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正文內(nèi)容

某公司行政管理制度[003]-展示頁

2025-04-27 13:36本頁面
  

【正文】 全面清理盤點,確保帳帳、帳卡、帳實相符。公司職員要愛護公共財務(wù)及設(shè)施。固定資產(chǎn)的使用人和管理員離職或調(diào)離工作崗位,應(yīng)由行政部負責(zé)進行固定資產(chǎn)進行清點、監(jiān)管移交,并做相應(yīng)的記錄。固定資產(chǎn)的出租、報廢、售讓等,由行政部出具書面報告,公司領(lǐng)導(dǎo)審批,交財務(wù)部門作帳務(wù)處理。除由財務(wù)負責(zé)管理固定資產(chǎn)總帳、明細帳外,行政部固定資產(chǎn)管理員要按各固定資產(chǎn)設(shè)置固定資產(chǎn)登記卡。分公司、辦事處等派出機構(gòu)的固定資產(chǎn),由分公司、辦事處負責(zé)人負責(zé)。經(jīng)辦人員憑購貨發(fā)票、固定資產(chǎn)登記卡到財務(wù)部申請付款或報帳。采購固定資產(chǎn)時,由行政部按批準(zhǔn)后的采購計劃購置固定資產(chǎn)。二、固定資產(chǎn)購置實行申報審批制度:使用部門將所需固定資產(chǎn)的購置書面報告報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批,書面報告的內(nèi)容包括:固定資產(chǎn)名稱、型號、數(shù)量、產(chǎn)地、品牌、價格標(biāo)準(zhǔn)、購置目的、質(zhì)量要求等。 圖書借閱期間受到損壞或丟失,借閱職員應(yīng)根據(jù)情節(jié)予以賠償。借閱圖書的職員應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還,原則上以兩周為限。行政部對所有圖書、資料做文本和電子版記錄,定期向全體職員發(fā)送最新書目,以便職員借閱。購買圖書、資料經(jīng)手人應(yīng)事先查閱行政部書目,防止重復(fù)購買。 圖書、資料管理制度一、 圖書、資料購買程序技術(shù)類、財務(wù)類圖書、資料由工程師或財務(wù)人員提出申請,經(jīng)所在部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理審批后,該部門自行購買。保密文件的查詢和借閱,要嚴(yán)格履行審批制度,權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致;保密文件的解密和銷毀(1)保密文件的解密有兩種形式,一是因正式公布而解;二是經(jīng)鑒定已喪失秘密特征而解密;(2)因公布而解密的,由保管人確認;(3)經(jīng)鑒定解密的,鑒定由保管人提出;(4)經(jīng)鑒定已喪失保存價值的秘密文件應(yīng)銷毀;(5)解密與銷毀應(yīng)報董事長批準(zhǔn)(6)銷毀保密文件,應(yīng)有兩個監(jiān)銷人,并制作銷毀記錄。離職時,應(yīng)清理交回公司。保密文件的發(fā)出、傳遞、簽收、保管(1)發(fā)出保密文件應(yīng)履行審批手續(xù),審批權(quán)限同保密文件的復(fù)制一致;(2)行政部經(jīng)理負責(zé)絕密文件的傳遞工作,其他保密文件的傳遞工作由秘書負責(zé);(3)保密文件的接收人,應(yīng)在接收記錄簿上簽收。(3)秘密①沒有明確規(guī)定可以傳達的公司辦公會議內(nèi)容;②不宜對外單位公開的內(nèi)部規(guī)章;③尚未公布的人事處罰決定;④其他秘密內(nèi)容。(1)絕密①公司有針對性的競爭策略和計劃;②交易商有關(guān)資料;③尚未公布的工資福利和人事調(diào)整方案;④其他絕密內(nèi)容。三、保密內(nèi)容與方法文件的保密環(huán)節(jié)包括其制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀等。 保密管理規(guī)定一、保密范圍公司全體員工均應(yīng)樹立保密意識,嚴(yán)格保守公司秘密。三、責(zé)任損壞、丟失公司檔案的;擅自提供、銷毀公司檔案的;涂改、偽造檔案的;違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。檔案室管理(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準(zhǔn)。銷毀(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準(zhǔn)。(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時歸還。⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標(biāo)明內(nèi)容、時間、地點。無標(biāo)題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標(biāo)題,并標(biāo)上方括號以示立卷人加的標(biāo)題。③立卷歸檔的文件要便于查找。