【正文】 以對(duì)客人的尊重 C. 收件人自動(dòng)替換：群發(fā)出去的收件人，每個(gè)客人只會(huì)看到自己的收件人，不會(huì)認(rèn)為此郵件是群發(fā)郵件 D. 選擇發(fā)送郵箱，您可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇多個(gè)發(fā)件箱輪換發(fā)送，這樣系統(tǒng)將自動(dòng)依次輪換發(fā)送，避免單個(gè)郵箱堵塞或被封鎖。 3． 添加了跟蹤未回復(fù)郵件查詢 在新郵件或者接收的郵件中，可以為該郵件加上跟蹤天數(shù)，如果超過(guò)該天，將重點(diǎn)標(biāo)記提醒該郵件。 操作路徑： 在“業(yè)務(wù)管理”菜單中選擇“樣品 管理”一項(xiàng)，如下圖所示 。 （ 1） 客戶 郵件 統(tǒng)計(jì) 分析 客戶是業(yè)務(wù)往來(lái)的重點(diǎn)，系統(tǒng)提供了 以下幾種 分析 模式 ，分別是： 按時(shí)間，按職員，按客戶，按郵件類型，等等 。此時(shí) 操作界面 會(huì)有相應(yīng)的審批提示 信息 ，如下圖所示： （ 3） 選擇對(duì)應(yīng)的操作之后就可以完成 郵件 的審批工作，如我們對(duì) “ 郵件 報(bào)價(jià) ” 郵件 采取審批通過(guò)的操作是，選擇 “ 審批通過(guò) ” ，就會(huì)出現(xiàn) 郵件 發(fā)送的提示，此時(shí) 郵件 發(fā)送成功。 張三發(fā)送 郵件 不需要審批 ， 李四發(fā)送 郵件 需要審批 。選中需要?jiǎng)h除的 郵件 ，點(diǎn)擊工具 欄的 “ 刪除 ”按鈕或者點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)都將彈出 “ 是否刪除的提示框 ” ，點(diǎn)擊是，則刪除成功。 其他相關(guān)操作 （ 1） 郵件的來(lái)源標(biāo)記 收件箱中接收到的 郵件 ，系統(tǒng)提供了兩種標(biāo)記的方式： 來(lái)源 標(biāo)記和類別標(biāo)記。 當(dāng)您選擇了接收或發(fā)送后，系統(tǒng)將彈出對(duì)話框顯示當(dāng)前接收 \發(fā)送的信息，如下圖。 （ 2）員工離職交接 交接離職員工的所有客戶與郵件信息。 點(diǎn)擊 “ 添加成新 客戶 ” ，按鍵出現(xiàn)以下界面： 外貿(mào)郵件管理專家 第 34 頁(yè) 共 55 頁(yè) 同時(shí)還可以將 發(fā)件人 “ 添加為 聯(lián)系人 ” 。在新增客戶窗口的 右 下方，如果將 “ 外發(fā)郵件控制 ” 選擇為“控制” ， 那么所有給該客戶發(fā)送的郵件都需要具有審核權(quán)限的職員審核通過(guò)后，系統(tǒng)才會(huì)發(fā)送?？蛻?窗口 見(jiàn)下圖： 在新增客戶 窗口 上選擇 “ 其他 ” ，進(jìn)入其他信息的 錄 入欄中，此界面中的信息是選填內(nèi)容， 用戶可以根據(jù)情況進(jìn)行 錄 入 ； 為了更好的了解客戶，用戶可以將此處補(bǔ)充完整。 同時(shí)：在主管工作界面，查看未回復(fù)郵件，未分類郵件，統(tǒng)計(jì)分析郵件等，均 可以直接通過(guò)選擇下級(jí)業(yè)務(wù)員名稱進(jìn)行查看 外貿(mào)郵件管理專家 第 28 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 6 章 模塊功能介紹 郵件審核 設(shè)置 本節(jié)將涉及 職員郵件外發(fā)審批 的信息建立 等。 郵箱分發(fā)類型說(shuō)明： 此郵箱 當(dāng)郵箱使用者為一個(gè)人，該郵箱所有郵件都分配給一個(gè)人獨(dú)立處理 ，就可以選擇此分發(fā)類型，如 ，這個(gè)命名的郵箱為業(yè)務(wù)員 SUSAN獨(dú)立使用，即可這樣設(shè)置。 外貿(mào)郵件管理專家 第 22 頁(yè) 共 55 頁(yè) 第 4 章 模塊功能 介紹 郵件帳戶 設(shè)置 郵件帳戶設(shè)置 本節(jié)將涉及公司郵箱的信息建立，修改 以及對(duì)應(yīng)的分發(fā)規(guī)則等。 注意： 系統(tǒng)內(nèi) 預(yù)置有“ admin”職員，這是系統(tǒng)初始的管理員，請(qǐng)勿刪除該職員。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“郵件”中的“郵件類型”。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶來(lái)源”。 操作路徑： 在【設(shè)置基礎(chǔ)分類】窗口中，點(diǎn)擊“客戶”中的“客戶類型”。 進(jìn)入部門管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn)部門的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的部門 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“部門簡(jiǎn)稱”、“部門名稱”、“部門負(fù)責(zé)人”、“部門說(shuō)明”等進(jìn)行排序 （ 1） 新建部門信息 點(diǎn)擊部門管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在部門列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增部門窗口： 用戶可以在此錄入部門的基本信息，其中 “部門簡(jiǎn)稱 ”和 “部門名稱 ”為必填項(xiàng) 。 