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某公司行政管理制度流程-展示頁(yè)

2025-04-27 13:37本頁(yè)面
  

【正文】 。行政部每天兩次對(duì)企業(yè)內(nèi)部各區(qū)域進(jìn)行安全衛(wèi)生檢查。各分公司、中心有權(quán)對(duì)本部門(mén)員工違反公司規(guī)定的行為實(shí)施處罰,所有處罰須到行政部備案,并將罰金上繳財(cái)務(wù)中心。桌面不得放置涉密材料,超過(guò)一個(gè)月的文件、報(bào)價(jià)材料等嚴(yán)禁放在桌面上,應(yīng)放置在文件夾或文件柜中。2 工作所需設(shè)備及物品及時(shí)整頓,確保工作有序高效。第2條 適用范圍公司全體科室人員。第8條 流程1 會(huì)議實(shí)施流程第9條 附表1 《會(huì)議審批單》2 《會(huì)議通知單》3 《會(huì)議室使用登記表》4 《會(huì)議記錄表》5 《會(huì)議簽到表》6 《會(huì)議督辦表》會(huì)議審批單年 月 日 SDXDZJB008時(shí)間地點(diǎn)主持人提報(bào)部門(mén)會(huì)議名稱(chēng)參加者主要議題會(huì)議審批中心負(fù)責(zé)人總經(jīng)理備注年 月 日 會(huì)議通知單 SDXDZJB009時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人會(huì)議名稱(chēng)參加者主要議題準(zhǔn)備資料會(huì)議負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話備注注:如遇緊急情況不能參會(huì)可與會(huì)議負(fù)責(zé)人聯(lián)系年 月 日 會(huì)議室使用登記表 SDXDZJB010會(huì)議名稱(chēng)人數(shù)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議時(shí)間使用日期會(huì)議室檢查情況是否有損壞有□無(wú)□損壞明細(xì)填入下欄會(huì)議使用物品會(huì)議記錄表日期: SDXDZJB011時(shí)間 月 日 時(shí) 月 日 時(shí)地點(diǎn)主持人記錄人會(huì)議名稱(chēng)參 加 者主要議題對(duì)策措施期限負(fù)責(zé)人完成時(shí)間審核:說(shuō)明:1.會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議記錄傳閱與會(huì)人員會(huì)簽; 2.決議事項(xiàng)執(zhí)行應(yīng)設(shè)專(zhuān)人追蹤控制。2 違反第5條規(guī)定的,按重度違紀(jì)處罰。6 會(huì)議形成的待辦事宜由會(huì)議紀(jì)要形成人員跟進(jìn),總經(jīng)辦監(jiān)督落實(shí)。會(huì)議過(guò)程中手機(jī)須打靜音或關(guān)閉。4 參會(huì)人員須遵守會(huì)議紀(jì)律。如會(huì)議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交資料等。第6條 會(huì)議實(shí)施1 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織會(huì)議,并提前做好會(huì)議通知工作。4 公司級(jí)會(huì)議參會(huì)人員如不能如時(shí)參加須提前一天向總經(jīng)理請(qǐng)假,會(huì)議主持人須提前兩天請(qǐng)假。2 已列入計(jì)劃的會(huì)議,如需更改或遇需安排臨時(shí)會(huì)議時(shí),會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前2天辦理變更手續(xù),并報(bào)總經(jīng)辦備案調(diào)整,并提前一個(gè)工作日通知參會(huì)人員。5 下級(jí)部門(mén)的會(huì)議需要上級(jí)部門(mén)或管理人員參加的,應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議審批單》,批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3 中心、部門(mén)內(nèi)部會(huì)議(含例會(huì))由各中心、部門(mén)自行安排,但會(huì)議時(shí)間、參加人等不得與公司會(huì)議沖突。第4條 會(huì)議提報(bào)與審批1 企業(yè)管理層例會(huì)由企業(yè)管理委員會(huì)成員或總經(jīng)辦提報(bào)總經(jīng)理審批,評(píng)比會(huì)由人力資源部提報(bào)總經(jīng)理審批。其他會(huì)議屬于臨時(shí)會(huì)議。根據(jù)會(huì)議議題涉及的內(nèi)容分為公司級(jí)會(huì)議與中心部門(mén)級(jí)會(huì)議。 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司會(huì)議室(辦公樓三樓)的使用管理。2 管理監(jiān)督。