秘書工作交流ppt課件-展示頁
2025-05-21 12:46本頁面
【正文】 程 ? 獲取會議資料 ? 安排會議期間工作交接 ? 會議預(yù)算、確認(rèn)付款方式、預(yù)借現(xiàn)金、支票 ? 會議準(zhǔn)備（食、住、行） ? 通知與會人員。在會議前一天特別通知重要人員，以確保他們到會（可請相關(guān)人員的秘書協(xié)助） ? 會務(wù)人員分工 ? 會前踩點(diǎn) ? 會場布置，會務(wù)任務(wù)進(jìn)度跟蹤（參考 《 會務(wù)執(zhí)行表 》 ） 食 詢價(jià) / 確認(rèn)菜單 / 餐前落實(shí) / 押金退回 住 詢價(jià) / 預(yù)訂 / 房間分配 / 房間登記 / 消費(fèi)結(jié)算 行 確認(rèn)需求 / 距離 / 預(yù)訂 / 交通圖 / 車輛分配 / 車輛調(diào)度 / 消費(fèi)結(jié)算 會議組織（外部） ? 會議前（當(dāng)日） ? 檢查你的計(jì)劃 ? 確保早到，有足夠時(shí)間處理現(xiàn)場 ? 提供會議流程手冊 ? 實(shí)時(shí)跟蹤程序 ? 不輕易改變計(jì)劃 ? 隨時(shí)可以取用必要的工具 ? 了解設(shè)施在何處 ? 有所有人員的通訊錄 ? 與后勤支持人員保持即時(shí)聯(lián)絡(luò) 會議組織（外部） ? 會議中 ? 簽到登記 ? 強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律 ? 明確會議議程 ? 明確會務(wù)人員 ? 會議記錄 ? 有效利用會議場所附帶的資源 ? 協(xié)助演示 ppt ? 控制會議進(jìn)度 ? 警惕意外事件 ? 會議后 ? 滿意度調(diào)查 ? 清理會場，回收保密會議資料 ? 會議費(fèi)用結(jié)算 ? 發(fā)布會議紀(jì)要 ? 會務(wù)總結(jié) ? 跟蹤決議的執(zhí)行結(jié)果 完美的計(jì)劃能夠防止粗劣的效果 組織外部會議常用表單 ? 會議需求表 ? 會議預(yù)算表 ? 與會人員聯(lián)絡(luò)信息表 ? 會務(wù)工作物品清單 ? 住房登記表 * ? 會議簽到表 ? 車輛調(diào)度表 * ? 會務(wù)執(zhí)行表 ? 會議費(fèi)用結(jié)算表（結(jié)合預(yù)算表） 組織會議必須掌握的知識 ? 公司對于差旅、會議的相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定 ? 會議議程的擬定方法 ? 會議設(shè)備的使用 ? 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 ? 會議準(zhǔn)備不充分的后果 ? 會議資源的安全與保密措施 ? 會議記錄的技巧 ? 食宿、交通的安排技巧 ? 費(fèi)用借支、結(jié)算的流程 ? 會議文件歸檔的方法 避免失敗的會務(wù)組織 ? 會前頭腦風(fēng)暴，充分假想 ? 會中察覺隱患，迅速行動(dòng) ? 會后自我檢討，吸取經(jīng)驗(yàn) Say sorry! 練習(xí) 頭腦風(fēng)暴： 外部會議可能出現(xiàn)的意外有哪些 ? 日程安排技巧（ 1） ? 了解上司的作息習(xí)慣和身體狀況，適應(yīng)其工作節(jié)拍安排日程； ? 了解上司日常工作習(xí)慣、近期工作的重點(diǎn)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，觀察他們的工作重心與興奮點(diǎn)； ? 多與上司溝通交流，第一時(shí)間掌握他們的新安排，保證自己記錄的日程表與上司的實(shí)際日程一致； ? 日程安排有張有弛，不應(yīng)太緊，也不宜太松； ? 計(jì)劃好的事情立即寫入上司日程，更新日程表，以免安排沖突； ? 明確日程的優(yōu)先級，在協(xié)調(diào)時(shí)根據(jù)輕重緩急酌情安排； ? 多與上司溝通，尤其是以前沒有接觸過的日程安排，了解需求，加強(qiáng)回訪，對于處理事情的原則達(dá)成共識，以利工作開展；
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