【正文】 rl+O圖45 “打開”文檔對話框(2) 在“打開”對話框的“查找范圍”列表框中選擇驅(qū)動器、路徑、文件類型和文件名。(2) 利用工具欄中的按鈕創(chuàng)建文檔單擊“常用”工具欄中的【新建空白文檔】按鈕,也可以創(chuàng)建一個新的文檔。(1) 利用菜單命令新建文檔　　單擊“文件”|“新建”命令,打開“新建文檔”任務(wù)窗格。在Word中允許用戶同時編輯多個文檔,而不必關(guān)閉當(dāng)前的文檔。(3) 使用幫助目錄查看幫助信息單擊“Word幫助”任務(wù)窗格中的“目錄”，將顯示W(wǎng)ord XP幫助系統(tǒng)全部內(nèi)容的目錄，用戶可以在幫助目錄中選擇自己所需要閱讀的主題。在菜單欄上選擇“幫助”|“Microsoft Office Word幫助”選項，或按F1鍵，打開“Word幫助”任務(wù)窗格，在“搜索”文本框中輸入要幫助的主題，單擊文本框右邊的“開始搜索”按鈕。圖44 文檔結(jié)構(gòu)圖6. Word XP的幫助功能Word XP的幫助系統(tǒng)包括Microsoft Office Word 幫助目錄、Office 助手、Microsoft Office Online 等，用戶可以通過幫助系統(tǒng)隨時獲取有關(guān)的幫助。切換到文檔結(jié)構(gòu)圖視圖的方法是:單擊“視圖”|“文檔結(jié)構(gòu)圖”命令,即可打開文檔結(jié)構(gòu)圖。文檔結(jié)構(gòu)圖是以文檔標(biāo)題列表的形式來顯示文檔結(jié)構(gòu)的。圖43 大綱視圖切換到大綱視圖的方法是:單擊“視圖”|“大綱”命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。在大綱視圖方式下,可以通過標(biāo)題的操作,改變文檔的層次結(jié)構(gòu),即可以將正文或標(biāo)題“提升”到更高的級別或“降低”到更低的級別,方法是:使用“大綱”工具欄上的【提升】按鈕和【降低】按鈕。(4) 大綱視圖大綱視圖特別適合于較多層次的文檔,比如具有多重標(biāo)題的文檔。在頁面視圖中可以編輯各種對象,比如頁邊距、文本、圖片、頁眉、頁腳和頁碼等，可以很方便地看到所編輯的對象在整個頁面中的具體位置?！　∏袚Q到Web版式視圖的方法是:單擊“視圖”|“Web版式”命令或在工作區(qū)的左下角單擊【視圖切換】按鈕。(2) Web版式視圖　　Word有較強的Web頁編輯功能,網(wǎng)頁的編輯與普通文檔的編輯存在一些不同,Word的Web版式視圖方式就是用來編輯簡單網(wǎng)頁的。在普通視圖中,不顯示頁邊距、頁眉、頁腳、背景、圖形等對象,所以不能在普通視圖方式下編輯頁眉、頁腳、背景、圖形等對象。用戶可在該視圖方式下進行文字的錄入及編輯工作,并對文字格式進行編排。這些視圖可以滿足用戶在不同情況下編輯、查看文檔效果的需要。5. 文檔視圖　　Word提供了多種文檔的顯示方式,稱為視圖。在Word中,共有“新建文檔”、“剪貼板”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“樣式和格式”、“顯示格式”、“郵件合并”等幾類任務(wù)窗格。(9) 任務(wù)窗格:任務(wù)窗格是Word中一項很有用的功能。　　(7) 【視圖切換】按鈕:位于狀態(tài)欄之上，用于切換文檔的不同視圖方式?！　?6) 滾動條:滾動條分垂直滾動條和水平滾動條兩種,用來滾動文檔的內(nèi)容。用戶可以在工作區(qū)內(nèi)輸入文本,或者對文檔進行編輯、修改和格式化操作。可以在“視圖”菜單中進行設(shè)置。(4) 標(biāo)尺:標(biāo)尺分為水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺,標(biāo)尺主要用來查看正文、表格、圖片等的高度和寬度。工具欄既可以顯示和隱藏,還可以移動和重新排列。在子菜單中,若工具欄前面有“√”標(biāo)記則表示這個工具欄正顯示在窗口中,沒有“√”標(biāo)記表示此工具欄在窗口中未顯示。