第7條 流程1 印鑒使用簽批流程第8條 附表1 《文件閱批單》2 《文件資料借閱登記表》3 《銷(xiāo)毀清單》4 《文件總表》5 《文件發(fā)放登記表》6 《印鑒使用登記表》7 《印鑒使用申請(qǐng)表》年 月 日 文件閱批單 SDXDZJB001文件名稱(chēng)文件編號(hào)呈送部門(mén)呈送日期經(jīng)辦人文件背景年 月 日 分公司、中心年 月 日 總經(jīng)理年 月 日 備注年 月 日 文件資料借閱登記表 SDXDZJB002序號(hào)文件/資料名稱(chēng)借閱人用途批準(zhǔn)人借閱日期歸還日期接收人備注年 月 日 銷(xiāo)毀清單 SDXDZJB003文件名稱(chēng)銷(xiāo)毀部門(mén)銷(xiāo)毀原因部門(mén)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理監(jiān)銷(xiāo)人銷(xiāo)毀人銷(xiāo)毀時(shí)間年 月 日 文件總表 SDXDZJB004序號(hào)文號(hào)文件名稱(chēng)版次生效日期文件發(fā)放登記表SDXDZJB005發(fā)放日期文件名稱(chēng)文件編號(hào)接收部門(mén)接收人員年 月 日 印鑒使用登記表 SDXDZJB006編號(hào)日期事由用印部門(mén)用印申請(qǐng)人來(lái)文字號(hào)經(jīng)辦人批準(zhǔn)人備注印鑒使用申請(qǐng)表 SDXDZJB007部門(mén)申請(qǐng)日期年 月 日用印類(lèi)別份 數(shù)文件名稱(chēng)文件說(shuō)明申請(qǐng)人核準(zhǔn)人第2章 會(huì)議管理規(guī)定第1條 目的為規(guī)范公司會(huì)議管理,提高會(huì)議質(zhì)量,特制定本規(guī)定。6 凡違反第5條規(guī)定的任意一款,屬重度違紀(jì),視情節(jié)嚴(yán)重予以開(kāi)除處分。5 由于違反本規(guī)定而給工作帶來(lái)?yè)p失或?qū)υO(shè)備帶來(lái)?yè)p害的,由違反者承擔(dān)全部責(zé)任并承擔(dān)相應(yīng)損失。 3 違反第4條其他規(guī)定的,按工作過(guò)失處罰。第6條 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1 違反第3條規(guī)定,按工作過(guò)失處罰。6 印章停用與銷(xiāo)毀。5 申印權(quán)限:所有印章施印須填寫(xiě)《印鑒使用申請(qǐng)表》,由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),印鑒保管人備案后施印。4 印鑒使用。3 印章使用范圍。第5條 印章管理1 公司印鑒分為:公司公章、內(nèi)部文件章、合同專(zhuān)用章、報(bào)價(jià)專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法人代表印鑒、工會(huì)章、質(zhì)檢專(zhuān)用章、受控文件章。 制度等常規(guī)性文件資料借閱經(jīng)借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱;生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)相關(guān)文件借閱,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查看; 文件資料借閱不允許攜帶外出,需攜帶外出的須有部門(mén)總監(jiān)級(jí)別以上人員簽字,并填寫(xiě)《文件資料借閱登記表》; 文件資料借閱非總監(jiān)級(jí)別以上人員批準(zhǔn),不允許對(duì)借閱文件資料拷貝、翻錄、做筆記(生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn))。 所有包含公司內(nèi)部及外部客戶保密性信息的廢舊文件、資料,不允許二次使用,必須一次性銷(xiāo)毀; 廢舊文件、資料等不得隨便棄置,由各部門(mén)根據(jù)存量情況通過(guò)焚燒或碎紙機(jī)進(jìn)行集中銷(xiāo)毀,其中重要文件、資料和數(shù)據(jù)要填寫(xiě)《銷(xiāo)毀清單》,并報(bào)總經(jīng)理審批,由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。 文件應(yīng)于每季度最后一月25日前進(jìn)行匯總,28日前進(jìn)行存檔登記,含技術(shù)中心的各類(lèi)圖紙及電子版。2 文件保管。如確需部門(mén)單獨(dú)呈送的文件,應(yīng)由部門(mén)經(jīng)理及以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)親自呈送,并到總經(jīng)辦登記備案。第4條 文件管理1 文件呈送與收發(fā)。 文字稿采用Word文檔格式,頁(yè)面設(shè)置為上下左為2CM,主標(biāo)題采用黑體三號(hào),加粗,副標(biāo)題采用黑體字小三號(hào),加粗,條采用四號(hào)黑體,加粗,并加頁(yè)眉,內(nèi)容為“公司標(biāo)識(shí)”加“****商業(yè)設(shè)施有限公司”;流程圖采用VISIO格式,使用垂直格式的跨職能流程圖,并按照流程圖的規(guī)范要求使用圖標(biāo);表格采用宋體字(數(shù)字采用Times New Roman字體);頁(yè)面版式、頁(yè)眉頁(yè)腳格式與文字稿相同;
