【正文】 第三欄的科目為部門專案費(fèi)用。統(tǒng)計(jì)總表格式可參照下表： 統(tǒng)計(jì)總表科目元二三 …十二合計(jì)…第一欄……第二欄……第三欄…合計(jì)統(tǒng)計(jì)總表共劃分有三欄：(1) 第一欄的科目比較偏重強(qiáng)調(diào)共同費(fèi)用的分?jǐn)?，假設(shè)公司的會(huì)計(jì)政策共同費(fèi)用不分?jǐn)偅瑒t僅有總務(wù)及人力資源部門會(huì)有本欄，其他部門沒有。第二個(gè)重點(diǎn)是，工作底稿用在什麼地方？工作底稿用在下述兩個(gè)地方：(1) 專案費(fèi)用(2)專案資本支出：資產(chǎn)項(xiàng)只要每一個(gè)專案都要有一個(gè)工作底稿，這是個(gè)必要條件。每個(gè)專案執(zhí)行時(shí)，每個(gè)都有一個(gè)費(fèi)用的預(yù)估$A$A2…、$A6，最後加總得到一個(gè)專案費(fèi)用的總數(shù)AT。剛才提到每個(gè)部門在年度計(jì)劃中，都必須有很多的執(zhí)行計(jì)劃，因有許多重點(diǎn)工作要做。很多人認(rèn)為沒有工作底稿也不會(huì)有問題，尤其會(huì)計(jì)人員會(huì)說：「我有一個(gè)總表，統(tǒng)計(jì)出來就可以了。以下提供各位一個(gè)參考格式，各位亦可加以重新設(shè)計(jì)： 工作底稿專案代號：專案名稱：科目內(nèi)容月份金額$A1$A2$A3$A4$A5$A6 合計(jì)AT表單中專案代號欄的用途為：當(dāng)電腦化時(shí)，可透過電腦運(yùn)作，很方便的叫出所有該專案的細(xì)部資料。各部門已有工作計(jì)劃，如何由工作計(jì)劃變成預(yù)算，這個(gè)過程很重要。修正預(yù)算是相當(dāng)麻煩的，哪怕是1塊錢之差，也會(huì)牽一髮動(dòng)到全身。若要落實(shí)執(zhí)行，這一部分非常重要。從執(zhí)行計(jì)劃裡，它會(huì)有各項(xiàng)的細(xì)目或細(xì)目計(jì)劃，會(huì)整建得很清楚，這就是很重要的部分，部門預(yù)算編製的基礎(chǔ)。最近10年來，筆者主持的企業(yè)到了要編製年度計(jì)劃期間，會(huì)計(jì)部門會(huì)拿出企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則中會(huì)計(jì)科目來review，然後給各部門主管上課。筆者習(xí)慣所主持企業(yè)是一定用共同費(fèi)用統(tǒng)一計(jì)算，不採用分?jǐn)傊?。若企業(yè)決定做分?jǐn)偅瑒t會(huì)計(jì)要把分?jǐn)偟墓?、或金額提供各部門參考。何謂共同費(fèi)用，例如說：房屋租金、公司的電話費(fèi)、水電費(fèi)…等。(2).要把公司的所有相關(guān)數(shù)據(jù)資料，整理提供給各部門參考，例如：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用；至於專案費(fèi)用則不需要；專案費(fèi)用要按實(shí)際上的市場價(jià)格來決定，由負(fù)責(zé)單位去做。資產(chǎn)採購在其他五個(gè)機(jī)能都會(huì)發(fā)生，例如：各部門在未來的一段時(shí)間，會(huì)購買2套電腦。商品採購發(fā)生在六大機(jī)能中，生產(chǎn)跟商品的地方。組織會(huì)產(chǎn)生部門薪資，工作重點(diǎn)則產(chǎn)生下述類型的費(fèi)用：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用、與專案費(fèi)用；以及另外非屬費(fèi)用的專案資本支出?？