默認(rèn)情況下Word會顯示“常用”和“格式”工具欄。(3) 工具欄:每個工具欄都是由一些工具按鈕組成的,每個工具按鈕代表一個常用命令。單擊菜單標(biāo)題,打開相應(yīng)的下拉菜單, 用鍵盤同樣可以打開相應(yīng)的菜單，用Alt鍵與菜單名稱后邊“（）”內(nèi)的字母組合鍵可以選擇相應(yīng)的菜單。其右側(cè)的【最小化】按鈕、【最大化】按鈕/【還原】按鈕和【關(guān)閉】按鈕,分別用于窗口的最小化、最大化/還原和關(guān)閉操作。下面將對窗口中的各個主要組成部分進行簡要的介紹。如圖41所示。(4) 在任務(wù)欄的當(dāng)前窗口的按鈕上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“關(guān)閉”命令。　　(2) 單擊窗口右上角的【關(guān)閉】按鈕。3. Word XP的退出退出Word的操作非常簡單,用戶可以采用以下幾種方法之一退出Word。啟動的方法為:單擊“開始”|“所有程序”|“Microsoft Office ”|“Microsoft Office Word XP”命令,即可打開Word的工作窗口。也可以任選需要的組件進行安裝,在以后的使用過程中遇到尚未安裝的程序或命令時,Office XP會自動彈出對話框,詢問是否立即進行安裝,此時只需把Office XP的安裝光盤放入CDROM中,單擊對話框中的【安裝】按鈕,安裝過程即可自動完成。 認(rèn)識工作窗口1. Word XP的安裝Word XP是Microsoft Office XP的一個重要組件,要安裝Word XP就需要安裝Office XP。(4）浮動表格：可以將表格放置在頁面上的任何位置，就像圖片一樣。(2) 打印縮放：可以設(shè)置文檔的打印比例或每頁打印的版數(shù)，以便適應(yīng)不同尺寸的紙張或在一頁紙上打印多頁文檔。2. Word XP的新特征(1) 即點即輸：可以將文字、圖形或表格等放置在頁面上的任何位置。尤其值得一提的是Word中的上網(wǎng)功能，使用戶在Word 環(huán)境下就能夠直接進入因特網(wǎng)。如果需要在表格中插入圖片或公式，對表格進行各種修飾，Word XP也能很好的滿足用戶的要求。(5) 圖文混排：Word XP中最值得標(biāo)榜的特色功能之一就是圖文混排，它不僅具有繪制簡單圖形的功能，而且還可以在文檔中插入其他精美的圖片，通過文字與圖形的混合編排，制作出賞心悅目的高級文檔來。向?qū)軌驇椭脩暨x擇合適的模板，并將按次序填寫模板上的具體內(nèi)容，直到生成整個文檔。(4) 模板、向?qū)Ъ皹邮剑耗０?、向?qū)Ъ皹邮绞亲钅荏w現(xiàn)Word XP特色的三個常用功能。(3) 格式編輯：在Word XP中，格式編排涉及字符、段落及頁面格式設(shè)置。Word XP在文字編輯方面也有其獨特之處，除了常見的選定、移動、復(fù)制、刪除等傳統(tǒng)操作以外，Word XP還提供了自動更正及自動圖文集功能。這里的“效果”，包括字體、字號和表格等。 Word XP的介紹1. Word XP的特點Word XP作為最優(yōu)秀的字處理軟件，主要具有以下幾個特點：(1) “所見即所得”功能:這一功能還應(yīng)用到Microsoft Office XP的其他應(yīng)用程序中。 XPWord XP是Microsoft公司開發(fā)的辦公軟件Office XP的一個重要組件。第四章 辦公自動化軟件應(yīng)用由美國微軟公司開發(fā)的Microsoft Office XP 是辦公人員最常用的通用軟件，Office XP由文字處理軟件Word XP、電子表格Excel XP、電子演示文稿PowerPoint XP、電子郵件Outlook版、表格圖表數(shù)據(jù)處理、幻燈片制作播放、網(wǎng)絡(luò)郵件傳輸、網(wǎng)站建立及網(wǎng)頁設(shè)計、數(shù)據(jù)庫管理等功能、是理想的辦公自動化軟件。本章主要介紹文字處理軟件Word XP、電子表格Excel XP和電子演示文稿PowerPoint XP的基本功能和應(yīng)用。