【正文】 負(fù)責(zé)根據(jù)內(nèi)審計(jì)劃編制檢查表，實(shí)施檢查，提交內(nèi)審報(bào)告。2 適用范圍適用于一體化管理體系的內(nèi)部審核。 記錄如超過保存期或其他情況需要銷毀時(shí)，有相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請單》交安全品質(zhì)部審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后由公司統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。、借閱和復(fù)制、借閱和復(fù)制的相關(guān)規(guī)范，確保各部門使用適用的版本?！队涗浨鍐巍?，匯總所有記錄。記錄應(yīng)分類、按年存放于獨(dú)立的文件夾中，并清楚標(biāo)明文件夾內(nèi)記錄的名稱。，可折疊后平放在檔案柜中，并建立圖紙明細(xì)表，貼于檔案柜內(nèi)適當(dāng)?shù)奈恢茫员阌跈z索。，有標(biāo)識的盒脊朝外。在檔案盒盒脊上標(biāo)明所存記錄的名稱、形成期間、所屬區(qū)域（如街號、棟號）等適當(dāng)內(nèi)容。，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)。，以年號（兩位）＋月號（兩位）＋流水號（三位）編制，如1412003表示14年12月第3張記錄，如記錄量較少，可省略月號，按全年編寫流水號，如14115表示14年第115張記錄。；電子記錄以軟件中設(shè)定的格式為準(zhǔn)。：利用各種業(yè)務(wù)軟件在工作中直接形成的記錄，包括但不限于電子巡更記錄、車場管理系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、消防報(bào)警系統(tǒng)中的運(yùn)行記錄、報(bào)表記錄、影像記錄等。記錄包括：：由各部門根據(jù)工作需要設(shè)計(jì)并填寫的表格（包括紙制和電子文檔）。、更改進(jìn)行控制，對所有記錄的銷毀進(jìn)行控制；負(fù)責(zé)依據(jù)本程序和相關(guān)法律法規(guī)的要求建立檔案管理規(guī)范。 適用范圍適用于為證明服務(wù)符合要求和質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行的記錄。、服務(wù)、工作流程、法律法規(guī)發(fā)生變化時(shí)，安全品質(zhì)部應(yīng)組織對現(xiàn)有管理體系文件進(jìn)行適當(dāng)評審，以確定是否需要更新，若修改則文件需經(jīng)再次批準(zhǔn)。安全品質(zhì)部負(fù)責(zé)識別法律法規(guī)，建立法律法規(guī)清單；行政部負(fù)責(zé)對政府部門及上級公司文件建立《外來文件清單》。，由安全品質(zhì)部統(tǒng)一回收銷毀。 文件的作廢和銷毀，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用。保留文件更改、回收與發(fā)放的記錄。由安全品質(zhì)部負(fù)責(zé)新版本（含電子表單）的發(fā)放。， 防止作廢電子文檔的非預(yù)期使用。、更改、借閱復(fù)制、作廢和銷毀、通風(fēng)、安全的地方，任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。，分為受控和非受控兩類。 文件發(fā)放編號管理層01管理者代表02 安全品質(zhì)部03客服部04安管部05工程部 06環(huán)境部07行政部08注：當(dāng)向同一部門發(fā)放兩份以上同一文件時(shí)，在部門發(fā)放號加順序號：如向管理層發(fā)放三份相關(guān)文件，其編號分別為0100100103。b)記錄表單頁邊距：上下左右頁邊距均為2CM。a)文字類文件頁邊距：， CM， CM。每一版之管理體系文件和資料可以允許修改9次，即修改狀態(tài)號最高是9，當(dāng)?shù)?0次修改時(shí)，該標(biāo)準(zhǔn)或程序文件換版,即由A版升為B版，B版升為C版……以此類推。用阿拉伯?dāng)?shù)字0，1，2..........表示未經(jīng)修改、第一次修改、第二次修改…….。 安全品質(zhì)部負(fù)責(zé)根據(jù)本程序的要求，建立文件控制人員網(wǎng)絡(luò)與管理策劃/規(guī)范，并進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)與檢查。各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)編制本部門的工作標(biāo)準(zhǔn)。、發(fā)布、修訂與更新工作。