【正文】 錄的標(biāo)識(shí)、貯存、歸檔、保管和處理。 《文件控制清單》 《外來文件控制清單》 《文件發(fā)放登記表》 《文件更改申請(qǐng)表》 《文件查借閱登記表》 《文件銷毀登記表》 《外來文件追蹤記錄》 《 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》 《文件回收記錄表》 文件編號(hào) YLZ/JM/PD424 文件名稱 記錄控制程序 版 本 A 制定部門 技術(shù)品質(zhì)部 發(fā)布日期 生效日期 修改狀態(tài) 0 1. 目的與適用范圍 本程序規(guī)定了記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境行為符合規(guī)定的要求和體系的有效運(yùn)行，適用于本公司體系管理記錄的管理。 技術(shù)品質(zhì)部 每年至少一次安排對(duì)所有體系文件進(jìn)行評(píng)審，各相關(guān)部門對(duì)其正在使用的文件適用性進(jìn)行檢查。 e)文件的銷毀由原核準(zhǔn)使用部門執(zhí)行。 c)若無文件編號(hào)或版本時(shí)，以筆在文件上注明其編號(hào)與版本。 文件發(fā)放與回收 a)外部文件的啟用，須加注受控標(biāo)識(shí)“外來 文件”章。 b)文件版本 1) 以外部文件版本為文件版本。 外部文件的編號(hào)、版本 a)文件編號(hào) 外部文件若有編號(hào)以外部文件的編號(hào)。 外部文件因工作需要，將外部文件列為工作執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或依據(jù)時(shí)，這些由外部所制定的文件應(yīng)進(jìn)行管制，包括顧客圖樣 、文件或規(guī)范及使用的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國際標(biāo)準(zhǔn)。另，單位或個(gè)人未經(jīng)管理才代表批準(zhǔn)，不得私自影印管理體系文件。 受控文件應(yīng)妥善保管，不可出現(xiàn)破損、殘缺、遺失情形。 管理體系文件的保存管制 公司內(nèi)部使用及提交認(rèn)證所用的 管理體系文件均屬公司受控文件，該類文件一律加蓋“受控文件”印章 。 外部門人員需借閱有關(guān)管理體系文件時(shí)應(yīng)填寫《文件查借閱登記表》，經(jīng)管理體系文件所在部門登記后借閱。 管理體系文件的補(bǔ)發(fā)與借閱 各部門人員在使用管理體系文件時(shí)應(yīng)注意保持清潔，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé) 人報(bào)告處理。 管理體系文件的作廢 作廢的管理體系文件按原發(fā)放范圍收回，填寫《文件回收記錄表》，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后銷毀 (焚燒或破碎 )并記錄《文件銷毀登記表》。 管理體系文件更改后，需由相應(yīng) 更改人將更新后的文件、資料發(fā)放到所有涉及更改文件和資料的持有人。 發(fā)放前，在文件封頁加蓋“受控文件”印章，當(dāng)文件上加蓋“非受控”印章均視為非受控文件。要求文件接受單位登記、簽收以確保預(yù)定收文單位皆以收到最新資料。 只在本部門內(nèi)運(yùn)行的文件，由部門主管批準(zhǔn)即可。 管理體系文件的審批 管理方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案、管理手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實(shí)施。 技術(shù)類文件和資料由具體技術(shù)部門組織編寫。 f)《管理手冊(cè)》版次管理，見《手冊(cè)》 章節(jié)。 d)修訂日期、修訂次皆表示該頁修訂狀態(tài)。 c)頁（章）版號(hào)代表本頁（章）修訂次數(shù)、總版號(hào)代表本文件修訂次數(shù)。 文件的編號(hào)及版況管理 體系文件編號(hào)方法 （ 1） 管理手冊(cè) YLZ/JM/EQM □□□ 文件頒發(fā)年號(hào) 表示質(zhì)量環(huán)境手冊(cè) 公司縮寫 （ 2） 程序文件 YLZ/JM/PD□□□ □□ 該程序文件序號(hào) 過程序號(hào) (要素號(hào) ) 表示程序文件 公司縮寫 （ 3） 工作文件 YLZ/JM/WD □ □□□ 該責(zé)任部門工作文件序號(hào) 部門代號(hào) 表示工作文件 公司縮寫 （ 4） 質(zhì)量記錄表格 YLZ/JM/RD □ □□□ 該部門中質(zhì)量記錄序號(hào)（流水號(hào)） 部門代號(hào) 質(zhì)量記錄 公司縮寫 （ 5） 外來文件 YLZ/JM/FD □ □□□ 外來文件序號(hào) 部門代號(hào) 表示外來文件 公司縮寫 （ 6） 各部門代碼： 序號(hào) 部門名稱 部門代碼 1 技術(shù)品質(zhì)部 A 2 生產(chǎn)部 B 3 市場 部 C 4 綜合管理部 D 5 6 7 8 文件的版次管理 a)文件的版次分為：頁（章）版本與總版本。 