【正文】 金得扣稅。這兩封傳真都是由G公司在克利夫蘭分公司兩位經(jīng)理分別傳真給駐東京公司經(jīng)理的。唯一能讓人發(fā)現(xiàn)的是收信人自己，而到那時，情況已發(fā)生極大變化了，恐怕想彌補已來不及了。正確的文法和無誤的校對能顯示你對受文者的尊重，即使你的建議不被采納，也能贏得別人對你的好感。當然，不管對什么人都當心存尊重，損人永遠不利己。5．要有針對性要針對讀者，修飾你的寫法。你要求買個新電腦，在一開始就提及。大家要知道的是你寫公文的主要用意，而且要很快就能一目了然。 目的明確在寫每個句子時，都要斟酌閱讀者的時間和其注意力。在未著一字之前，就要擇定其一。愈簡短的字、愈簡潔的句子、愈簡短的段落或報告，將最有說服力和最具有成效。含糊不明的語言讓人難懂其意，還容易引起他人對你的錯覺，好象你本身就不屑于認真去開動一下腦筋。不少行業(yè)的經(jīng)理都錯誤地認為，如果報告形式太簡單了，則意味著人很笨。在企業(yè)同樣如此，作為經(jīng)理每天都得接觸大量文件和報告，他們常講，特別喜歡談的是文字簡明的報告或材料；尤其反感那種長篇大報告，讀這樣的報告既費時費事，又不受人歡迎。注重文字的藝術(shù)文學家要寫好作品，必須深入生活、觀察和體驗生活，要把自己所思所想用筆寫出來，去感動和鼓舞人，獲得這樣的成功，需要不斷學習，包括學習他人應(yīng)用文字的技巧。結(jié)果是時差由 個小時變成 小時，這樣上午進行全部比賽都可以在美國收看電視的黃金時刻進行實況轉(zhuǎn)播。他的建議只是將南朝鮮的夏時制再延長一段，把舉辦奧運會的兩周也包括進去，并把這段時間稱之為“漢城福蘭克先生只用了下面幾個字便解決了問題：“漢城這對于他們和美國三大電視公司討價還價十分不利。這就是說，漢城那邊正在進行中午的比賽，紐約時間已是晚上 點。麥考梅克代表旰撼前鋁制タ俗櫓被峋兔攔縭幼2トń談判時，他們碰到的一個問題就是漢城和美國東海岸的時差問題。漢城但是，不能用歡樂這個詞。他把這一想法告訴廣告代理，而且強調(diào)了“歡樂”的概念。麥考梅克曾經(jīng)為美國陸軍制定了一個娛樂計劃。當然，因為種種原因，有的人不接受樸實的語言。他對所有的人說那家小雜志社獲得的是“首次專業(yè)連載權(quán)”。這種作法自然損害了前面那家大雜志社的利益。這種作法在出版界很普通，人們稱之為“首次連載權(quán)”，它能給作家?guī)硭奈粩?shù)或五位數(shù)的額外收入。一字之差出奇制勝有時候增加一個詞能夠決定一個項目的成敗。但是你仍然覺得缺了些什么。如果你去參加一個演講會，原來說好發(fā)言人講 分鐘，結(jié)果只講了 分鐘，你會認為是受騙了。3．時間因素許多人常以別人在一件事上所花時間的長短，來衡量他對這件事重視的程度。他也只是輕描淡寫他說道：“那不錯。他對所熱衷或強調(diào)的事，是怎么樣的反應(yīng)？有位主管在辦公室里，接受某公司經(jīng)理的建議方案，相當冷淡他說：“這可能也不錯。同樣，你應(yīng)該注意對方所選擇的不同的形容詞和副詞來表達自己的愿望?！焙汀拔艺嫦矚g她！”這兩種語調(diào)自然存在著明顯的區(qū)別?？梢詮囊韵?個方面來考慮：1．聲音因素和別人談話時，你要注意對方的重音位置和聲調(diào)。關(guān)鍵是不要匆忙得出結(jié)論，不要按老套演繹，不要硬看出一些并不存在的意思。”了解人體語言是一項非常困難的事當然，這并不是說不相信人體語言的存在。不管什么時候，要是看到別人刻意運用人體語言來加強效果，我們就想起瑞得比如說，在演講中，發(fā)言人總是用提高嗓門來引起別人的注意力，其實輕聲細語他說可能更能打動別人。在談判進入關(guān)鍵階段，人們都非常認真的時候，有的人身體前傾，或者下意識得將桌上的文件，資料推向一邊，表現(xiàn)得全神貫注于談判之中；可是在同樣的時候，麥考梅克也見過不少人向后仰靠，做出一副悠閑姿態(tài)。