【正文】 第 1219天 06/1806/24 青島 診斷報告形成 中層人員訪談 關(guān)鍵人員訪談 資料搜集 外部調(diào)研 23/06/2023PAGE 3 ALLPKU青島乾坤 導(dǎo)讀 建議 業(yè)務(wù)流程 職能 管理 綜述 23/06/2023PAGE 4 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤經(jīng)過 6年的發(fā)展已經(jīng)初具規(guī)模 ?銷售額 ?企業(yè)規(guī)模 ?市場占有率 2023 1996 2023 青島 乾坤 發(fā)展 以大自然、安信全面進(jìn)入青島市場為標(biāo)志，本地市場競爭日趨激烈 2023 1997 1999 1998 1998年以啤酒節(jié)促銷為標(biāo)志，公司開始迅速發(fā)展 1999年 8月遷廠 2023年業(yè)務(wù)拓展迅速 乾坤已成為青島高檔木地板市場的領(lǐng)頭羊 1996年來青島設(shè)廠 發(fā)展出現(xiàn)停滯現(xiàn)象 資料來源：訪談 23/06/2023PAGE 5 ALLPKU青島乾坤 然而，伴隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，許多問題凸現(xiàn)出來 組織機(jī)構(gòu)問題 人力配置問題 業(yè)務(wù)流程問題 利潤大幅下降 內(nèi)控體系問題 職能管理混亂 職能薄弱 考核缺乏 薪酬 不合理 銷售停滯不前 員工士氣不高 資料來源：訪談 23/06/2023PAGE 6 ALLPKU青島乾坤 因此，青島乾坤需要轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整管理 人治（柔性管理） 戰(zhàn)略目標(biāo)模糊 法制（規(guī)范化管理） 戰(zhàn)略目標(biāo)明晰 目前 未來 23/06/2023PAGE 7 ALLPKU青島乾坤 建議 導(dǎo)讀 業(yè)務(wù)流程 職能 管理 綜述 23/06/2023PAGE 8 ALLPKU青島乾坤 組織是為了實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)而對資源進(jìn)行的一種系統(tǒng)性安排 組織結(jié)構(gòu)的本質(zhì)是員工的分工協(xié)作體系 組織結(jié)構(gòu)又可稱為權(quán)責(zé)結(jié)構(gòu)，是員工在職、責(zé)、權(quán)方面的結(jié)構(gòu)體系 實現(xiàn)組織目標(biāo)所需的各項業(yè)務(wù)工作，以及比例和關(guān)系 各管理層次的構(gòu)成，即縱向結(jié)構(gòu) 各管理部門的構(gòu)成，即橫向結(jié)構(gòu) 各層次、各部門在權(quán)力和責(zé)任方面的分工及相互關(guān)系 組織結(jié)構(gòu)含義的三個方面 組織結(jié)構(gòu)是實現(xiàn)組織目標(biāo)的一種手段 職能結(jié)構(gòu) 層次結(jié)構(gòu) 部門結(jié)構(gòu) 職權(quán)結(jié)構(gòu) 23/06/2023PAGE 9 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤目前正處于集體化階段，特別需要加強(qiáng)計劃和控制 創(chuàng)造性 指明方向 內(nèi)部資源增加 提高團(tuán)隊工作 危機(jī)： 需要領(lǐng)導(dǎo) 危機(jī)： 需要加強(qiáng)計劃和控制 危機(jī)： 需要解決官僚作風(fēng) 危機(jī)： 需要恢復(fù)活力 組織規(guī)模 創(chuàng)業(yè)階段 集體化階段 規(guī)范化階段 精細(xì)化階段 