20xx年文件檔案資料管理制度-在線瀏覽
2025-03-15 01:35本頁面
【正文】 的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。
機(jī)密級公司文檔, 須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。
本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。
對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時實(shí)現(xiàn)可追溯性。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。
。
，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。
：
。
、評審和批準(zhǔn)。
4程序內(nèi)容
，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。
、目標(biāo)和指標(biāo)；
、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；
、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。
，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。
，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。文件格式基本內(nèi)容：
：明確編制本文件要達(dá)到的目的
：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍
：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯
：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門
：針對各項(xiàng)活動提出具體的要求、職責(zé)、時限
：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件
：本文件涉及到的文件、表格和記錄
：本文件每次修改的主要概要的記錄
：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖
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記錄編號
文件層別號
文件類別（AQ）
公司代號JP
其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03 ???等；
文件類別為：管理手冊用01標(biāo)識，程序文件用02標(biāo)識，公司級管理性制度用03標(biāo)識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識，如生產(chǎn)部用QG標(biāo)識。
所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版本隨之更新。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交
相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。
、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。
, 建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。
，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。
，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài)；每季度備份一次電子版文件。
，由過程管理部門持原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)的文件（原件一份、電子一份）、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。如果需要進(jìn)行修改，由原文件編寫單位負(fù)責(zé)提出
文件更改申請后組織對文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。
集
定期對安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔
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