【正文】 費(fèi)用 意思是說(shuō)每花1塊錢促銷費(fèi)用，產(chǎn)生多少回收？4. 來(lái)客數(shù)的增加 此方面的統(tǒng)計(jì)，有些行業(yè)需要，有些行業(yè)不需要。在SR2時(shí)，我們採(cǎi)用了SP活動(dòng)，此時(shí)會(huì)產(chǎn)生的變動(dòng)費(fèi)用，我們稱之為VE2。預(yù)算內(nèi)主管可核簽，預(yù)算外所有的主管都不能簽，1毛錢也要到最高當(dāng)局總經(jīng)理。以鐘擺理論來(lái)談，CEO不要亂出招，要按計(jì)劃行事，才不會(huì)勞民傷財(cái)。於是往往第一年業(yè)績(jī)就有很高的成長(zhǎng)。預(yù)算管理就是提醒我們?nèi)绾文芎?jiǎn)化我們的管理動(dòng)作，筆者經(jīng)營(yíng)企業(yè)管理動(dòng)作都非常少，最後會(huì)只剩下該有的：年度計(jì)劃撰寫、年度計(jì)劃發(fā)表、在每個(gè)月會(huì)主管會(huì)議的績(jī)效評(píng)估內(nèi)控制度的建立行銷策略筆者入主企業(yè)，首先會(huì)做的事情如下：章則彙編建立人力盤點(diǎn)行銷策略的界定有關(guān)人力盤點(diǎn)方面，筆者的做法是：看哪些人qualify，哪些人不qualify，不qualify的人請(qǐng)他走路?！构P者回答：「為什麼你當(dāng)初沒想到這600塊，這是你的問題。因筆者是專業(yè)總經(jīng)理必須對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，所以筆者會(huì)例如往上報(bào)100，往下要求120，會(huì)保留一點(diǎn)差異。上級(jí)主管認(rèn)為可減少參展次數(shù)，只須提供經(jīng)費(fèi)10萬(wàn)。談?lì)A(yù)算管理為何要特別提出此點(diǎn)，因?yàn)橛嘘P(guān)作業(yè)流程的規(guī)定，若全公司每個(gè)人都不知道這套規(guī)矩，大家就會(huì)亂。為何證管會(huì)要卡得那麼死？因?yàn)樵瓉?lái)私人企業(yè)，只有一兩位老闆，現(xiàn)在公開，投資股東為大眾，所以其營(yíng)運(yùn)要為社會(huì)大眾負(fù)責(zé)，它應(yīng)要有合理的作業(yè)制度的存在，若作業(yè)不合理，未來(lái)就會(huì)頻頻出狀況，內(nèi)控內(nèi)稽制度實(shí)為公司經(jīng)營(yíng)的必要條件。筆者的目的要訓(xùn)練部門主管，要有責(zé)任意識(shí)，要有預(yù)算控管的觀念。以下是筆者見到許多從屬主管對(duì)交通費(fèi)的控制方式：每月一開始部屬來(lái)簽計(jì)程車費(fèi)，他都一概準(zhǔn)，但20號(hào)以後來(lái)申請(qǐng)交通費(fèi)，他會(huì)要求做公車。若已在稽核權(quán)責(zé)範(fàn)圍內(nèi)，稽核簽完字就會(huì)發(fā)回主管，這就叫已被登記過(guò)，稽核就是做這個(gè)審核的工作。在這兩個(gè)基礎(chǔ)上，做預(yù)算的管理才不會(huì)失敗。以前有做年度計(jì)劃，但未按筆者所談的方式做，筆者敢說(shuō)一定不準(zhǔn)，是虛功，此外改來(lái)改去，增加各部門的工作量，做匯集的會(huì)計(jì)部門工作量更大。有一個(gè)規(guī)模不大約30人的貿(mào)易公司，年?duì)I業(yè)額也達(dá)7億。任何企業(yè)於年度開始時(shí)，都一定會(huì)有預(yù)估資金運(yùn)用表、資產(chǎn)負(fù)債表、與損益表，則可預(yù)估未來(lái)的一段時(shí)間公司的預(yù)估損益、Cash Flow。我們所學(xué)管理會(huì)計(jì)，只用其中實(shí)用性的東西，用淺顯的方式解說(shuō)，要了解並不會(huì)難。