會議接待及注意事項(xiàng)-wenkub
2024-11-15 01 本頁面
【正文】 ，桌椅擺放整齊；（2）貼指示牌要求內(nèi)容準(zhǔn)確、無差錯、粘貼端正，無傾斜、無破損；（3）早班行李員依照“崗前半小時準(zhǔn)備工作”流程做好相關(guān)內(nèi)容的兩遍核對；●特殊要求（1）獲取客人房間要求擺放水果、禮品、資料等相關(guān)信息時，認(rèn)真記錄下客人要求，包括擺放房間號、每間房擺放數(shù)量、特別要求，并及時把信息傳達(dá)到相關(guān)部門；（2）客人自帶水果、禮品、香煙、資料要求擺放應(yīng)及時通知房務(wù)中心，電腦打印出所要求送房的房號，一式兩聯(lián)，在打印的房號單上標(biāo)明客人所要求的時間范圍，由行李員送至房務(wù)中心簽收、核對，其中一聯(lián)交還總臺留底備查；（3）客人償付費(fèi)用，要求由山莊配備水果，應(yīng)根據(jù)客人提出的標(biāo)準(zhǔn)要求，及時通知餐飲部，電腦打印出所要求送房的房號，一式兩聯(lián)，在打印的房號單上標(biāo)明客人所要求的時間范圍，由行李員送至餐飲部簽收、核對，其中一聯(lián)交還總臺留底備查。另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。會議接待中要注意的2個事項(xiàng)為：妥當(dāng)安排接待人員會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。充足準(zhǔn)備接待資料在接待處應(yīng)該準(zhǔn)備充足的接待資料，一方面保證每個參會人員都能領(lǐng)到資料；另一方面保證每個人領(lǐng)到的資料都是全面的。④主卷歸檔。●送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。這時音響應(yīng)立即播放出國歌。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。添水是動作輕盈、快捷、規(guī)范。③接待。②引座。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。①簽到。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。如果使用長形方桌。這種形式適于10—20人左右的會議。坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：①圓桌型。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)椤吧洗螘h是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”?！钡诙旱攸c(diǎn)要合理。最好是達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)：第一：大小要適中。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。首先是會議的籌備工作?！窀鶕?jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。它可以隨會議通知一起發(fā)放。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。否則，可能會造成損失?！駮龅牟贾??？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。會議前的接待禮儀?！裉崆斑M(jìn)入接待崗位。設(shè)一張簽字臺，配上12名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。簽到后。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音?！衿渌?wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。又如，大會宣布頒布榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)??！褡龊脮蠓?wù)的準(zhǔn)備。會后服務(wù)會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作?！袂謇頃h文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。⑤會議總結(jié)第二篇：接待會議注意事項(xiàng)接待會議注意事項(xiàng)妥當(dāng)安排接待人員會議的接待人員一定要安排好，保證在會議開始、中間休息、就餐、結(jié)束的時候，都有接待人員為參會者提供服務(wù)。接待處應(yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌參會人員名單參會人員登記表辦公用品，如鉛筆、紙張會議日程關(guān)于會議地點(diǎn)、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會議相關(guān)印刷品會議評估反饋表其他會議信息為每個參會人員準(zhǔn)備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時候要準(zhǔn)備一個接待人員排班表，把各個時段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕?。接待處?yīng)該準(zhǔn)備的資料和材料如下：胸卡或吊牌
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