【正文】 認(rèn)并做好文件管理，必要的在機(jī)構(gòu)調(diào)整后不超過(guò)三個(gè)月的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行有效性確認(rèn)。 各業(yè)務(wù)主管單位可不定期審核下級(jí)單位文件，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不妥的可隨時(shí)要求發(fā)文單位限期整改。原版文件一律不得外借，以防文件丟失或損壞。 借閱文件資料須填寫《文件借閱登記簿》，必要的經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，定期歸還。 外報(bào)文件資料的管理： 對(duì)外呈報(bào)的各類文件按照國(guó)家規(guī)定的公文管理格式和標(biāo)識(shí)辦法進(jìn)行編制、管理，詳見(jiàn)《山東省實(shí)施 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 細(xì)則》。必要時(shí)，在文件或附件上標(biāo)明更改原因。 換頁(yè) ：文件修改幅度較大、某些頁(yè)面修改較多、不易識(shí)別時(shí)可采用； 文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 6 頁(yè) 共 26 頁(yè) 插頁(yè)：當(dāng)文件增加內(nèi)容較多時(shí)可采用； 換版：文件內(nèi)容變動(dòng)較大或修訂次數(shù)多于 3次、文件更改影響文件清晰的要換版。文件使用人按更改要求對(duì)使用的文件進(jìn)行修訂并執(zhí)行，嚴(yán)禁進(jìn)行涂改。 文件修訂由原編寫人、相同職能或熟悉情況的人員實(shí)施。 ，均可通過(guò)所在部門、文件管理部門審核后向文件發(fā)布部門提出文件修改申請(qǐng)，說(shuō)明需 要修改的原因，必要時(shí)附上證據(jù)。更換后的新文件仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，交回的破損文件則由文件管理部門做好登記后銷毀。 ： a)領(lǐng)用的文件必須妥善保管，確保文件完整、清晰，易于識(shí)別。 a)各部門文件領(lǐng)用人應(yīng)先在《文件發(fā)放／回收登記表》上簽名登記再領(lǐng)取文件。只發(fā)一、兩份文件的可直接在收文登記或受控文件清單的備注欄中注明，毋須作文件發(fā)放記錄。存入重要文件的軟盤并注意做好標(biāo)識(shí)及防潮、防磁、防折。 受控文件原稿及審批記錄由文件發(fā)放部門文 件管理員保管。 文件的發(fā)放 公司的外來(lái)文件由 行政部 統(tǒng)一發(fā)放，質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、 工藝、技術(shù)、生產(chǎn)流程性文件由品保部發(fā)放，各部門內(nèi)部使用的管理文件自行發(fā)放。 復(fù)印受控文件時(shí) ,在原文件編號(hào)后面加括號(hào) ,在括號(hào)內(nèi)從 01 開始編順序號(hào) ,即 XX (XX)。 對(duì)限制復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)的文件確實(shí)需要（需要而未收到或丟失）的，由需用部門向發(fā)布部門文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 5 頁(yè) 共 26 頁(yè) 申報(bào)領(lǐng)用。對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)的上級(jí)文件由 行政部 統(tǒng)一印發(fā)，其他各級(jí)單位均無(wú)權(quán)復(fù)印、分發(fā)上級(jí)文件，需要時(shí)可以采取傳閱的方式。公司明確指出需保密、限制知情范圍或不能轉(zhuǎn)發(fā)的文件，嚴(yán)禁復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)。 復(fù)印文件用紙應(yīng)盡量使用正反兩面， 能不復(fù)印、可利用網(wǎng)絡(luò)傳送的信息盡量不用電話、紙張傳播。 