青島乾坤現(xiàn)在正處于集體化階段，如何理順企業(yè)的各項職責(zé)和職能，并通過有效的管理過程來控制和協(xié)調(diào)各部門，達(dá)到內(nèi)部管理的規(guī)范化是這一階段的重點 23/06/2023PAGE 10 ALLPKU青島乾坤 目前，青島乾坤在計劃的三個層面都是一片空白 經(jīng)營計劃 戰(zhàn)略計劃 作業(yè)計劃 關(guān)系企業(yè)全局的、為企業(yè)設(shè)立總體目標(biāo)、確立企業(yè)地位的籌劃 定 義 從企業(yè)目前面對的環(huán)境和擁有的資源出發(fā)，規(guī)定對戰(zhàn)略計劃的落實措施 企業(yè)內(nèi)部各部門為實現(xiàn)經(jīng)營計劃而規(guī)定的實施細(xì)節(jié) 全局性的， 涉及企業(yè) 的內(nèi)外部 計劃期間 長，通常 為 5年以上 通常為 1年或 5年以下 不超過 1年 側(cè)重關(guān)注 本企業(yè)內(nèi) 部經(jīng)營 企業(yè)內(nèi)部 的各個作 業(yè)部門 宏觀性、 方向性 明確和分解戰(zhàn)略計劃，使之能貫徹執(zhí)行 明晰各職能、作業(yè)部門任務(wù)、職責(zé) 涉及范圍 計劃時間 作用 現(xiàn)狀 缺失 缺失 缺失 資料來源：訪談 23/06/2023PAGE 11 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤的戰(zhàn)略計劃支持部門職能不僅薄弱而且部分缺失，無法對公司的戰(zhàn)略確定起到參謀作用，總經(jīng)理也無暇考慮公司的戰(zhàn)略計劃問題 ?對經(jīng)濟(jì)環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的分析 ?對行業(yè)信息的搜集（包括競爭對手、政策法規(guī)、客戶需求、技術(shù)發(fā)展趨勢等） ?對新興行業(yè)和相關(guān)行業(yè)的信息搜集 ?專門從事企業(yè)戰(zhàn)略研究的關(guān)鍵人員 總經(jīng)理 財務(wù)部 企劃部 ?分身乏術(shù)，沒有時間和精力去考慮戰(zhàn)略問題 財務(wù)部的投資、預(yù)算職能缺失，財務(wù)核算職能薄弱，無法對戰(zhàn)略計劃的制定提供支持 缺失 資料來源：訪談 23/06/2023PAGE 12 ALLPKU青島乾坤 領(lǐng)導(dǎo)的作用是確定經(jīng)營方向，并率領(lǐng)員工在一定的管理方式下完成既定目標(biāo) 制定議程 發(fā)展完成計劃所需的資源網(wǎng)絡(luò)，并執(zhí)行計劃 監(jiān)督并調(diào)整 管理 計劃、預(yù)算過程 —— 確定實現(xiàn)計劃的詳細(xì)步驟和日程安排，調(diào)拔所需資源實現(xiàn)計劃 企業(yè)組織和人員配備 —— 根據(jù)完成計劃的要求建立企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，配備人員，賦予他們完成計劃的職責(zé)和權(quán)力，制定政策和程序?qū)θ藗冞M(jìn)行引導(dǎo)，并采取某些方式創(chuàng)建一定系統(tǒng)監(jiān)督計劃的執(zhí)行情況 控制解決問題 —— 相當(dāng)詳細(xì)地監(jiān)督計劃的完成情況。 ?下級對上級不能越級報告，只能越級申訴 ?造成企業(yè)管理指揮系統(tǒng)失靈 ?降低上級的威信 ?損害管理者在員工中的整體形象 日常管理中，一半以上的人認(rèn)為存在越級指揮現(xiàn)象 接近一半的人在日常工作中接受多頭指揮 匯報 指揮 基層管理者 基層管理者 % %31%%%基本不出現(xiàn)偶爾有時經(jīng)常說不清%%%%%基本沒有有時偶爾經(jīng)常說不清資料來源：調(diào)查問卷 23/06/2023PAGE 18 ALLPKU青島乾坤 人員配置：部分部門的人員配置沒有考慮到工作和崗位對人的能力要求，基本是按照感覺來安排 工作 崗位 人 要求設(shè)崗 要求人的素質(zhì) ?