【正文】 以對客人的尊重 C. 收件人自動替換：群發(fā)出去的收件人，每個客人只會看到自己的收件人，不會認為此郵件是群發(fā)郵件 D. 選擇發(fā)送郵箱，您可以根據(jù)實際情況，選擇多個發(fā)件箱輪換發(fā)送，這樣系統(tǒng)將自動依次輪換發(fā)送，避免單個郵箱堵塞或被封鎖。 3． 添加了跟蹤未回復郵件查詢 在新郵件或者接收的郵件中，可以為該郵件加上跟蹤天數(shù)，如果超過該天，將重點標記提醒該郵件。 操作路徑： 在“業(yè)務管理”菜單中選擇“樣品 管理”一項，如下圖所示 。 （ 1） 客戶 郵件 統(tǒng)計 分析 客戶是業(yè)務往來的重點，系統(tǒng)提供了 以下幾種 分析 模式 ，分別是： 按時間，按職員，按客戶，按郵件類型，等等 。此時 操作界面 會有相應的審批提示 信息 ，如下圖所示： （ 3） 選擇對應的操作之后就可以完成 郵件 的審批工作，如我們對 “ 郵件 報價 ” 郵件 采取審批通過的操作是，選擇 “ 審批通過 ” ，就會出現(xiàn) 郵件 發(fā)送的提示，此時 郵件 發(fā)送成功。 張三發(fā)送 郵件 不需要審批 ， 李四發(fā)送 郵件 需要審批 。選中需要刪除的 郵件 ，點擊工具 欄的 “ 刪除 ”按鈕或者點擊鼠標右鍵，選擇 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)都將彈出 “ 是否刪除的提示框 ” ，點擊是，則刪除成功。 其他相關操作 （ 1） 郵件的來源標記 收件箱中接收到的 郵件 ，系統(tǒng)提供了兩種標記的方式： 來源 標記和類別標記。 當您選擇了接收或發(fā)送后，系統(tǒng)將彈出對話框顯示當前接收 \發(fā)送的信息，如下圖。 （ 2）員工離職交接 交接離職員工的所有客戶與郵件信息。 點擊 “ 添加成新 客戶 ” ，按鍵出現(xiàn)以下界面： 外貿郵件管理專家 第 34 頁 共 55 頁 同時還可以將 發(fā)件人 “ 添加為 聯(lián)系人 ” 。在新增客戶窗口的 右 下方，如果將 “ 外發(fā)郵件控制 ” 選擇為“控制” ， 那么所有給該客戶發(fā)送的郵件都需要具有審核權限的職員審核通過后，系統(tǒng)才會發(fā)送?？蛻?窗口 見下圖： 在新增客戶 窗口 上選擇 “ 其他 ” ，進入其他信息的 錄 入欄中，此界面中的信息是選填內容， 用戶可以根據(jù)情況進行 錄 入 ； 為了更好的了解客戶，用戶可以將此處補充完整。 同時：在主管工作界面，查看未回復郵件，未分類郵件，統(tǒng)計分析郵件等，均 可以直接通過選擇下級業(yè)務員名稱進行查看 外貿郵件管理專家 第 28 頁 共 55 頁 第 6 章 模塊功能介紹 郵件審核 設置 本節(jié)將涉及 職員郵件外發(fā)審批 的信息建立 等。 郵箱分發(fā)類型說明： 此郵箱 當郵箱使用者為一個人，該郵箱所有郵件都分配給一個人獨立處理 ，就可以選擇此分發(fā)類型，如 ，這個命名的郵箱為業(yè)務員 SUSAN獨立使用，即可這樣設置。 外貿郵件管理專家 第 22 頁 共 55 頁 第 4 章 模塊功能 介紹 郵件帳戶 設置 郵件帳戶設置 本節(jié)將涉及公司郵箱的信息建立，修改 以及對應的分發(fā)規(guī)則等。 注意： 系統(tǒng)內 預置有“ admin”職員，這是系統(tǒng)初始的管理員，請勿刪除該職員。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“郵件”中的“郵件類型”。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“客戶來源”。 操作路徑： 在【設置基礎分類】窗口中，點擊“客戶”中的“客戶類型”。 進入部門管理的界面中，我們可以實現(xiàn)部門的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的部門 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“部門簡稱”、“部門名稱”、“部門負責人”、“部門說明”等進行排序 （ 1） 新建部門信息 點擊部門管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在部門列表窗口點擊鼠標右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進入新增部門窗口： 用戶可以在此錄入部門的基本信息，其中 “部門簡稱 ”和 “部門名稱 ”為必填項 。 使用 習慣 模式選擇： 1. OUTLOOK樣式 如果您以前一直使用 OUTLOOK EXPRESS 6,并對該軟件的使用習慣和模式比較熟悉，可以現(xiàn)在此模式，進入軟件后，軟件菜單布局和窗口布局和 OUTLOOK是完全一樣。 1 郵件及客戶資料移交 當業(yè)務員離職或需交換客戶時，快速將業(yè)務員的業(yè)務資料 (郵件，傳真，客戶等等 )交接到另一業(yè)務員，實現(xiàn)業(yè)務無縫交接管理。 簡單快速的遠程訪問，方便分支機構或遠程移動辦公 （ 1） 提供簡單快速的遠程訪問服務，老總、經理或業(yè)務員出差或在家中都可以處理自已的郵件，處理方式跟在公司一模一樣。 （ 2） 對于所有的往來 Email，標注相關的屬性，如：報價單、訂單、發(fā)票等，從而將進行歸類管理，方便查詢，節(jié)省業(yè)務處理的時間，并建立統(tǒng)一的客戶往來信息 數(shù)據(jù)庫。 （ 3） 根據(jù)系統(tǒng)管理員設定的轉發(fā)規(guī)則，自動將郵件分發(fā)給相關人員處理。 (3)為什么老是電腦網絡老是會中病毒，總是無休止的重裝系統(tǒng)，其實 90%的病毒是通過電子郵件進行傳播的。 外貿企業(yè)管理電子郵件中存在的問題 (1)一般外貿企業(yè)業(yè)務員主要通過 Email的方式與客戶及潛在客戶進行業(yè)務聯(lián)系。 （ 2）添加客戶的聯(lián)系人 ..................................................................................................... 13 （ 3）設置其他跟進人 ......................................................................................................... 13 （ 4）審核控制 ................................................................................................................... 