本公司的管理體系文件按受控情況分為受控文件及非受控文件兩類。 技術(shù)類文件，包括標(biāo)準(zhǔn)類文件、工藝類文件和資料、操作規(guī)范、設(shè)備說明書等。 各職能部門 ：負(fù)責(zé)本部門管轄范圍內(nèi)文件的編制及本部門的文件控制。 技術(shù)品質(zhì)部 ： 是本程序的責(zé)任部門。對(duì)這些文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放，使用、更改、再次批準(zhǔn)，標(biāo)識(shí)、回收及作廢等應(yīng)受到控制，由各部門按規(guī)定執(zhí)行。 —— 由外部發(fā)往本公司的與質(zhì)量、環(huán)境管理體系相關(guān)的信息及其承載的媒體。 ： —— 質(zhì)量和環(huán)境管理體系的信息及其承載的媒體。 質(zhì)量環(huán)境一體化 程序文件匯編 根據(jù) GB/T1900120xx idt ISO9001:20xx GB/T2400120xx idt ISO14001:20xx 標(biāo)準(zhǔn) 版 本 號(hào)： 第 A 版 受控狀態(tài)： 發(fā)放編號(hào)： 批準(zhǔn)簽署： 肇慶市宇龍珠金屬制品有限公司 肇慶市津銘金屬制品有限公司 目 錄 序號(hào) 文件名稱 文件編號(hào) 會(huì)簽 頁碼 編制 審核 1 《文件控制程序》 YLZ/JM/PD423 4 2 《記錄控制程序》 YLZ/JM/PD424 9 3 《環(huán)境 因素識(shí)別、評(píng)價(jià)與更新控制程序 》 YLZ/JM/PD543 11 4 《法律法規(guī)和其它要求控制程序》 YLZ/JM/PD544 16 5 《信息交流管理程序》 YLZ/JM/PD553 18 6 《目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案控制程序》 YLZ/JM/PD541 21 7 《管理評(píng)審控制程序》 YLZ/JM/PD560 23 8 《教育培訓(xùn)控制 程序》 YLZ/JM/PD620 26 9 《合同評(píng)審控制程序》 YLZ/JM/PD720 29 10 《設(shè)計(jì)開發(fā)控制程序》 YLZ/JM/PD730 31 11 《采購控制程序》 YLZ/JM/PD740 33 12 《生產(chǎn)過程控制程序》 YLZ/JM/PD75101 35 13 《環(huán)境運(yùn)行控制程序》 YLZ/JM/PD75102 38 14 《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序》 YLZ/JM/PD770 41 15 《顧客滿意控制程序》 YLZ/JM/PD821 44 16 《內(nèi)部審核控制程序》 YLZ/JM/PD822 46 17 《產(chǎn)品檢驗(yàn)控制程序》 YLZ/JM/PD824 49 18 《環(huán)境監(jiān)視與測量管理程序》 YLZ/JM/PD825 51 19 《不合格品控制程序》 YLZ/JM/PD831 53 20 《不符合，糾正措施與預(yù)防措施控制程序》 YLZ/JM/PD832 55 21 《糾正預(yù)防措施控制程序》 YLZ/JM/PD850 57 更改明細(xì)表 文件名稱 /編號(hào) 修改狀態(tài) 更改內(nèi)容 批準(zhǔn)人 /日期 文件編號(hào) YLZ/JM/PD423 文件名稱 文件控制程序 版 本 A 制定部門 技術(shù)品質(zhì)部 發(fā)布日期 生效日期 修改狀態(tài) 0 對(duì)公司內(nèi)所有與管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保文件的充分性和適用性，確保在環(huán)境管理體系運(yùn)行的各相關(guān)場所都有與之相適應(yīng)的文件的有效版本。 適用于本公司對(duì)與環(huán)境管理體系有關(guān)的文件和資料 (包括外來文件如法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及顧客提供的文件和資料 )所進(jìn)行的控制管理。 、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) —— 國家及行業(yè)發(fā)布方針、政策條令、規(guī)定有關(guān)質(zhì)量、環(huán)保的信息及承載媒體。 受控文件 —— 指與管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件。所有受控文件必須加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號(hào)。 負(fù)責(zé)管理體系文件和資料的歸口管理，建立和保持《文件控制程序》，并具體負(fù)責(zé)體系文件的編制、審批、標(biāo)識(shí)、控制、發(fā)放，更改和撤回等。 