不勝任工作 ?不稱職，工作無法完成 ?成為冗員 正常的崗位設(shè)置和人員安排 不正常的崗位設(shè)置和人員安排 沒有按照崗位本身的客觀要求來安排合適的人選，而是按照感覺 資料來源：訪談 23/06/2023PAGE 19 ALLPKU青島乾坤 適度的職能專業(yè)化分工，可以提高組織效率 基本職能設(shè)計 根據(jù)組織設(shè)計的相關(guān)變量，如環(huán)境、戰(zhàn)略、技術(shù)、規(guī)模等特點加以調(diào)整，確定本組織應(yīng)具備的基本職能 關(guān)鍵職能設(shè)計 根據(jù)組織的任務(wù)和戰(zhàn)略，在基本職能中找出對實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略起關(guān)鍵作用的職能，如：質(zhì)量管理、研究開發(fā)、市場營銷、生產(chǎn)管理等關(guān)鍵職能設(shè)計模式 職能分解 將確定的基本職能和關(guān)鍵職能逐步細(xì)化為兩級職能、三級職能等，從而為各個管理層次、部門、職務(wù)以至崗位規(guī)定相應(yīng)的管理職能 職能專業(yè)化的作用 ：明確部門職責(zé)，提高管理效率 職能專業(yè)化的原則 ：根據(jù)業(yè)務(wù)特征，梳理各項職能，在保證協(xié)調(diào)順暢的前提下設(shè)立專業(yè)職能部門，并保持動態(tài)調(diào)整，增強(qiáng)部門活力 23/06/2023PAGE 20 ALLPKU青島乾坤 青島乾坤組織結(jié)構(gòu)中存在相近、相關(guān)職能分散，職能專業(yè)化優(yōu)勢沒有很好體現(xiàn)的現(xiàn)象 采購職能 銷售職能 總經(jīng)理 財務(wù)部 企管部 生產(chǎn)部 總倉庫 售后部 國際業(yè)務(wù)部 采購部 業(yè)務(wù)部 總經(jīng)理助理 工程部 資料來源：訪談、公司資料 23/06/2023PAGE 21 ALLPKU青島乾坤 權(quán)責(zé)問題：職責(zé)、權(quán)限不明確導(dǎo)致部門和員工處于一種茫然狀態(tài) 81 %的員工反映當(dāng)他們向上級請示工作時，上級有時作不了主，需要再向上級請示偶爾25%說不清19%有時出現(xiàn)39%經(jīng)常17% %%%%由負(fù)責(zé)這項工作的人決定 按習(xí)慣大家都知道 有明確的規(guī)定 習(xí)慣于找高層領(lǐng)導(dǎo)，由高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況決定 只有 %的員工認(rèn)為“一項工作由哪個部門負(fù)責(zé)”有明確規(guī)定 一半以上的員工對自己的職責(zé)和權(quán)限不明確 資料來源：調(diào)查問卷 44%45%11%不清楚 清楚工作內(nèi)容，但大部分工作要領(lǐng)導(dǎo)有明確指令后處理任務(wù) 十分清楚 23/06/2023PAGE 22 ALLPKU青島乾坤 非正式群體的優(yōu)點沒有體現(xiàn)出來，反而對組織績效存在著負(fù)面影響 非正式組織的缺點： ?擾亂正常的溝通渠道 ?與組織目標(biāo)不一致時，會降低組織效率 非正式組織的優(yōu)點： ?給組織成員帶來歸屬感、地位感、自尊感 ?滿足人們社交的需要 ?彌補正式溝通的不足 ?