使用 習(xí)慣 模式選擇： 1. OUTLOOK樣式 如果您以前一直使用 OUTLOOK EXPRESS 6,并對(duì)該軟件的使用習(xí)慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進(jìn)入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和 OUTLOOK是完全一樣。 1 郵件及客戶資料移交 當(dāng)業(yè)務(wù)員離職或需交換客戶時(shí)，快速將業(yè)務(wù)員的業(yè)務(wù)資料 (郵件，傳真，客戶等等 )交接到另一業(yè)務(wù)員，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)無(wú)縫交接管理。 簡(jiǎn)單快速的遠(yuǎn)程訪問(wèn)，方便分支機(jī)構(gòu)或遠(yuǎn)程移動(dòng)辦公 （ 1） 提供簡(jiǎn)單快速的遠(yuǎn)程訪問(wèn)服務(wù)，老總、經(jīng)理或業(yè)務(wù)員出差或在家中都可以處理自已的郵件，處理方式跟在公司一模一樣。 （ 2） 對(duì)于所有的往來(lái) Email，標(biāo)注相關(guān)的屬性，如：報(bào)價(jià)單、訂單、發(fā)票等，從而將進(jìn)行歸類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務(wù)處理的時(shí)間，并建立統(tǒng)一的客戶往來(lái)信息 數(shù)據(jù)庫(kù)。 （ 3） 根據(jù)系統(tǒng)管理員設(shè)定的轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)則，自動(dòng)將郵件分發(fā)給相關(guān)人員處理。 (3)為什么老是電腦網(wǎng)絡(luò)老是會(huì)中病毒，總是無(wú)休止的重裝系統(tǒng)，其實(shí) 90%的病毒是通過(guò)電子郵件進(jìn)行傳播的。 外貿(mào)企業(yè)管理電子郵件中存在的問(wèn)題 (1)一般外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)員主要通過(guò) Email的方式與客戶及潛在客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系。 （ 2）添加客戶的聯(lián)系人 ..................................................................................................... 13 （ 3）設(shè)置其他跟進(jìn)人 ......................................................................................................... 13 （ 4）審核控制 ................................................................................................................... 13 快速建立客戶檔案 ................................................................................................................ 15 （ 1）選擇單個(gè)郵件建檔 ..................................................................................................... 16 （ 2）批量建檔 ................................................................................................................... 16 業(yè)務(wù)交接 .............................................................................................................................. 18 （ 1）客戶交接 ................................................................................................................... 18 （ 2）員工離職交接 ............................................................................................................ 19 郵件管理 郵件外部發(fā)送 ....................................................................................................... 20 （ 1）郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 .............................................................................................. 21 （ 2）郵件的接收和集中發(fā)送 ................................................................. 2 錯(cuò)誤 !未定義書(shū)簽。 (4)在環(huán)球資源、阿里巴巴、 GOOGLE、百度等網(wǎng)絡(luò)花大量的資金做廣告，每天都有很多意向客戶來(lái)詢盤、報(bào)價(jià)、打樣，如何去管理它們，如何保證不同業(yè)務(wù)員不重復(fù)給同一個(gè)客戶報(bào)價(jià)或跟蹤，保證客戶和業(yè)務(wù)員點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的服務(wù)？如何最大效率的開(kāi)發(fā)成功客戶？負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)客戶的業(yè)務(wù)員每天在干什么？這些都是一個(gè)個(gè)難題。可以說(shuō)，使用了 外貿(mào)郵件專家 系 統(tǒng)之后，您就可完全放心的將精力放在發(fā)展業(yè)務(wù)上了，而不用擔(dān)心電子郵件的事務(wù)了。審批未通過(guò)的，需根據(jù)主管建議作相應(yīng)修改，直至通過(guò) 審批。 （ 2） 將樣品信息快速發(fā)給相關(guān)客戶，也能在如節(jié)日時(shí)給客戶發(fā)去問(wèn)候。 （ 2） 海 (國(guó) )外郵箱轉(zhuǎn)發(fā)，確保郵件準(zhǔn)確到達(dá)目的地。 具體應(yīng)用模式請(qǐng)參見(jiàn)圖所示： 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 7 頁(yè) 共 55 頁(yè) 四、 外貿(mào)郵件專家 系統(tǒng)在外貿(mào)公司實(shí)施之后的收效： 企業(yè)員工在公司局域網(wǎng)中都擁有一個(gè) 的 Email 信箱，員工之間的交流十分方便，不通過(guò)因特網(wǎng)流轉(zhuǎn)，保密性好； 對(duì)于外發(fā)的郵件，都可以按 照預(yù)先的設(shè)置，分別將郵件發(fā)送者自動(dòng)替換成公司規(guī)定的對(duì)外 Email 地 址 ： 等，達(dá)到公司統(tǒng) 一對(duì)外郵件地址的目的； 對(duì)于所有進(jìn)出的郵件都有完整的歸檔備份，有專門的智能檢索工具，可以按照發(fā)件人、收件人、郵件主題、發(fā)（收）件日期時(shí)間等信息來(lái)檢索； 對(duì)于接收到的郵件，安裝可維護(hù)的分檢規(guī)則呈送給收件人，可以按照信箱地址分檢，也可以按照郵件主題分檢，可以自動(dòng)抄送副本給他人，甚至可以按照客戶（發(fā)件人）的 Email地址分檢呈送； 對(duì)于外發(fā)郵件，可以設(shè)置審核規(guī)則，由主管簽審之后發(fā)送。 操作路徑： 點(diǎn)擊“管理員專區(qū)”菜單中的“設(shè)置基礎(chǔ)分類” ，如下圖 中紅框標(biāo)示的文字 ： 外貿(mào)郵件管理專家 4006999190 第 9 頁(yè) 共 55 頁(yè) 在如下 的界面中，選中您需要維護(hù)的項(xiàng)目，如“郵件類型”，此時(shí)就可以在右邊的列表中進(jìn)行相應(yīng)的操作了，如新增一個(gè)客戶類型，或是修改、刪除當(dāng)前已有的郵件類型。 進(jìn)入 職務(wù) 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 職務(wù) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 職務(wù) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 職務(wù)名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 職務(wù) 信息 點(diǎn)擊 職務(wù) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 職務(wù) 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 職務(wù) 窗口： 用戶可以在 此錄入 職務(wù) 的基本信息，其中 “職務(wù) 簡(jiǎn)稱 ”和 “職務(wù) 名稱 ”為必填項(xiàng) 。 進(jìn)入 客戶狀態(tài) 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 客戶狀態(tài) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶狀態(tài) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶狀態(tài)名稱 ”進(jìn)行排序 （ 1） 新建 客戶狀態(tài) 信息 點(diǎn)擊 客戶狀態(tài) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 客戶狀態(tài) 列表窗口點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進(jìn)入新增 客戶狀態(tài) 窗口： 外貿(mào)郵件管理專家 第 14 頁(yè) 共 55 頁(yè) 用戶可以在此錄入 客戶狀態(tài) 的基本信息，其中 “客戶狀態(tài) 簡(jiǎn)稱 ”和 “客戶狀態(tài) 名稱 ”為必填項(xiàng) 。 進(jìn)入 國(guó)家地區(qū) 管理的界面中，我們可以實(shí)現(xiàn) 國(guó)家地區(qū) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 國(guó)家地區(qū) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 國(guó)家地區(qū)名稱 ”進(jìn)行排序 外貿(mào)郵件管理專家 第 16 頁(yè) 共 55 頁(yè) （ 1） 新建 國(guó)家地區(qū) 信息 點(diǎn)擊 國(guó)