【正文】 不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。會(huì)議前的接待禮儀?！駵?zhǔn)備會(huì)議資料。主席臺(tái)的座次按人員的職務(wù)、社會(huì)的地位排列。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會(huì)議，這時(shí)與會(huì)者人數(shù)比較多、而且與會(huì)者之間不需要討論、交流意見。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會(huì)議。②口字型。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。另外，與會(huì)者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一?？稍跁?huì)場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花。一般大型的會(huì)議，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅?！駮?huì)場的布置?，F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會(huì)的人已經(jīng)不多了。否則，可能會(huì)造成損失。第三：附屬設(shè)施要齊全。歷史召集的會(huì)議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會(huì)場定在與會(huì)人員較集中的地方。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。會(huì)場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會(huì)者一種不景氣的感覺。選擇會(huì)場，要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來綜合考慮。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放。會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)期間每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。對于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容?！窀鶕?jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格。第一篇：會(huì)議接待及注意事項(xiàng)會(huì)議接待及注意事項(xiàng)根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對會(huì)議的組織方法，禮儀要求也不同。首先是會(huì)議的籌備工作?！癜l(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。它的形式既可以是文字的也可以是表格的?！襁x擇會(huì)場。最好是達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)：第一：大小要適中。會(huì)場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會(huì)開好?！钡诙旱攸c(diǎn)要合理。超過一天的會(huì)議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些，免得與會(huì)者來回奔波。會(huì)務(wù)人員一定要對會(huì)場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘?huì)議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會(huì)同樣順利”。第四：要有停車場。轎車、摩托車都要有停放處，會(huì)才能開得成。會(huì)場的布置包括會(huì)場四周的裝飾和坐席的配置。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。為使會(huì)場更加莊嚴(yán)，主席臺(tái)上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會(huì)徽。坐席的配置要是和會(huì)議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：①圓桌型。這種布置使與會(huì)者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。這種形式適于10—20人左右的會(huì)議。同級別的對角線相對而坐。如果使用長形方桌。③教室型。這種形式主席臺(tái)與聽眾席相對而坐。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。會(huì)務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會(huì)議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會(huì)者，方便于與會(huì)者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備?！駮?huì)前檢查。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。接待人員應(yīng)該在與會(huì)者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。①簽到。簽字臺(tái)北有毛筆、鋼筆和簽到本。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。②引座。會(huì)議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會(huì)者引入會(huì)場就座。③接待。會(huì)議中的服務(wù)禮儀會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。添水是動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。一般是左手拿開背蓋，右手持水壺，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會(huì)者身上。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動(dòng)聲色地盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。這就要求各個(gè)工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。這時(shí)音響應(yīng)立即播放出國歌。為使會(huì)場上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場上出現(xiàn)混亂。如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者注意力。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排?！窠M織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)?！袼蛣e根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。②整理會(huì)議紀(jì)要。④主卷歸檔。為保證安排好接待人員的工作，會(huì)議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩３渥銣?zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個(gè)參會(huì)人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個(gè)人領(lǐng)到的資料都是全面的。會(huì)議接待前注意了這2個(gè)問題后，會(huì)議的接待就能圓滿地進(jìn)行。會(huì)議接待中要注意的2個(gè)事項(xiàng)為：