梢园l(fā)現(xiàn)到執(zhí)行計(jì)劃是最充分完整的，而且其中每個(gè)動(dòng)作都會(huì)牽涉到我們的預(yù)算，所以說企業(yè)預(yù)算編製一定要有部門年度經(jīng)營計(jì)劃做基礎(chǔ)。詳如下圖所示：圖1： 總目標(biāo) 部門目標(biāo) 單位目標(biāo) 個(gè)員目標(biāo) 對一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)哪些人要寫年度計(jì)劃？筆者的習(xí)慣僅生產(chǎn)線的作業(yè)員不要寫，其他人都要寫，也就是說幾乎全員都要寫。當(dāng)企業(yè)為買賣業(yè)、或服務(wù)業(yè)時(shí)，其中的生產(chǎn)管理要變更為商品管理，會(huì)牽涉到採購的作業(yè)。當(dāng)企業(yè)為製造業(yè)時(shí)，上述六部分會(huì)分別代表：行銷、人力資源、生產(chǎn)管理、財(cái)會(huì)管理、研究發(fā)展、與行政管理(為一般的稱謂，在很多企業(yè)稱為總務(wù)管理。最大的問題是沒有部門目標(biāo)，也非由承接總目標(biāo)展開下來。所謂執(zhí)行計(jì)劃為達(dá)成目標(biāo)所要採用的工作重點(diǎn)跟工作方法；從工作重點(diǎn)跟工作方法就會(huì)產(chǎn)生出我們所要的預(yù)算。通常對於一個(gè)公司預(yù)算編擬的過程到部門年度經(jīng)營計(jì)劃即可。然後還有些企業(yè)因不準(zhǔn)而放棄預(yù)算的編擬，只是抓一個(gè)概略的數(shù)字就運(yùn)作了，非?？上?。零基預(yù)算由各部門開始，它又要有任何的執(zhí)行依據(jù)的話？那就是要有年度計(jì)劃。這也是為何今天本課程命名為部門預(yù)算的原因。除非公司過去從未按零基預(yù)算做過，第一次做會(huì)有差異，但筆者跟各位保證，第二次、第三次做就會(huì)抓得準(zhǔn)。零基預(yù)算制又叫歸零預(yù)算制，意思是企業(yè)開始運(yùn)作之前預(yù)算歸零，開始運(yùn)作時(shí)有預(yù)算產(chǎn)生，期間終止時(shí)又歸零，這樣運(yùn)作的過程給我們很好的引導(dǎo)，預(yù)算的編擬、執(zhí)行不能用過去的數(shù)據(jù)來加加減減，要以這個(gè)時(shí)段要做的事情為基礎(chǔ)來編預(yù)算。傳統(tǒng)上很多企業(yè)對預(yù)算的認(rèn)知，都是用所謂傳統(tǒng)預(yù)算制，也就是公司的很多預(yù)算乃交由財(cái)會(huì)部門，將去年的數(shù)據(jù)加加減減成今年的數(shù)據(jù)，非常不準(zhǔn)，經(jīng)常要修改，此為傳統(tǒng)預(yù)算制的弊端。筆者所主持企業(yè)在今天中午，就知道昨天的總損益，而且不一定要電腦化，用手做就能達(dá)到效果，雖非100%的準(zhǔn)確，但可達(dá)95%的準(zhǔn)確度以上。企業(yè)若已實(shí)施年度計(jì)劃，則預(yù)算管理是很容易導(dǎo)入的；若企業(yè)未實(shí)施年度計(jì)劃，現(xiàn)在雖已進(jìn)入年度中，仍可導(dǎo)入練習(xí)?，F(xiàn)在先不談?wù)麄€(gè)企業(yè)的預(yù)算，先談部門的預(yù)算，然後再由小彙總到大則成為整個(gè)企業(yè)的預(yù)算?！蓖瑯庸P者經(jīng)營企業(yè)時(shí)也會(huì)引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，並訓(xùn)練、規(guī)劃、安排使每個(gè)同仁了解預(yù)算管理關(guān)係到他們每個(gè)人工作的績效。