【正文】 請購單之內(nèi)容，包括是否有采購之必要及請購單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。9．結案即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權責部門核閱批示。8．不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應依據(jù)合約規(guī)定退貨。6．訂單追蹤與稽核即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交運，并予嚴格驗收入庫。 5．訂單安排即于價格談妥后，應辦理訂貨簽約手續(xù)。3．選擇可能的供應來源即就需求說明，從原有供應廠商中，選擇實績良好廠商，通知其報價。由上述采購作業(yè)流程設計應注意的各項要點，可以了解采購流程對采購作業(yè)的影響及重要性。6．程序應合時宜即應注意程序的及時改進。5．繁簡或被重視的程度，應與所處理業(yè)務或采購各項的重要性或價值的大小相適應即凡涉及數(shù)量較大，價值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應有較嚴密之處理監(jiān)督。譬如，請購、采購、驗收、付款等權責均予區(qū)分。2．關鍵點之設置即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。茲將一般采購作業(yè)的流程設計應注意的要點，列述如下：1．先后順序及時效控制即應注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時限。金額較大之外部授權，采購部門應保留查核之權，以免發(fā)生流弊。超過此一權限，仍需呈請上級主管核定。4． 與潛在供應商之接觸聯(lián)系。2． 交易價格及條件之決定。凡屬共同性物料，采購金額較大者，或進口品等，均集中由總公司采購部辦理；小額、因地制宜、臨時性的采購，則授權分公司或各廠執(zhí)行。除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設備、貯藏設備、社區(qū)的經(jīng)濟責任等，具有獨特的差異性時，亦以采用分散制較為適宜。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。3．企業(yè)雖有數(shù)個生產(chǎn)機構，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購可以達到“以量制價”的效果。2．企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購工作并無因地制宜之必要。例如規(guī)格確認，物品轉運等費事耗時。2．非共同性物料集中采購，并無數(shù)量折扣利益。5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多存貨，各部門過剩物資，亦可相互轉用。3．采購功能集中，減少人力浪費；便利人才培養(yǎng)與訓練；推行分工專業(yè)性，使采購作業(yè)成本降低，效率提升。（一）優(yōu)點1．集中采購可使數(shù)量增加，提高對賣方的談判力量，較易獲得價格折讓與良好服務。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理條件、產(chǎn)品種類等采取中央集權方式的“集中制”，或是地方分權方式的“分散制”，或是兼分權與集權的混合方式的“混合制”。在檢討修正采購政策時，同時應以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準，進行檢討其影響購入成本的變動因素，例如：目前及日后的經(jīng)濟動向市場變化等因素，加以思考分析，才決定是獨家采購，還是多家分散采購或一般性訂購方式，以使購買政策具有高度彈性。11．本公司對物料采購過程應保持完整之記錄，以供充分參考運用。9．本公司對物料采購應實施市場調(diào)查工作，建立有關資料，作為選擇供應商之依據(jù)。是否以訂約為宜，及訂約有效期限之長短，應以與本公司最有利之因素考慮。6．每一購案之供應商或制造商，除因采購金額微小或因事實上不可能外，應以指定兩家或兩家以上詢價為原則。4．本公司采購人員應采取客觀公正之態(tài)度并保持價值觀念從事業(yè)務。2．本公司物料采購計劃系根據(jù)物料需求計劃而擬訂。（1）（2）、（3）（4）2．輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。第三章 適用范圍適用范圍1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構成產(chǎn)品最主要的成分。```````````第一章 采購手冊的編訂目的采購手冊的編訂目的為了使公司有關采購事務均能遵循制度辦理，便于最適當時間、在可能范圍內(nèi)以最低價格，向最適當?shù)墓?，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當?shù)脑稀⑤o料、商品或服務，特制訂本手冊。第二章 采購的定義采購的定義企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經(jīng)過商務談判確定價格、交貨及相關條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。通常，原料是在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項目。（1）油漆： （2）膠粘劑（3）包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機用打包帶、透明膠帶、鋼卷帶、打包扣、托盤 3．燃料：煤4．其它：（1）砂帶（2）刀具第四章 采購政策一．采購政策1．本公司物料供應采用集中采購制度。3．本公司對儲備物料采用預購備用方式采購，對非儲備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。5．本公司采購得經(jīng)由供應商或制造商以詢價、比價、議價方式辦理。7．本公司采購在必要時以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。8．本公司對物料采購應加強計劃與預算之功能，以增進效率，降低成本。10．本公司對物料采購工作之進行，應實施獨立之追蹤制度，以增進工作效能。二．