13 快速建立客戶檔案 ................................................................................................................ 15 （ 1）選擇單個郵件建檔 ..................................................................................................... 16 （ 2）批量建檔 ................................................................................................................... 16 業(yè)務交接 .............................................................................................................................. 18 （ 1）客戶交接 ................................................................................................................... 18 （ 2）員工離職交接 ............................................................................................................ 19 郵件管理 郵件外部發(fā)送 ....................................................................................................... 20 （ 1）郵件的創(chuàng)建和直接發(fā)送 .............................................................................................. 21 （ 2）郵件的接收和集中發(fā)送 ................................................................. 2 錯誤 !未定義書簽。 (4)在環(huán)球資源、阿里巴巴、 GOOGLE、百度等網絡花大量的資金做廣告，每天都有很多意向客戶來詢盤、報價、打樣，如何去管理它們，如何保證不同業(yè)務員不重復給同一個客戶報價或跟蹤，保證客戶和業(yè)務員點對點的服務？如何最大效率的開發(fā)成功客戶？負責開發(fā)客戶的業(yè)務員每天在干什么？這些都是一個個難題?？梢哉f，使用了 外貿郵件專家 系 統(tǒng)之后，您就可完全放心的將精力放在發(fā)展業(yè)務上了，而不用擔心電子郵件的事務了。審批未通過的，需根據(jù)主管建議作相應修改，直至通過 審批。 （ 2） 將樣品信息快速發(fā)給相關客戶，也能在如節(jié)日時給客戶發(fā)去問候。 （ 2） 海 (國 )外郵箱轉發(fā)，確保郵件準確到達目的地。 具體應用模式請參見圖所示： 外貿郵件管理專家 4006999190 第 7 頁 共 55 頁 四、 外貿郵件專家 系統(tǒng)在外貿公司實施之后的收效： 企業(yè)員工在公司局域網中都擁有一個 的 Email 信箱，員工之間的交流十分方便，不通過因特網流轉，保密性好； 對于外發(fā)的郵件，都可以按 照預先的設置，分別將郵件發(fā)送者自動替換成公司規(guī)定的對外 Email 地 址 ： 等，達到公司統(tǒng) 一對外郵件地址的目的； 對于所有進出的郵件都有完整的歸檔備份，有專門的智能檢索工具，可以按照發(fā)件人、收件人、郵件主題、發(fā)（收）件日期時間等信息來檢索； 對于接收到的郵件，安裝可維護的分檢規(guī)則呈送給收件人，可以按照信箱地址分檢，也可以按照郵件主題分檢，可以自動抄送副本給他人，甚至可以按照客戶（發(fā)件人）的 Email地址分檢呈送； 對于外發(fā)郵件，可以設置審核規(guī)則，由主管簽審之后發(fā)送。 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“設置基礎分類” ，如下圖 中紅框標示的文字 ： 外貿郵件管理專家 4006999190 第 9 頁 共 55 頁 在如下 的界面中，選中您需要維護的項目，如“郵件類型”，此時就可以在右邊的列表中進行相應的操作了，如新增一個客戶類型，或是修改、刪除當前已有的郵件類型。 進入 職務 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 職務 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 職務 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 職務名稱 ”進行排序 （ 1） 新建 職務 信息 點擊 職務 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 職務 列表窗口點擊鼠標右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進入新增 職務 窗口： 用戶可以在 此錄入 職務 的基本信息，其中 “職務 簡稱 ”和 “職務 名稱 ”為必填項 。 進入 客戶狀態(tài) 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 客戶狀態(tài) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 客戶狀態(tài) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 客戶狀態(tài)名稱 ”進行排序 （ 1） 新建 客戶狀態(tài) 信息 點擊 客戶狀態(tài) 管理窗口中工具條上的 “新建 ”， 或者在 客戶狀態(tài) 列表窗口點擊鼠標右鍵，選擇 “新建 ”按鈕，進入新增 客戶狀態(tài) 窗口： 外貿郵件管理專家 第 14 頁 共 55 頁 用戶可以在此錄入 客戶狀態(tài) 的基本信息，其中 “客戶狀態(tài) 簡稱 ”和 “客戶狀態(tài) 名稱 ”為必填項 。 進入 國家地區(qū) 管理的界面中，我們可以實現(xiàn) 國家地區(qū) 的新建、修改、刪除、查找等； 已添加的 國家地區(qū) 將顯示在列表中，可以單擊表頭，按“ 國家地區(qū)名稱 ”進行排序 外貿郵件管理專家 第 16 頁 共 55 頁 （ 1） 新建 國家地區(qū) 信息 點擊 國