【正文】 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第二步 設(shè)置業(yè)務(wù)員郵箱” ，如下圖 中紅框標示的文字 ： 在 本功能中 ，我們可以新增、修改和刪除 郵箱 等內(nèi)容。 注意：郵箱的 分配 設(shè)置是指設(shè) 定可以使用本 郵件 帳戶的職員。 如果用戶不需要 立即設(shè)置 ，可以直接點擊 “否” ，如果點擊 “是” 將進入 郵箱屬性 窗口 。 郵箱分發(fā)類型說明： 此郵箱 當郵箱使用者為一個人，該郵箱所有郵件都分配給一個人獨立處理 ，就可以選擇此分發(fā)類型，如 ，這個命名的郵箱為業(yè)務(wù)員 SUSAN獨立使用，即可這樣設(shè)置。 當一個郵箱如 ，可能是公司業(yè)務(wù)部 門所有人都有可能收到里面屬于自己客人的郵件，如果非非自己的客人，就收不到，由主管決定新客人以后交給誰來跟進和處理，即可選擇此類郵箱類型 選擇此分類后，使用此郵箱的使用者可以選擇多個，并且必須設(shè)置手工分發(fā)或者主動認領(lǐng)的主管。 外貿(mào)郵件管理專家 第 26 頁 共 55 頁 第 5 章 模塊功能介紹 第三步 設(shè)置下級管轄職員 本節(jié)將涉及 職員管轄范圍 的信息建立 等。 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“第三步 設(shè)置下級管轄職員” ，如下圖 中紅框標示的文字 ： 管轄設(shè)置 在 “第三步 設(shè)置下級管轄職員”頁面 中 可以定義當前職員的下屬 職員 ，作為對下屬職員管理。 同時：在主管工作界面，查看未回復(fù)郵件，未分類郵件，統(tǒng)計分析郵件等，均 可以直接通過選擇下級業(yè)務(wù)員名稱進行查看 外貿(mào)郵件管理專家 第 28 頁 共 55 頁 第 6 章 模塊功能介紹 郵件審核 設(shè)置 本節(jié)將涉及 職員郵件外發(fā)審批 的信息建立 等。 操作路徑： 點擊“管理員專區(qū)”菜單中的“郵件審核設(shè)置” ，如下圖 中紅框標示的文字 ： 郵件審批設(shè)置 在“ 郵件審批設(shè)置 ” 頁面中，主要是定義當前職員在外發(fā)郵件時，是否需要上級管理者進行審核，并且設(shè)置郵件外發(fā)郵件的類型。 注意： 在本系統(tǒng)中客戶檔案都是統(tǒng)一存放在“通訊簿”中。客戶檔案中包括了客戶的 來源 、 客戶類型 、 重要程度 以及基本的聯(lián)系信息等內(nèi)容，在 建立客戶檔案時，管理員可以指定與客戶聯(lián)系的業(yè)務(wù)負責(zé)人， 便于業(yè)務(wù)員對客戶進行跟蹤管理。客戶 窗口 見下圖： 在新增客戶 窗口 上選擇 “ 其他 ” ，進入其他信息的 錄 入欄中，此界面中的信息是選填內(nèi)容， 用戶可以根據(jù)情況進行 錄 入 ； 為了更好的了解客戶，用戶可以將此處補充完整。 外貿(mào)郵件管理專家 第 31 頁 共 55 頁 在此界面點擊 “添加” 按鈕，將彈出 “ 新增 聯(lián)系人 ” 窗口，在此 窗口 中進行輸入保存后，該聯(lián)系人將自動出現(xiàn)在客戶 窗口 的其他聯(lián)系人列表中。如果一個客戶需要有多個跟進人，只需在該客戶 窗口 上點擊 “ 檔案共享 ” ，進入檔案共享頁面 ，如下圖 ： 外貿(mào)郵件管理專家 第 32 頁 共 55 頁 在 “ 需要業(yè)務(wù)聯(lián)系的職員 ” 列表 中選擇需要跟 進的人員，可以進行多選 ， 那么這個跟進者也就可以看見該客戶的信息。