人們許多不自覺的動作，常常折射出他內(nèi)心世界的反映。只要報告語法正確，即使是你的建議沒被采納，也不會影響你的名聲。6．語法正確尤為重要草率的人自然會寫出草率的報告。被動語態(tài)是報告中的一大毛病。在你的報告里多用動詞，這樣，你的報告就會既精彩又有力。5．多用動詞多用色彩鮮明的動詞是提高寫作水平的最快方法。請不要忘記，不同的讀者對你有不同的要求：你的上司希望了解情況，同事希望你不要把他們忘記了，下級要求你給以指示。書面文件中出現(xiàn)的幽默很危險，因為你并不知道讀者會采取什么態(tài)度。在發(fā)揮自己的特色這方面最忌諱幽默。但是，你開始可以盡量使用人稱代詞，比如“我”、“你”、“我們”和“我們的”，等等來增強一定的個性。人們不去用自己獨特的方法來表達自己的想法，卻模仿著別人用安全、熟悉、四平八穩(wěn)的腔調(diào)來寫報告，例如：為盡快實現(xiàn)提高生產(chǎn)率之目的，有關(guān)方面已經(jīng)決定??等等。報告的風格自然能說明作者的身份。你如果想報告降低成本的新方法，在報告的第一句話中就應(yīng)該表達出來；你如果想買一臺計算機，也應(yīng)該從一開始就提出來，不要在報告的結(jié)尾才說出目的，這樣不會有好效果。實際上，別人并不想知道你考慮某個問題的過程，他們甚至不愿意讀那種又臭又長的報告。1．說出要點要根據(jù)讀者的時間和注意力來措詞。絕對是最好的溝通方式，并且效果勝過以上各種方式加起來的總和。應(yīng)像人家說的，打電話僅次于本人就在當場。公司內(nèi)部作決議時的一種可取的方式。大型集會的討論，可以用來交代決定好的事宜，比較不適合用來做決議。這是有官僚作風的人的最愛。對已經(jīng)認識的人，會有親切的味道。標準的溝通方式。讀者多，可靠性高，但是很難由你控制；（5）小冊子：C。而郵寄能有百分之一的回應(yīng)，已經(jīng)算是很不錯的了；（3）廣告：C。在街頭的一角分發(fā)，到街尾就被人丟掉了；（2）大量寄發(fā)的信函：D。就其有效的程度依次為：（1）傳單：不及格。因為當一個人加盟新的公司或剛獲升遷時，最企求有所表現(xiàn)，此時也是促銷計劃構(gòu)想的良機。此外，它并不是最可靠的，媒體上總有大多與事實不符的報導。首先，媒體的消息并不是由你獨享，全世界的人和你同時獲知。特別是在同業(yè)的會議中，讓競爭者把你當成親信，告訴你有關(guān)他們企業(yè)的情報，比你透露給他們的還要多。不好的顧問為了保全自己的工作，他們所說的不見得客觀，你得征詢別人的意見做為參考。麥考梅克不知有多少次遇到這樣的情況，在別的公司會議里，聽一些專家一一列舉種種不可行的理由，最后總裁進來了，在幾分鐘內(nèi)就提出了一個可以付諸實際的辦法。2．總裁總裁人物（如果你有機會接近的話），是很好的消息來源。他在拜訪這家公司之前，先咨詢了負責這家公司廣告代理的好朋友。更重要的是，熟悉你業(yè)務(wù)的朋友，還能給你很多具體的建議，節(jié)省你自行摸索的時間。目前各大公司的消息渠道，通過新聞媒介得到極大范圍的傳播。而得出這個結(jié)論的人并不需要極高的天賦，只需要炔、準、狠。商場上的經(jīng)商者來自四面八方，信息渠道也廣，但是敢于靠此抓住機遇，采取行動的人畢竟是太少了。這位經(jīng)理說：“《華爾街金融報》擁有0萬名讀者，除我之外，至少應(yīng)該還有一個人像我這樣，敢用 美元去買價值為0美元的貨。這中間沒有什么神秘的，這種形式進行的生意天天都在進行著?！