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀(jì)要等。⑦其他需歸檔的文件資料。⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀(jì)要、重要通知、會議記錄等。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。 檔案管理制度一、 職責(zé) 各部門經(jīng)理負責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。三、傳真由前臺統(tǒng)一收、發(fā)傳真,并記錄到《傳真接收、發(fā)送記錄表》上。傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類范圍由行政部分發(fā)。蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。打印:在擬稿、核稿、簽發(fā)手續(xù)齊備后,交行政部審核登記,標(biāo)明文號,密級和分發(fā)范圍。事關(guān)公司重大內(nèi)外決策、業(yè)務(wù)往來文件,由董事長簽發(fā)。如事關(guān)公司的重大內(nèi)外決策業(yè)務(wù)往來的文件,由董事長指定專人負責(zé)起草。擬稿:公司文件一般由各部門在職責(zé)范圍內(nèi)自行起草,要對文件內(nèi)容負責(zé)。傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關(guān)負責(zé)人傳閱,及時分發(fā)、及時收回歸檔。職員因工作需要將公司的設(shè)備或物品攜帶出辦公區(qū), 需得到本部門經(jīng)理、行政部門的批準(zhǔn)。 公司計算機設(shè)備在使用中注意防病毒感染,如使用過程中出現(xiàn)問題,請與信息部工程師聯(lián)系。職員在工作需要使用傳真機時, 應(yīng)使用公司統(tǒng)一傳真格式。盡量放低聲音,以免影響他人工作;通話盡可能簡短,更不應(yīng)在電話中閑聊。 《再見》。愛護公司財物,不得損壞、丟失、浪費各種辦公用品。保持桌面整潔。工作時間不得擅自離崗。任何泄露公司機密的行為將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。公司的發(fā)展策略、計劃設(shè)想、勞動合同及經(jīng)營和技術(shù)方略均屬公司秘密。未經(jīng)主持人同意,參加會議期間不得中途離開。尊重同事,服從安排,聯(lián)系下屬,精誠團結(jié);認真工作,忠于職守;不擅自從事非職務(wù)活動;工作時間不做私事(包括看報、上網(wǎng)聊天、打游戲、打私人電話);營造和保持經(jīng)營場所的良好環(huán)境,辦公區(qū)內(nèi)不喧嘩、非吸煙區(qū)(辦公區(qū)、會議室)不吸煙、不吃零食。必須佩帶胸卡;舉止大方文雅;講究公共衛(wèi)生;維護公司形象。儀表舉止:職員工作時間應(yīng)穿著職業(yè)裝。51 / 51xx企業(yè)總公司行政管理制度編制單位:行政部 編制時間:二00四年五月目 錄員工行為規(guī)范制度…………………………………1收發(fā)文管理制度……………………………………3檔案管理制度………………………………………4保密管理制度………………………………………7圖書、資料管理制度………………………………9固定資產(chǎn)管理制度…………………………………10辦公用品管理制度…………………………………12機動車輛、駕駛員管理制度………………………14保潔工作管理制度…………………………………16印鑒管理制度………………………………………17宿舍管理制度…. …………………………………..19職工宿舍文明守則…………………………………22通訊工具管理制度…………………………………23員工行為規(guī)范制度一、職業(yè)道德 忠誠、正派、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)。 二、禮貌儀表 禮貌服務(wù):尊重客商,禮貌待人,文明用語,熱情服務(wù)。男職員應(yīng)穿職業(yè)裝,系領(lǐng)帶, 穿皮鞋,夏天不穿無領(lǐng)襯衫和短褲;女職員應(yīng)穿職業(yè)裙裝或褲裝,穿皮鞋,夏天不穿緊身服裝、超短裙、涼拖鞋、不得穿著運動裝或休閑裝上班,周末可適當(dāng)放寬。三、工作秩序遵章守紀(jì)。未經(jīng)主持人同意,參加會議期間不許使用手機。四、安全保密正確使用設(shè)備、設(shè)施,安全操作;實行事故報告制度;保密制度職員應(yīng)自覺執(zhí)行公司的保密制度。不經(jīng)批準(zhǔn)不得提供市場內(nèi)部信息、數(shù)據(jù)和資料。個人物品不得隨意放置,文檔必須存入適合的箱柜內(nèi)。下班前清理文件,鎖入文件柜。關(guān)閉照明燈、計算機、空調(diào)機電源等。電話、傳真與電腦的使用 接聽電話時,應(yīng)用: 《您好!》 (或報自己姓名)》,總臺應(yīng)用《您好!泰盛集團。 《謝謝》等禮貌用語。公司的長途電話僅限于工作使用,不得因私使用,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),除個人支付電話費用外,還將按違紀(jì)處理。