反之，不選擇此項，那么其他業(yè)務(wù)跟進人，就只能看見該客戶的基本信息，而無法看到該客戶發(fā)來的 郵件 。在新增客戶窗口的 右 下方，如果將 “ 外發(fā)郵件控制 ” 選擇為“控制” ， 那么所有給該客戶發(fā)送的郵件都需要具有審核權(quán)限的職員審核通過后，系統(tǒng)才會發(fā)送。其實“職員外發(fā)郵件控制”和“客戶外發(fā)郵件控制”只是面向兩個不同的對 象而已，簡單的說“職員外發(fā)郵件控制”是在指定那些職員外發(fā)的郵件需要審核，此時不論職員發(fā)送哪些客戶；而“客戶外發(fā)郵件控制”是在指定給那些客戶發(fā)送郵件需要審核，此時不論是那個職員發(fā)送的。將客戶歸入不同的文件夾，這樣查詢管理起來更加方便。 （ 1） 選擇單個郵件 建檔 操作路徑： 在郵件列表中 選擇某封郵件后， 單 擊右鍵，選擇 “ 添加成新 客戶 ” 或“添加新聯(lián)系人” ， 如下圖紅框標示的內(nèi)容。 點擊 “ 添加成新 客戶 ” ，按鍵出現(xiàn)以下界面： 外貿(mào)郵件管理專家 第 34 頁 共 55 頁 同時還可以將 發(fā)件人 “ 添加為 聯(lián)系人 ” 。為了能給這些 陌生人 快速建立檔案，還提供了批量建立客戶檔案的功能 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 35 頁 共 55 頁 彈出如下窗口， 所有 沒有處理的陌生人 郵件 都將在這里顯示，為了方便操作。 選擇完成后，點擊確定，如果用戶選擇了 “彈出 窗口 編輯窗口 ”前的方框，則將依次彈出 窗口 編輯窗口。 （ 2）員工離職交接 交接離職員工的所有客戶與郵件信息。此時在本地文件夾中的 “ 已發(fā)送 郵件 箱 ” 中就會看到已發(fā)送的 郵件 。 全部發(fā)送：選擇該種方式，系統(tǒng)將立即發(fā)送所有郵箱賬戶下發(fā)件箱中的待發(fā) 郵件 。 注意：如果是系統(tǒng)管理員進行 郵件 發(fā)送，將發(fā)送賬戶下所有職員的待發(fā) 郵件 。 當您選擇了接收或發(fā)送后，系統(tǒng)將彈出對話框顯示當前接收 \發(fā)送的信息，如下圖。 郵件內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā) 系統(tǒng)提供了郵件的內(nèi)部轉(zhuǎn)發(fā)功能，即不通過外部郵件帳戶直接將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給內(nèi)部的其他職員。 自定義 郵箱 文件夾 為了更好 的管理郵件 ，系統(tǒng)提供了 自定義的郵件文件夾功能 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 39 頁 共 55 頁 （ 1）新建文件夾 操作路徑： 在本地文件夾下面點擊鼠標右鍵，選擇 “新建文件夾 ”，將彈出 “創(chuàng)建文件夾 ”對話框，輸入你要新建 文件夾的名稱，然后選擇 新建文件夾 的位置，點擊確定后退出。 其他相關(guān)操作 （ 1） 郵件的來源標記 收件箱中接收到的 郵件 ，系統(tǒng)提供了兩種標記的方式： 來源 標記和類別標記。 類別標記：主要是按照 郵件 的業(yè)務(wù)類別進行標記，選中需要標記的 郵件 ，點擊鼠標右鍵，可以將 郵件 標記為 “ 詢盤 ” 、 “ 郵件 ” 、 “ 報價 ” 、 “ 訂單 ” 、 “ 發(fā)貨 ” 等幾種 來源 ，如果該 郵件 不在上述的類別中，用戶也可以自行新增類別。 