秘書工作交流ppt課件(更新版)
【正文】 ? 控制會議進度 ? 警惕意外事件 ? 會議后 ? 滿意度調(diào)查 ? 清理會場，回收保密會議資料 ? 會議費用結算 ? 發(fā)布會議紀要 ? 會務總結 ? 跟蹤決議的執(zhí)行結果 完美的計劃能夠防止粗劣的效果 組織外部會議常用表單 ? 會議需求表 ? 會議預算表 ? 與會人員聯(lián)絡信息表 ? 會務工作物品清單 ? 住房登記表 * ? 會議簽到表 ? 車輛調(diào)度表 * ? 會務執(zhí)行表 ? 會議費用結算表（結合預算表） 組織會議必須掌握的知識 ? 公司對于差旅、會議的相關財務規(guī)定 ? 會議議程的擬定方法 ? 會議設備的使用 ? 獲取內(nèi)部、外部資源的渠道與流程 ? 會議準備不充分的后果 ? 會議資源的安全與保密措施 ? 會議記錄的技巧 ? 食宿、交通的安排技巧 ? 費用借支、結算的流程 ? 會議文件歸檔的方法 避免失敗的會務組織 ? 會前頭腦風暴，充分假想 ? 會中察覺隱患，迅速行動 ? 會后自我檢討，吸取經(jīng)驗 Say sorry! 練習 頭腦風暴： 外部會議可能出現(xiàn)的意外有哪些 ? 日程安排技巧（ 1） ? 了解上司的作息習慣和身體狀況，適應其工作節(jié)拍安排日程； ? 了解上司日常工作習慣、近期工作的重點和公司業(yè)務發(fā)展情況，觀察他們的工作重心與興奮點； ? 多與上司溝通交流，第一時間掌握他們的新安排，保證自己記錄的日程表與上司的實際日程一致； ? 日程安排有張有弛，不應太緊，也不宜太松； ? 計劃好的事情立即寫入上司日程，更新日程表，以免安排沖突； ? 明確日程的優(yōu)先級，在協(xié)調(diào)時根據(jù)輕重緩急酌情安排； ? 多與上司溝通，尤其是以前沒有接觸過的日程安排，了解需求，加強回訪，對于處理事情的原則達成共識，以利工作開展； 日程安排技巧（ 2） ? 周一多為例會時間，通常不安排過多事務； ? 出差前后的工作日盡量不安排太多事務； ? 在兩個約會間留出機動時間，防止約會延長引起日程沖突，給上司留出整理思路和調(diào)整狀態(tài)的時間，也為處理日常事務預留一些時間； ? 如有公司同事邀請上司參加會議或活動，總裁辦秘書可以主動幫助公司同事與上司確認是否參加； ? 如遇沖突的日程，應該基于上司對多個相沖突的日程的重要緩急程度的判斷和當前日程情況給出差旅安排的建議，由上司確認后作出相應安排； ? 對于差旅和重要的會議安排，應提前一天對參加者給出提醒。 （ 注意人員數(shù)量是否與營業(yè)額相符 ） （ 4） 根據(jù)班表去安排員工的工作崗位 、 休息時 間 、 訓練檢查及其它日常的保養(yǎng)維修工作 。 （ 游樂設備是否運作正常 ？ 是否安全 ？ 是否清潔 ？ ） 意見及行動： _________________________ C、 大堂 （ l） 檢查餐牌及食品燈箱 。 （ 花草是否茂盛 ？ 花草是否清潔 ？ 花盆是否清潔 ？ 有否損壞 ？ ） （ 9） 檢查鏡子 、 妝臺及其
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