【正文】 家地區(qū) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 國(guó)家地區(qū) 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 國(guó)家地區(qū) 窗口： 用戶可以在此錄入 國(guó)家地區(qū) 的基本信息 。 進(jìn)入 產(chǎn)品類型 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 產(chǎn)品類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 產(chǎn)品類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 產(chǎn)品類型名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 產(chǎn)品類型 信息 點(diǎn)擊 產(chǎn)品類型 管理窗口中工具條上的 “新 建 ”， 或者在 產(chǎn)品類型 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 產(chǎn)品類型 窗口： 用戶可以在此錄入 產(chǎn)品類型 的基本信息，其中 “產(chǎn)品類型 簡(jiǎn)稱 ”和 “產(chǎn)品類型 名稱 ”為必填項(xiàng) 。此外在職員 窗口 中，我們也可以輸入職員的單位電話、家庭電話、電子 產(chǎn) 外貿(mào)郵件管理專家 第 21 頁(yè) 共 55 頁(yè) 品 地址、郵政編碼等相關(guān)信息。例如：公司有甲、乙、丙三個(gè)職員，設(shè)置了 A、 B兩個(gè) 郵件 帳戶，此時(shí)可以設(shè)置 A帳戶允許甲和乙 兩職員 使用， 而 B帳戶允許乙和丙 兩職員 使用。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只 有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 操作路徑： 點(diǎn)擊 工具欄 中的“ 通訊薄 ” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 客戶檔案 客戶檔案 是商貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)往來(lái)的重要 基礎(chǔ) ，所以為了今后往來(lái) 郵件 的方便，更詳細(xì)的了解客戶，查看客戶記錄和往來(lái)歷史記錄，我們首先在建立客戶檔案時(shí)就要盡可能的做到完整和詳細(xì)。 注意：如果將“同時(shí)收到此客戶 郵件 ”前的方框選擇，則表示，當(dāng)該客戶發(fā)送 郵件時(shí)，除了主要業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以看見此封 郵件 外，這兒設(shè)置 的其他業(yè)務(wù)跟進(jìn)人也可以看見該封郵件 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 33 頁(yè) 共 55 頁(yè) 快速建立客戶檔案 除了 通過(guò) “通訊簿”建立客戶檔案外，系統(tǒng)為了方便日常的使用還提供了快速建立客戶檔案的功能?？梢韵赛c(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 將 郵件 地址重復(fù)的去掉 ” 的操 作，這樣避免進(jìn)行重復(fù)操作。 指定單個(gè)郵箱賬戶收發(fā)：您還可以選擇某一具體的郵箱賬戶進(jìn)行收發(fā)，如選擇上圖中的“ 培訓(xùn)分發(fā) ” 郵箱，系統(tǒng)將只接收和發(fā)送選擇賬戶 的 郵件 。 這樣就可以將郵件移入不同的文件夾中存放。 （ 2） 郵件的轉(zhuǎn)發(fā) 外貿(mào)郵件管理 系統(tǒng)和 foxmail、 outlook 等 郵件 管理器一樣也提供 郵件 的轉(zhuǎn)發(fā)功能，用戶可以將 郵件 直接轉(zhuǎn)發(fā)，也可以將 郵件 作為附件轉(zhuǎn)發(fā)。 外貿(mào)郵件管理專家 第 43 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 10 章 模塊功能介紹 業(yè)務(wù)管理 郵件外發(fā)審核 郵件 發(fā)送與接收的流程圖： 對(duì)于新業(yè)務(wù)員以及重要客戶，以及職員主動(dòng)申請(qǐng)審批的外發(fā)郵件，需要相應(yīng)的主管進(jìn)行審批以后，才能發(fā)送出去。 （ 1） 首先是以 張三的身份登錄， 點(diǎn)擊工具欄里的 “ 創(chuàng)建郵件 ” 按鈕，進(jìn)入新 郵件 撰寫界面， 編寫完郵件內(nèi)容后，點(diǎn)擊“發(fā)送”可見系統(tǒng)并未彈出需要審批的提醒信息。由于報(bào)表都是使用的圖表 格式，形象而直觀。 外貿(mào)郵件管理專家 第 46 頁(yè) 共 55 頁(yè) 當(dāng)用戶設(shè)置 追蹤提醒的時(shí)間到 期 ，用戶系統(tǒng)將自動(dòng)彈出提醒框，如果用戶不再需要該提醒，將 “ 知道了，以后不再提醒 ” 前的方框選上，如果用戶不進(jìn)行選擇，而是直接點(diǎn)擊確定，則此追蹤提醒對(duì)話框?qū)⒚扛魩追昼姀棾?，提示用戶注意? 外貿(mào)郵件管理專家 第 49 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 12 章 模塊功能介紹 客戶郵件統(tǒng)計(jì)分析 回復(fù)跟蹤提醒 當(dāng)前業(yè)務(wù)員以及上級(jí)主管，可以隨時(shí)動(dòng)態(tài)查詢當(dāng)前郵件的回復(fù)情況，以及超期天數(shù)，以對(duì)郵件需要回復(fù)郵件進(jìn)行及時(shí)回復(fù)。