、程序文件和各部門管理標(biāo)準(zhǔn)。長春四季物業(yè)管理有限公司品質(zhì)部工作手冊 編號：SJWY－16CQY006一、文件控制程序?qū)εc質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各部門、各崗位使用的文件為有效版本。 適用于與質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的所有文件的控制工作。 安全品質(zhì)部是公司文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)組織對各類工作標(biāo)準(zhǔn)的編制、發(fā)布、修訂、更新與評審工作，在公司內(nèi)發(fā)放、更新適用版本的一體化管理手冊與程序文件。 文件編號及版本標(biāo)識規(guī)定1）工作標(biāo)準(zhǔn) 2）支持文件（規(guī)范、指引） 規(guī)范序號 對應(yīng)的程序文件的序號/策劃編號對應(yīng)的文件類別支持文件的代號3）記錄： 記錄序號對應(yīng)的程序文件的序號/策劃編號對應(yīng)的文件類別（工作標(biāo)準(zhǔn)代號）表格的代號為確保管理體系文件的有效性能夠得到控制，對其采用版本號、修改狀態(tài)號來控制最新版本，版本號采用英文字母A，B，C..........表示第一版、第二版..........。版本號與修改狀態(tài)號之間的關(guān)系為：“版本號”適用與更大范圍（整本標(biāo)準(zhǔn)或整分程序文件），“版本狀態(tài)號”適用于標(biāo)準(zhǔn)中單個(gè)文件或程序文件的某一頁修改。特殊情況下如一次性大規(guī)模修改文件，換版可不受此限制。字體：文章標(biāo)題為黑體三號字加黑，其他為宋體小四號字，行距22磅，一級標(biāo)題加粗。字體：表格標(biāo)題為黑體三號字加黑，表格編號和序號為宋體小五號字且在表格的右上角頁眉處。、程序文件由安全品質(zhì)部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放； 發(fā)放文件前，均應(yīng)在該文件封面上加蓋表明其狀態(tài)標(biāo)識的印章及注明分發(fā)號；文件發(fā)放要填寫《受控文件發(fā)放回收登記表》。“受控”版本，向主管部門、業(yè)戶和認(rèn)證、咨詢公司發(fā)放的文件為“非受控”版本，非受控版本不受文件修改與回收控制?！妒芸匚募鍐巍罚⒅笇?dǎo)、檢查各部門《受控文件清單》的建立與文件保管工作。，填寫《文件修改審批單》，經(jīng)安全品質(zhì)部審批后更改。，填寫《文件修改審批單》，安全品質(zhì)部經(jīng)理審核，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行評審，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由安全品質(zhì)部負(fù)責(zé)舊版本（含電子表單）的回收與新版本（含電子表單）的發(fā)放，并報(bào)安全品質(zhì)部備案。管理體系文件僅限本部門使用，借閱、復(fù)制與質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件，需至安全品質(zhì)部辦理手續(xù)。，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識加蓋“作廢”和“參考”印章。與管理體系相關(guān)的外來文件主要指法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，政府主管部門及上級公司的發(fā)文、批文等。 管理評審時(shí)，由安全品質(zhì)部組織對現(xiàn)有管理體系文件進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適當(dāng)評審，必要時(shí)予以修改。 相關(guān)/支持性文件 《記錄控制程序》 記錄 《受控文件發(fā)放回收登記表》 《受控文件清單》 《文件修改審批單》 《文件銷毀申請單》 《外來文件清單》二、記錄控制程序 目的對質(zhì)量環(huán)境職業(yè)健康安全管理體系所要求的記錄予以控制，以提供符合要求和管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。 職責(zé)、更改。、整理、保管本部門的記錄。：除表單式記錄以外的其他記錄，包括但不限于報(bào)告、總結(jié)、證書、照片、錄像帶、業(yè)主檔案等。，制定與更改按《文件控制程序》的具體要求執(zhí)行相關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)填寫的表單屬于記錄，按本程序要求進(jìn)行控制。