文件的復(fù)印、收發(fā)和使用 文件收發(fā)由各級(jí)文件管理員做好記錄，以便進(jìn)行追溯和識(shí)別。 記錄是一種特殊的文件格式，未用前作為一個(gè)特殊的文件類型進(jìn)行管理。 文件審批或會(huì)審須填寫《文件審批 /會(huì)簽單》，審批文件的也可直接 在文件封面上簽字。以公司名義發(fā)布的重要的管 理文件、對(duì)外呈報(bào)的文件、 各部室重要的行政管理、涉外及涉及費(fèi)用較高的項(xiàng)目申報(bào)文件，必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不涉及重要內(nèi)容的可由各職能部室經(jīng)理批準(zhǔn)； 以各部門名義發(fā)布的文件，由其負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 行政部 應(yīng)做好管理手冊(cè)、 程序文件等文件資料的管理工作。以 公司名義下發(fā)的管理文件由 行政部 審核，工藝、技術(shù)、生產(chǎn)流程性文件由品保部審核。文件發(fā)放前應(yīng) 由編制部文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 4 頁(yè) 共 26 頁(yè) 門根據(jù)其內(nèi)容涉及范圍 先確定發(fā)放范圍，保密數(shù)據(jù)及資料應(yīng)嚴(yán)格限定知情范圍。文件應(yīng)通俗易懂、適用，內(nèi)容詳簡(jiǎn)程度應(yīng)根據(jù)人員素質(zhì)高低、牽涉范圍大小、操作的難易程度等有關(guān)方面調(diào)控，數(shù)量宜少。 內(nèi)部文件的管理 文件管理流程圖 ： 文件編制→文件會(huì)簽 /審批（記錄）→文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放（記錄）→收文登記→文件使用→文件評(píng)審→文件修改→文件審批?? 文件作廢（審批）→文件回收（標(biāo)識(shí) /記錄）→文件銷毀（ 記錄）。 在與上級(jí)單位要求和專業(yè)要求不相違背的情況下，公司各部室需要遵守本程序。 職責(zé)： 是公司文件資料的歸口管理部門，負(fù)責(zé)體系文件的具體管理工作； 、整理分類、立卷歸檔工作； 各部門根據(jù)職責(zé)分工做好本部門的文件資料的管理。 僅 供 參 考 ！ 青島 湯菲木制 品有限公司 質(zhì)量程序文件 文件編號(hào)： QT0101 版 次： A 受控狀態(tài)： 受 控 發(fā)放編號(hào)： 05 發(fā)布日期： 20xx 年 4 月 1 日 批 準(zhǔn)： 青島 湯菲木制 品有限公司 發(fā) 布 二零零 八 年 四 月一日 實(shí) 施 目 錄 文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 1 頁(yè) 共 26 頁(yè) 序號(hào) 文件名 稱 文件編號(hào) 備 注 1 文件管理程序 QT010101 2 記錄管理程序 QT010102 3 不合格及糾正預(yù)防措施管理程序 QT010103 4 內(nèi)部審核管理程序 QT010104 5 采購(gòu)控制程序 QT010105 6 基礎(chǔ)設(shè)施 和工作環(huán)境 控制程序 QT010106 ? ? … ? ? … QT010101 文件管理程序 文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 2 頁(yè) 共 26 頁(yè) 目的： 對(duì)文件和資料進(jìn)行控制，確保各工作場(chǎng)所使用文件資料的有效性和適宜性，保證各項(xiàng)工作的順利開展。 適用范圍： 適用于公司管理過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件資料及收到的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件的控制管理。 內(nèi)容 按照文件的使用用途，分為內(nèi)部的質(zhì)量管理體系文件、管 理規(guī)范化文件、技術(shù)文件、對(duì)外呈報(bào)文件和外來(lái)文件。 隨著公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的日益優(yōu)化、計(jì)算機(jī)配備和電子文件交流的增多，各部室 、企業(yè)應(yīng)充分利用已建立的信息網(wǎng)絡(luò)，上網(wǎng)做好文件資料的查看、審核、修訂、溝通，盡量減少文件打印。 