【正文】 法律、法規(guī)由相關部門自行控制，但提交 2 份，一份由品質管理部存檔，一份由人事行政部存檔； 在收到外來 文件的新版文件時，各級部門應及時下發(fā)執(zhí)行，并將舊版文件收回、防止 誤用； 人事行政部對外來行政文件按要求安排傳閱，并進行歸檔； 應需保留的過期外來文件，應由人事行政部加蓋“作廢”章予以標識歸檔。 2) 合同的借閱按照受控文件借閱方式管理控制； 合同的評審、簽訂、更改按質量體系文件相關規(guī)定執(zhí)行。 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經批準不得復制 7 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 4）各種記錄由使用部門保管一年后移交人事行政部進行保管，保存期為三年。 發(fā)放與保管的控制 1) 以公司名義下發(fā)的文件由公司人事行政部指派專人保存下發(fā)并負責保存； 2) 因日常管理或業(yè)務關系而制定的臨時性文件可在保存一年后，根據(jù)實際情況進行處 理，文件的處理應經部門負責人審批后處理。 物業(yè)管理服務文件的控制 批準與發(fā)布 1) 項目部所轄物業(yè)區(qū)域內的各類通知、公示、公告，經項目經理審核簽字后， 加蓋公司印章；公司業(yè)主在辦理戶籍、入學等證明文件時，經項目經理審核簽字。 文件編寫格式說明 見作業(yè)指導書《文件編寫規(guī)定》。 內部行政文件資料的控制 批準與發(fā)布 1) 以公司名義下發(fā)的行政文件、資料應由人事行政部負責撰寫，總經理或其授權人批準后發(fā)布； 2) 公司 各職能部門 報送有關外單位的各類工作聯(lián)系函、傳真等，交由人事行政部相關人員審核后，由部門負責人（項目經理）簽發(fā) 。 2) 作廢文件由品質管理部按《文件發(fā)放登記表》收回并記錄，并加蓋蘭色“作廢” 印章， 或由品質管理部銷毀并記錄；需作資料保留的作廢文件由品質管理部加蓋“保存資料” 印章方可留用； 3) 對作廢文件的處理，應由品質管理部填寫《文件處理審批表》，經管理者代表批準后方 可實施。 文件的更改控制 1) 文件需要更改時，應由文件更改提出人或提出部門填寫《文件更改申請表》，注明更改原因及更改后內容提交原文件編制部門審批； 2) 文件更改的審核、批準應按原文件的審批程序進行； 3) 文件的更改由原編寫部門負責，并在更改文件的更改頁碼上注明更改狀態(tài)和更改生效 時間，填寫《文件更改記錄表》； 4) 原文件發(fā)放部門按《文件發(fā)放登記表》的發(fā)放范圍發(fā)放修改后的文件及《文件更改通 知單》，收回作廢文件并記錄； 5) 各部門質量記錄表格的變更或修改，由 部門負責人審核批準，報品質管理部備案保存， 并撤消舊版本，使用新版本； 6) 通用質量記錄表格的變更修改由品質管理部按本節(jié)的相關規(guī)章執(zhí)行。 發(fā)放與保管的控制 1) 人事行政部在 質量管理 體系文件發(fā)放前應對發(fā)放的 受控文件按要求加蓋受控章及分發(fā)號并編制《文件發(fā)放登記表》；各部門在發(fā)放部門內部使用的受控文件時也按照此程序執(zhí)行。并按前文規(guī)定歸檔。并將文件、記錄收錄于部門文件、記錄清單內 (以文本或電子文檔形式均可 )。各項目不再對此記錄編號。 質量管理體系文件的控制 批準與發(fā)放 1) 質量手冊由管理者代表組織編寫和審核，總經理批準后發(fā)布， 發(fā)至各部門； 2) 質量管理體系 程序文件由品質管理部組織編寫，部門負責人審核，管理者代表批準，發(fā)至各部門負責人和相關工作人員； 3) 各部門工作手冊和質量記錄表格由各部門負責人組織編寫，管理者代表審核批準，發(fā)至相關部門 (班組 )員工 ； 4) 外來文件由人事行政部登記、呈報、傳遞和存檔。 公司商務拓展部、品質管理部，由部門指定專人負責本部門文件的管理； 各部門應對在質量環(huán)境管理活動中產生的質量記錄按規(guī)定要求進行保存。 職責 行政人事部 1) 負責全公司文件的整體控制； 2) 與供方簽訂的重大業(yè)務合同的保管及外來文件的登記、傳遞、保存的控制； 3) 負責公司檔案管理。 