如圖： 將 FOXMAIL 中郵件數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 如果您以前一直使用 FOXMAIL 并且相關(guān)郵件都保存在了 FOXMAIL 中，請(qǐng)選擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 FOXMAIL 郵件 ’ ，選擇對(duì)應(yīng)的 FOXMAIL存儲(chǔ)文件，即可批量自動(dòng)將該文件中的郵件數(shù)據(jù)資料，直接導(dǎo)入到軟件中。 H. 群發(fā)效果預(yù)覽：在發(fā)送前，可以先預(yù)覽一下發(fā)送給客人的最終效果。如圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 52 頁(yè) 共 55 頁(yè) 將 EXCEL 表格數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 請(qǐng)將您想要導(dǎo)入的客戶資料，填寫到安裝目錄下的 表格中，請(qǐng)注意固定的格式，然后保存并關(guān)閉 EXCEL，擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 EXCEL 聯(lián)系人 ’ ，可以批量自動(dòng)將該文件中的客戶聯(lián)系人資料，直接導(dǎo)入到軟件中。同時(shí)也添加相應(yīng)的工廠信息。 （ 2） 郵件 正文備 注 選取需要追蹤的 郵件 ，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “正文備注”。 查找統(tǒng)計(jì)分析 報(bào)表是為用戶提供統(tǒng)計(jì)分析的統(tǒng)計(jì)表，通過(guò)報(bào)表的分析，用戶可以快速的分析客戶的分布情況、公司業(yè)務(wù)人員的 郵件 往來(lái)情況、收發(fā)快件的具體情況 。具體職員設(shè)置請(qǐng)?jiān)斠姳疚摹跋到y(tǒng)初始設(shè)置”中的“ 職員設(shè)置 ”一節(jié)。 群發(fā)郵件時(shí)，第一步先擬寫郵件內(nèi)容。 郵件 進(jìn)行業(yè)務(wù)類別的標(biāo)記后，今后用戶在查找時(shí)將大大節(jié)省工作時(shí)間。 操作路 徑： 在郵件列表中 選擇某封郵件后， 單 擊右鍵，選擇 “ 內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)給職員” ， 如下圖所示。 （ 2） 郵件的接收和集中發(fā)送 單擊工具欄中的 “ 發(fā)送 /接收 ” 按鍵，您可以看到系統(tǒng)提供了多種收發(fā)方式，如下圖： 全部接收：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即接收所有郵箱賬戶的 郵件 。 操作路徑： 在郵件列表中單 擊右鍵，選擇 “ 批量添加” ， 如下圖紅框標(biāo)示的內(nèi)容。 客戶分類 為了對(duì)客戶檔案分類管理的需要，您可以建立文件夾。 （ 3） 設(shè)置 其他跟進(jìn)人 對(duì)于一個(gè)客戶，系統(tǒng)除了提供一對(duì)一對(duì)的跟進(jìn)關(guān)系外，也提供多對(duì)一的跟進(jìn)方式。 外貿(mào)郵件管理專家 第 29 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 7 章 模塊功能介紹 客戶管理 客戶信息是今后業(yè)務(wù)往來(lái)的基礎(chǔ)，為了今后更好地進(jìn)行 郵件 往來(lái)，管理員需要事先對(duì)這些信息進(jìn)行設(shè)置。 外貿(mào)郵件管理專家 第 25 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 3） 刪除或修改郵件帳戶 如果您需要修改、刪除當(dāng)前存在的郵件帳戶，可以在郵件帳戶列表中選中要修改或刪除的帳戶，然后點(diǎn)擊如下圖紅框標(biāo)示的“修改”或“刪除”按鍵。點(diǎn)擊工具欄中的 “新建 ”或者在 郵箱列表中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出 “新增 郵箱 ”窗口 ： 外貿(mào)郵件管理專家 第 23 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新增郵件帳戶 點(diǎn)擊新建按鈕，或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出郵箱帳戶的新建向?qū)В? （ 2）郵箱權(quán) 限分配設(shè)置 新建完成后，系統(tǒng)將提示你 “是否立即進(jìn)行郵箱分配設(shè)置 ”，如下圖所示。點(diǎn)擊工具欄中的 “新建 ”或者在職員列表中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新建，將彈出 “新增職員 ”窗口 ： 基本信息 首先設(shè)置職員的基本信息。 產(chǎn)品類型設(shè)置 產(chǎn)品類型 信息是 產(chǎn)品分類 的基本信息之一，下面我們將進(jìn)行 產(chǎn)品類型 信息的設(shè)置。 國(guó)家地區(qū)設(shè)置 國(guó)家地區(qū) 信息是 客戶 的基本信息之一，下面我們將進(jìn)行 國(guó)家地區(qū) 信息的設(shè)置。 客戶狀態(tài)設(shè)置 客戶狀態(tài) 信息是 客戶 的基本信息之一， 在進(jìn)行了 職務(wù)部門 的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行 客戶 狀態(tài) 信息的設(shè)置。 職務(wù)設(shè)置 職務(wù) 信息是 職員 的基本信息之一， 在進(jìn)行了 部門 的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行 職務(wù) 信息的設(shè)置。 只顯示部分郵件設(shè)置 ： 當(dāng)軟件使用較長(zhǎng)時(shí)間（比如 2年），很多郵件不需要用到，可以在此處設(shè)置只需要顯示出來(lái)郵件的時(shí)間。 