【正文】 本表格中保管期限中的長期指三十年；永久指五十年以上。 第三十 一 條 對于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司及 集團(tuán) 物業(yè)管理中心檔案工作要求 的物業(yè)分公司 ，導(dǎo)致檔案管理工作混亂， 集團(tuán) 物業(yè)管理中心 對檔案管理具體工作人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 將提出薪資、職務(wù)或獎金降級的建議，或提 請對其進(jìn)行 失職問責(zé) 的處罰 。銷毀完畢須在銷毀清冊 上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字； 應(yīng)及時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 第 二十 九 條 檔案資料的銷毀 資料，由 檔案室 負(fù)責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或當(dāng)作廢紙出售 （請參 見附件 十 《檔案鑒定與銷毀目錄》） ； 。 第 二十 七 條 檔案資料統(tǒng)計 12月 31日前對檔案資料的收進(jìn)、移出 、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計； 、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整； 總經(jīng)理，下屬各客戶服務(wù)中 心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報客戶服務(wù)中心總經(jīng)理； 4. 統(tǒng)計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實際。 ： （ 1）庫房相對獨立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施， 禁止 放置易燃易爆物品或其他危險物品，配備滅火器材，標(biāo)示 禁止 煙火標(biāo)志； （ 2）庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計，每周定時測記。 第 九 章 檔案資料管理和鑒定 第 二十 六 條 檔案室 的設(shè)置 檔案室 原則上分為綜合檔案室和資料保管室，并且?guī)旆吭瓌t上要求獨立，下屬各客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實際情況， 是否 設(shè)置 與檔案室分開的 獨立 資料 保管室 。 第二十 四 條 各 物業(yè)分公司應(yīng)注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個人信息， 業(yè)主個人信息檔案只保存在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中， 如需調(diào)用調(diào)閱檔案中保存的含有業(yè)主姓名、電話和居住單元等 個人 隱私信息 ，須客戶服務(wù)中心總經(jīng)理批準(zhǔn) ，如需 調(diào)出或 復(fù)制超過三十份業(yè)主個人隱私信息的須 經(jīng)客戶服務(wù)中心總經(jīng)理和物業(yè)分公司總經(jīng)理 兩級 批準(zhǔn) ， 并由有關(guān)檔案人員記錄去向和跟蹤有關(guān)信息資料及其 銷毀情況 。 第二十 三 條 檔案資料密級確定及管理 密級分為機(jī)密、秘密、 普通三等級 ，密級事項劃分詳見檔案資料歸檔范圍； ，只能在 檔案室 內(nèi)查閱； ， 且 檔案室 內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖； 的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。 第 二十二 條 檔案資料借閱事項規(guī)定 ，并及時辦理清戶手續(xù)。 各物業(yè)分公司于 每 年 6 月 30日 和 12月 31日 前 分別 將整理好的 半年的 檔案資料目錄清單，以電子版形式發(fā)往 集團(tuán)物業(yè)管理中心 備案。 第 二十 條 物業(yè)分公司 所屬的 檔案資料管理工作接受集團(tuán) 地區(qū)地產(chǎn)公司檔案室 和 物業(yè)管理中心 的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。 第 十 九 條 物業(yè)分公司負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)并考核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作 。 非 A4 圖幅 圖紙 可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成 A4 規(guī)格，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露 在外面 ； 4. 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如 使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等 ，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆， 字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔， 簽字蓋章手續(xù)完備 ； 5. 歸檔的文件原則上一律為原件 （除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外） ，要盡量追加原件，必要時復(fù)印件 并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔； 6. 熱敏傳真紙不能直 接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處； 7. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù) 以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整； 8． 歸檔資料必須準(zhǔn)確記 錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計的修改也須在圖紙上反映出 來 ； 9. 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合 集團(tuán)檔案中心規(guī)定的 歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)， 并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等 文字信息， 電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。 第十 六 條 移交： 各客戶服務(wù)中心暫時不用并需要長期 保存的檔案可 定 期移交物業(yè)分公司 檔案室 保存 ， 主要 包括 實物檔案、聲像檔案等， 資料類檔案由各客服中心自行保存不需移交 （移交相關(guān)表格請參 見附件二《檔案移交書》、附件 三 《檔案移交案卷目錄表》、附件 四 《卷內(nèi)目錄》） 1. 資料歸檔前 各 客戶服務(wù)中心 檔案資料管理員 須按類整理好，并填寫檔案資料移交表， 履行移交手續(xù)； 2. 移交時，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章 ； 3. 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份 ； 4. 