【正文】 第 19 頁 共 55 頁 （ 2） 刪除 產(chǎn)品類型 信息 選定列表中的對應 產(chǎn)品類型 條目，單擊 產(chǎn)品類型 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 （ 2） 刪除 國家地區(qū) 信息 選定列表中的對應 國家地區(qū) 條目，單擊 國家地區(qū) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 （ 2） 刪除 客戶狀態(tài) 信息 選定列表中的 對應 客戶狀態(tài) 條目，單擊 客戶狀態(tài) 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 外貿郵件管理專家 第 12 頁 共 55 頁 （ 2） 刪除 職務 信息 選定列表中的對應 職務 條目，單擊 職務 管理窗口中工具條上的 “刪除 ”按鈕，彈出對話框確認是否刪除對應條目。 外貿郵件管理專家 第 10 頁 共 55 頁 部門設置 部門信息是 職員 的基本信息之一， 在進行了公司的基本信息設置后，下面我們將進行部門信息的設置。 五 、 外貿郵件專家 系統(tǒng) 功能介紹 第 1 章 用戶登陸 系統(tǒng)登錄 在系統(tǒng)登陸窗口中用戶需要 輸入 用戶名稱 和密碼， 按 【 確定 】登錄；按 【 取消 】取消 登錄。 （ 3） 靈活設定郵件讀取范圍，可將郵件自動分頁，有效解決郵件量大的問題。 （ 3） 使用靈活方便，并可自動記錄所有群發(fā)結果，進行統(tǒng)計分析。 智能化自動分發(fā)功能，解放老板或經(jīng)理，再也不需花時間在分發(fā)郵件上 對于公共郵箱，可設定郵件轉發(fā)規(guī)則，實現(xiàn)郵件分發(fā)自動化、智能化。 二、 外貿郵件專家 系統(tǒng)特色及功能闡述 網(wǎng)絡版系統(tǒng)，郵件集中存放在服務中，統(tǒng)一分發(fā)和處理，保障數(shù)據(jù)安全 （ 1） 所有 Email 等資料都會存入到服務器端，業(yè)務員跟據(jù)權限處理郵件。 (5)開發(fā)項目是一項復雜而困難的勞動，占據(jù)業(yè)務員大量的時間，主要有： A、 詢 /報價階段：如何有效的管理和審批，報價的依據(jù)是什么？工廠提供的大量的價格數(shù)據(jù)如何分析？ B、 打樣 /樣品開發(fā)階段：如何跟報價相結合，打樣的版本如何控制，樣品如何管理？ C、 項目 /產(chǎn)品開發(fā)檔案管理：如何準備記錄下所有產(chǎn)品開發(fā)的過程，并歸檔，供以后或大貨作參考，產(chǎn)品的圖紙、文檔及原始資料如何保存并共享？ 為什么要使用 外貿郵件專家 系統(tǒng) (1)業(yè)務人員每天將大量的時間用于處理單據(jù)和重復性工作，歷史數(shù)據(jù)不能方便的被業(yè)務人員檢索和調用，日常操作停留在手工勞動，無法發(fā)揮業(yè)務人員的最大價值。 郵件管 理 郵件內部轉發(fā) ....................................................................................................... 25 自定義郵箱文件夾 .............................................................................................................. 26 （ 1）新建文件夾 ................................................................................................................ 28 （ 2）刪除文件夾 ................................................................................................................ 29 1其他相關操作 ..................................................................................................................... 38 （ 1）郵件的來源標記 ......................................................................................................... 39 （ 2）郵件的轉發(fā) ................................................................................................................ 40 （ 3）郵件自動歸類 ............................................................................... 4 錯誤 !未定義書簽。 （ 4）郵件群發(fā) ................................................................................................................... 43 1郵件外發(fā)審核 ..................................................................................................................... 48 1跟蹤提醒 ............................................................................................................................ 