與組織目標(biāo)一致時會提高組織效率 %%%%%% % % %在一定程度上彌補了正式組織的不足，但負(fù)面作用更大 在一定程度上彌補了正式組織的不足，同時也有負(fù)面作用 說不清 彌補了正式組織的不足，作用很大 基本沒有正面作用，負(fù)面作用很大 問卷顯示： 近 60%的員工認(rèn)為目前公司內(nèi)的非正式組織有負(fù)面作用 沒有形成“不管來源 、背景如何，我們 都是青島乾坤人 ” “都是一家人” 的共識 資料來源：調(diào)查問卷 23/06/2023PAGE 23 ALLPKU青島乾坤 上下溝通：上下級部門之間溝通效果差，沒有形成鼓勵員工提合理化建議的氛圍 層級溝通 副總經(jīng)理、中層 一般員工 總經(jīng)理 %%%%%% % % % % %會說，但僅僅和同事聊一聊 想說，但不知道跟誰說 會和領(lǐng)導(dǎo)說，但通常不被領(lǐng)導(dǎo)重視 會和領(lǐng)導(dǎo)說，還能得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的反饋意見 不說，說了也白說 只有 %的員工認(rèn)為把工作中產(chǎn)生的好想法告訴有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能得到領(lǐng)導(dǎo)的反饋 基層主管 資料來源：調(diào)查問卷 23/06/2023PAGE 24 ALLPKU青島乾坤 上級對下級的控制一般集中于以下四個方面 管理者為了追求獲取利潤的目標(biāo)需要借助于費用、成本控制，使資源得以充分利用 用來評價一個組織轉(zhuǎn)換過程的效率和效果，一般為監(jiān)督業(yè)務(wù)活動是否按計劃進(jìn)行，對資源及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行控制 管理者需要信息來完成他們的工作，即在正確的時間以正確的數(shù)量為正確的人提供正確的信息 ?管理者通過績效控制掌握并改進(jìn)組織的整體效果 ?通過對員工的績效考核來評估員工的表現(xiàn) 控制的焦點 23/06/2023PAGE 25 ALLPKU青島乾坤 財務(wù)控制：無費用控制目標(biāo)，容易造成開支增長而無法控制、無人關(guān)注 0500000100000015000002023000250000030000003500000產(chǎn)品銷售費用 管理費用 財務(wù)費用 凈利潤2023年2023年銷售費用增加% 利潤下降% 財務(wù)費用增加 % 管理費用增加%！ 在銷售收入沒有增長的情況下， 2023年的費用開支 增加了一倍！ 資料來源：北大縱橫財務(wù)數(shù)據(jù)分析 23/06/2023PAGE 26 ALLPKU青島乾坤 業(yè)務(wù)控制：控制手段人格化，管理制度或者長期缺失或者執(zhí)行不力 近一半的員工認(rèn)為公司的最大劣勢在于缺乏健全的管理制度 ?“（制度）只是給人看，沒人執(zhí)行，沒考核 ” ?“制度執(zhí)行不嚴(yán) ，是因為不能一視同仁” 資料來源：調(diào)查問卷、訪談 %%%%%%%% % % %缺乏健全的管理制度 產(chǎn)供銷不能互相配合 缺乏現(xiàn)代管理理念 內(nèi)部不團(tuán)結(jié) 市場營銷能力不強(qiáng) 員工素質(zhì)不高 其他 制度不合理28%高層領(lǐng)導(dǎo)不能很好執(zhí)行21%監(jiān)督不力13%中層不能很好執(zhí)行20%一般員工有抵觸情緒18%中層以上干部不能很好執(zhí)行制度被員工認(rèn)為是以前制度未能推行的最主要原因 23/06/2023PAGE 27 ALLPKU青島乾坤 信息控制：大部分業(yè)務(wù)信息沒有以書面報告的形式保存，業(yè)務(wù)信息浪費嚴(yán)重 只有 45%的員工通過正式渠道了解公司重要信息，而有 1/4以上的員工無從了解公司重要信息 業(yè)務(wù)人員 部門主管 專門機(jī)構(gòu) 寫出報告 審核 處理、存檔 信息控制是為了讓上級管理者了解業(yè)務(wù)發(fā)展的實時動態(tài)，以便能夠及時、準(zhǔn)確、全面地掌握下