，由安全品質(zhì)部統(tǒng)一控制，詳見《文件控制程序》。 、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說明理由，并將該項(xiàng)目單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。，記錄應(yīng)分類依時(shí)間順序放入檔案盒中。檔案盒內(nèi)應(yīng)有所存記錄的明細(xì)表，以便于檢索。檔案柜應(yīng)盡量擺放在陽光不能直接照射的地方；至少每周擦拭一次，保持柜內(nèi)、外清潔。，并指定專人定期建立備份。為了保證電子記錄的安全性與真實(shí)性，應(yīng)針對各管理系統(tǒng)建立相應(yīng)的權(quán)限與密碼管理清單，報(bào)安全品質(zhì)部備案。各部門填寫本部門《記錄清單》，匯總本部門所使用的記錄。，需經(jīng)記錄保存部門經(jīng)理同意；外單位人員需要借閱或復(fù)制各部門在工作中形成的記錄時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理同意。 相關(guān)/支持性文件《文件控制程序》 記錄 《記錄清單》 《文件銷毀申請單》 三、內(nèi)部審核控制程序1 目的規(guī)定策劃和實(shí)施內(nèi)部審核的方法及相關(guān)職責(zé)，確保內(nèi)部審核得到實(shí)施。3職責(zé)。4安全內(nèi)部審核公司內(nèi)部審核至少每年進(jìn)行一次,兩次審核間隔不超過14個(gè)月，必要時(shí)可以增加內(nèi)部審核次數(shù)。 審核組應(yīng)提前三天把審核計(jì)劃傳遞給受審核部門，以便其做好工作安排，避免影響正常的工作秩序?！冬F(xiàn)場審核記錄表》必須提出對上次審核提出的觀察項(xiàng)進(jìn)行審核的方法。 審核組應(yīng)評審審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，對問題性質(zhì)進(jìn)行評價(jià)：a)觀察項(xiàng)：與體系要求不符合，但影響輕微的問題，包括客觀上無法避免的問題。c)嚴(yán)重不合格項(xiàng)：與體系要求嚴(yán)重不符合，產(chǎn)生區(qū)域性或系統(tǒng)性失效的問題。報(bào)告中應(yīng)寫明觀察項(xiàng)的內(nèi)容、一般不合格項(xiàng)和嚴(yán)重不合格項(xiàng)的數(shù)量及存在部門，并依據(jù)不合格項(xiàng)填寫《不合格報(bào)告》。會(huì)上由審核組長匯報(bào)審核情況，宣讀《不合格報(bào)告》。，制定適宜的糾正措施，并確定糾正措施的完成期限。 ，下達(dá)《糾正預(yù)防措施報(bào)告》，責(zé)任部門在限期內(nèi)制定并實(shí)施糾正預(yù)防措施，提交品質(zhì)部驗(yàn)證。5. 內(nèi)部審核(現(xiàn)場考核)內(nèi)部審核(現(xiàn)場考核)根據(jù)相關(guān)考核方案執(zhí)行，包括但不限于以下要素：1) 審核組長及審核組成員2) 審核的范圍與時(shí)間安排3) 審核總結(jié)與報(bào)告4) 存在的問題及整改時(shí)限5) 整改報(bào)告 相關(guān)/支持性文件 《不合格控制程序》 《糾正及預(yù)防措施程序》 記錄 《內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃》 《現(xiàn)場審核記錄表》 《不合格報(bào)告》四、不合格控制程序 目的對不合格產(chǎn)品（服務(wù)）和不合格過程包括環(huán)境、職業(yè)健康安全上的不符合進(jìn)行識別和控制，以防止不合格產(chǎn)品（服務(wù)）和不合格過程的非預(yù)期使用和交付。 。 、預(yù)防措施實(shí)施效果予以驗(yàn)證。：：非員工控制不到位的因素造成的不合格。 （1）操作者可控差錯(cuò)：操作方面造成的原因。 b) 有意差錯(cuò)：指明知故犯的、有意造成的和一貫性的。 （2）管理者可控差錯(cuò)：管理方面造成的原因。 b) 管理狀態(tài)因素差錯(cuò):對管理制度的執(zhí)行情況、潛在問題的重視程度等。 (2)自然原因或無意差錯(cuò)造成、未造成實(shí)質(zhì)損害且未超過日常檢查兩個(gè)檢查周期。： (1)因管理疏漏、操作失誤造成，對工作質(zhì)量有一定影響，或存在事故隱患； (2)擅自停止使用或另行替代公司文件制度，公司制度文件精神得不到貫徹（情節(jié)嚴(yán)重按“嚴(yán)重不合格項(xiàng)”第3條判定）； (3)造成輕微影響但范圍較大（影響較大的需填寫《糾正及預(yù)防措施報(bào)告》）； (4)文件管