a、管理手冊(cè)： QT/S XX (QT 公司代號(hào)、 S 表示手冊(cè)、 XX 手冊(cè)序號(hào) ) 、管理規(guī)定 QT XX XX XX XX 序 號(hào) 序 號(hào) 部門代號(hào) 部門代號(hào) 文件編號(hào)： QT0101 質(zhì)量程序文件 青島湯菲木制品有限公司 第 3 頁(yè) 共 26 頁(yè) 公司代號(hào) d. 質(zhì)量記錄 e. 崗位職責(zé) X X—— XX—— XX XX XX 序 號(hào) 序 號(hào) 部門代號(hào) 分級(jí)代號(hào) 部門代號(hào) 類別字母 f. 合同 g. 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)測(cè)量 和試驗(yàn)方法、 工藝規(guī)程、崗位操作（設(shè)備運(yùn)行）規(guī)程 H XX —— XX XX XX —— XX 年代號(hào) 年代號(hào) 序號(hào) 序號(hào) 合同代號(hào) 類別代號(hào) JP—— 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn) JN—— 內(nèi)控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) JY—— 檢驗(yàn)測(cè)量和實(shí)驗(yàn)方法 JG—— 工藝規(guī)程 JC—— 崗位操作 、設(shè)備運(yùn)行規(guī)程 部 門 代 號(hào) 部門 代號(hào) 部門 代號(hào) 部門 代號(hào) 行政部 01 品保部 04 總經(jīng)辦 07 財(cái)務(wù)部 02 —— 05 物流部 08 生產(chǎn) 部 03 營(yíng)銷 部 06 文件的編、審、批： 文件的編制 各部門文件應(yīng)由本部門熟悉專業(yè)知識(shí)及相關(guān)法規(guī)要求的人員編寫。文件內(nèi)容在必要時(shí)應(yīng)明確過(guò)程的 5W1H：工作目的、時(shí)間（頻率）、地點(diǎn)、人員 、工作的內(nèi)容、操作流程、對(duì)應(yīng)的監(jiān)管措施及頻率和對(duì)應(yīng)的記錄名稱。 按文件的使用范圍由業(yè)務(wù)主管部門審核，內(nèi)部自用文件自行審核， 必要時(shí)報(bào)上級(jí)主管部門審核。以公司名義下發(fā)的文件或 涉及面廣、涉及部門較多的文件， 應(yīng) 在相關(guān)范圍內(nèi)由發(fā)布部門組織 文件的評(píng)審會(huì)簽，填寫“文件審批 /會(huì)簽單”。 文件發(fā)布部門根據(jù)文件的適用范圍報(bào)經(jīng)相應(yīng)權(quán)限的人批簽。 對(duì)工作范圍涉及多于兩個(gè)部門的文件，先由主管部門擬稿，經(jīng)主管部門審核、交相關(guān)部門會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后，方可以公司名義發(fā)放。 對(duì)不受控的通知等文件資料，應(yīng)根據(jù)其格式，可由編制人成稿后交負(fù)責(zé)人審批，以蓋章、批示為批準(zhǔn)標(biāo)識(shí)。除非必要，各部門應(yīng)盡量減少記錄的數(shù)量。 ： ⑴ 由文件編制部門按文件發(fā)放范圍統(tǒng)一印制、分裝、編號(hào)、標(biāo)識(shí)，以防止亂印、多印出現(xiàn)失控現(xiàn)象。 ⑵文件復(fù)印轉(zhuǎn)發(fā)： 對(duì)有保密要求的文件資料，應(yīng)做好打印、復(fù)印時(shí)的控制。未經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)的文件，各部門不得自行復(fù)印或轉(zhuǎn)發(fā)。對(duì)可傳閱辦理的文件應(yīng)盡量傳閱，以節(jié)約紙墨及能耗。各部門對(duì)自己發(fā)布的 文件自行決定分發(fā)事宜。發(fā)文部門回收文件時(shí)，各 部門 須將分發(fā)文件的收發(fā)記錄及分發(fā)文件回收上報(bào)。 補(bǔ)發(fā)文件給予新的分發(fā)號(hào)，同時(shí)注