【正文】 如圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 53 頁(yè) 共 55 頁(yè) 將 OUTLOOK 中郵件數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 如果您以前一直使用 OUTLOOK 并且相關(guān)郵件都保存在了 OUTLOOK 中，請(qǐng)選擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 OUTLOOK 郵件 ’ ，選擇對(duì)應(yīng)的 OUTLOOK存儲(chǔ)文件，即可批量自動(dòng)將該文件中的郵件數(shù)據(jù)資料，直接導(dǎo)入到軟件中。 將彈出 如下 對(duì)話框，設(shè)置需要提醒的內(nèi)容 和 時(shí)間 。 在完成對(duì)應(yīng) 管理員專區(qū) 后，下面就來(lái)進(jìn)行我們的操作演示。 優(yōu)先級(jí)標(biāo)記：用戶可以根據(jù) 郵件 的重要程度將其標(biāo)記為 “ 高優(yōu)先級(jí) ” 、 “ 普通優(yōu)先級(jí) ” 、“ 低優(yōu)先級(jí) ” 三種級(jí)別，當(dāng)收到大量的 郵件 數(shù)據(jù)時(shí)，就可以根據(jù) 郵件 的優(yōu)先級(jí)別來(lái)進(jìn)行 郵件的 處理。 全部發(fā)送：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即發(fā)送所有郵箱賬戶下發(fā)件箱中的待發(fā) 郵件 。將客戶歸入不同的文件夾，這樣查詢管理起來(lái)更加方便。 注意： 在本系統(tǒng)中客戶檔案都是統(tǒng)一存放在“通訊簿”中。 注意：郵箱的 分配 設(shè)置是指設(shè) 定可以使用本 郵件 帳戶的職員。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“產(chǎn)品”中的“產(chǎn)品類型”。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶狀態(tài)”。 第 2 章 模塊功能介紹 系統(tǒng)設(shè)置 為了方便用戶使用的需要，本系統(tǒng) 還 提供了 常用基礎(chǔ)編碼維護(hù)集中管理：可以執(zhí)行新建、修改、刪除（ 公司，部門，職務(wù)，客戶類型，客戶狀態(tài)，客戶來(lái)源，國(guó)家地區(qū)，郵件類型，產(chǎn)品類型，群發(fā)郵件時(shí)間間隔 ）等最常用基礎(chǔ)數(shù) 據(jù) 。 1 系統(tǒng)還具有很多其他功能 （ 1） 公司統(tǒng)一郵件模板管理，提升公司形象，規(guī)范公司發(fā)出的郵件。 系統(tǒng)提供強(qiáng)大的收發(fā)審批功能 企業(yè)可以基于業(yè)務(wù)員或特定的客戶建立 Email 審批流程，對(duì)于新業(yè)務(wù)員、重點(diǎn)或敏感客戶，主管可以設(shè)置審批程序 ,審批通過(guò)的郵件方可由業(yè)務(wù)員發(fā)出。 (3)通過(guò)參會(huì)，外貿(mào)推廣獲取的大量詢盤和客戶資料缺乏有效和持續(xù)的跟蹤和挖掘，造成商業(yè)機(jī)會(huì)流失。一般都是使用 Outlook Express, Foxmail 等單機(jī)版的客戶端郵件系統(tǒng)，不可避免的碰到以下是使外貿(mào)企業(yè)頭疼的問(wèn)題： 業(yè)務(wù)郵件分散在各業(yè) 務(wù)員的 Email 系統(tǒng)中，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法查詢、監(jiān)督及審批管理，更無(wú)法進(jìn)行客戶資源的統(tǒng)一管理。 系統(tǒng)提供嚴(yán)格的各級(jí)權(quán)限管理，杜絕業(yè)務(wù)員飛單 （ 1） 業(yè)務(wù)人員只能查看和修改其權(quán)限內(nèi)的數(shù)據(jù)，高層及經(jīng)理可設(shè)定查看其他 人員的客戶信息。 （ 2） 支持 ADSL等動(dòng)態(tài) IP接入方式，無(wú)需增加任何額外的費(fèi)用。 2. FOXMAIL樣式 如果您以前一直使用 FOXMAIL,并對(duì)該軟 件的使用習(xí)慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進(jìn)入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和 FOXMAIL是完全一樣。 進(jìn)入 客戶類型 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 客戶類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶類型名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 客戶類型 信息 點(diǎn)擊 客戶類型 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 客戶類型 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 客戶類型 窗口： 用戶可以在此錄入 客戶類型 的基本信息，其中 “客戶類型 簡(jiǎn)稱 ”和 “客戶類型 名稱 ”為必填 外貿(mào)郵件管理專家 第 13 頁(yè) 共 55 頁(yè) 項(xiàng) 。 