優(yōu)先級標記：用戶可以根據(jù) 郵件 的重要程度將其標記為 “ 高優(yōu)先級 ” 、 “ 普通優(yōu)先級 ” 、“ 低優(yōu)先級 ” 三種級別，當收到大量的 郵件 數(shù)據(jù)時，就可以根據(jù) 郵件 的優(yōu)先級別來進行 郵件的 處理。 轉(zhuǎn)發(fā)：選中需要轉(zhuǎn)發(fā)的 郵件 ，點擊鼠標右鍵，選擇 “ 轉(zhuǎn)發(fā) ” ，如下圖所示，將自動彈出郵件 編輯窗口： 作為附件轉(zhuǎn)發(fā)：除了一般的轉(zhuǎn)發(fā)外，系統(tǒng)也提供將 郵件 作為附件轉(zhuǎn)發(fā)的功能，點擊鼠標右鍵，選擇 “ 作為附件轉(zhuǎn)發(fā) ” 的功能，也將彈出 郵件 編輯的窗口，該 郵件 將作為附件轉(zhuǎn)發(fā)出 外貿(mào)郵件管理專家 第 41 頁 共 55 頁 去。選中需要刪除的 郵件 ，點擊工具 欄的 “ 刪除 ”按鈕或者點擊鼠標右鍵，選擇 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)都將彈出 “ 是否刪除的提示框 ” ，點擊是，則刪除成功。 外貿(mào)郵件管理專家 第 42 頁 共 55 頁 （ 5）郵件群發(fā) 群發(fā)分 3 種類型，向客戶群發(fā)郵件；向供應(yīng)商群發(fā)郵件；向無隸屬聯(lián)系人群發(fā)郵件。 第二步 ,選擇群發(fā)對象，即收件人。本系統(tǒng)提供自動提醒需要審批郵件等智能化功能和管理模塊。 張三發(fā)送 郵件 不需要審批 ， 李四發(fā)送 郵件 需要審批 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 44 頁 共 55 頁 注意： 上述的場景在本系統(tǒng)中需要設(shè)置“王二、張三、李四”三個職員，并且張三的“外發(fā)郵件控制”為“無”，而李四的為“控制”，另外王二在“審核”頁面中需要勾選“李四”。 在完成對應(yīng) 管理員專區(qū) 后，下面就來進行我們的操作演示。此時再換以李四的身份登錄，點擊工具欄里的 “ 創(chuàng)建郵件 ” 按鈕， 同樣 撰寫 郵件 ， 此時 發(fā)送 郵件的 時候，會提示此封 郵件 需要審核，只有通過審核后 才能發(fā)送出去，此時郵件會暫時 保存到發(fā)件箱中 。此時 操作界面 會有相應(yīng)的審批提示 信息 ，如下圖所示： （ 3） 選擇對應(yīng)的操作之后就可以完成 郵件 的審批工作，如我們對 “ 郵件 報價 ” 郵件 采取審批通過的操作是，選擇 “ 審批通過 ” ，就會出現(xiàn) 郵件 發(fā)送的提示，此時 郵件 發(fā)送成功。對于被駁回的郵件， 職員 可以 進行相應(yīng)的修改 后 再次發(fā) ， 當然對應(yīng)的主管也可以直接修改 郵件 不對的地方，然后選擇發(fā)送就可以將 郵件 發(fā)送出去 ，送郵件給 主管進行審核。 系統(tǒng)提供了客戶、快件、 郵件 和傳真這四個部分的報表分析。為用戶的進一步市場分析，研究提供了很好的參考。 （ 1） 客戶 郵件 統(tǒng)計 分析 客戶是業(yè)務(wù)往來的重點，系統(tǒng)提供了 以下幾種 分析 模式 ，分別是： 按時間，按職員，按客戶，按郵件類型，等等 。 下面以 按照某個職員在某段時間內(nèi)對某個客戶的某種類型的郵件收發(fā)情況 ，如下圖： 點 擊 “ 業(yè)務(wù)員 分布 ”字樣 ，將出現(xiàn) “業(yè)務(wù)員 分布統(tǒng)計 ”，其他類似，此處略。 