度榔髽I(yè)家職業(yè)經(jīng)理教程》（下）公關(guān)技巧－廣告策劃－用人技巧－競爭技巧－經(jīng)理哲學 公關(guān)技巧五條可靠的信息渠道 公司的一位經(jīng)理從剛買的《華爾街金融報》看到，有一家大公司在美國中西部的工廠即將倒閉。他靈機一動，主動與這家公司聯(lián)系，提出購買該工廠的設(shè)備，結(jié)果幾天時間，買賣成功。但是能夠發(fā)現(xiàn)機遇，并及時給公司去電話的，就只有他本人一個?！弊屑毸伎?，并不奇怪。工廠倒閉，拍賣機器，這是一種廉價銷售，只要抓準了，是不會輸?shù)?。有的公司有專門收集情報，為各業(yè)各部門提供咨詢參考。如何得知其信息是否準確，有五個較可靠的信息渠道：1．朋友朋友是最重要的消息來源，不僅因為他們會指正你，而且，不同行的朋友可以提供你接觸不到的人際關(guān)系。某公司的一位經(jīng)理，最近想提供他的一套計劃方案給一家財務(wù)公司。他并沒有要求介紹他與什么高階層的人會面，他只是需要知道一些要人名字，而他的朋友很樂意奉告，便節(jié)省他許多摸索的時間。和他們談五分鐘，比與他的部屬談五個鐘頭來得有用。3．顧問好的顧問保持他的獨立客觀立場告訴你應(yīng)該聽的，而不是他們認為你中意聽的。4．競爭者你可以從輕率愚昧的競爭者口中套出許多消息。5．媒體對從新聞媒體得來的消息相當謹慎。其次，這消息不過是第二手或第三手的資料，常常是由競爭者、顧問、總裁，甚而由你的朋友所提供的。對公司最有用的媒體消息，是人事任用的變動。 種常用的公關(guān)手段在企業(yè)界中傳訊消息及彼此溝通，有如下的各種方式。傳單幾乎完全無效。發(fā) 封信有0封都被丟掉，這實在不能稱之為有效?？?！上次你看到的，還記得的好廣告是什么？（4）新聞消息：C。用來建立形象，或促銷給已經(jīng)有意購買的人；（6）打字的信：C。這樣可以保護自我，其有效程度與信的長短成反比；（7）親筆信函：B。對不認識的人，效果如何，很難說；（8）大型集會：B。愈搞不清楚自己要討論什么，他們所邀請赴會的人愈多。而且這需要楔而不舍的跟進；（9）小組討論：B+。三個人一個小組就好，更理想的是兩個人；（ ）打電話：A。下次決定要打電話或?qū)懶艜r，記住這一點：（ ）一對一的談話：A+。下次你決定要帶著同仁或單獨前往時，考慮這一點！八種難寫的報告據(jù)說，傳遞下列八種信息的報告最難起草：（1）你就是這么干的；（2）我和你的想法不一樣；（3）我闖禍了；（4）有壞消息告訴你；（5）我干了一件漂亮事；（6）老板，你錯了；（7）這是我的要求；（8）這就是你的水平；以這八句話中任何一句開頭的報告，大部分人都有興趣看下去。許多寫報告的人只寫給自己看，用自己的方式平鋪直敘地寫報告。他們只想盡快地了解要點。2．要有自己的特色看一個好的報告，不看簽字，你就能知道是誰寫的。遺憾的是，大部分報告都顯得毫無個性。有自己的特色并不是件容易的事。代詞一般都很短，而且也十分具體。當然，幽默是商業(yè)中最有價值的工具之一，但是，幽默和笑話最好是面對面地表達。3．要了解讀者要根據(jù)讀者的情況來修飾你的報告。當然，你應(yīng)當尊重每一個人，不尊重別人的結(jié)果是糟踏自4．標題要清楚起草報告要考慮下面這幾個因素：（1）組織自己的想法；（2）簡化復雜的內(nèi)容；（3）注出要點；（4）該分頁就分頁；（5）讓讀者能不慌不忙地讀完。任何字典里都有成千上萬個生動的動詞。盡可能用主動語態(tài)，如：“我建議”，而不用被動語態(tài)，如：“經(jīng)建議”。去掉被動語態(tài)，報告就會精彩不少。語法的正確和錯誤，事先是否經(jīng)過認真檢查是個對讀者尊重與否的問題。人體語言中的陷階科學家研究結(jié)果證實，人類的肢體可以傳達許多信息。但是肢體語言并不一定就那么真實地告訴你內(nèi)心里面所想的，這主要是兩個原因：（1）拿不準人體語言的準確含義。