儲(chǔ)備幹部班為未來(lái)升任中級(jí)主管所設(shè)，而儲(chǔ)備主管班為未來(lái)升任部級(jí)主管所設(shè)。C為每人一天多少出差費(fèi)，D為共出差幾天，這個(gè)費(fèi)用可能在11月份發(fā)生。所以筆者每?jī)赡昃蛽Q一輛車。否則公司僅給你主管一個(gè)費(fèi)用總數(shù)，如此真就能解決問題了嗎？當(dāng)日後執(zhí)行時(shí)，部門主管該如何去安排？會(huì)計(jì)憑什麼去稽核，如何審核其合理性？在預(yù)算管理時(shí)，會(huì)產(chǎn)生許多爭(zhēng)議。第二個(gè)重點(diǎn)是，工作底稿用在什麼地方？工作底稿用在下述兩個(gè)地方：(1) 專案費(fèi)用(2)專案資本支出：資產(chǎn)項(xiàng)只要每一個(gè)專案都要有一個(gè)工作底稿，這是個(gè)必要條件。以下提供各位一個(gè)參考格式，各位亦可加以重新設(shè)計(jì)： 工作底稿專案代號(hào)：專案名稱：科目?jī)?nèi)容月份金額$A1$A2$A3$A4$A5$A6 合計(jì)AT表單中專案代號(hào)欄的用途為：當(dāng)電腦化時(shí)，可透過(guò)電腦運(yùn)作，很方便的叫出所有該專案的細(xì)部資料。從執(zhí)行計(jì)劃裡，它會(huì)有各項(xiàng)的細(xì)目或細(xì)目計(jì)劃，會(huì)整建得很清楚，這就是很重要的部分，部門預(yù)算編製的基礎(chǔ)。何謂共同費(fèi)用，例如說(shuō)：房屋租金、公司的電話費(fèi)、水電費(fèi)…等。組織會(huì)產(chǎn)生部門薪資，工作重點(diǎn)則產(chǎn)生下述類型的費(fèi)用：共同費(fèi)用、行政費(fèi)用、與專案費(fèi)用；以及另外非屬費(fèi)用的專案資本支出。當(dāng)企業(yè)為製造業(yè)時(shí)，上述六部分會(huì)分別代表：行銷、人力資源、生產(chǎn)管理、財(cái)會(huì)管理、研究發(fā)展、與行政管理(為一般的稱謂，在很多企業(yè)稱為總務(wù)管理。然後還有些企業(yè)因不準(zhǔn)而放棄預(yù)算的編擬，只是抓一個(gè)概略的數(shù)字就運(yùn)作了，非常可惜。零基預(yù)算制又叫歸零預(yù)算制，意思是企業(yè)開始運(yùn)作之前預(yù)算歸零，開始運(yùn)作時(shí)有預(yù)算產(chǎn)生，期間終止時(shí)又歸零，這樣運(yùn)作的過(guò)程給我們很好的引導(dǎo)，預(yù)算的編擬、執(zhí)行不能用過(guò)去的數(shù)據(jù)來(lái)加加減減，要以這個(gè)時(shí)段要做的事情為基礎(chǔ)來(lái)編預(yù)算?，F(xiàn)在先不談?wù)麄€(gè)企業(yè)的預(yù)算，先談部門的預(yù)算，然後再由小彙總到大則成為整個(gè)企業(yè)的預(yù)算。 主管人員如何進(jìn)行預(yù)算管理 我們今天所要探討的課題是：部門預(yù)算管理的方法。預(yù)算實(shí)是每個(gè)企業(yè)都要重視的。筆者經(jīng)營(yíng)與輔導(dǎo)企業(yè)，鼓勵(lì)大家用零基預(yù)算制。零基預(yù)算要抓得準(zhǔn)，一定是從各部門開始，此為計(jì)劃經(jīng)營(yíng)的運(yùn)作方法，即經(jīng)營(yíng)企業(yè)要按計(jì)劃經(jīng)營(yíng)，不能想到哪邊做到哪邊，如此就會(huì)不準(zhǔn)。總目標(biāo)的內(nèi)容，包括六大部分：行、人、生、財(cái)、研、管，為企業(yè)六大機(jī)能的展開?，F(xiàn)在我們來(lái)看一看，部門預(yù)算的編製中，要考慮部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中的哪些部分？如下圖所示，通常部門年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃中會(huì)有組織、及工作重點(diǎn)。