將彈出 如下 對話框，設(shè)置需要提醒的內(nèi)容 和 時間 。 外貿(mào)郵件管理專家 第 47 頁 共 55 頁 第 11 章 模塊功能介紹 樣品管理 本 節(jié) 將介紹系統(tǒng)中 產(chǎn)品 管理功能 ，即通常所說的樣品管理 。 操作路徑： 在“業(yè)務(wù)管理”菜單中選擇“樣品 管理”一項，如下圖所示 。 （ 1） 新建 產(chǎn)品 點擊 工具 欄“新建”按鈕， 系統(tǒng)彈出“ 新增 樣品 窗口 ”， 如下圖所示： 外貿(mào)郵件管理專家 第 48 頁 共 55 頁 在新增 樣品 窗口 里可以填寫與 樣品 有關(guān)的信息，包括基礎(chǔ)信息、技術(shù)信息及 圖片 等 。 （ 2）產(chǎn)品分類 可以靈活的建立不同的文件夾分類。 選擇工具欄中“回復(fù)跟蹤”按鈕，如 圖： 進入管理界面： 1． 接收的郵件未回復(fù)查詢 錄入需要查詢未回復(fù)郵件的天數(shù)，并選擇“開始查詢”按鈕，將列出所有當前職員以及其下級職員的所有未回復(fù)郵件以及延遲天數(shù)。 3． 添加了跟蹤未回復(fù)郵件查詢 在新郵件或者接收的郵件中，可以為該郵件加上跟蹤天數(shù)，如果超過該天，將重點標記提醒該郵件。 外貿(mào)郵件管理專家 第 51 頁 共 55 頁 第 13 章 模塊功能介紹 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 將 OUTLOOK 通訊薄 導(dǎo)入 選擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 WINDOWS通訊薄 ’ ，可以批量自動將 OUTLOOK或者 WINDOWS通訊薄的客戶聯(lián)系人資料，直接導(dǎo)入到軟件中。如圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 53 頁 共 55 頁 將 OUTLOOK 中郵件數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 如果您以前一直使用 OUTLOOK 并且相關(guān)郵件都保存在了 OUTLOOK 中，請選擇文件菜單中 ‘ 導(dǎo)入 OUTLOOK 郵件 ’ ，選擇對應(yīng)的 OUTLOOK存儲文件，即可批量自動將該文件中的郵件數(shù)據(jù)資料，直接導(dǎo)入到軟件中。如圖： 外貿(mào)郵件管理專家 第 54 頁 共 55 頁 將零散 Email 文件數(shù)據(jù) 導(dǎo)入 如果您的郵件文件都以 .eml文件方式存在文件夾中，請選擇文件菜單中‘ 導(dǎo)入 EML文件 ’ ，選擇對應(yīng)的 .eml 存儲文件，即可批量自動將該文件中的郵件數(shù)據(jù)資料，直接導(dǎo)入到軟件中。以對客人的尊重 C. 收件人自動替換：群發(fā)出去的收件人，每個客人只會看到自己的收件人，不會認為此郵件是群發(fā)郵件 D. 選擇發(fā)送郵箱，您可以根據(jù)實際情況，選擇多個發(fā)件箱輪換發(fā)送，這樣系統(tǒng)將自動依次輪換發(fā)送，避免單個郵箱堵塞或被封鎖。 F. 發(fā)送時間間隔：為避免連續(xù)發(fā)送，頻繁發(fā)送導(dǎo)致郵箱被鎖定，可以設(shè)置發(fā)送單封郵件的時間間隔 G. 收件人選擇：可以根據(jù)地域，類型，等級，來源，所在文件夾等多種聯(lián)合方式，篩選需要的收件人，進行有針對性的發(fā)送。