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室 簽字確認(rèn)，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 第 五 章 檔案資料的移交和歸檔 要求 第十 五 條 移交前資料管理 1. 各客戶服務(wù)中心的檔案資料在 移交 前由各 客服中心 檔案資料員負(fù)責(zé)存檔管理； 2. 各客戶服務(wù)中心必須設(shè)置 檔案的 固定存放處 ，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒） 內(nèi)，客戶服務(wù)中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé) ； 3. 各客戶服務(wù)中心存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。 5. 小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。 （ 7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各種活動材料。 （ 6）物業(yè)租賃材料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。 （ 4）設(shè)備檔案管理，包括設(shè)備的標(biāo)識、設(shè)備 臺 帳和設(shè)備資料等。 （ 3）物業(yè)經(jīng)營管理材料。 （ 2） 人事管理相關(guān) 材料。同時做好電子檔案的更新。檔案柜必須加鎖封存； （ 2）及時做好業(yè)戶檔案的跟蹤、更新工作。具體 收集整理 要求如下： （ 1）業(yè)戶檔案資料包括：業(yè)戶姓名、地址、收樓時間、面積等 ,根據(jù)具體 需要，選擇將檔案袋裝進(jìn)檔案盒內(nèi)，并將業(yè)戶的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列。因此，業(yè)戶檔案資料的管理是各客戶服務(wù)中心檔案工作的重點。 業(yè)戶檔案資料（包括維修基金檔案資料） 主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。在實際工作中，實物、聲像檔案資料比較少，根據(jù)使用頻率及重要性選擇自行存放或移交 分公司 檔案室 ， 自行保管時要注意保護(hù)完整性 ； 榮譽(yù)類檔案 ； 。 主要包括樓宇、交通、治安、公共配套 設(shè)備設(shè)施 等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關(guān)材料 ； 4．合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。 第十三條 物業(yè)分公司 主要統(tǒng)一收集和管理公司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料： 公章和相關(guān)證照由 物業(yè)分公司 統(tǒng)一管理 ； 、公函、工作計劃和上級來文、國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)等檔案資料。并完成物業(yè)分公司 檔案室 交待的其他相關(guān)工作任務(wù)。監(jiān)督落實同步歸檔制度，接收和保管集團(tuán)各部門以及地產(chǎn)地區(qū)公司移交的檔案資料，進(jìn) 行整理、鑒定、統(tǒng)計、編目和研究，積極開展檔案資料歸檔和利用工作； （ 4） 負(fù)責(zé)對下屬各客戶服務(wù)中心檔案資料工作人員或兼職檔案資料工作人員的培訓(xùn)工作，并定期（每月至少一次）檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和考核各客戶服務(wù)中心檔案資料管理工作 ； （ 5） 做好 檔案室 設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作；維護(hù)檔案資料的完整和安全；負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計；同時完成 上級 安排的其它相關(guān)工作任 務(wù)。 第 十 條 各 物業(yè)分公司 須配備 檔案管理 的專 責(zé) 人員，下屬各客戶服務(wù)中心根據(jù)自身實際情況， 須 指定專人負(fù)責(zé)或 配 置 兼職檔案管理員（一 般由行政人員兼管），具體管理本客服服務(wù)中心日常檔案資料。物業(yè)分公司主要收集和保管 分 公 司級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料， 下屬各客戶服務(wù)中心具體管理 各自的 物業(yè)檔案和資料 。 第八條 客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)所屬樓盤的有關(guān)檔案工作 ，承擔(dān)管理責(zé)任 。 第六條 各物業(yè)分公司檔案 資料 工作 歸口于 地區(qū)地產(chǎn)公司 檔案中心 指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查 ， 同時接受集團(tuán)物業(yè)管理中心 、檔案中心的 檢查、監(jiān)督和指導(dǎo) 。 第二章 權(quán)責(zé) 第四條 檔案管理機(jī)構(gòu) 分為三個不同層級：集團(tuán)物業(yè)管理中心、物業(yè)分公司和客戶服務(wù)中心 ，根據(jù)三者的需要分別保存 檔案和資料。 第二條 檔案資料工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理 金碧物業(yè)有限公 司 各 分公司 及各下屬客戶服務(wù)中心有關(guān)存檔資料檔案，維護(hù)檔案資料的完整和安全，便于各項工作的開展和利用。 金碧 物業(yè) 有限公司 分公司 檔案管理辦法 為全面加強(qiáng)金碧 物業(yè) 有限公司各 分公司 檔案 管理工作，確保 分公司 有關(guān) 各類檔案資料充分、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。 第一章 總則 第一條 本管理辦法所稱的檔案資料是指 金碧物業(yè)有限公司 各地區(qū)分公司及下屬各客戶服務(wù)中心成立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有查閱、利用價值的各種形式 (紙質(zhì)、電子、聲像、實物等 )資質(zhì)證照、文書、公文、公函、合同、圖紙、業(yè)戶資料、以及音像、圖表等檔案資料。 第三條 具體歸檔范圍、歸檔時間 、 保管期限 及 審批權(quán)限 詳見附件一 《金碧物業(yè) 有限公司 分公司 檔案資料歸檔范圍 及審批權(quán)限參考表 》 。 第五條 物業(yè)管理中心在集團(tuán)檔案中心的指導(dǎo)下，對其內(nèi)部檔案進(jìn)行保存、利用和管理，制定有關(guān)檔案管理的方針 、 政策 和指導(dǎo)意見等 ，并可根據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用 、復(fù)制 各 物業(yè)分公司或各客戶服務(wù)中心的有關(guān) 檔案和 資料 。 第七條 物業(yè)分公司 對本部 檔案室 進(jìn)行直接的管理，同時 對下屬 各 客戶服務(wù)中心的檔案管理工作 進(jìn)行 業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)管，并承擔(dān)分公司總部及有關(guān)客戶服務(wù)中心檔案工作的 管理 責(zé)任 ，并可根 據(jù)權(quán)限和有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一保管或 調(diào)用各客戶服務(wù)中心的有關(guān)資料 。 第 三 章 人員配備和工作崗位職