50 1查找統(tǒng)計分析 ..................................................................................................................... 51 （ 1）客戶郵件統(tǒng)計分析 ..................................................................................................... 53 （ 2）郵件正文備注 ............................................................................................................ 55 外貿郵件管理專家 4006999190 第 3 頁 共 55 頁 一、解決方案闡述 外貿行業(yè)跟傳統(tǒng)行業(yè)最大的不同在于由 “以產(chǎn)品為中心” 逐漸轉變?yōu)?“以客戶為中心” ，可以說把握住客戶就等于把握住了企業(yè)發(fā)展的命脈，如何管理和服務好客戶？開發(fā)一個客戶的過程往往也是開發(fā)一個新產(chǎn)品或項目的過程，如何對過 程進行管理？如何有效的開發(fā)新客戶？如何最大程度保證客戶不被流失和客戶資源的安全，成為一個外貿企業(yè)是否能實現(xiàn)跨越性發(fā)展，贏得未來的勝利的關鍵，外貿行業(yè)的主要特點是：貿易形式的多樣化，業(yè)務流程的多樣化，產(chǎn)品結構多樣化，產(chǎn)品開發(fā)復雜，成本計算困難等等。 (2)垃圾郵件太多， 如何能有效的防范。 （ 2） 多種備份方式：自動備份、打包備份、手動備份等，保證資料萬無一失。 與客戶管理系統(tǒng)完美結合，實現(xiàn)郵件與客戶的有機聯(lián)結 （ 1） 對于 Email 地址在系統(tǒng)中不存在的郵件，用戶可依此創(chuàng)建新的銷售線索，進而可以轉換為聯(lián)系人 /客戶和銷售機會，或將該 Email地址與系統(tǒng)中現(xiàn)有的相應聯(lián)系人相關聯(lián)。 強大的垃圾郵件防范功能 有效防范垃圾郵件，可以設定多種過濾方式，也可以分公共郵箱和個人郵箱過濾。 （ 4） 郵件標簽管理，進行標簽的方式管理。 圖 系統(tǒng) 登錄界面 外貿郵件管理專家 4006999190 第 8 頁 共 55 頁 【 注 】 ： 用戶 名稱 即 用戶 帳號 （管理員預先分配好） 如果 用戶 安裝本系統(tǒng)后第一次 登陸 ， 管理員 可以用 超級用戶身份登陸（用戶名稱 ：Admin 密碼為空） 為自己創(chuàng)建一個新 的帳 戶。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“公司信息”中的“部門”。 客戶類型設置 客戶類型 信息是 客戶 的基本信息之一， 在進行了 職務部門 的基本信息設置后，下面我們將進行 客戶類型 信息的設置。 客戶來源設置 客戶來源 信息是 客戶 的基本信息之一， 在進行了 職務部門 的基本信息設置后，下面我們將進行 客戶來源 信息的設置。 郵件類型設置 郵件類型 信息是 郵件分類 的基本信息之一，下面我們將進行 郵件類型 信息的設置。 外貿郵件管理專家 第 20 頁 共 55 頁 第 3 章 模塊功能介紹 職員 設置 職員 管理是系統(tǒng)中很關鍵的管理專區(qū)之一 ，所有需要用到本系統(tǒng)的職員都必須在本功能管理中對應設置一個用戶名稱（用戶帳號），以可以使用自己的用戶帳號登錄系統(tǒng)。 如下圖所示，選中要設置權限的職員，然后在紅框標示的部分勾選需要賦予的權限，最后點擊“確定” 即可。選擇“郵箱使用情況”頁面，如下圖： 外貿郵件管理專家 第 24 頁 共 55 頁 然后再點擊添加，在新增 “添加 職員 ”中選擇需要 使用的職員 ，然后點擊 “ 確定 ” 。 外貿郵件管理專家 第 27 頁 共 55 頁 設置完成后，可以通過主界面右上角的切換選項 ，切換進入某一下屬職員的操作界面中，查看其所有工作情況。 外貿郵件管理專家 第 30 頁 共 55 頁 （ 1） 新增客戶檔案 進入所有客戶界面，點擊新建或者點擊鼠標右鍵新建，將彈出新增客戶 窗口 ，必須輸 入客戶的名稱和簡稱，同時也可以輸入 國家 /地區(qū)、郵政編碼、客戶 類型 、重要 程度， 同時也可以錄入客戶的地址信息和主要聯(lián)系人信息，為了便于業(yè)務員跟進，需要在 窗口 中輸入主要負責人，如果不進行選擇，系統(tǒng)將自動默認為跟進者是系統(tǒng)主管。 （ 4） 審核控制 為了加強 外發(fā)郵件 管理， 針對 一些重點客戶，我們可以使用 外發(fā)郵件審核 功能。 其功能是將所 選 郵件 的發(fā)件人 添加到 客戶 檔案中 。 外貿郵件管理專家 第 36 頁 共 55 頁 第 8 章 模塊功能介紹 業(yè)務交接 業(yè)務交接 （ 1） 客戶交接 只交接部分聯(lián)系人檔案信息及其郵件信息。而一 外貿郵件管理專家 第 38 頁 共 55 頁 般操作員進行 郵件 發(fā)送，則只會發(fā)送自己的待發(fā) 郵件 。 （ 2）刪除文件夾 如果某新建的文件夾不需要再使用，管理員可以自行刪除，在本地文件夾下面點擊鼠標右鍵，選擇 “ 刪除文件夾 ” ，系 統(tǒng)將彈出如下提示： 選擇 “ 是 ” ，此文件夾將被刪除，選擇 “ 否 ” ，此次刪除取消。 （ 3） 刪除郵件 如果某封 郵件 無用，用戶也可以將其刪除。 1．審批通過并發(fā)送 2．修改后審批通過 3．駁回 為了能更加形 象的將郵件審核這一流程說清楚， 我們用 以下 的場景來解說：假定 一個部門主管 王二 和兩個業(yè)務員 張三、李四。 （ 2）以部門主管王二的身份登錄。 外貿郵件管理專家 第 45 頁 共 55 頁 統(tǒng)計分析功能可以通過工具欄目上的“統(tǒng)計分析”菜單進入，如下圖所示。 新建 產(chǎn)品 樣品 管理主要是對公司的 樣品 信息進行管理。 2． 未回復郵件自動提醒 勾選“當存在超過 **天沒有回復的郵件，就自動提醒”選擇框，當存在超過該天內未回復的郵件，將自動提醒并顯示出本窗口。如圖： 第 14章 模塊功能介紹 郵件群發(fā)