預(yù)算的觀念與做法並非會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)單位的事情，是企業(yè)體中所有人應(yīng)該要有的認(rèn)知，但目前大多數(shù)企業(yè)沒有這些觀念與認(rèn)知，使得預(yù)算管理無法落實(shí)去運(yùn)作與執(zhí)行，使得企業(yè)的經(jīng)營結(jié)果成效總不能於事前、或過程中立即獲知掌握，往往在事後才能知道，要改善則為時(shí)已晚。企業(yè)預(yù)算其實(shí)就是在做這件事，不能把它單純的當(dāng)成會(huì)計(jì)作業(yè)的一部份。 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理 我們今天所要探討的課題是：部門預(yù)算管理的方法。常常很多人問筆者：「預(yù)算重不重要？」此時(shí)筆者多半不會(huì)直接、正面強(qiáng)調(diào)預(yù)算有多重要，但筆者會(huì)提醒他：「你想不想知道你的企業(yè)在未來的一段時(shí)間能賺多少錢？」這句話往往也引起在場許多其他人的興趣。其實(shí)在企業(yè)經(jīng)營過程中，預(yù)算扮演非常重要的角色，比如說：營業(yè)團(tuán)隊(duì)的貢獻(xiàn)如何？是要用數(shù)據(jù)來分析的；生產(chǎn)團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)如何？也是要用量化的數(shù)據(jù)分析；公司的任何一筆收入、支出都可用數(shù)據(jù)來分析…但傳統(tǒng)上許多人以為預(yù)算是會(huì)計(jì)單位的事情，所以今天要安排這個(gè)課程，以提供企業(yè)界參考。在筆者這20年來擔(dān)任專業(yè)總經(jīng)理的角色過程上，多半都是用這樣的方式讓業(yè)主放心，也就是讓他們清楚知道：”他們的企業(yè)交由我經(jīng)營，他們會(huì)得到什麼樣的成效與預(yù)期。預(yù)算實(shí)是每個(gè)企業(yè)都要重視的。一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)推動(dòng)預(yù)算制度時(shí)，企業(yè)團(tuán)隊(duì)的預(yù)算規(guī)劃應(yīng)如何進(jìn)行？第一點(diǎn)就是要有年度計(jì)劃，計(jì)劃經(jīng)營一定要做，計(jì)劃經(jīng)營即是年度計(jì)劃的推動(dòng)實(shí)施。筆者經(jīng)營企業(yè)通常在事情開始前以及每個(gè)階段完成時(shí)，就即時(shí)知道損益。很多人認(rèn)為不可能，但筆者覺得這境界並不難，關(guān)鍵其實(shí)只是在懂不懂得做？有沒有方法？年度計(jì)劃是做預(yù)算的第一個(gè)要項(xiàng)。筆者經(jīng)營與輔導(dǎo)企業(yè)，鼓勵(lì)大家用零基預(yù)算制。以零基預(yù)算編製法來編製預(yù)算準(zhǔn)確度相當(dāng)高。另外還要提醒第二個(gè)重點(diǎn)，那就是零基預(yù)算要準(zhǔn)，必須要各部門配合，絕不是財(cái)會(huì)部門一個(gè)單位就能做到，財(cái)會(huì)僅是彙總各部門的結(jié)果，這是預(yù)算編擬的前提。零基預(yù)算要推成功一定要各部門做。零基預(yù)算要抓得準(zhǔn)，一定是從各部門開始，此為計(jì)劃經(jīng)營的運(yùn)作方法，即經(jīng)營企業(yè)要按計(jì)劃經(jīng)營，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會(huì)不準(zhǔn)。