進(jìn)入 郵件類型 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 郵件類型 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 郵件類型 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 郵件類型名稱 ”進(jìn)行排序 外貿(mào)郵件管理專家 第 17 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新建 郵件類型 信息 點(diǎn)擊 郵件類型 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 郵件類型 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵 選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 郵件類型 窗口： 用戶可以在此錄入 郵件類型 的基本信息，其中 “郵件類型 簡(jiǎn)稱 ”和 “郵件類型 名稱 ”為必填項(xiàng) 。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行管理。 注意： 郵件帳戶的設(shè)置只有具有“系統(tǒng)管理員”身份的職員才能進(jìn)行。 注意：您在閱讀“職員設(shè)置”一節(jié)時(shí)，會(huì)看到職員設(shè)置中也有外發(fā)郵件審核控制的項(xiàng)目。 外貿(mào)郵件管理專家 第 37 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 9章 模塊功能介紹 郵件管理 郵件的創(chuàng)建、接收和發(fā)送 （ 1） 郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 登錄進(jìn)入操作界面， 點(diǎn)擊中工具欄 “ 創(chuàng)建郵件 ”按鈕，進(jìn)入新 郵件 撰寫界面，如下圖所示： 按照需要錄入發(fā)件人、 收件人、 郵件 主題、 郵件 正文等相關(guān)信息后，然后點(diǎn)擊圖中的 “ 發(fā)送 ” 按鈕， 郵件 就會(huì)發(fā)送出去。 來(lái)源 標(biāo)記：選中需要標(biāo)記的 郵件 ，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，可以將 郵件 標(biāo)記為 “ 已 讀 ” 、 “ 未讀 ” 、 外貿(mào)郵件管理專家 第 40 頁(yè) 共 55 頁(yè) “ 已處理 ” 、 “ 未處理 ” 等幾種 來(lái)源 ，便于用戶快速查詢到需要的 郵件 。部門主管王二負(fù)責(zé)對(duì)李四的外發(fā)郵件進(jìn)行審核。 上司可以看到自己及所有下屬的統(tǒng)計(jì)分析，一般業(yè)務(wù)員只能看到屬于他自己的客戶郵件信息。 在收件箱中，選擇具體一個(gè)郵件條目，選擇右鍵中的“回復(fù)追蹤” 外貿(mào)郵件管理專家 第 50 頁(yè) 共 55 頁(yè) 進(jìn)入設(shè)置跟蹤?quán)]件窗 口： 4．回復(fù)未回復(fù)郵件： 在回復(fù)管理中，選擇一個(gè)郵件條目，點(diǎn)擊回復(fù)按鈕，即可直接回復(fù)該郵件。如圖： 第 14章 模塊功能介紹 郵件群發(fā) 第一步，編寫郵件內(nèi)容：您可以臨時(shí)編寫需要發(fā)送的內(nèi)容，和日常郵件操作方式一樣 A. 另外可以選擇 插入網(wǎng)頁(yè) ，將已經(jīng)有的網(wǎng)站產(chǎn)品鏈接，直接插入到郵件內(nèi)容中，這樣 ，客人收到的實(shí)際上就是網(wǎng)站上的內(nèi)容，這樣可以大大減少發(fā)送時(shí)間和發(fā)送內(nèi)容 B. 群發(fā)內(nèi)容中的自動(dòng)稱謂：選擇插入自動(dòng)稱謂，系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前收件人的名稱，自動(dòng)替換內(nèi)容，讓客人看到的稱謂始終是自己，如：陳好 女士您好。 新建 產(chǎn)品 樣品 管理主要是對(duì)公司的 樣品 信息進(jìn)行管理。 （ 2）以部門主管王二的身份登錄。 （ 3） 刪除郵件 如果某封 郵件 無(wú)用，用戶也可以將其刪除。而一 外貿(mào)郵件管理專家 第 38 頁(yè) 共 55 頁(yè) 般操作員進(jìn)行 郵件 發(fā)送，則只會(huì)發(fā)送自己的待發(fā) 郵件 。 其功能是將所 選 郵件 的發(fā)件人 添加到 客戶 檔案中 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 30 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新增客戶檔案 進(jìn)入所有客戶界面，點(diǎn)擊新建或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵新建，將彈出新增客戶 窗口 ，必須輸 入客戶的名稱和簡(jiǎn)稱，同時(shí)也可以輸入 國(guó)家 /地區(qū)、郵政編碼、客戶 類型 、重要 程度， 同時(shí)也可以錄入客戶的地址信息和主要聯(lián)系人信息，為了便于業(yè)務(wù)員跟進(jìn)，需要在 窗口 中輸入主要負(fù)責(zé)人，如果不進(jìn)行選擇，系統(tǒng)將自動(dòng)默認(rèn)為跟進(jìn)者是系統(tǒng)主管。選擇“郵箱使用情況”頁(yè)面，如下圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 24 頁(yè) 共 55 頁(yè) 然后再點(diǎn)擊添加，在新增 “添加 職員 ”中選擇需要 使用的職員 ，然后點(diǎn)擊 “ 確定 ” 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 20 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 3 章 模塊功能介紹 職員 設(shè)置 職員 管理是系統(tǒng)中很關(guān)鍵的管理專區(qū)之一 ，所有需要用到本系統(tǒng)的職員都必須在本功能管理中對(duì)應(yīng)設(shè)置一個(gè)用戶名稱（用戶帳號(hào)），以可以使用自己的用戶帳號(hào)登錄系統(tǒng)。 