傳真機不允許因私使用。公司電腦嚴(yán)禁使用游戲軟件,嚴(yán)禁上網(wǎng)瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)頁,禁止上、上網(wǎng)《炒股》、下載MP3歌曲、游戲等,上述行為一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司將根據(jù)人事管理制度規(guī)定處理。 收發(fā)文管理制度 一、收文登記:所有外來文件由行政部統(tǒng)一在文件上編寫總流水號,按流水號、接收日期、文件標(biāo)題、發(fā)文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發(fā)文件清單》上。二、發(fā)文公司文件的擬定簽發(fā),對內(nèi)外具有指令性和權(quán)威性。文件內(nèi)容涉及跨部門事務(wù),須經(jīng)部門間協(xié)調(diào)后方可發(fā)文。核稿:公文起草后,由擬稿部門經(jīng)理審核簽字,如公文內(nèi)容涉及其他部門事務(wù),須由有關(guān)部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。簽發(fā):凡以公司名義行文的,須經(jīng)行政部經(jīng)理、董事長簽發(fā)后,方可交付打印,屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)需以部門名義獨立行文的,部門經(jīng)理簽發(fā)即可。董事長直接簽發(fā)的特殊公文,但要補辦登記手續(xù),按審核份數(shù)打印。存檔:公司所有文件均須存檔一份,發(fā)文部門也須自留一份備查。一般公文的傳遞由各部門自行送達。發(fā)送傳真要統(tǒng)一用公司傳真紙。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。二、管理內(nèi)容與方法立卷歸檔(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。(2)立卷歸檔的要求:①各類文件應(yīng)分別立卷。②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。④文件有標(biāo)題的,應(yīng)在目錄中列上標(biāo)題。⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。檔案的利用(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴(yán)防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準(zhǔn)。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。(3)銷毀檔案時,應(yīng)認真清點,由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告解決。(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;(6)檔案移交 ①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;③負責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負責(zé)人、部門經(jīng)理一同進行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。二、保密原則公司全體員工應(yīng)遵守以下原則:不該說的,絕對不說;不該問的,絕對不問;不該看的,絕對不看;不該聽的,絕對不聽;不該記錄的,絕對不記錄。保密文件劃分為三級,第一級為絕密,第二級為機密,第三級為秘密。(2)機密①公司發(fā)展規(guī)劃;②公司事故調(diào)查報告;③公司領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案;④尚未公布的公司機構(gòu)改革方案;⑤員工個人的薪金;⑥其他機密內(nèi)容。保密文件的復(fù)制(1)保密文件的復(fù)制由董事長或主管副董事長批準(zhǔn);(2)復(fù)制保密文件,應(yīng)派人在復(fù)制現(xiàn)場監(jiān)督;(3)保密文件的復(fù)制情況應(yīng)予登記。接收人應(yīng)對保密文件妥善保管,不得隨意在辦公桌上堆放,不得攜帶回家或公共場所;(4)經(jīng)批準(zhǔn)由個人保存的記有秘密內(nèi)容的記錄本等應(yīng)防止遺失。(5)絕密文件由行政部經(jīng)理直接保管,其他文件由行政部(檔案室)保管。四、處罰違反本規(guī)定的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,對責(zé)任人予以處罰。其他類型圖書、資料由職員向行政部提出建議,行政部審批后,由提出建議的職員自行購買
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