港聯(lián)物業(yè)公司 程序文件 文件編號： GLTJ/CX/001008 版 本 號： A 修改狀態(tài)： 0 受控狀態(tài)： 受 控 受控編號： RS 批 準： 20xx 年 9 月 1 日發(fā)布 20xx 年 9 月 1 日實施 地址：天津市河西區(qū)友誼路 5 號北方金融大廈 10 樓 C 座 郵編： 300201 聯(lián)系電話： 02228450168 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 程序文件目錄 序號 文件名稱 文件編號 頁數(shù) 1 文件控制程序 GLTJCX001 8 2 質量記錄控制程序 GLTJCX002 2 3 內部質量審核控制程序 GLTJCX003 4 4 管理評審控制程序 GLTJCX004 3 5 不合格服務控制程序 GLTJCX005 3 6 糾正 /預防措施控制程序 GLTJCX006 3 7 數(shù)據(jù)分析控制程序 GLTJCX007 3 8 顧客意見調查控制程序 GLTJCX008 2 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經批準不得復制 1 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 文件名稱 文件控制程序 編號 /版本 /狀態(tài) GLTJ/CX/001 A 版 修改： 0 編制部門 /日期 /頁碼 人事行政部 20xx 年 8 月 28 日 共 8 頁 目的 對質量管理體系文件及所有與質量管理體系文件有關的文件進行有效控制， 確保質量管理體系文件的適宜性、有效性、完整性、準確性。 適用范圍 本標準適用于港聯(lián)物業(yè)（天津）公司所有的文件的控制。 各項目部 1) 各崗位主管負責本崗位行政文件的起草、下發(fā)、保存， 2) 客服主管指定專人負責與業(yè)主簽訂的物業(yè)管理合同的保管及相關文件資料的收集管理工作； 3) 客服主管指定專人負責所轄物業(yè)的圖紙、技術資料的收集、管理工作； 4) 客服主 管指定專人負責所轄物業(yè)范圍內的住戶檔案，裝修檔案等文件資料的保管控制； 公司商務拓展部負責與客戶簽訂的物業(yè)顧問合同，委托管理合同的保管。 工作程序 文件管理的范圍為： 質量管理體系文件包括：質量手冊、程序文件、作業(yè)文件、各部門工作手冊 (由各部門有關的質量管理體系文件及相關文件組成 ) 、記錄文件、外來文件； 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經批準不得復制 2 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 公 司內部行政文件及資料：是指為規(guī)范內部管理，以公司或以公司各部門（公司）名 義下發(fā)的文件包括工作報告、工作聯(lián)系函、會議紀要、通告通知等文件； 物業(yè)管理服務文件：是指公司為實施物業(yè)管理服務所產生的各種服務性的業(yè)務文件等，包括申請報告，工作聯(lián)系函、通告通知； 法律、法規(guī)及外來文件：主要包括適用的國家法律、法規(guī)和行業(yè)標準、上級部門的業(yè)務指導性文件及顧客提供的圖樣、技術標準等。 文件標識 文件的標識應遵循下述要求： 1) 公司的內部文件，除質量記錄除外，均應設有頁眉、頁腳、文件編號、版號、 修改 狀態(tài)、受控狀態(tài)、生效日期等； 2) 質量記錄應至少設有頁眉、文件編號、 使用序列號等； 3) 質量管理體系文件編號形式為“公司代碼 /部門代號 /文件類型簡稱 /年號 /本文件本類 文件中的序號”； a) 公司部門編碼代號 ： 港聯(lián)物業(yè)（天津）： GLTJ 公司各部門代碼： 人事行政部： RS 商務拓展部： SW 港聯(lián)物業(yè) （ 天津 ） 有限公司 Asia Asset Property Services (Tianjin) Ltd. 受控文件未經批準不得復制 3 生效日期： 20xx 年 9 月 1 日 品質管理部： PZ 工 程 部： GC 客戶服務部： KF 秩序維護部 : ZX 保潔綠化部： BJ b) 文件類型簡稱： 質量手冊： QMS 程序文件： CX 作業(yè)文件： ZY 記錄文件： JL 外來文件： WL c) 編號示例 質量手冊： GLTJ/QMS/001 程序文件： GLTJ/CX/001 公司部門（如人事行政部）文件： GLTJ/RS/001 公司記錄文件： GLTJ/JL/001 4) 質量記