【正文】 段 規(guī)范化階段 精細(xì)化階段 ＸＸＸＸＸＸ現(xiàn)在正處于集體化階段，如何理順企業(yè)的各項(xiàng)職責(zé)和職能，并通過有效的管理過程來控制和協(xié)調(diào)各部門，達(dá)到內(nèi)部管理的規(guī)范化是這一階段的重點(diǎn) 目前，ＸＸＸＸＸＸ在計(jì)劃的三個(gè)層面都是一片空白 經(jīng)營計(jì)劃 戰(zhàn)略計(jì)劃 作業(yè)計(jì)劃 關(guān)系企業(yè)全局的、為企業(yè)設(shè)立總體目標(biāo)、確立企業(yè)地位的籌劃 定 義 從企業(yè)目前面對的環(huán)境和擁有的資源出發(fā)，規(guī)定對戰(zhàn)略計(jì)劃的落實(shí)措施 企業(yè)內(nèi)部各部門為實(shí)現(xiàn)經(jīng)營計(jì)劃而規(guī)定的實(shí)施細(xì)節(jié) 全局性的， 涉及企業(yè) 的內(nèi)外部 計(jì)劃期間 長，通常 為 5年以上 通常為 1年或 5年以下 不超過 1年 側(cè)重關(guān)注 本企業(yè)內(nèi) 部經(jīng)營 企業(yè)內(nèi)部 的各個(gè)作 業(yè)部門 宏觀性、 方向性 明確和分解戰(zhàn)略計(jì)劃，使之能貫徹執(zhí)行 明晰各職能、作業(yè)部門任務(wù)、職責(zé) 涉及范圍 計(jì)劃時(shí)間 作用 現(xiàn)狀 缺失 缺失 缺失 資料來源：訪談 ＸＸＸＸＸＸ的戰(zhàn)略計(jì)劃支持部門職能不僅薄弱而且部分缺失，無法對公司的戰(zhàn)略確定起到參謀作用，總經(jīng)理也無暇考慮公司的戰(zhàn)略計(jì)劃問題 ?對經(jīng)濟(jì)環(huán)境和技術(shù)環(huán)境的分析 ?對行業(yè)信息的搜集（包括競爭對手、政策法規(guī)、客戶需求、技術(shù)發(fā)展趨勢等） ?對新興行業(yè)和相關(guān)行業(yè)的信息搜集 ?專門從事企業(yè)戰(zhàn)略研究的關(guān)鍵人員 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部 企劃部 ?分身乏術(shù)，沒有時(shí)間和精力去考慮戰(zhàn)略問題 財(cái)務(wù)部的投資、預(yù)算職能缺失，財(cái)務(wù)核算職能薄弱，無法對戰(zhàn)略計(jì)劃的制定提供支持 缺失 資料來源：訪談 領(lǐng)導(dǎo)的作用是確定經(jīng)營方向，并率領(lǐng)員工在一定的管理方式下完成既定目標(biāo) 制定議程 發(fā)展完成計(jì)劃所需的資源網(wǎng)絡(luò)，并執(zhí)行計(jì)劃 監(jiān)督并調(diào)整 管理 計(jì)劃、預(yù)算過程 ——確定實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的詳細(xì)步驟和日程安排，調(diào)拔所需資源實(shí)現(xiàn)計(jì)劃 企業(yè)組織和人員配備 ——根據(jù)完成計(jì)劃的要求建立企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，配備人員，賦予他們完成計(jì)劃的職責(zé)和權(quán)力，制定政策和程序?qū)θ藗冞M(jìn)行引導(dǎo)，并采取某些方式創(chuàng)建一定系統(tǒng)監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行情況 控制解決問題 ——相當(dāng)詳細(xì)地監(jiān)督計(jì)劃的完成情況。 ?下級對上級不能越級報(bào)告，只能越級申訴 ?造成企業(yè)管理指揮系統(tǒng)失靈 ?降低上級的威信 ?損害管理者在員工中的整體形象 日常管理中，一半以上的人認(rèn)為存在越級指揮現(xiàn)象 接近一半的人在日常工作中接受多頭指揮 匯報(bào) 指揮 基層管理者 基層管理者 % %31%%%基本不出現(xiàn)偶爾有時(shí)經(jīng)常說不清%%%%%基本沒有有時(shí)偶爾經(jīng)常說不清資料來源：調(diào)查問卷 人員配置：部分部門的人員配置沒有考慮到工作和崗位對人的能力要求，基本是按照感覺來安排 工作 崗位 人 要求設(shè)崗 要求人的素質(zhì) ?