它的主要功能是進行文字處理和排版編輯,它具有簡單易學(xué)、界面友好、智能程度高等特點，是一個使用廣泛、深受用戶歡迎的文字處理軟件?！八娂此谩笔侵冈谟嬎銠C屏幕上所見到的文章、圖表、表格等的效果與將來打印出來的效果是一樣的。(2) 文字編輯：文字編輯是任何一種字處理軟件的基本功能之一。前者用于及時更正常見的輸入、拼寫及語法錯誤；后者則允許在自動圖文集里定義、存儲經(jīng)常用到的文本或圖形，并在需要的時候?qū)⑺鼈儾迦氲轿臋n中去。也就是說，用戶可以靈活地根據(jù)需要對文檔中的字符、段落或頁面進行單獨設(shè)置，以活躍整個版面。模板是一種包含特定格式說明的專用文檔，當(dāng)以模板為基礎(chǔ)生成新文檔時，其所包含的格式就將自動有效，這樣就使操作簡化到只須填入相應(yīng)的內(nèi)容就可以了。樣式則是具有名字的特定編排格式的組合，可以認(rèn)為樣式是用戶自己設(shè)計的能夠重復(fù)使用的格式編排命令。(6) 表格處理：在Word XP中，創(chuàng)建、修改一個表格或把一個文本轉(zhuǎn)換為表格等操作是一件輕而易舉的事。(7) 傳真、電子郵件與Web ：Word XP最突出的特點就是網(wǎng)絡(luò)功能得到了加強，其中包括傳真、電子郵件、Web及主頁制作等。它的最大好處是可以將網(wǎng)上的Word 文檔或其他類型的文檔直接下載到Word XP中，也能夠?qū)⒆约旱奈臋n發(fā)布到網(wǎng)上去。只需將鼠標(biāo)指針移動到要輸入的位置，然后單擊，便可以開始輸入。(3)收集與粘貼：最多可以在剪貼板上保留24次復(fù)制或剪切的內(nèi)容，并允許粘貼全部或部分內(nèi)容。(5) 圖片項目符號：可以在項目符號列表的各項前插入小圖片，使列表更富有特色。安裝Office XP的過程與安裝較低版本的Office大致相同,只要按照Office XP安裝向?qū)У奶崾具M行操作就可輕松安裝。2. Word XP的啟動在安裝了Office XP以后,就可以啟動Word XP了。另外，如果桌面上有指向“Word XP”的快捷方式圖標(biāo)，也可直接雙擊打開。　　(1) 單擊“文件”|“退出”命令。(3) 雙擊窗口左上角的控制菜單圖標(biāo)。(5) 在當(dāng)前編輯窗口為工作窗口的情況下，直接按下Alt+F4.4. Word XP窗口組成啟動Word之后,將打開Word的窗口。窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、工作區(qū)和狀態(tài)欄等部分組成。圖41 Word XP窗口界面(1) 標(biāo)題欄:標(biāo)題欄位于窗口的最頂端,顯示當(dāng)前文檔的名稱。(2) 菜單欄:菜單欄分別由“文件(F)”、“編輯(E)”、“視圖(V)”、“插入(I)”、“格式(O)”、“工具(T)”、“表格(A)”、“窗口(W)”和“幫助(H)”等9個菜單項組成,每個菜單項都有一組命令或下級菜單。單擊其中的命令或子菜單的命令,Word就會執(zhí)行該命令所代表的操作。使用工具按鈕時,只要用鼠標(biāo)單擊或雙擊按鈕即可。Word有很多工具欄,當(dāng)要使用其他工具欄時,用戶可以選擇需要使用的工具欄,方法是:單擊“視圖”|“工具欄”子菜單,然后單擊選擇需要的工具欄命令。 如圖42所示。移動和重新排列工具欄的方法是:移動鼠標(biāo)指針到工具欄左側(cè)虛線位置,當(dāng)鼠標(biāo)指針變成實心的黑色十字形狀時,按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到窗口工作區(qū)中,此時就會變成浮動的工具欄,如果要還原其位置,只要雙擊工具欄的標(biāo)題欄即可。也可以使用標(biāo)尺對正文進行排版,如進行段落縮進,首行縮進，設(shè)置制表位等操作。圖42 工具欄選擇情況界面　　(5) 工作區(qū):也稱為文檔窗口。是Word 的主要工作區(qū)域。使用垂直滾動條可以使文檔上下滾動,使用水平滾動條可以左右滾動文檔,以便查看文檔的內(nèi)容?！　