采購政策之評估與修訂采購政策之評估作業(yè)，應先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購政策，對各采購項目的供應來源展開研究，并列出其優(yōu)、缺點；其次再以“采購項目”為主，針對每一個項目的采購政策，予以檢討修正，進而消除現(xiàn)有政策對采購項目所既存的缺點。在評估采購政策時，可使用下列檢核項目，進行檢討：1．采購政策是否具有可配合市場、經(jīng)濟動向或其交易內(nèi)容變異之彈性？2．中、長期或年度的采購執(zhí)行方式是否明確？3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點？4．交易形態(tài)能否適切的運用，以降低采購成本？5．改變訂貨量對于采購成本會有影響嗎？6．是否對供應商進行評鑒？7．是否依供應商評鑒結果進行訂貨？8．是否積極的輔導或培育協(xié)力廠？9．對協(xié)力廠的輔導成果是否反映在采購成本上？第五章 采購制度采購制度 采購制度系指企業(yè)對采購工作之管理。一．集中制 將采購工作集中一個部門辦理，做到極點時，總公司各部門、分公司及各工廠均無采購權責。2．只有一個采購部門，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實施。4．建立各部門共同物料的標準規(guī)格，可以簡化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗工作時間。（二）缺點1．采購流程過長，延誤時效；零星、地域性及緊急采購狀況難以適應。3．采購與使用單位分離，采購績效較差。（三）使用狀況1．企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購量值小，全公司只要一個采購單位來辦理，即可充分滿足各部門對物品或勞務的需求?；虿块T與需用部門雖非同處一地，但因距離亦非遙遠，通信工具相當便捷，采購工作集中由一單位辦理，尚不至于影響需求時效。二．分散制將采購工作分散給各需用部門分別辦理。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購上的遲延，且不易應付緊急需要，而購用部門的聯(lián)系相當困難，采購作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長復雜。三．混合制兼取集中、分散制優(yōu)點而成。公司組織架構圖參見后附圖第六章 采購授權采購授權為了圓滿執(zhí)行工作并達到目標，采購部門應有下列四種決策權：1． 供應商之選擇。3． 采購規(guī)范之確認。再就采購部門而言，為實施分層負責，提高工作效率，通常會實施下列兩種授權措施：內(nèi)部授權采購主管秉承上級主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購之權。外部授權除了采用混合式采購制度之外部授權狀況外，尚有對于執(zhí)行專案計劃人員之授權（不受公司原有采購制度之約束），或采購部門認定由使用部門自行辦理更為妥當之授權。公司采購核決表 負 責 人權項 目 限供應部負責人技術部負責人質(zhì)量部負責人財務部負責人公司副總經(jīng)理公司總經(jīng)理原輔材料采購合同復審復審復審復審復審核決原輔材料采購訂單復審核決零星材料采購復審復審復審核決采購計劃及預算復審核決入庫單核決檢驗單核決退貨單核決結算單復審核決稅票復審核決第七章 作業(yè)流程作業(yè)流程凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購金額偏高者，對程序的設計愈為重視。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案件會簽部門太多，影響作業(yè)時效。3．劃分權責或任務即各項作業(yè)手續(xù)及查核責任，應有明確權責規(guī)定及查核辦法。4．作業(yè)過程中發(fā)生摩擦、重復與混亂即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時間之因應法則。反之，則可略予放寬，以求提高工作效率。早期設計的處理程序或流程，經(jīng)過若干時日后，應加以檢討，不斷改進，以因應組織的變更，或作業(yè)上的實際需要。采購作業(yè)基本步驟如下：1．需求即在采購之前，應先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？2．需求說明即確認需求之后，對需求的細節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)，能順利進行。 4．合宜價格的決定即決定可能的供應商后，進行價格的談判。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權利及義務，須予列明。7．核對發(fā)票廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應先經(jīng)采購部門核對，財務部門才能辦理付款。并立即辦理重購，予以結案。10．紀錄與檔案維護即凡經(jīng)結案批示后之采購，應列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。第八章 采購表單 XXXXX有限公司供應商送貨單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　送貨人：制表人：三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達聯(lián) XXXXX有限公司入庫單 NO 000084 送貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應聯(lián) XXXXX有限公司退貨單 NO 000084 退貨單位： 鉤稽單號:年 月 日 編 碼品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量單 價金 額備 注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　合 計　　　記帳人：經(jīng)辦人：庫管：四聯(lián)①存根聯(lián)②倉庫聯(lián)③記帳聯(lián)④供應聯(lián)62 / 62請 款 單請款金額請款部門請款人請款日期合同編號合 同經(jīng) 辦 人簽 訂付款額已付款額欠付款入庫驗收人入庫時間財 務 部審核意見付款時間收款單位開 戶 行帳 號請款理由：供 應 部審核意見審批意見：編號 請 購 單 年 月 日 編 號品 名規(guī) 格單位數(shù)量需用日期請購原因 及 用 途備 注核準： 供應部負責人： 請購部門負責人： 請購人： XXXXX有限公司貨款結算單 NO：供應商：