不勝任工作 ?不稱職，工作無法完成 ?成為冗員 正常的崗位設(shè)置和人員安排 不正常的崗位設(shè)置和人員安排 沒有按照崗位本身的客觀要求來安排合適的人選，而是按照感覺 資料來源：訪談 適度的職能專業(yè)化分工，可以提高組織效率 基本職能設(shè)計(jì) 根據(jù)組織設(shè)計(jì)的相關(guān)變量，如環(huán)境、戰(zhàn)略、技術(shù)、規(guī)模等特點(diǎn)加以調(diào)整，確定本組織應(yīng)具備的基本職能 關(guān)鍵職能設(shè)計(jì) 根據(jù)組織的任務(wù)和戰(zhàn)略，在基本職能中找出對實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略起關(guān)鍵作用的職能，如：質(zhì)量管理、研究開發(fā)、市場營銷、生產(chǎn)管理等關(guān)鍵職能設(shè)計(jì)模式 職能分解 將確定的基本職能和關(guān)鍵職能逐步細(xì)化為兩級職能、三級職能等，從而為各個(gè)管理層次、部門、職務(wù)以至崗位規(guī)定相應(yīng)的管理職能 職能專業(yè)化的作用 ：明確部門職責(zé)，提高管理效率 職能專業(yè)化的原則 ：根據(jù)業(yè)務(wù)特征，梳理各項(xiàng)職能，在保證協(xié)調(diào)順暢的前提下設(shè)立專業(yè)職能部門，并保持動(dòng)態(tài)調(diào)整，增強(qiáng)部門活力 ＸＸＸＸＸＸ組織結(jié)構(gòu)中存在相近、相關(guān)職能分散，職能專業(yè)化優(yōu)勢沒有很好體現(xiàn)的現(xiàn)象 采購職能 銷售職能 總經(jīng)理 財(cái)務(wù)部 企管部 生產(chǎn)部 總倉庫 售后部 國際業(yè)務(wù)部 采購部 業(yè)務(wù)部 總經(jīng)理助理 工程部 資料來源：訪談、公司資料 權(quán)責(zé)問題：職責(zé)、權(quán)限不明確導(dǎo)致部門和員工處于一種茫然狀態(tài) 81 %的員工反映當(dāng)他們向上級請示工作時(shí)，上級有時(shí)作不了主，需要再向上級請示偶爾25%說不清19%有時(shí)出現(xiàn)39%經(jīng)常17% %%%%由負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人決定 按習(xí)慣大家都知道 有明確的規(guī)定 習(xí)慣于找高層領(lǐng)導(dǎo)，由高層領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況決定 只有 %的員工認(rèn)為“一項(xiàng)工作由哪個(gè)部門負(fù)責(zé) ”有明確規(guī)定 一半以上的員工對自己的職責(zé)和權(quán)限不明確 資料來源：調(diào)查問卷 44%45%11%不清楚 清楚工作內(nèi)容，但大部分工作要領(lǐng)導(dǎo)有明確指令后處理任務(wù) 十分清楚 非正式群體的優(yōu)點(diǎn)沒有體現(xiàn)出來，反而對組織績效存在著負(fù)面影響 非正式組織的缺點(diǎn)： ?擾亂正常的溝通渠道 ?與組織目標(biāo)不一致時(shí)，會(huì)降低組織效率 非正式組織的優(yōu)點(diǎn)： ?給組織成員帶來歸屬感、地位感、自尊感 ?滿足人們社交的需要 ?彌補(bǔ)正式溝通的不足 ?與組織目標(biāo)一致時(shí)會(huì)提高組織效率 %%%%%% % % %在一定程度上彌補(bǔ)了正式組織的不足，但負(fù)面作用更大 在一定程度上彌補(bǔ)了正式組織的不足，同時(shí)也有負(fù)面作用 說不清 彌補(bǔ)了正式組織的不足，作用很大 基本沒有正面作用，負(fù)面作用很大 問卷顯示： 近 60%的員工認(rèn)為目前公司內(nèi)的非正式組織有負(fù)面作用 沒有形成 “不管來源 、背景如何，我們 都是ＸＸＸＸＸＸ人 ” “都是一家人 ” 的共識(shí) 資料來源：調(diào)查問卷 上下溝通：上下級部門之間溝通效果差，沒有形成鼓勵(lì)員工提合理化建議的氛圍 層級溝通 副總經(jīng)理、中層 一般員工 總經(jīng)理 %%%%%% % % % % %會(huì)說，但僅僅和同事聊一聊 想說，但不知道跟誰說 