年度計(jì)劃的推衍從總目標(biāo)來，總目標(biāo)推衍出部門年度經(jīng)營計(jì)劃，然後再展到單位年度工作計(jì)劃，最終再展到個(gè)員年度工作計(jì)劃，這就是計(jì)劃經(jīng)營的架構(gòu)。當(dāng)部門提出部門年度經(jīng)營計(jì)劃要同時(shí)提出部門經(jīng)營預(yù)算書，而部門年度經(jīng)營計(jì)劃的主要內(nèi)容有下述4部分：(1) 部門目標(biāo)(2) 執(zhí)行計(jì)劃(3) 預(yù)算(4) 執(zhí)行計(jì)畫表其中部門目標(biāo)、與執(zhí)行計(jì)劃，此兩者關(guān)係到預(yù)算，也就是說關(guān)係一個(gè)部門的預(yù)算最重要的在這裡。若一個(gè)公司不是這個(gè)方式，各部門各行其是，雖各個(gè)部門都努力的想做好事情、做它認(rèn)為對的事情，但因?yàn)榕c公司總目標(biāo)沒有完整的相關(guān)，放任各部門編預(yù)算最後彙總後，其結(jié)果會(huì)超乎老闆的想像?？偰繕?biāo)的內(nèi)容，包括六大部分：行、人、生、財(cái)、研、管，為企業(yè)六大機(jī)能的展開。) 。部門目標(biāo)一定也是follow這六個(gè)項(xiàng)目，一個(gè)部門的計(jì)劃從總目標(biāo)延伸部門目標(biāo)，再延伸到單位，再延伸到個(gè)人。愈高階的要寫得愈詳細(xì)完整，到單位、個(gè)員則只有一張甘特氏表，就只是一張執(zhí)行計(jì)畫表，在其中填入我有哪些工作重點(diǎn)？預(yù)計(jì)哪個(gè)月份執(zhí)行？執(zhí)行計(jì)畫表的格式，可參考下圖所示：工作重點(diǎn)元二三 …十一十二說明 通常一份部門年度計(jì)劃中，篇幅佔(zhàn)最大的是執(zhí)行計(jì)劃?，F(xiàn)在我們來看一看，部門預(yù)算的編製中，要考慮部門年度經(jīng)營計(jì)劃中的哪些部分？如下圖所示，通常部門年度經(jīng)營計(jì)劃中會(huì)有組織、及工作重點(diǎn)。專案資本支出，包括：(1)在採購單位會(huì)有採購的動(dòng)作，進(jìn)行商品採購，指：原物料、半成品、及成品。(2)在總務(wù)部門會(huì)有資產(chǎn)採購。(1).組織：部門薪資(2).工作重點(diǎn)：共同費(fèi)用 行政費(fèi)用 屬費(fèi)用部分 專案費(fèi)用 專案資本支出：商品、資產(chǎn)任何一個(gè)企業(yè)團(tuán)隊(duì)在做部門預(yù)算編製時(shí)，事前會(huì)計(jì)單位要做的準(zhǔn)備工作，如下：(1).事先將公司會(huì)計(jì)科目的定義範(fàn)圍、內(nèi)容，界定清楚。(3)共同費(fèi)用：要採用統(tǒng)一制、還是分?jǐn)傊疲孪柔嵡?。統(tǒng)一制由會(huì)計(jì)單位統(tǒng)一計(jì)算，不分?jǐn)偨o各部門。至於用哪一個(gè)方式較好？沒有既定的答案，每個(gè)公司可視其自身情況加以考量。無論如何，事先會(huì)計(jì)單位一定要釐清，若未釐清則各相關(guān)單位不可能做得好。大家不要以為各部門主管對會(huì)計(jì)都很清楚，他們也會(huì)弄不清楚，何況每家公司會(huì)計(jì)科目的定義與範(fàn)圍都不一樣。這一部份未做，則部門預(yù)算不可能做得好。若不這樣做，則編製會(huì)不準(zhǔn)並與實(shí)際執(zhí)行有偏差，一偏差那麼到了第二個(gè)月、第三個(gè)月又要修正預(yù)算。按道理說，預(yù)算不能隨便修正，筆者通常半年才動(dòng)一下，會(huì)為未來的半年做一次修正，要不然預(yù)算是不可以修正的。建