(3)共同費(fèi)用：要採(cǎi)用統(tǒng)一制、還是分?jǐn)傊?，要事先釐清。大家不要以為各部門主管對(duì)會(huì)計(jì)都很清楚，他們也會(huì)弄不清楚，何況每家公司會(huì)計(jì)科目的定義與範(fàn)圍都不一樣。建議訓(xùn)練我們從屬主管要懂得編製工作底稿，因?yàn)椴块T預(yù)算整個(gè)的彙總是由工作底稿促成的。讓我們每個(gè)執(zhí)行計(jì)劃，都有一個(gè)工作底稿做依據(jù)。由統(tǒng)計(jì)總表可以看出未來(lái)一年每個(gè)月部門總共要花多少錢？每個(gè)科目未來(lái)一年部門要花多少錢？如此會(huì)計(jì)做彙總的時(shí)候，就會(huì)很清楚，可用以check與總目標(biāo)的數(shù)據(jù)是否吻合？有些企業(yè)用另外的方式，由會(huì)計(jì)給一個(gè)費(fèi)用總數(shù)，由部門主管自行去規(guī)劃、調(diào)配，但主管其實(shí)還是要有年度計(jì)劃做依據(jù)，執(zhí)行時(shí)較無(wú)爭(zhēng)議。然後過(guò)戶給個(gè)人，再賣回公司70萬(wàn)，再以70萬(wàn)/5=14萬(wàn)，分5年折舊，這樣一部車就可以剝兩次皮。(5) C*D針對(duì)這個(gè)展，我們會(huì)產(chǎn)生的人員出差。筆者所推動(dòng)的職涯發(fā)展體系，主要有儲(chǔ)備幹部班、與儲(chǔ)備主管班?！蛊鋵?shí)基本會(huì)計(jì)不難，到成會(huì)、高會(huì)才難。會(huì)計(jì)部門其實(shí)是很辛苦的。有一個(gè)是資訊產(chǎn)業(yè)，年?duì)I業(yè)額400億，它是做內(nèi)外銷的資訊產(chǎn)品。談部門的預(yù)算管理，現(xiàn)在所談的這個(gè)動(dòng)作一定要做，否則部門預(yù)算的管理談不上。(2) 按公司權(quán)責(zé)表中，依據(jù)核決權(quán)限來(lái)做管理。稽核會(huì)做的檢查，有下述三項(xiàng)：(1) 支出的申請(qǐng)，在原先的預(yù)算中有沒有列？(2) 支出的金額，是否超出預(yù)算？(3) 支出的核決，是否超出權(quán)限？稽核看完要簽字。每個(gè)科目在年度計(jì)劃預(yù)算總表中原已有了，僅將已簽出去的費(fèi)用自行登記加以抵扣，還剩下多少錢也會(huì)清楚。若以一個(gè)部門的差異度最多1千元來(lái)算，10個(gè)部門最多差異1萬(wàn)元，而一年最多12萬(wàn)的差異。許多企業(yè)流行想上市、上櫃，其實(shí)放眼看臺(tái)灣許多企業(yè)，符合上市、上櫃的條件有太多太多了，因其營(yíng)業(yè)額、資本額、以及獲利率都符合申請(qǐng)條件，但為何不能上市、上櫃？主要關(guān)鍵為它是否有內(nèi)控內(nèi)稽制度？證管會(huì)，甚至是之前輔導(dǎo)的證卷商、會(huì)計(jì)師事務(wù)所是否同意？若沒有內(nèi)控內(nèi)稽制度。筆者引導(dǎo)筆者主持企業(yè)的人力資源部門，新人教育時(shí)除介紹公司產(chǎn)品外，還要介紹公司基本作業(yè)流程，使之了解與其未來(lái)工作相關(guān)的還有哪些作業(yè)流程規(guī)定，當(dāng)然還有人事管理規(guī)則。學(xué)員問題1請(qǐng)問一個(gè)實(shí)務(wù)上的問題：有主管提出下年度要參展幾次以及相關(guān)的交通費(fèi)，共計(jì)須費(fèi)用20萬(wàn)。例如：筆者主持的某一企業(yè)教育訓(xùn)練費(fèi)用列了3000萬(wàn)，筆者主持的另一企業(yè)行銷費(fèi)用列了8000萬(wàn)…按理說(shuō)行銷單位在事先就該知道有哪些展，當(dāng)然現(xiàn)在假設(shè)發(fā)生了此事，針對(duì)此問題，筆者會(huì)有如下2個(gè)solution：(1)第一種方式筆者編這個(gè)總目標(biāo)的時(shí)候，費(fèi)用比率都通常會(huì)有所保留，例如筆者總目標(biāo)佈達(dá)25%，但保留預(yù)計(jì)會(huì)有26% ~ 27%，即保留款，稱為預(yù)備金，一般說(shuō)來(lái)不會(huì)讓各部門知道，只給會(huì)計(jì)、稽核知道。