【正文】 2. 行政人事部與財務(wù)部對公司所有辦公設(shè)施 /設(shè)備建立清冊，每半年做一次盤點。 7. 應(yīng)聘人員由前臺通知行政人事部招聘人員專職接待。 5. 各部門來訪客人需進辦公室洽談的，由各部門文員第一時間迎接。對找高層管理的客人，問清事 先有無預(yù)約并立即電話通知秘書或助理安排接待。有資料 /物品轉(zhuǎn)遞，須與相關(guān)人員聯(lián)系后盡快返回。 2. 前臺總機接聽電話時應(yīng)使用甜美標準的普通話講：“您好！北京京華國禮貿(mào)易有限公司 山東分公司” 或“北京京華國禮貿(mào)易有限公司 山東分公司，您好！”，或?qū)⒕┤A國禮山東分公司。總之，無論在何時，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。如距下一位訪客來臨有一段時間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。 辦公室人員在訪客走后，要對會客室進行整理，處理善后事務(wù)。 面談時，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料（水、茶、咖啡、奶茶等），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。 進入室內(nèi)后 ，應(yīng)請客人坐上位（離入口較遠處），并說“請坐，稍候”。 在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。 在走廊、樓梯陪同訪客行走時，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。 4. 訪客接待基本禮儀： 客人來訪時，應(yīng)立刻從椅子上站 起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。按順序請訪客進去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。 3. 訪客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。 辦公室職員接待訪客技能與禮儀 : 1. 前臺行政人員負責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知 相關(guān)部門人員到前臺接待。 4. 電話鈴響 3 聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言。通話時間應(yīng)控制在 3 分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過 5 分鐘。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負責(zé)人同意后方可使用。 6. 行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機的開關(guān)情況。 4. 各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購，復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。 2. 行政人事部人員應(yīng)確保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補充以使復(fù)印工作得以順利進行。 4. 各部門負責(zé)人應(yīng)認真配合，督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。 3. 頭發(fā)梳理須整齊。 3. 工作時間為： 每周雙休，有特殊情況需要加班時，由部門負責(zé)人安排調(diào)休； 每天 8:3012:00， 13:3017:30 為上班時間； 辦公室職員著裝要求： 1. 為樹立和保持公司良好的社會形象，實現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員應(yīng)按要求著正裝或公裝。 辦公室員人員工作要求： 1. 認真記錄好領(lǐng)導(dǎo)交辦的每一項工作內(nèi)容及其要求。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機、復(fù)印機、門窗等。 7. 公司內(nèi)部集會與會議，除特殊情況（需提前向會議主持人或相關(guān)主管請假）外，皆須準時參加。 5. 接打電話應(yīng)注意聲量、言簡意賅、長話短說，嚴禁在電話中刻意閑聊，不允許在辦公室接打私人電話。 3. 非客戶接洽、會議召開、集體討論、公司談話，任何人不得私自占用會議室。 1. 做好日常清潔維護，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。 文明禮貌待人，嚴禁大聲喧嘩。 其他部門負責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。 北京京 華 國禮 貿(mào) 易 發(fā) 展有限公司 山 東 分 公 司 員 工 手 冊 (行政 辦 公管理制度 ) 行政人事（ 20xx） 001 號 目 錄 （ 行政辦公管理制度 ） 第一章 辦 公區(qū)域管理 規(guī) 定 ........................................ 3 第二章 公裝管理 規(guī) 定 ............................................ 7 第三章 車輛 管理 規(guī) 定 ............................................ 8 第四章 司機管理 辦 法 ........................................... 10 第五章 公文管理 ............................................. 1111 第六章 請 示 報 告制度 ........................................... 12 第七章 資 料管理 ............................................... 13 第八章 名片管理 ............................................... 15 第九章 通 訊 管理 ............................................... 15 第十章 會 議 管理 辦 法 ........................................... 15 第十一章 辦 公用品管理 辦 法 ................................... 1717 第十二章 鑰 匙管理 辦 法 ......................................... 19 第十三章 保密制度 ............................................. 20 第十三章 責(zé) 任與 處罰 ........................................... 19 第一章 辦公區(qū)域管理規(guī)定 1．目的： 規(guī)范辦公室的工作秩序，營造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。 2．職責(zé) /權(quán)限： 行政人事部：負責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財 產(chǎn)安全的監(jiān)管。 3．工作要求： 辦公室職員工作紀律： 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，需要時一律按規(guī)定穿公裝。 保持個人辦公臺面整潔。 2. 辦公室內(nèi)嚴禁吸煙，需要吸煙者請到吸煙區(qū)。 4. 在使用公共場所完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔 整理工作。 6. 上班時間嚴禁聚眾閑聊，或影響、妨礙他人工作，有必要進行集體討論時，請于會議室內(nèi)進行。 8.