會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)說，但通常不被領(lǐng)導(dǎo)重視 會(huì)和領(lǐng)導(dǎo)說，還能得到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的反饋意見 不說，說了也白說 只有 %的員工認(rèn)為把工作中產(chǎn)生的好想法告訴有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能得到領(lǐng)導(dǎo)的反饋 基層主管 資料來源：調(diào)查問卷 上級對下級的控制一般集中于以下四個(gè)方面 管理者為了追求獲取利潤的目標(biāo)需要借助于費(fèi)用、成本控制，使資源得以充分利用 用來評價(jià)一個(gè)組織轉(zhuǎn)換過程的效率和效果，一般為監(jiān)督業(yè)務(wù)活動(dòng)是否按計(jì)劃進(jìn)行，對資源及服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行控制 管理者需要信息來完成他們的工作，即在正確的時(shí)間以正確的數(shù)量為正確的人提供正確的信息 ?管理者通過績效控制掌握并改進(jìn)組織的整體效果 ?通過對員工的績效考核來評估員工的表現(xiàn) 控制的焦點(diǎn) 財(cái)務(wù)控制：無費(fèi)用控制目標(biāo)，容易造成開支增長而無法控制、無人關(guān)注 0500000100000015000002023000250000030000003500000產(chǎn)品銷售費(fèi)用 管理費(fèi)用 財(cái)務(wù)費(fèi)用 凈利潤2023年2023年銷售費(fèi)用增加% 利潤下降% 財(cái)務(wù)費(fèi)用增加 % 管理費(fèi)用增加%！ 在銷售收入沒有增長的情況下， 2023年的費(fèi)用開支 增加了一倍！ 資料來源：北大縱橫財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析 業(yè)務(wù)控制：控制手段人格化，管理制度或者長期缺失或者執(zhí)行不力 近一半的員工認(rèn)為公司的最大劣勢在于缺乏健全的管理制度 ?“（制度）只是給人看，沒人執(zhí)行，沒考核 ” ?“制度執(zhí)行不嚴(yán) ，是因?yàn)椴荒芤灰曂?” 資料來源：調(diào)查問卷、訪談 %%%%%%%% % % %缺乏健全的管理制度 產(chǎn)供銷不能互相配合 缺乏現(xiàn)代管理理念 內(nèi)部不團(tuán)結(jié) 市場營銷能力不強(qiáng) 員工素質(zhì)不高 其他 制度不合理28%高層領(lǐng)導(dǎo)不能很好執(zhí)行21%監(jiān)督不力13%中層不能很好執(zhí)行20%一般員工有抵觸情緒18%中層以上干部不能很好執(zhí)行制度被員工認(rèn)為是以前制度未能推行的最主要原因 信息控制：大部分業(yè)務(wù)信息沒有以書面報(bào)告的形式保存，業(yè)務(wù)信息浪費(fèi)嚴(yán)重 只有 45%的員工通過正式渠道了解公司重要信息，而有 1/4以上的員工無從了解公司重要信息 業(yè)務(wù)人員 部門主管 專門機(jī)構(gòu) 寫出報(bào)告 審核 處理、存檔 信息控制是為了讓上級管理者了解業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，以便能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地掌握下屬部門的業(yè)務(wù)情況，為內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)。 資料來源：調(diào)查問卷 無從了解27%部門領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)26%小道消息25%會(huì)議傳達(dá)19%其他3%信息控制簡化流程 一方面沒有制度上的規(guī)定；另一方面業(yè)務(wù)人員的文化素質(zhì)偏低，使得一份簡單的業(yè)務(wù)報(bào)告很難形成。 