筆者在所主持企業(yè)曾碰到一個(gè)案例，有主管向筆者抱怨：「為600塊寫專案簽呈，還要經(jīng)過(guò)稽核與受總經(jīng)理審問。筆者鼓勵(lì)許多企業(yè)寫遊戲規(guī)則，但奇怪很多企業(yè)的高階主管不喜歡訂遊戲規(guī)則，總喜歡大家事事向他請(qǐng)示，認(rèn)為這樣叫有存在價(jià)值，筆者覺得這叫做勞民傷財(cái)。(3) 行銷策略的建立。毛利扣費(fèi)用才得營(yíng)業(yè)淨(jìng)利。有關(guān)預(yù)算的管制動(dòng)作：預(yù)算外的管制動(dòng)作，一定要專案簽呈呈報(bào)，一定要到最高當(dāng)局。 在SR1時(shí)，我們沒有採(cǎi)用任何的SP活動(dòng)，此時(shí)會(huì)產(chǎn)生的變動(dòng)費(fèi)用，我們稱之為VE1。2. SP費(fèi)用實(shí)際/預(yù)算SP實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用之差距。以預(yù)算來(lái)看，總目標(biāo)就有行銷總費(fèi)用是多少錢，其中就已有變動(dòng)費(fèi)用。筆者一向會(huì)責(zé)成業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，營(yíng)業(yè)額不能有太大的變化，否則公司的開銷會(huì)受到影響很多。4. 生產(chǎn)單位的效益評(píng)估被評(píng)估本公司的生產(chǎn)人效。全員要加強(qiáng)注意什麼？業(yè)務(wù)人員要加強(qiáng)什麼？每個(gè)人的職責(zé)任務(wù)就會(huì)很清楚，很多企業(yè)對(duì)這方面沒有花心思，沒有讓全員都能認(rèn)知，這是我們主管的責(zé)任。部門主管如何能做出這張表，因前面所提，每個(gè)月部門主管有支出控制表，自己就已有控制，做這張表很快，不必凡事等會(huì)計(jì)單位。以下談第三個(gè)預(yù)算評(píng)估重點(diǎn)。但這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)因素，建議原來(lái)在年度計(jì)劃編撰時(shí)，就應(yīng)要預(yù)估，當(dāng)然此時(shí)要看行銷業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)的功力夠強(qiáng)。如果過(guò)去我們沒有做預(yù)算管理，第一次努力去做，總有一點(diǎn)偏差，沒關(guān)係，第二次還會(huì)有，… 第四次就會(huì)很準(zhǔn)。坦白講，全企業(yè)有60%的人386就夠用了，只有40%中的20%才需要用到Pentium II。2. 設(shè)定目標(biāo) 指筆者希望達(dá)到多少的Net，反推回去得到SR2，這是筆者公佈給董事會(huì)的數(shù)值。 當(dāng)預(yù)算發(fā)生重大變化，產(chǎn)生修正，如果修正值還在SR3 SR2之間，即佈達(dá)以SR3，而修正仍落在SR2之上，則影響還小。但告訴大家，業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)就算看到，也會(huì)裝做沒看到，他們喜歡賣好賣的，這是一個(gè)必然的現(xiàn)象。 以下說(shuō)明預(yù)算的評(píng)估方式：1. 共同費(fèi)用建議從評(píng)估中檢討，可採(cǎi)取月檢討評(píng)估。行銷業(yè)務(wù)絕對(duì)是企業(yè)的火車頭，沒走出去，一切都是免談。19 / 19