?8) 狀態(tài)欄:顯示出當(dāng)前文檔的頁數(shù)、當(dāng)前頁碼、插入點所在的位置、插入/改寫狀態(tài)等文檔相關(guān)信息。它可以通過單擊“視圖”|“任務(wù)窗格”命令來打開或者關(guān)閉。各種任務(wù)窗格都有不同的用途。包括普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖、文檔結(jié)構(gòu)圖視圖和閱讀版式視圖。(1) 普通視圖　　普通視圖方式非常適合于文字的錄入工作。普通視圖可以顯示文本格式,簡化了頁面的布局,所以可以方便快捷地進行一般的文字編輯。　　切換到普通視圖的方法是:單擊“視圖”|“普通”命令或在工作區(qū)的左下角單擊【視圖切換】按鈕均可切換到普通視圖方式。在Web版式視圖中,可以完整地顯示所編輯的文件的網(wǎng)頁效果。(3) 頁面視圖頁面視圖是Word的默認(rèn)視圖,頁面視圖是按照用戶設(shè)置的頁面大小進行顯示的視圖方式,它的顯示效果與打印效果完全一致。切換到頁面視圖的方法是:單擊“視圖”|“頁面”命令或單擊工作區(qū)左下角的【視圖切換】按鈕。大綱視圖將所有的標(biāo)題分級顯示出來,層次分明。還可以在“顯示級別”下拉列表框中選擇在大綱中顯示文檔的各個大綱級別的內(nèi)容,如圖43所示。(5) 文檔結(jié)構(gòu)圖視圖文檔結(jié)構(gòu)圖視圖是用來顯示文檔結(jié)構(gòu)的,它在窗口中顯示為一個獨立的窗格。窗口被分為兩列，當(dāng)在左側(cè)窗口中單擊某個標(biāo)題名稱時,即可直接將光標(biāo)定位到該標(biāo)題對應(yīng)的頁面,從而實現(xiàn)對整個文檔的快速瀏覽。文檔結(jié)構(gòu)圖窗口，如圖44所示。(1) 顯示特定主題的幫助信息在菜單欄右側(cè)的下拉列表中直接輸入需要幫助的主題（如“新建”）并按Enter鍵，系統(tǒng)把相關(guān)內(nèi)容羅列在“搜索結(jié)果”任務(wù)窗格中。(2) Office助手Office助手可以幫助用戶查找?guī)椭黝}、顯示提示信息并針對正在使用的程序的各種特有功能提供幫助。 文檔的基本操作1. 創(chuàng)建新文檔　　通常情況下,當(dāng)啟動Word時,系統(tǒng)會自動打開一個名為“文檔1”的空白文檔,標(biāo)題欄上顯示“文檔1Microsoft Word。新建文檔可以采用以下兩種方法。單擊“空白文檔”按鈕,此時Word將創(chuàng)建一個新的空白文檔,系統(tǒng)將自動為新創(chuàng)建的文檔取一個名稱(如“文檔2”,以后可以根據(jù)需要用新名稱保存文檔)。2. 文檔的打開(1) 用下列三種方法之一彈出 “打開”文檔對話框，如圖45所示。確定后單擊“打開”按鈕。3. 打開并轉(zhuǎn)換非Word文檔 Word可以將傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)文件（如txt文件、wps文件）等轉(zhuǎn)變成Word文檔，并在Word環(huán)境下編輯。4. 輸入文本　　Word的文本輸入十分方便,可以輸入文字和各種符號?？梢杂靡韵路椒ㄇ袚Q不同的輸入法: 用Ctrl+Shift組合鍵可以在英文和各種中文輸入法之間切換，用Ctrl+Space(空格)組合鍵可以切換中英文輸入法。另外在輸入文檔時還應(yīng)注意下面兩點。在“改寫”狀態(tài)下,輸入的文本將覆蓋光標(biāo)右側(cè)的原有內(nèi)容,而在“插入”狀態(tài)下,將直接在光標(biāo)處插入新輸入的文本,原有內(nèi)容依次右移。l 輸入文本時,如輸入的文本到達右邊界后,下面輸入的文本會隨光標(biāo)的移動而自動轉(zhuǎn)至下一行。(2)插入特殊字符在Word文檔中經(jīng)常要插入字符,例如插入運算符號、單位符號和數(shù)字序號等。也可以通過中文輸入法提供的軟鍵盤輸入一些特殊符號。圖47 “符號”菜單(3)輸入當(dāng)前日期和時間 在Word文檔中可以用不同的格式插入當(dāng)前的日期和