管理體系文件的種類 管理體系文件分為以下三類： 管理類文件，包括管理手冊(cè)、程序文件、管理制度等。 外來文件，包括用戶和供方提供的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品樣品、圖樣等，國家，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)法律、法規(guī)、道德規(guī)范等。受控和非受控文件加蓋“受控”和“非受控”章。 b)頁（章）版本號(hào)與總版本號(hào)狀態(tài)均以 A、 B、 C、 D?? 26 個(gè)英文字母順序表示。修訂次數(shù)以阿 拉伯?dāng)?shù)字 0— 9 依序標(biāo)示，當(dāng)文件同一版本修訂達(dá)到十次時(shí)，文件也以版本更新方式重新發(fā)行。 e)內(nèi)頁生效日期為該頁生效時(shí)間，首頁生效日期為文件生效時(shí)間。 管理體系文件的編寫與收集 體系文件由 技術(shù)品質(zhì)部 組織編寫。 技術(shù)品質(zhì)部 負(fù)責(zé)收集與公司有關(guān)的法律、法規(guī)文件； 技術(shù) 品質(zhì)部負(fù)責(zé)收集與本企業(yè)產(chǎn)品有關(guān)的國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等文件。 工作文件、產(chǎn)品工藝標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)操作規(guī)范由管理者代表批準(zhǔn)后頒布實(shí)施。 管理體系文件的發(fā)放 管理體系文件所包含的三套文件（管理手冊(cè)、程序文件、工作文件）核準(zhǔn)后均由技術(shù)品質(zhì)部 根據(jù)文件涉及部門決定分發(fā)范圍并填寫《文件發(fā)放 登記表》經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后發(fā)送到各部門。 涉及技術(shù)性工作文件需發(fā)放時(shí)，則該技術(shù)文件責(zé)任部門實(shí)施、發(fā)放、回收程序，對(duì)部門內(nèi)技術(shù)性工作文件有效控制。 管理體系文件的更改 管理體系文件需要更改，由授權(quán)人（通常為文件起草人）提出《文件更改申請(qǐng)表》，由相應(yīng)部門的主管審核管理者代表批準(zhǔn)后再進(jìn)行更改。 涉及體系文件和資料更改內(nèi)容的部門，要及時(shí)組織學(xué)習(xí)，并與相關(guān)部門協(xié)同實(shí)施。需作資料留用的作廢文件和資料，經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后由相應(yīng)文件管理人員加蓋“作廢文件”印章后方可留用。如需補(bǔ)發(fā)文件的則將損壞的文件和資料交到原發(fā)放部門或在 原發(fā)放部門進(jìn)行遺失登記，填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》至原文件制定單位主管及管理者代表核準(zhǔn)后，再由原發(fā)放部門補(bǔ)發(fā)文件。 外單位人員需借閱管理體系文件時(shí)應(yīng)填寫《文件查借閱登記表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后登記借閱。公司外部使用的文件屬非受控文件，加蓋“非受控文件”印章。 對(duì)電腦中貯存的管理體系文件，非經(jīng)管理者代表許可，任何人不得查閱、打印、更改、拷貝。 部門主管或文件使用人因人事異動(dòng)（任用或退免），調(diào)職與離職者必須將文件移交就職人員或 技術(shù)品質(zhì) 部。 文件登錄 各使用單位根據(jù)實(shí)際需求，自行搜尋外部文件，經(jīng)本部門主管審查交 技術(shù)品質(zhì) 部記錄備案。若無編號(hào)的則以 (5)進(jìn)行編號(hào)。 2) 外部文件若無文件版本時(shí)，則以文件登錄的日期取號(hào)碼為版本，例登錄時(shí)間為 20xx年 12 月 15 日，文件版本則為 060315。 b)經(jīng)審查準(zhǔn)予使用的文件，登錄于《外來文件控制清單》，文件發(fā)放范圍由使用部門主管領(lǐng)導(dǎo)依涉及范圍決定、核準(zhǔn)。 d)文件的發(fā)放、回收同 規(guī)定執(zhí)行。 每年至少一次由 技術(shù)品質(zhì)部 組織對(duì)外來文件的有效版本進(jìn)行追蹤，并填寫《外來 文件追蹤記錄》。對(duì)經(jīng)評(píng)審不適宜的文件，進(jìn)行更改或更換按 。 2. 相關(guān)文件 《文件控制程序》 文件編號(hào)： YLZ/JM/PD423 3. 職責(zé) 技術(shù)品質(zhì)部 ： 負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、歸檔、收集、查閱、保管和處理的監(jiān)督和檢查。 4. 工作程序 記錄形式 紙張表樣、記錄本 電子媒體，拷貝磁盤、光碟等其他形式