： 用戶可以在此錄入 客戶類型 的基本信息，其中 “客戶類型 簡稱 ”和 “客戶類型 名稱 ”為必填 外貿(mào)郵件管理專家 第 13 頁 共 55 頁 項 。 進(jìn)入 職務(wù) 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 職務(wù) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 職務(wù) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 職務(wù)名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 職務(wù) 信息 點擊 職務(wù) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 職務(wù) 列表窗口點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 職務(wù) 窗口： 用戶可以在 此錄入 職務(wù) 的基本信息，其中 “職務(wù) 簡稱 ”和 “職務(wù) 名稱 ”為必填項 。 （ 2） 刪除部門信息 選定列表中的對應(yīng)部門條目，單擊部門管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確 外貿(mào)郵件管理專家 第 11 頁 共 55 頁 認(rèn)是否刪除對應(yīng)條目。 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“設(shè)置基礎(chǔ)分類” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 9 頁 共 55 頁 在如下 的界面中，選中您需要維護(hù)的項目，如“郵件類型”，此時就可以在右邊的列表中進(jìn)行相應(yīng)的操作了，如新增一個客戶類型，或是修改、刪除當(dāng)前已有的郵件類型。 2. FOXMAIL樣式 如果您以前一直使用 FOXMAIL,并對該軟 件的使用習(xí)慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進(jìn)入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和 FOXMAIL是完全一樣。 具體應(yīng)用模式請參見圖所示： 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 7 頁 共 55 頁 四、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)在外貿(mào)公司實施之后的收效： 企業(yè)員工在公司局域網(wǎng)中都擁有一個 的 Email 信箱，員工之間的交流十分方便，不通過因特網(wǎng)流轉(zhuǎn)，保密性好； 對于外發(fā)的郵件，都可以按 照預(yù)先的設(shè)置，分別將郵件發(fā)送者自動替換成公司規(guī)定的對外 Email 地 址 ： 等，達(dá)到公司統(tǒng) 一對外郵件地址的目的； 對于所有進(jìn)出的郵件都有完整的歸檔備份，有專門的智能檢索工具，可以按照發(fā)件人、收件人、郵件主題、發(fā)（收）件日期時間等信息來檢索； 對于接收到的郵件，安裝可維護(hù)的分檢規(guī)則呈送給收件人，可以按照信箱地址分檢，也可以按照郵件主題分檢，可以自動抄送副本給他人，甚至可以按照客戶（發(fā)件人）的 Email地址分檢呈送； 對于外發(fā)郵件，可以設(shè)置審核規(guī)則，由主管簽審之后發(fā)送。 1 分布式服務(wù)器集群管理 當(dāng)用戶數(shù)量大 (200用戶以上 )，郵件量多 (30G/月 )，可通過配置分布式服務(wù)器，將負(fù)荷均衡到各臺服務(wù)器中。 （ 2） 海 (國 )外郵箱轉(zhuǎn)發(fā)，確保郵件準(zhǔn)確到達(dá)目的地。 （ 2） 支持 ADSL等動態(tài) IP接入方式，無需增加任何額外的費用。 （ 2） 將樣品信息快速發(fā)給相關(guān)客戶，也能在如節(jié)日時給客戶發(fā)去問候。 （ 3） 可進(jìn)行客戶區(qū)域管理、聯(lián)系人管理、狀態(tài)管理等。審批未通過的，需根據(jù)主管建議作相應(yīng)修改，直至通過 審批。 系統(tǒng)提供嚴(yán)格的各級權(quán)限管理，杜絕業(yè)務(wù)員飛單 （ 1） 業(yè)務(wù)人員只能查看和修改其權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)，高層及經(jīng)理可設(shè)定查看其他 人員的客戶信息?？梢哉f，使用了 外貿(mào)郵件專家 系 統(tǒng)之后，您就可完全放心的將精力放在發(fā)展業(yè)務(wù)上了，而不用擔(dān)心電子郵件的事務(wù)了。 (4)歷史沉淀下許多有用的銷售數(shù)據(jù)及郵件卻不能利用為決策參考信息，為下一年產(chǎn)品開發(fā)和經(jīng)營方向參考。 (4)在環(huán)球資源、阿里巴巴、 GOOGLE、百度等網(wǎng)絡(luò)花大量的資金做廣告，每天都有很多意向客戶來詢盤、報價、打樣，如何去管理它們，如何保證不同業(yè)務(wù)員不重復(fù)給同一個客戶報價或跟蹤，保證客戶和業(yè)務(wù)員點對點的服務(wù)？如何最大效率的開發(fā)成功客戶？負(fù)責(zé)開發(fā)客戶的業(yè)務(wù)員每天在干什么？這些都是一個個難題。一般都是使用 Outlook Express, Foxmail 等單機版的客戶端郵件系統(tǒng)，不可避免的碰到以下是使外貿(mào)企業(yè)頭疼的問題： 業(yè)務(wù)郵件分散在各業(yè) 務(wù)員的 Email 系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)無法查詢、監(jiān)督及審批管理，更無法進(jìn)行客戶資源的統(tǒng)一管理。 （ 2）添加客戶的聯(lián)系人 ..................................................................................................... 13 （ 3）設(shè)置其他跟進(jìn)人 ......................................................................................................... 13 （ 4）審核控制 ................................................................................................................... 13 快速建立客戶檔案 ................................................................................................................ 15 （ 1）選擇單個郵件建檔 ..................................................................................................... 16 （ 2）批量建檔 ................................................................................................................... 16 業(yè)務(wù)交接 .