制度與流程采用宋體字(數(shù)字采用Times New Roman字體);正文標(biāo)題采用章節(jié)形式編寫(xiě),章下設(shè)節(jié),節(jié)下設(shè)條,條下采用項(xiàng)目編號(hào)(不超過(guò)2級(jí)),如兩級(jí)項(xiàng)目編號(hào)后仍需分級(jí),可采括號(hào)加阿拉伯?dāng)?shù)字表示。4 新制度試用期為一個(gè)月,在試執(zhí)行期間,各執(zhí)行部門(mén)將及時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提交總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制度做適當(dāng)修訂。2 各部門(mén)制定新的制度與流程,需將文字草稿及詳細(xì)流程圖,提交直接上級(jí)審批;審批后提交總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。2 本規(guī)定所指的文件、資料包括公司文件、規(guī)章制度、工作流程、證照、工作計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)、人事相關(guān)資料、技術(shù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)工藝、圖紙方案、客戶資料、供應(yīng)商資料、各種合同等一切有保存價(jià)值和必須控制的資料。行政管理制度第1章 文控管理規(guī)定第1條 目的為加強(qiáng)公司文件、資料的管理,特制定本規(guī)定。第2條 適用范圍1 ****商業(yè)設(shè)施有限公司所屬分公司、中心、各部門(mén)。第3條 制度制定管理1 為加強(qiáng)及規(guī)范公司的制度與流程管理,做到制度與流程的統(tǒng)一性。3 總經(jīng)辦編號(hào)后向各相關(guān)部門(mén)征求意見(jiàn)并將意見(jiàn)匯總,根據(jù)匯總意見(jiàn)修訂制度,將修訂后的制度提交總經(jīng)理簽批;簽批通過(guò)后,依據(jù)編號(hào)及等級(jí)下發(fā)試用執(zhí)行,同時(shí)根據(jù)備案登記信息收錄制度匯編。5 制度與流程制定的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。段落正文為固定值22磅; 制度名稱(chēng)、類(lèi)型及重要等級(jí)等信息由總經(jīng)辦予以確定;制度名稱(chēng)必須含蓋所擬訂的制度與流程的主題內(nèi)容;制度類(lèi)型根據(jù)編寫(xiě)使用的部門(mén)及內(nèi)容不同,分為行政、后勤、人力資源、財(cái)務(wù)、營(yíng)銷(xiāo)、運(yùn)營(yíng)、監(jiān)察、發(fā)展、總經(jīng)辦制度;243 / 243 新制度與流程的編號(hào)采用三級(jí)編號(hào),各級(jí)編號(hào)之間以“-”號(hào)隔開(kāi);第一級(jí)為公司簡(jiǎn)拼(SDXD):第二級(jí)為該制度與流程的擬定部門(mén)的拼音第一個(gè)字母大寫(xiě)(如:XZ);第三級(jí)為該制度與流程的順序編號(hào),起始號(hào)為001。 需呈送總經(jīng)理的文件資料,各中心、部門(mén)需采用統(tǒng)一格式(除必須手寫(xiě)外,一律采用打印版),并附《文件閱批單》,指定專(zhuān)人呈送,所有呈送總經(jīng)理的文件資料均直接呈送至總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦統(tǒng)一呈送總經(jīng)理。所有文件經(jīng)總經(jīng)理批閱后,由總經(jīng)辦反饋各相關(guān)部門(mén); 對(duì)涉及訂單等需要追究第三方責(zé)任及處罰類(lèi)的文件資料,由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行事實(shí)確認(rèn)并出具相關(guān)意見(jiàn)后呈送; 總經(jīng)辦每日分兩次呈遞總經(jīng)理辦公室文件資料,分別為上午10:00,下午14:00; 公司所有外部文件收發(fā)原則上由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),各部門(mén)外出開(kāi)會(huì)帶回文件的,需到總經(jīng)辦備案,如需上報(bào)材料的,總經(jīng)辦予以配合;(含OA電子版),電子版的通知先打印閱批后,總經(jīng)辦上傳,嚴(yán)禁使用郵件等發(fā)放通知,部門(mén)通知由經(jīng)理批準(zhǔn),中心內(nèi)的通知由總監(jiān)批準(zhǔn),其他的由總經(jīng)理批準(zhǔn),所有的通知由總經(jīng)辦備案后下發(fā); 企業(yè)制度類(lèi)文件下發(fā),由總經(jīng)辦編號(hào)并加蓋“受控文件”章后下發(fā),并填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》,版本更新時(shí),新版下發(fā)的同時(shí)舊版作廢,由總經(jīng)辦統(tǒng)一收回。 