客戶來(lái)源設(shè)置 客戶來(lái)源 信息是 客戶 的基本信息之一， 在進(jìn)行了 職務(wù)部門 的基本信息設(shè)置后，下面我們將進(jìn)行 客戶來(lái)源 信息的設(shè)置。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“公司信息”中的“部門”。 （ 4） 郵件標(biāo)簽管理，進(jìn)行標(biāo)簽的方式管理。 與客戶管理系統(tǒng)完美結(jié)合，實(shí)現(xiàn)郵件與客戶的有機(jī)聯(lián)結(jié) （ 1） 對(duì)于 Email 地址在系統(tǒng)中不存在的郵件，用戶可依此創(chuàng)建新的銷售線索，進(jìn)而可以轉(zhuǎn)換為聯(lián)系人 /客戶和銷售機(jī)會(huì)，或?qū)⒃?Email地址與系統(tǒng)中現(xiàn)有的相應(yīng)聯(lián)系人相關(guān)聯(lián)。 (2)垃圾郵件太多， 如何能有效的防范。 郵件管 理 郵件內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā) ....................................................................................................... 25 自定義郵箱文件夾 .............................................................................................................. 26 （ 1）新建文件夾 ................................................................................................................ 28 （ 2）刪除文件夾 ................................................................................................................ 29 1其他相關(guān)操作 ..................................................................................................................... 38 （ 1）郵件的來(lái)源標(biāo)記 ......................................................................................................... 39 （ 2）郵件的轉(zhuǎn)發(fā) ................................................................................................................ 40 （ 3）郵件自動(dòng)歸類 ............................................................................... 4 錯(cuò)誤 !未定義書簽。 二、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)特色及功能闡述 網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，郵件集中存放在服務(wù)中，統(tǒng)一分發(fā)和處理，保障數(shù)據(jù)安全 （ 1） 所有 Email 等資料都會(huì)存入到服務(wù)器端，業(yè)務(wù)員跟據(jù)權(quán)限處理郵件。 （ 3） 使用靈活方便，并可自動(dòng)記錄所有群發(fā)結(jié)果，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。 五 、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng) 功能介紹 第 1 章 用戶登陸 系統(tǒng)登錄 在系統(tǒng)登陸窗口中用戶需要 輸入 用戶名稱 和密碼， 按 【 確定 】登錄；按 【 取消 】取消 登錄。 外貿(mào)郵件管理專家 第 12 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 2） 刪除 職務(wù) 信息 選定列表中的對(duì)應(yīng) 職務(wù) 條目，單擊 職務(wù) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。 （ 2） 刪除 國(guó)家地區(qū) 信息 選定列表中的對(duì)應(yīng) 國(guó)家地區(qū) 條目，單擊 國(guó)家地區(qū) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對(duì)話框確認(rèn)是否刪除對(duì)應(yīng)條目。 功能使用權(quán)限設(shè)置 功能使用權(quán)限設(shè)置 是對(duì)職員使用 本系統(tǒng) 各 功能 模塊權(quán)限的管理，包括對(duì) “系統(tǒng)管理 ”、 “郵箱 ”、 “客戶 ”、 “產(chǎn)品 ”等操作權(quán)限的分配和管理。 操作路徑： 點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第三步 設(shè)置下級(jí)管轄職員” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 管轄設(shè)置 在 “第三步 設(shè)置下級(jí)管轄職員”頁(yè)面