下面，就這 兩種 不同的應(yīng)用模式特點(diǎn)及具體實(shí)現(xiàn)詳細(xì)介紹如下： 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 6 頁(yè) 共 55 頁(yè) 局域網(wǎng) ＋ ADSL 等方式接入 Inter ＋ 企業(yè)郵局應(yīng)用 對(duì)于已經(jīng)設(shè)立企業(yè)郵局的用戶， 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 也可以很好地配合應(yīng)用，使企業(yè)的郵件應(yīng)用更加方便，更加可靠規(guī)范．企業(yè)注冊(cè)有域名（如： ）并設(shè)立企業(yè)郵局，擁有 n個(gè)域名級(jí)的 POP3 信箱（如： ）， 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 可以集中＂管理＂這 n 個(gè) POP3信箱， 外貿(mào)郵件專家系統(tǒng) 可以統(tǒng)一收取這 n 個(gè) POP3 信箱的 Email 并投遞至 LAN 郵件服務(wù)器中相應(yīng)的 POP3 信箱中去。 1 能將業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程有效串聯(lián) 如公司通過(guò)群發(fā)郵件、國(guó)內(nèi)外展會(huì)、廣告或推廣發(fā)布信息 —— 客戶詢盤 —— 自動(dòng)分配給相關(guān)業(yè)務(wù)人員聯(lián)系 —— 回復(fù)客戶 (將意向客戶添加至客戶檔案 )—— 領(lǐng)導(dǎo)審核 —— 客戶確認(rèn)(訂單 )—— 安排下單等一系列聯(lián)系的過(guò)程通過(guò)系統(tǒng)快速、便捷的實(shí)現(xiàn)。 （ 2） 充分內(nèi)置了許多 操作便捷 功能，如快速拖曳、直接通過(guò)點(diǎn)擊批量填加客戶、數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入等功能，大大提高工作效率。 方便高效的領(lǐng)導(dǎo)查詢和監(jiān)督功能 高層和主管可以根據(jù)各種條件的組合靈活檢索所有的往來(lái) Email，查看和監(jiān)督日程業(yè)務(wù)的運(yùn)作和進(jìn)展情況，包括建立的文件夾，發(fā)出的郵件和處理郵件的情況以及客戶開發(fā)的進(jìn)度等等。 作為企業(yè)的決策者總是感覺，為什么我很忙，但卻不知道賺了多少錢，業(yè)務(wù)員每天都在干嘛？貨物 /打樣為什么老是出錯(cuò)？ 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)介紹 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)解決了外貿(mào)公司加強(qiáng)對(duì)電子郵件管理的迫切需求， 將電子郵件統(tǒng)一處理和存儲(chǔ)，所有的郵件都通過(guò)系統(tǒng)收發(fā)，系統(tǒng)中的自動(dòng)分發(fā)功能將以前外貿(mào)公司必須通過(guò)手工分發(fā)的問題徹底解決，大大提高工作效率，也提高了公司的管理能力。 大量交往記錄無(wú)法有效整理，僅靠郵件系統(tǒng)無(wú)法做到按客戶、聯(lián)系人甚至按項(xiàng)目、報(bào)價(jià) 、合同、服務(wù)請(qǐng)求分別歸檔，客戶資源無(wú)法有效的整理和分析。 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 1 頁(yè) 共 55 頁(yè) 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng) 外貿(mào) 企業(yè)應(yīng)用方案 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 2 頁(yè) 共 55 頁(yè) 目 錄 一、解決方案闡述 .............................................................................................................................. 3 外貿(mào)企業(yè)管理電子郵件中存在的問題 ...................................................................................... 3 為什么要使用 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng) ............................................................................................. 3 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)介紹 ........................................................................................................... 3 二、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)特色及功能闡述 ............................................................................................... 4 三、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)兩種典型應(yīng)用模式 ........................................................................................... 5 四、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)在外貿(mào)公司實(shí)施之后的收效： .........................................................