經(jīng)辦負(fù)責(zé)各類(lèi)制度文件及通知類(lèi)的保存管理,財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)銷(xiāo)售、采購(gòu)類(lèi)合同的管理,本部門(mén)可留存復(fù)印件; 總經(jīng)辦將文件資料分類(lèi)進(jìn)行歸檔,由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,并建立臺(tái)帳;電子類(lèi)文件的存檔,應(yīng)附臺(tái)帳并注明電子檔的內(nèi)容; 根據(jù)文件類(lèi)型及重要等級(jí)不同,可將文件分為永久保存、保存十年、保存五年、保存一年四類(lèi):(1) 永久保存文書(shū),包括:公司發(fā)展戰(zhàn)略、決議、規(guī)劃及有關(guān)公司發(fā)展歷史的文書(shū);規(guī)章制度文書(shū):各類(lèi)合同書(shū)、契約書(shū)、協(xié)議書(shū)、登記注冊(cè)文書(shū);公司對(duì)外公函、請(qǐng)示、報(bào)告、政府許可證等往來(lái)文書(shū);不動(dòng)產(chǎn)、基建、工程技術(shù)類(lèi)文件資料;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)表冊(cè)、帳薄、傳票、分析報(bào)表、決算書(shū);重要的訴訟關(guān)系文件;公司重要會(huì)議記錄、責(zé)權(quán)、財(cái)產(chǎn)權(quán)等;公司人事相關(guān)資料;其他需要永久保存的重要文件、帳薄及統(tǒng)計(jì)資料;(2) 保存十年文書(shū),包括:請(qǐng)求審批文書(shū),人事工資方面文書(shū);公司經(jīng)營(yíng)管理重要的查考性文件、市場(chǎng)調(diào)查文件;帳目、債權(quán)債務(wù)、工程技術(shù)類(lèi)文書(shū)、重要的往來(lái)業(yè)務(wù)文書(shū);其他除永久保存外重要文書(shū);(3) 保存五年文書(shū),包括:期滿或解約合同書(shū)、契約書(shū);公司內(nèi)部重要文件;公司客戶往來(lái)日志、事件類(lèi)文件;勞動(dòng)工資、保險(xiǎn)、醫(yī)療等人事類(lèi)文書(shū);短期內(nèi)需查考的文件;其他不需要保存十年的次重要文書(shū);(4) 保存一年文書(shū),指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書(shū),如果是調(diào)查報(bào)告原件,由所在分公司、部門(mén)主管負(fù)責(zé)確定保存年限;(5) 以上規(guī)定適用于公司各部門(mén)。3 文件銷(xiāo)毀。4 文件借閱。5 文件資料更新由總經(jīng)辦文控專(zhuān)員負(fù)責(zé)。2 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)保管公司公章、合同正章、內(nèi)部文件章;行政部負(fù)責(zé)保管工會(huì)章、黨章;營(yíng)銷(xiāo)分公司負(fù)責(zé)保管指定的合同專(zhuān)用章、報(bào)價(jià)專(zhuān)用章、受控文件章;財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)保管財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、法人代表印鑒;運(yùn)營(yíng)總部負(fù)責(zé)保管質(zhì)檢專(zhuān)用章。 公司公章用于招投標(biāo)、政府機(jī)關(guān)等對(duì)外行文或證明文件; 合同專(zhuān)用章用于合同書(shū)(協(xié)議書(shū))的簽訂; 內(nèi)部文件章用于內(nèi)部文件發(fā)文; 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及法人代表印鑒用于現(xiàn)金結(jié)算和銀行結(jié)算; 發(fā)票專(zhuān)用章用于開(kāi)具發(fā)票業(yè)務(wù); 報(bào)價(jià)專(zhuān)用章用于對(duì)外業(yè)務(wù)報(bào)價(jià)。 部門(mén)如有印章制作需求,應(yīng)向總經(jīng)辦申請(qǐng),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后總經(jīng)辦統(tǒng)一制作; 總經(jīng)理授權(quán)各分公司、中心、部門(mén)指定專(zhuān)人保管印章,負(fù)責(zé)印章的安全和施??;并將所有施印文件、施印數(shù)量等信息登記備案,備案表月底各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后交總經(jīng)辦歸檔保存; 公章外用須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并由總經(jīng)辦派人一同前往; 如遇印章丟失、被盜時(shí),當(dāng)事人應(yīng)立即向總經(jīng)辦報(bào)告,經(jīng)公司批準(zhǔn),并立即聯(lián)系登報(bào),聲明作廢; 印章保管人員因故調(diào)整,應(yīng)做工作交接。 公章:常規(guī)由總經(jīng)理批準(zhǔn),用于招投標(biāo)、人事合同、日常員工保險(xiǎn)辦理的由中心負(fù)責(zé)人及以上批準(zhǔn),個(gè)人開(kāi)具介紹信或證明類(lèi)資料提交書(shū)面申請(qǐng)及保證
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