（2）盡管人體語言是種下意識的行為，可是有些人卻有意識地運用人體語言來達到某種效果，運用得并不一定準確，影響我們對其真實意義的理解。年輕的管理人員總是以說得快，干得快顯示其權(quán)威，其實節(jié)奏稍低一點對別人影響更大。奧爾巴赫的話：“重要的不是你告訴別人什么，而是別人聽到了什么。人體語言的確存在。你應(yīng)該把你的注意力放在更可靠的觀察之中。盡管人們在聽別人說話時往往并不相信自己的耳朵和直覺，但是，“我真喜歡她。在這句話中把邏輯重點放在“我”、“真”、“喜歡”和“她”幾個不同的字詞上，表達的意思和情感是有區(qū)別的。2．比較因素衡量對方的回答，要拿他平常的標準來作比較。”半個鐘頭后，他的助理興沖沖地沖進來告訴他一個大好的消息?！睂λ憩F(xiàn)熱忱的程度，該公司往往認為，假如他對驚天動地的好消息只有“不錯”這樣云淡風輕的反應(yīng)，那么以他的標準來說，他的“可能也不錯”也許就是相當認同了。這種想法常常會影響對實際情形的判斷。雖然演講人透徹他說明了問題，還為你節(jié)省了 分鐘時間。當你走進老板的辦公室參加一個原定一個小時的會，結(jié)果老板 分鐘就干凈利落地解決了問題，不管老板態(tài)度多么鼓舞人心，你仍會覺得，你和你的方案未能引起老板足夠的重視。有一位代理商曾代表一個作家將一本新書的片斷出售給一家發(fā)行量很大的雜志社。然而在代理商不知道的情況下，這位作家又將同樣的權(quán)力以廉價賣給了一位朋友，這位朋友主辦了一份發(fā)行量很小，但專業(yè)性很強的雜志。代理商的對策是在傳統(tǒng)說法前挖空心思增加一個詞，成功地解決了這個問題。他創(chuàng)造了一個新的領(lǐng)域，沒有人能夠與他爭辯。他們非常注重語言的委婉程度。他提出要表現(xiàn)軍隊中“歡樂”的一面，并且相信這一提法和征兵口號“想干什么，就干什么”能吻合起來。廣告代理及時提出：“我很喜歡這個計劃。你要懂得軍隊中那些一本正經(jīng)的軍官不愿意看到‘歡樂’這個詞，他們比較喜歡聽的是‘提高生活素質(zhì)’。奧林匹克時間最需要使用簡捷明確的語言的時刻，是在你試圖使別人接受一個復雜的或富有改革性的建議的時候。兩城之間時差 個小時?？梢韵胂螅谶@個時候進行實況轉(zhuǎn)播，觀眾很少。但是，G的談判小組的頭頭巴利奧林匹克時間”。奧林匹克時間”。這一簡潔而又優(yōu)雅的短語，也使人注意到，這電視節(jié)目是多么的不一般。如果不注重這些文字藝術(shù)，就難以抓住讀者的注意力，靠堆砌成語、華麗的辭藻來粉飾而寫成的文章，只是一堆無人愛看的廢話。按照商業(yè)習慣，商業(yè)文書應(yīng)有以下幾點明確的要求：1．直接了當著名作家金提先生在他的《論寫作》一書中寫道：“起草報告文件，最忌諱是的浮夸。其實，簡潔正是無數(shù)次精煉的結(jié)果。2．簡明扼要在商業(yè)文書中，只要能表達清楚。3．態(tài)度鮮明公事上的文件通常有兩個目的，一是陳述你的構(gòu)想，一是抵擋別人將他的構(gòu)想加諸于你。不論是進攻或防守，你都得先弄清立場，否則受文者更會搞不清楚。很多人寫公文是寫給自己看的，用來記下其思考的過程，但其他人并不需要知道你思考的每一步細節(jié)，更沒有興趣仔細讀它。假如你要提出降低成本的方法，開宗明義，第一句話就要說出來。不要把驚人之語留到最后，否則很可能被嚇到的不是別人，而是自己。這并不意味著用巴結(jié)的語氣去討好上司，或是擺起架子訓斥你的部屬；而是不要忘記，對方已經(jīng)明白你的角色：你的上司期待你向他報告；你的同事希望你照會他們；而部屬則需要你指示他們。6．用黑點標明用黑點標明有幾個好處，形式有幾種：（1）組織思考的過程（2）簡化復雜的項目（3）標出整篇的重點（4）分段清楚易讀（5）給予閱讀者喘