【正文】 以及交通工具的安排。公方接待中最常見。 例如：上級領導部門或主管部門領導來本地視察 老干部和上級領導路過本地，短暫休息； 外地參觀團來本地參觀。 ? 低格接待 陪客比來客職務低，常見于基層單位。 接待規(guī)格 ? 高格接待 陪客比來客職務地位要高。 一、接待準備 ? 接待預約 ? 接待規(guī)格 ? 接待人員 ? 接待環(huán)境 ? 接待程序 接待預約 對于來訪者的預約，接待時要弄清以下情 況： ? 客人的基本情況： 領隊、人數(shù)，姓名，性別，職稱職務，年齡，生活習慣、宗教信仰、飲食愛好、禁忌等 ? 抵離時間、所乘交通工具： 準確掌握航班號或列車車次、車廂號及?？课恢?。周到的迎接，可以給客人賓至如歸的感覺；美好的送別，可以給客人留下完美的回憶。 （ 6）、制定接待工作計劃 主要內(nèi)容：確定接待規(guī)格、人員、擬定日程安排、提供經(jīng)費列支。 （ 3）對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標準。當對方的來訪事關重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關系時，往往以高規(guī)格接待。 高規(guī)格接待固然能表現(xiàn)出重視、友好，但它會占用主陪人過多的時間，經(jīng)常使用會影響主陪人的正常的工作。 （ 5）確定接待規(guī)格。 （ 4）了解來賓的基本情況。 ? 提示： 最好每天下班前把所有的辦公用品都整理好，第二天就不會手忙腳亂。 請問秘書初萌有什么不妥的地方？秘書接待應做好哪幾方面的準備工作？ 第一：樹立單位形象，加強對外交流與合作 第二：創(chuàng)造溝通環(huán)境，促進解決實際問題 接待工作的意義： 第一節(jié) 最強的殺毒劑 第二節(jié)：接待工作的原則 一、熱情周到原則 二、遵紀守法原則 三、對口接待的原則 四、講求實效原則 五、儉省節(jié)約原則 六、保密原則 七、確保安全原則 八、靈活應變原則 第三節(jié)：接待工作準備 接待前的準備工作 （ 1）心理準備 ① “誠懇”的心情 ②合作的精神 （ 2）物質(zhì)準備 ①環(huán)境準備 包括前臺、會客室、辦公室、走 廊、樓梯?？腿嗣嬗胁粣?。 初萌轉告客人說：“何部長正在接待一位重要的客人，請您等一下，請坐。一天，有一位與人力資源部何部長預約好的客人提前 20分鐘到達。 文秘管理 之接待工作 案例導入： ? 天地公司的初萌是一個新員工，她在前臺負責接待來訪的客人和轉接電話，還有一個同事小石和她一起工作。每天上班后一到兩個小時之間是她們最忙的時候，電話不斷，客人絡繹不絕。初萌馬上通知人力資源部，部長說正在接待一位重要的客人，請對方稍等?！闭f著電話鈴又響了，初萌匆匆用手指了一下椅子，趕快接電話。小石接完電話，趕快為客人送上 — 杯水，與客人閑聊了幾句，以緩解客人的情緒。 ②辦公用品的準備包括前廳和會客室 （ 3）業(yè)務知識和能力的準備 企業(yè)的發(fā)展歷史、產(chǎn)品特點、規(guī)格、種類、各部門設置及領導職工的情況；較完備的資料，如當?shù)刭e館名勝古跡、游覽路線、娛樂場所的名稱、地點、聯(lián)系方式，本市的政治、經(jīng)濟、文化等情況。上班能提前 10分鐘到達，就有時間把接待環(huán)境再清潔整理一遍，良好的接待環(huán)境會使自己和客人都愉快。 包括來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、 民族、職務等。 ? 高規(guī)格接待； ? 對等接待； ? 低規(guī)格接待 思考題 1. 什么是高 /對等 /低規(guī)格接待？ 2. 最常見的接待規(guī)格是什么？為什么？ 3. 影響接待規(guī)格的因素有哪些？ ? 對等接待是最常用的接待方式。 低規(guī)格接待有時是因單位的級別造成的，有時是另有原因，用得不好，會影響與對方的關系； 還有 如下一些因素 （ 1）對方與我方的關系。 （ 2）一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格。 接待規(guī)格的最終決定權在上司里，秘書 僅提供參考意見。 1）主要陪同人員； 2）主要工作人員； 3）住宿地點、標準、房間數(shù)量； 4）宴請時間、地點、標準、人數(shù)； 5）會見、會談時間、地點、參與人員 形成的文件： 人員安排表 日程安排表 接待經(jīng)費列支 （ 1）工作經(jīng)費 （ 2）住宿費 （ 3）餐飲費 （ 4）勞務費 （ 5）交通費 （ 6）參觀、游覽、娛樂費用 （ 7）紀念品費 （ 8）宣傳、公關費用 （ 9）其他費用 接待的工作程序？ 了解來訪者情況 確定接待規(guī)格 制定接待計劃 接待工作總結 接待計劃的實施 做好接待準備工作 第四章迎送禮儀 迎送禮儀 迎送禮儀包括迎客、送客兩個環(huán)節(jié)。本課主要講解涉外公方迎送禮儀。 ? 來訪目的，方式，要求等。 例如：上級領導派一般工作人員向下級領導口授意見； 兄弟單位領導派員到本單位商談重要事宜； 下級同志來訪辦理重要事宜。一般本單位領導出面看望一下即可。 ? 對等接待 陪同與客人職務級別大體一樣。本單位高層領導只需在事前看望一下。 如果客人將坐飛機離開，要提前通知客人按航空公司規(guī)定的時間到機場辦理手續(xù)，對于身份高的客人，接待人員要為其代辦手續(xù) 小貼士 ? 客人中如有兒童，還得預備兒童用具，如兒童餐椅、餐； ? 接待人員在言行舉止方面也要顧及兒童和父母的心理。 由比來賓身份或級別略低的人到車站、機場迎送，人不宜多，而與來賓身份相同或略高的人則在來賓下榻處的門口迎送。 如果相應級別的領導不能出面，可由職務相當?shù)娜嘶蚋甭毚砥溆蛠碣e。 小貼士 ? 重要客人或初次來訪客人，要迎送 ? 一般客人或多次來訪客人，不安排迎送也不失禮。 （二）接站 ? 迎接一般在機場、車站等地要有專人、接站牌或迎送橫幅。高規(guī)格接機，一般在機場內(nèi)迎接，主賓和主要陪同人員是從前舷梯下，其他人員從后舷梯下。 ? 注意接站牌的字體顏色要清晰醒目，切忌用白底黑字。 ? 介紹的順序： 通常先將迎送人員介紹給來賓，并按身份由高至低介紹，行握手、擁抱禮。 獻花 ? 適用于禮遇較高的客人，多用于外事場合。 ? 獻花通常由兒童或女青年擔任 ? 要在領導握手后獻花。 ? 要注意花的安全，可以請公安部門檢查有無危險品，