公司目前的做法 ：生產(chǎn)部按照銷售部的生產(chǎn)聯(lián)絡(luò)單或國際業(yè)務(wù)部的出口訂單，制定簡單的生產(chǎn)通知單，下達(dá)四面刨車間、油漆車間。 資料來源：訪談 由于材料采購不及時(shí)，常常拖了生產(chǎn)的后腿，物資供應(yīng)已成為生產(chǎn)系統(tǒng)的瓶頸 生產(chǎn)系統(tǒng) 生產(chǎn)計(jì)劃 材料采購 車間生產(chǎn) 缺乏內(nèi)部管理 供應(yīng)商 信息管理 缺乏供應(yīng)商管理 供應(yīng)商 評估 供應(yīng)渠 道的拓廣 缺乏采 購程序 管理 采購沒 有積極性 采購缺 乏標(biāo)準(zhǔn) 自主權(quán) 限不夠 缺乏經(jīng) 驗(yàn)積累 資料來源：訪談 采購職能分散在幾個(gè)部門，形成多頭采購 生產(chǎn)部 采購部 倉庫 物資、材料 采購 原材料 生產(chǎn)輔料、安裝輔料 設(shè)備配件 多頭采購 其他部門 一些日常用品 資料來源：訪談 總經(jīng)理 原材料 存貨大量積壓， 2023年存貨高達(dá) 850多萬元，提高存貨周轉(zhuǎn)率已成為當(dāng)務(wù)之急 2023 年 2023 年 存貨周轉(zhuǎn)率相當(dāng)于 2023年的存貨要 205天周轉(zhuǎn)一次2023年的存貨要 171天周轉(zhuǎn)一次 資料來源：財(cái)務(wù)部數(shù)據(jù)分析、訪談 到五月份為止，木地板庫存有 47個(gè)品種，而目前在銷售的只 有 21個(gè)品種！ 大量庫存的原因 規(guī)格品種太多 次品問題 生產(chǎn)銷售定單產(chǎn)生的副產(chǎn)品（主要由于色差導(dǎo)致） 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 歷史遺留的存貨 退貨 沒有強(qiáng)有力的促銷手段 對銷售人員銷售零貨的激勵(lì)不足 生產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化程度更低 制造的標(biāo)準(zhǔn)化 顏色：不具客觀性 尺寸：規(guī)格太多 分揀標(biāo)準(zhǔn)化 （倉庫質(zhì)檢組） 樹種：有的沒有分揀 顏色：標(biāo)準(zhǔn)較粗不客觀 等級：有的沒有分揀 成品的標(biāo)準(zhǔn)化 沒有建立標(biāo)準(zhǔn)樣品庫， 制約其他標(biāo)準(zhǔn)的建立； 訂單不夠標(biāo)準(zhǔn)； 銷售和倉庫成品庫管員 標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)不夠 采購的標(biāo)準(zhǔn)化 幾乎沒有自己的標(biāo)準(zhǔn)； 執(zhí)行的是行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)， 和公司的標(biāo)準(zhǔn)差異大 標(biāo)準(zhǔn)的要求： 客觀性 科學(xué)性 系統(tǒng)性 實(shí)用性 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一 合理的標(biāo)準(zhǔn)決定關(guān)系 實(shí)際的標(biāo)準(zhǔn)影響關(guān)系 資料來源：訪談 生產(chǎn)各環(huán)節(jié)產(chǎn)能不匹配，造成部分生產(chǎn)資源利用不足 分 揀 包 裝 包 裝 四 面 刨 四 面 刨 分 揀 一天的產(chǎn)能 (平方 /天 ) 1200 1000 800 600 400 200 1400 1600 1800 2023 注：一天的產(chǎn)能指正常人員在八個(gè)小時(shí)內(nèi)按一般要求加工普通樹種的生產(chǎn)能力； （樹種不同差異性比較大；加工的要求不同，差異性也比較大； ） 工人臨時(shí)調(diào)配的情況沒有考慮在內(nèi) 人員制約：有一套機(jī)器無法開工 機(jī)器中的最大產(chǎn)能 四 面 刨 人員制約 人員制約 油漆（UV漆） 油漆（UV漆） 資料來源：訪談、公司資料 兩班制 一班制 質(zhì)檢的職能嚴(yán)重缺失，已有職能分散在各部門 質(zhì)量控制 的主要職能 負(fù)責(zé)物資、產(chǎn)品的檢驗(yàn)工作 產(chǎn)成品檢驗(yàn)在包裝組